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Gérer les flux de trésorerie, c'est comme avoir l'élan de baseball parfait: tout est une question de timing.
L'argent entre et sort de votre entreprise quotidiennement, à mesure que vous recevez les paiements des clients et réglez les factures avec les fournisseurs et le personnel. Ensuite, il y a les frais généraux, et les taxes, et mille autres paiements pour garder une trace de.
Le timing est important car même si votre entreprise est rentable, vous pouvez rencontrer des problèmes si les paiements des clients arrivent trop lentement et si vous avez trop de sorties en attendant le chèque promis dans le courrier.
Cela est particulièrement critique pour les petites entreprises, qui disposent souvent de petites réserves de liquidités et de crédit. Selon Dun & Bradstreet, 90% des faillites de petites entreprises sont causées par un faible flux de trésorerie.
Dans ce didacticiel, nous allons donc examiner en détail les flux de trésorerie et vous fournir des outils pour vous aider à prévoir vos flux de trésorerie avec précision pour les 90 prochains jours. Ensuite, nous donnerons des conseils pratiques pour améliorer les flux de trésorerie de votre entreprise, soit en accélérant les flux entrants, soit en ralentissant les flux sortants..
À la fin de ce didacticiel, vous comprendrez pourquoi le calendrier des flux de trésorerie est si important pour une entreprise. Vous serez en mesure de gérer et de prévoir efficacement les flux de trésorerie et de savoir quelles mesures prendre si les liquidités commencent à manquer.
Tout d’abord, clarifions le flux de trésorerie.
Les flux de trésorerie font simplement référence à la façon dont une entreprise reçoit de l'argent et le verse. Alors que les bénéfices tiennent compte du moment où une vente a été faite ou des dépenses ont été engagées, les flux de trésorerie déterminent quand l'entreprise a effectivement reçu ou payé l'argent. Les deux peuvent être très différents, comme nous le verrons plus tard.
Dans un précédent tutoriel, nous avions examiné le tableau des flux de trésorerie et constaté qu'il s'agissait d'un résumé de tous les flux de trésorerie au cours d'une année..
Mais une année, c'est long. Même si une entreprise a des flux de trésorerie positifs au cours de l’année, elle pourrait faire face à l’équivalent commercial de ces mois au cours desquels le réfrigérateur doit être remplacé, l’hypothèque est due et le versement de votre chèque de paiement est retardé. Donc, dans ce tutoriel, nous allons examiner plus en détail les fluctuations de trésorerie sur des périodes plus courtes..
Si vous voulez comprendre quelque chose et le gérer efficacement, vous devez d’abord le mesurer. Dans le monde des flux de trésorerie, cela signifie que vous devez suivre votre solde de trésorerie actuel et prévoir tout l'argent que vous prévoyez recevoir et tout ce que vous aurez à payer dans les semaines et les mois à venir..
Selon ce document de Bank of America, les entreprises qui planifient leurs flux de trésorerie par mois ont un taux de survie de 80%, contre 36% pour celles planifiant une seule fois par an. Ne pas avoir de prévisions de trésorerie régulièrement mises à jour est l'équivalent commercial de voler à l'aveugle.
Heureusement, il n’est pas difficile de garder une trace de vos flux de trésorerie. Cela ressemble beaucoup à ce que vous faites tous les mois avec vos propres finances personnelles: déterminer quand votre salaire entrera et quand le paiement par carte de crédit sera dû et que vous aurez toujours assez d’argent sur votre compte. Les comptes d'entreprise ont tendance à être plus compliqués et les flux de trésorerie peuvent être plus imprévisibles, mais le principe de base est le même..
Il existe également des outils pour vous aider. Un logiciel de comptabilité pour petites entreprises comme QuickBooks intègre des prévisions de flux de trésorerie ou vous pouvez utiliser des applications spécialisées de gestion des flux de trésorerie telles que Pulse, Float ou PlanGuru..
Si vous ne souhaitez pas investir dans un logiciel dédié, une feuille de calcul Excel fera également l'affaire. Microsoft Excel a inclus un modèle de prévision de trésorerie dans toutes les versions à partir de 2007. D'autres modèles sont disponibles en ligne, par exemple ce modèle Excel du SCORE Business Education à but non lucratif.
Voici une prévision de trésorerie pour une société fictive, CoolGadget Corp., adaptée du modèle fourni avec Excel. Vous pouvez également télécharger cet exemple sous forme de feuille de calcul.
Comme vous pouvez le constater, CoolGadget prévoit de débuter le mois de février avec 5 000 USD sur son compte, mais son solde positif sera de 1 000 USD à la fin du mois. En lisant les détails, on comprend pourquoi. La société s'attend à recevoir 15 000 dollars au cours du mois mais verse 19 000 dollars..
Nous prenons ensuite ce solde de 1 000 $ et voyons ce qui va arriver en mars, puis en avril. En mars, les rentrées de fonds sont légèrement supérieures aux sommes versées, de sorte que le solde de caisse peut atteindre 1 250 dollars. Mais en avril, l'entreprise tombera dans le rouge. Ses ventes sont en hausse, mais une dépense publicitaire prévue de 5 000 dollars est supérieure à ce que la société peut se permettre actuellement..
C'est pourquoi la prévision de trésorerie est importante. Les entreprises peuvent avoir des problèmes même lorsque les ventes augmentent, tout simplement parce qu'elles ne peuvent pas se permettre les investissements. CoolGadget doit retarder une partie de ces dépenses ou essayer d’envoyer l’argent plus rapidement.
Il peut également être nécessaire que la société commence à faire des prévisions sur une base hebdomadaire, voire quotidienne, car même en février et en mars, il navigue très près des vents. Il termine le mois avec un solde positif mince, mais si le calendrier des paiements n’est pas favorable, il pourrait basculer dans le rouge au cours du mois..
Si vous avez besoin de prévisions plus fréquemment, vous pouvez utiliser le même modèle de base et modifier simplement les en-têtes en haut de mois en semaines. Le modèle que nous avons utilisé permet une planification mensuelle pour les 12 prochains mois, mais vous pouvez facilement le remplacer par une planification hebdomadaire pour les 12 prochaines semaines. Vous pouvez également modifier les catégories en fonction de ce qui convient le mieux à votre entreprise..
En règle générale, plus votre situation de trésorerie est précaire, plus vos prévisions doivent être détaillées. C'est la même chose que pour les finances personnelles: si vous avez du mal à joindre les deux bouts, vous devez prévoir un budget pour chaque sortie au supermarché, tandis que lorsque vous avez un solde bancaire plus sain, vous pouvez vous permettre d'être un peu plus passif..
Alors, que pouvez-vous faire si, comme CoolGadget, vous voyez cette vague redoutable d'encre rouge sur les prévisions de flux de trésorerie?
Rappelez-vous, tout est une question de timing. Si une entreprise réalise des ventes et des bénéfices en bonne santé, mais des flux de trésorerie médiocres, c'est généralement parce que le moment est mal choisi et que les fonds sortent plus rapidement que prévu. payer de l'argent.
Regardons quelques moyens pratiques de le faire.
Les entreprises réalisent des ventes de différentes manières. La manière dont vous gérez cela dépend donc de votre modèle commercial. Une entreprise axée sur le consommateur, comme un restaurant ou un café, reçoit immédiatement le paiement des clients. Elle doit donc augmenter ses ventes plus rapidement pour augmenter ses ventes, peut-être en offrant une promotion spéciale d'une durée limitée..
Mais de nombreuses entreprises ne reçoivent pas de paiement immédiat de leurs clients. C'est particulièrement le cas pour entreprise à entreprise transactions. CoolGadget, par exemple, ne vend pas directement aux consommateurs. Au lieu de cela, elle envoie une caisse de gadgets à un grossiste en électronique et cette société enverra le paiement dans un délai convenu, par exemple 30 jours..
Et c'est là que le problème se pose pour de nombreuses entreprises. Une enquête menée en 2012 par la Fédération nationale des entreprises indépendantes a montré que 64% des petites entreprises avaient des factures impayées depuis au moins 60 jours. Ces retards peuvent vraiment nuire à la trésorerie d'une entreprise.
Dans ce cas, le moyen le plus efficace d’améliorer les flux de trésorerie consiste à collecter plus rapidement de l’argent. Vous pouvez le faire de différentes manières:
De nombreuses petites entreprises considèrent la facturation comme une tâche administrative fastidieuse, mais une bonne solution est un élément clé du succès. Vous devez envoyer une facture immédiatement après avoir fourni les biens et inclure toutes les informations nécessaires, en particulier les conditions de paiement, telles que les frais de retard et les intérêts que vous facturez, ainsi qu'une date d'échéance importante..
Un sondage a révélé que 25% des petites entreprises avaient au moins 5 000 dollars de revenus par mois retardés en raison d’erreurs de facturation. C'est vraiment un fruit à portée de main. L'envoi de factures précises le plus tôt possible est un moyen simple d'améliorer les flux de trésorerie d'une entreprise. QuickBooks, le logiciel de comptabilité mentionné précédemment, comprend une fonction de facturation. Vous pouvez également essayer un service en ligne comme FreshBooks ou Invoiceable..
Cela peut être délicat, car vous souhaitez entretenir de bonnes relations avec vos clients. Mais si un paiement est dû, la Small Business Administration conseille d’être polie mais ferme. Envoyez une nouvelle facture, y compris les frais de retard et les intérêts. Appelez et vérifiez que la facture a été reçue et demandez si quelque chose n'est pas clair. Gardez un ton amical, mais ne raccrochez pas jusqu'à ce que vous obteniez une date de paiement convenue, que vous pourrez ensuite confirmer par courriel ou par écrit..
Idéalement, vous souhaitez négocier avec vos clients des conditions de paiement au moins égales, et de préférence plus courtes que celles que vous avez avec vos fournisseurs. Par exemple, si vous devez régler vos factures dans les 30 jours, vous voulez que vos clients paient également dans les 30 jours, voire même moins. Vous ne voulez certainement pas faire des paiements dans les 30 jours et les recevoir dans les 45 jours.
Cela peut être délicat pour les petites entreprises, surtout lorsqu'il s'agit de grandes entreprises qui ont une position de force de négociation plus forte. Mais vous pouvez commencer par définir clairement vos conditions et porter une attention particulière au libellé des contrats et des factures. Cette fiche de renseignements du gouvernement britannique contient des conseils utiles sur les conditions de paiement..
En plus d'effectuer les paiements plus rapidement, un autre moyen de maximiser votre trésorerie est de ralentir les sorties. Voici quelques options:
Si votre entreprise se porte bien, il est tentant d'investir dans de nouveaux équipements ou dans le marketing afin de stimuler davantage la croissance. Mais parfois, même un investissement rentable à long terme peut paralyser une entreprise à court terme.
Avec notre exemple CoolGadget, c’est un paiement publicitaire de 5 000 dollars qui a fait basculer la société dans le rouge. Bien que cette publicité génère probablement plus de ventes et soit bénéfique pour la santé à long terme de l'entreprise, elle doit être retardée d'un mois ou deux, jusqu'à ce que l'entreprise dispose de suffisamment de liquidités pour couvrir les dépenses..
Tout comme vous avez renégocié avec vos clients, vous pouvez également essayer avec des fournisseurs. Voyez si vous pouvez les amener à accepter un délai de paiement plus long, disons 45 jours au lieu de 30 jours. Cela pourrait bien être le coussin de trésorerie dont votre entreprise a besoin.
Même si vous ne pouvez pas obtenir de prolongation, vous pouvez vous assurer que vous prenez le plus longtemps possible pour payer. Vous devez faire attention ici, car vous ne voulez pas dépasser les délais que vous avez convenus avec les fournisseurs. Cela les met dans des difficultés de trésorerie propres et nuit à votre réputation. Et vous voulez certainement vous assurer de toujours payer votre personnel à temps.
Mais si on vous a donné 30 jours pour payer certains biens, prenez la totalité des 30 jours. Permettez à cet argent de rester sur votre compte le plus longtemps possible, vous offrant ainsi un filet de sécurité supplémentaire en cas de dépenses imprévues..
Avec notre société fictive CoolGadget, nous avons découvert dans son bilan qu’elle avait des stocks de 100 000 dollars. Cela représente 100 000 $ de gadgets invendus assis dans son entrepôt.
Un moyen plus efficace de gérer les flux de trésorerie consiste à limiter les stocks au minimum. Vous voulez assez pour satisfaire la demande, mais pas plus. Si CoolGadget avait constitué un inventaire plus raisonnable de 20 000 USD, il lui resterait 80 000 USD supplémentaires pour couvrir ses autres dépenses et son flux de trésorerie serait plus sain..
Les entreprises confrontées à des difficultés de trésorerie peuvent avoir du mal à emprunter de l'argent, mais il convient d'explorer toutes les possibilités. Même si vous ne pouvez pas emprunter davantage, il pourrait être possible de refinancer la dette existante à plus long terme avec des paiements plus bas.
Si vous pouvez négocier une marge de crédit ou même un découvert bancaire avec des taux d’intérêt raisonnables, cela peut vous donner une flexibilité supplémentaire les mois où vous faites face à une dépense imprévue ou lorsque votre client important retarde le paiement..
Avec toutes ces techniques de gestion de la trésorerie, il est important d’équilibrer les besoins à court et à long terme de votre entreprise..
Pour assurer la santé à court terme, le meilleur stratagème serait d’avoir un solde de trésorerie énorme sur votre compte, ainsi que des prêts et des lignes de crédit au cas où..
Mais cela pourrait nuire à long terme à la croissance de votre entreprise. Les excédents de trésorerie pourraient souvent être mieux utilisés, par exemple en investissant dans de nouveaux équipements pour votre entreprise, en dépensant de l'argent en publicité et en marketing ou en réduisant la dette..
Apprendre à prévoir les flux de trésorerie avec précision et à les gérer efficacement vous aide à conserver le bon montant en tout temps. En utilisant les outils de prévision que vous avez appris dans ce tutoriel, vous pouvez voir quand vous pouvez vous permettre d'investir dans votre entreprise et quand vous devez être plus prudent. Vous pouvez jouer avec les hypothèses, en voyant ce qui se passerait dans le "pire des cas". Plus important encore, vous pouvez prendre des mesures pour éviter un éventuel problème de trésorerie, avant que cela ne devienne une crise qui menace l'avenir de votre entreprise..
En gérant efficacement les flux de trésorerie, vous pouvez trouver le juste équilibre entre le court et le long terme. Vous pouvez avoir confiance d'investir de l'argent dans l'avenir, car vous savez que vous avez également gardé suffisamment de liquidités pour gérer les hauts et les bas à court terme..
Crédit graphique: Outfall conçu par Luis Prado du projet Noun.
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