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La gestion du temps est un sujet qui revient souvent dans les conversations entre pigistes. C'est parce que chacune de nous doit assumer la responsabilité de tout faire, sans que personne ne nous harcèle à propos du travail..
Mais lorsque vous créez une agence, la situation devient plus difficile: en plus de faire le travail de création dont vous avez besoin pour garder les clients heureux, vous devez également attribuer le travail à tous les autres employés de l'agence, sinon continuez à vérifier pour que tout soit fait..
Pour certains pigistes, c'est un moyen rapide de devenir fou. Pour d'autres, il suffit de s'assurer qu'un bon système est en place et que vous connaissez vos priorités. Pourvu que vous soyez à l'aise avec un peu de responsabilité de gestion, organiser tout le monde est très faisable.
Même si vous en êtes arrivé à ce stade en vous servant d'un tableur ou de notes manuscrites, la transition vers la gestion d'une agence implique de passer à la haute technologie. Il est temps de choisir un outil de gestion de projet qui vous permettra d'affecter du travail à votre équipe. C'est trop inefficace de gérer le travail autrement. En particulier, vous souhaiterez un outil que votre équipe puisse mettre à jour sans avoir à cocher toutes les cases - vous souhaitez que toutes les mises à jour concernant leur travail soient regroupées au même endroit..
Il est toujours important de vous assurer que vos outils sont faciles à utiliser - personne ne veut passer des heures à se débattre avec un outil de gestion de projet avant même de pouvoir se lancer dans le projet réel..
Les meilleures pratiques incluent le choix d'un outil qui vous permettra de placer tous les éléments créatifs associés à un projet donné au même endroit. Il n’est pas nécessaire qu’il soit intégré au même outil que vous utilisez pour gérer les détails du projet (bien qu’il existe de nombreuses applications prenant en charge les deux), mais il doit être clairement organisé, avec un moyen de suivre différentes versions de chaque application. projet.
Vous devrez également décider si vous souhaitez que vos clients aient également accès à vos outils de gestion de projet. C'est une option qui semble plaire à beaucoup de clients, même si leur demander d'utiliser réellement ces outils est une corvée. Cependant, il est utile de pouvoir discuter d'un projet hors de l'attention du client..
Les autres fonctionnalités que vous pouvez souhaiter mettre à votre disposition dans un outil de gestion de projet peuvent dépendre du type de travail de votre agence et du flux de travail que vous suivez. Il est toujours important de vous assurer que vos outils sont faciles à utiliser - personne ne veut passer des heures à se débattre avec un outil de gestion de projet avant même de pouvoir se lancer dans le projet réel. Il est également utile de rechercher des opportunités pour rationaliser les projets. Si, par exemple, vous prenez encore et encore des projets très similaires, choisir un outil qui vous permet de démarrer de nouveaux projets à partir de modèles est le choix logique..
Il est généralement intéressant d’envisager de nos jours une application Web pour votre outil de gestion de projet, afin que votre équipe ait accès au logiciel, où qu’il se trouve. Il existe certaines alternatives que vous pouvez exécuter sur votre propre serveur, mais à moins que vous ne sachiez déjà le faire et que vous puissiez résoudre les problèmes, il est probablement plus pratique de payer pour une alternative..
Avec une agence, il est toujours préférable de rendre les tâches aussi standardisées et faciles à reproduire que possible. Vous ne voulez pas avoir à continuer d'enseigner à de nouvelles personnes comment faire le même travail encore et encore, il est donc idéal de configurer les choses de manière à ce que la même personne fasse la même tâche encore et encore. C’est peut-être un peu moins amusant que de laisser tout le monde saisir les parties d’un projet qu’il trouve intéressant, mais c’est beaucoup plus facile à gérer..
Si vous avez une ou deux personnes qui gèrent une tâche spécifique - et savez déjà quoi faire - vous pourrez peut-être les lancer dans un nouveau projet avec juste une mention rapide. Bien sûr, vous souhaiterez un système de gestion du travail plus robuste que ces mentions rapides, mais être en mesure de lancer le processus rapidement est précieux pour une agence, en particulier si vous êtes prêt à occuper des emplois urgents..
La partie la plus difficile de la normalisation de la façon dont vous divisez les projets intervient si vous comptez sur des entrepreneurs plutôt que sur des employés. Lorsque vous débutez, il est peu probable que vous ayez des employés à plein temps, mais si vous ne pouvez pas être sûr qu'un pigiste avec lequel vous travaillez aura du temps libre pour chaque projet que vous entreprenez, il est plus difficile d'être certain que vous pouvez simplement remettre une partie de votre projet à la même personne encore et encore.
Vous pouvez vous retrouver avec quelques noms sur votre liste pour différents types de travail. C'est possible, mais vous devrez peut-être déployer des efforts pour pouvoir embarquer rapidement un nouveau pigiste si vos contractants préférés ne sont pas disponibles..
Même si vous avez une énorme équipe à temps plein sur laquelle vous pouvez compter pour faire exactement ce que vous dites pour chaque projet, envisagez de créer du matériel de formation pour votre agence. Au niveau le plus large, codifier vos attentes pour tous les pigistes dans un manuel vous fera gagner du temps pour dire à tout le monde ce dont vous avez besoin sur une facture chaque mois..
J'espère que vous avez choisi un outil de gestion de projet déjà familier à votre équipe et suffisamment utilisé pour qu'il existe déjà des tutoriels disponibles en ligne sur lesquels vous pouvez simplement pointer..
Cela comprend la formation aux outils de gestion de projet sur lesquels vous comptez. En tant que pigiste, vous avez peut-être été frustré lorsqu'un client a insisté pour que vous utilisiez ses outils internes - mais c'est toujours pire lorsque vous ne savez pas comment utiliser l'outil ou si le client organise les informations de manière inhabituelle dans l'outil..
J'espère que vous avez choisi un outil de gestion de projet déjà familier à votre équipe et suffisamment utilisé pour que des tutoriels en ligne soient déjà disponibles et que vous puissiez simplement pointer. Sinon, ne soyez pas surpris si vous écrivez vous-même ces tutoriels.
La rédaction de votre manuel de formation ne doit pas nécessairement être épuisante: elle peut être aussi simple que créer un document partagé et ajouter des notes chaque fois que vous envoyez une demande à un membre de votre équipe ou que vous devez répondre à une question. Cette approche vous donnera un document interrogeable qui vous aidera à garder les choses ensemble pendant un bon bout de temps. Vous voudrez peut-être éventuellement l'éditer dans un format plus facile à suivre, mais il n'est pas nécessaire d'être opérationnel..
L'un des avantages du travail en ligne est que vous pouvez rester en contact permanent avec les membres de votre équipe, même s'ils se trouvent à trois états de distance. Profitez de ce fait en étant disponible pour parler si quelqu'un a besoin de vous. Même si vous venez de créer un canal IRC pour votre équipe, vous serez en mesure de gérer les problèmes potentiels avant qu’ils ne deviennent plus importants. Parfois, votre équipe n'a besoin que d'une décision prise d'une manière ou d'une autre et vous êtes le seul à pouvoir prendre cette décision. Vous ne voulez pas être la raison pour laquelle tout le monde a dû arrêter de travailler.
Il est également important de vérifier régulièrement avec votre équipe. Vous n'avez pas besoin de passer un appel téléphonique tous les jours, mais envoyez-leur une requête ping pour obtenir des rapports d'état aussi souvent que vous le souhaitez afin de vous assurer que le travail est effectué dans les délais. Lorsque vous n'êtes pas tous dans le même bureau, le contact avec la base est le seul moyen de connaître de petits détails, comme si votre développeur avançait lentement cette semaine parce qu'il avait attrapé la grippe. Lorsque vous manipulez de nombreuses pièces mobiles, il vous appartient de maintenir la communication..
Cela dit, vous devez également équilibrer votre propre charge de travail. Les interruptions constantes pour parler avec votre équipe ne sont pas vraiment bonnes pour la productivité. Vous devez gérer les attentes concernant le moment où vous êtes disponible pour discuter afin de vous assurer que vous disposiez du temps nécessaire au calme pour terminer votre travail..
Cela peut signifier bloquer certaines heures pendant lesquelles vous ne serez pas disponible pour travailler (ce qui peut signifier que vous avez besoin d'un calendrier partagé) ou cela peut signifier travailler quelques heures lorsque le reste de votre équipe est en congé. Les fuseaux horaires facilitent le choix des heures lorsque votre équipe, et peut-être vos clients, n'auront plus besoin de vous..
La clé de la communication est la cohérence. Soyez disponible sur les mêmes canaux de communication aux mêmes heures et il sera beaucoup plus facile de rester en contact avec votre équipe.
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