Comment maîtriser le format de courrier électronique professionnel adéquat et éviter une catastrophe professionnelle

Le courrier électronique est devenu le principal moyen de communication utilisé par de nombreux professionnels. La plupart d'entre nous envoyons plus de courriels professionnels que toute autre forme de communication professionnelle. 

Chaque jour, des courriers électroniques sont envoyés à votre patron, à vos clients, à vos fournisseurs et à vos contacts professionnels..

Vos emails sont importants. Un bon email peut conduire au succès de votre entreprise. Tandis qu'un mauvais email peut nuire à une relation professionnelle, détourner votre projet ou porter atteinte à votre réputation.

Malgré son importance, le formatage du courrier électronique est souvent ignoré. Un formatage adéquat augmente les chances qu'un destinataire lise, réponde et réagisse positivement à votre courrier électronique.. 

Dans ce didacticiel, vous apprendrez à créer des e-mails professionnels en utilisant le format de courrier électronique approprié. Je vous fournirai également des exemples de bons et de mauvais messages d’affaires que vous appliquerez à vos propres communications.. 

Avant de vous lancer dans ces étapes du didacticiel, envisagez de télécharger notre nouvel eBook: Le guide ultime de la maîtrise zéro de la boîte de réception. (Il est disponible GRATUITEMENT avec le bulletin d'informations Tuts + Business.)

1. Trouver l'audience de messagerie de votre entreprise

Toutes les audiences par courrier électronique ne sont pas identiques. Pour cette raison, tous les courriels professionnels ne doivent pas être formatés et écrits de la même manière. Certains courriels professionnels doivent être structurés dans un style plus formel. Mais si vous connaissez mieux votre destinataire, vous pouvez également structurer votre courrier électronique dans un style moins formel..

Le style de messagerie que vous choisissez détermine l'ouverture et la fermeture de votre messagerie. Il peut également déterminer la langue que vous utilisez et le ton du courrier électronique. Pour en savoir plus sur le style de courrier électronique formel et informel, lisez mon récent message:

Voici un résumé rapide de certaines règles générales sur le moment d'utiliser un style de courrier électronique formel ou informel.

Utiliser un formel style de messagerie:

• si cela est nécessaire dans votre organisation
• si les destinataires ne vous sont pas bien connus
• lorsque vous envoyez un courrier électronique à une personne au-dessus de vous, telle que votre patron ou un enseignant

 Utiliser un informel style de messagerie:

• si cela est encouragé dans votre organisation (votre patron et les autres utilisent un style informel)
• pour un collègue de travail que vous connaissez bien et / ou en termes amicaux
• pour les courriels personnels pouvant contenir des sujets professionnels et non professionnels

Le choix entre style formel et informel varie d'une entreprise à l'autre. C'est pourquoi il est important de savoir ce qui est accepté dans votre entreprise. Si vous ne savez pas si vous devez utiliser une structure de courrier électronique formelle ou informelle, il est souvent plus prudent d'utiliser un style plus formel..

2. Connaître la structure d'un courriel d'entreprise

Comment vous formatez votre courriel professionnel fait une différence. Une bonne structure de messagerie professionnelle aide à communiquer clairement votre message. Un email mal formaté peut laisser une mauvaise impression.

Tous les bons courriels professionnels doivent comporter au moins les éléments suivants:

• Ligne d'objet. L'objet est la première partie de l'email que votre lecteur voit. Il peut déterminer si votre lecteur ouvre l'e-mail. La plupart des experts s'accordent à dire que les sujets doivent être courts (six à dix mots) et spécifiques..
• Salutation. La salutation est la façon dont vous saluez le lecteur. Il est important que vous compreniez si vous vous adressez à un public formel ou informel.
• Le corps du texte. Le corps du texte transmet le message principal de l'email. Il devrait également inclure une introduction et une conclusion. Il devrait être écrit en courts paragraphes d'une à deux phrases. Pour plus de clarté, utilisez des listes à puces ou numérotées.
• Signature. Votre signature peut être formelle ou informelle, en fonction de votre public. Un bon modèle de signature électronique aide votre lecteur à trouver toutes les informations dont il a besoin sur vous. Enavto Market propose des modèles de signature utiles pour rendre votre signature électronique plus professionnelle..
  

Utilisez un format de courrier électronique approprié. Structurez votre courrier électronique de sorte que les premières phrases du corps du texte expliquent son contenu. Les dernières phrases devraient constituer une conclusion résumant le courrier électronique professionnel. La conclusion est également un bon endroit pour inclure un appel à l'action. Un appel à l'action indique au lecteur de messagerie ce qu'il faut faire et comment le faire.. 

3. Le problème avec la plupart des emails

Beaucoup d'entre nous n'ont jamais appris la bonne façon de structurer un courrier électronique professionnel. C’est pourquoi tant de gens jettent simplement un courrier électronique et espèrent que tout ira pour le mieux. Malheureusement, ces e-mails hâtifs nuisent souvent plus à notre réputation professionnelle qu’au bien.

Dans cette section, je dissèque deux exemples d'emails mal écrits et mal formatés. Nous allons examiner les deux exemples et expliquer ce qui ne va pas avec chacun d'eux. Dans la section suivante, je vais faire une retouche sur chacun de ces emails et vous montrer comment les améliorer..

Formel Exemple d'e-mail - avant

Voici un exemple d'email officiel qui n'a pas été formaté ou écrit correctement. Prenez une minute pour regarder l'exemple et voir si vous pouvez dire ce qui ne va pas. Je vais détailler les problèmes avec cet email ci-dessous.

Examinons attentivement cet e-mail professionnel pour déterminer ce qui ne va pas. Voici quelques problèmes:

• Ligne d'objet. La ligne de sujet "Stuff" est trop courte et trop vague. Il se compose d'un seul mot. Avec cette ligne d'objet, certains systèmes de messagerie peuvent même l'envoyer directement au filtre anti-spam..
• Salutation. La salutation de "Hey" est trop informelle pour un message d'introduction comme celui-ci. L'auteur de l'e-mail mentionne qu'ils n'ont jamais rencontré certains membres de l'équipe..
• Le corps du texte. Le corps de cet email est un paragraphe géant. Cela rend difficile pour le lecteur moyen de suivre. Le corps contient également des éléments qui seraient meilleurs s’ils étaient formatés sous forme de liste..
• Typos et problèmes de grammaire. Le corps du texte comprend plusieurs phrases mal formulées. Il y a des phrases qui se terminent. Il y a aussi des fautes de frappe et même un mot répété, «make make».
• Pauvre ou pas de fermeture. "Attrapez-vous du revers" est trop décontracté pour la plupart des courriels professionnels..
• Signature. Il n'y a pas de signature pour cet email. Si l'équipe est nouvelle, ils pourraient se demander qui est l'expéditeur..

Il est probable que les destinataires de cet email manqueraient certains des points soulevés en raison de la façon dont il est formaté et rédigé. De plus, il semble négligé et mal organisé. Globalement, cet email n'est pas un bon moyen de représenter une entreprise..

De nombreuses entreprises trouveraient le courrier électronique ci-dessus embarrassant. Pourtant, il n’est pas inhabituel pour un professionnel d’écrire d’écrire des emails rapidement et sans réfléchir. Certains de ces courriels pressés présentent certains des mêmes problèmes que notre exemple de courrier électronique..

Informel Exemple d'e-mail - avant

Voici un exemple de courrier électronique informel mal formaté et mal rédigé. Prenez une minute pour regarder et voir si vous pouvez dire ce qui ne va pas. Je vais détailler les problèmes avec cet email ci-dessous.

Examinons attentivement chaque partie de l'e-mail pour déterminer ce qui ne va pas. Voici quelques problèmes:

• Ligne d'objet. La ligne d'objet "Get It Together !!!" est un peu trop court. C'est aussi vague et accusatoire.
• Salutation. La salutation du nom de la personne n'est pas horrible pour un email informel. Cependant, les trois points d’exclamation ajoutent un ton de colère ou de colère inutile.
• introduction. Il n'y a pas de paragraphe d'introduction dans cet email.
• Le corps du texte. Le corps du texte est un paragraphe. Il est écrit sur un ton de colère avec des phrases comme "Grrr" qui ne sont d'aucune aide. Cela inclut également les émoticônes, qui ne sont généralement pas acceptables dans les courriels professionnels..
• Conclusion. Il n'y a pas de phrase de conclusion. Le destinataire peut ne pas savoir quoi faire ensuite.
• Signature. Il n'y a pas de signature dans cet email.

Non seulement cet e-mail est mal formaté, mais il donne également un ton négatif et peu professionnel. Plutôt que d'obtenir les résultats souhaités par l'expéditeur, il est probable que le lecteur devienne furieux et sur la défensive.

4. Maintenant formater correctement ces courriels professionnels

Les e-mails incorrects peuvent être améliorés avec une édition et un formatage efficaces. Reprenons les e-mails précédents pour les rendre plus efficaces. Je vais changer le formatage et la formulation pour vous montrer comment corriger les exemples de courrier électronique médiocres..

Formel Exemple de courrier électronique - Après

Voici un exemple d'email formel, réécrit et reformaté pour donner une image plus professionnelle.

Regardons ce que nous avons fait pour améliorer l'e-mail:

• Ligne d'objet. La ligne de sujet est la longueur idéale, six à dix mots. C'est aussi plus spécifique. Il identifie le projet par son nom et décrit le sujet de l'email.
• Salutation. La nouvelle formule indique clairement que cet e-mail est destiné aux membres de l'équipe de projet..
• introduction. La phrase d'introduction explique au lecteur le contenu de l'e-mail. Il donne également un ton positif en utilisant le mot "Bienvenue".
• Le corps du texte. Le corps du texte est soigneusement organisé en courts paragraphes de trois phrases maximum. Il comprend également une liste numérotée qui peut être rapidement numérisée pour une compréhension facile..
• Conclusion. La conclusion résume le post. Il comprend l'appel à l'action "Faites-moi savoir si vous avez des questions."
• Signature. Le bloc de signature identifie l'expéditeur en tant que responsable de l'équipe de projet.

Le courrier électronique révisé est une communication commerciale dont toute organisation serait fière. Il a été retravaillé avec un format de messagerie professionnel. Il transmet également le message clairement et succinctement de manière professionnelle..

Pointe: Le courrier électronique pourrait être encore amélioré en incluant un modèle de signature de courrier électronique professionnel tel que ceux trouvés dans Envato Market. Voici trois exemples d'utilisation d'un modèle de signature de courrier électronique professionnel:

Exemples de modèles de signature de courrier électronique d'entreprise

En savoir plus sur la façon de créer une signature électronique professionnelle: 

Informel Exemple de courrier électronique - Après

Voici un exemple d'email informel, réécrit et reformaté pour véhiculer une image plus professionnelle:

 Qu'est ce qui a changé? Nous allons jeter un coup d'oeil:

• Ligne d'objet. La ligne de sujet est plus spécifique, sans être accusatoire. Il comprend également les mots "S'il vous plaît répondre." De nombreux experts s'accordent à dire que l'ajout d'expressions telles que "S'il vous plaît, répondez" ou "Réponse requise" augmente les chances qu'un destinataire de courrier électronique réponde.
• Salutation. En ajoutant le mot "Salut" à la salutation, nous avons adouci le ton du courrier électronique. Le lecteur est moins susceptible d'être défensif.
• introduction. L'introduction explique le contenu de l'e-mail en deux phrases.
• Le corps du texte. Le ton dans le corps du texte est beaucoup plus convivial. Le but est de remettre le projet sur les rails, pas de mettre le lecteur en colère.
• Conclusion. La conclusion encourage le lecteur à répondre.
• Signature. La signature simple convient parfaitement à un courrier électronique informel.

Comme vous pouvez le constater, une formulation conviviale et une meilleure mise en forme laissent au lecteur une impression plus positive. Le lecteur de cet e-mail est beaucoup plus susceptible de réagir et le problème est plus susceptible d'être résolu.

Vous pouvez en apprendre davantage sur la composition d'e-mails efficaces dans ce tutoriel de Tuts + de David Masters: 

5. Comment éviter le désastre email

Alors, comment évitez-vous le désastre email? Avec une planification réfléchie, vous pouvez maîtriser le format de courrier électronique professionnel approprié et créer un courrier électronique qui transmette votre message sans nuire à la réputation de votre entreprise..

Voici quatre instructions simples pour rédiger des courriels professionnels:

1. Ne vous précipitez pas. Un e-mail pressé est souvent un e-mail mal formaté et mal écrit. Donnez-vous assez de temps pour formater correctement chaque email que vous écrivez.
2. Éviter les émotions. Ce n'est jamais une bonne idée d'envoyer un email lorsque vous êtes contrarié. Au lieu de cela, attendez jusqu'à ce que vous vous soyez calmé.
3. Être concis. Utilisez des phrases courtes et des paragraphes courts. Le cas échéant, utilisez des listes à puces ou numérotées.
4. La revue. Vérifiez votre courrier électronique pour les fautes de frappe, les erreurs de grammaire et autres erreurs. C'est aussi une bonne idée de s'assurer que toutes les parties de l'email sont incluses.

Vos courriels professionnels sont importants!

Vos courriels professionnels peuvent faire la différence entre atteindre votre objectif commercial et donner à votre entreprise une mauvaise image. Réfléchissez à la façon dont vos courriels sont formulés et formatés.

Vos courriels sont essentiels: fixez-vous l'objectif de formater correctement tous vos courriels professionnels.. 

Pour approfondir votre apprentissage sur la rédaction de courriels professionnels efficaces, consultez notre guide Écrire des courriels professionnels efficaces ou commencez avec le premier didacticiel de la série en plusieurs parties: 

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