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Si votre boîte de réception Microsoft Outlook est encombrée et pleine de messages, il est probable que vous manquiez un message important. En tant que propriétaire d'entreprise, rater un message peut être désastreux. Cela pourrait signifier des affaires perdues. Et même si vous ne possédez pas d'entreprise, personne ne veut ignorer un email important.
Vous pouvez apprendre à organiser Outlook afin qu'il soit plus efficace. Microsoft Outlook comprend plusieurs outils que vous pouvez utiliser pour rendre votre boîte de réception plus organisée, si vous savez quoi faire. Si vous démarrez tout juste avec Outlook ou si vous ne le connaissez pas encore, il est possible que vous ne l'utilisiez pas à fond..
Dans ce didacticiel, nous allons vous montrer comment organiser votre courrier électronique Outlook. Nous expliquerons comment fonctionnent les dossiers et les catégories. Nous allons aborder brièvement le Boîte de réception ciblée outil. Enfin, vous apprendrez à organiser le courrier électronique dans Outlook à l'aide du Archiver et Effacer fonctionnalités.
Avant d’aborder la question de l’organisation de Outlook, n’oubliez pas de inscrivez-vous à la newsletter Tuts + Business et récupérez gratuitement notre eBook: Le guide ultime de la maîtrise zéro de la boîte de réception. Il regorge de stratégies d'organisation de la boîte de réception et de conseils pratiques pour gérer plus efficacement tous vos messages entrants..
Passons maintenant à l’apprentissage des dossiers et des catégories dans MS Outlook:
Regardez ce didacticiel de capture d’écran pour apprendre les bases de l’utilisation rapide des dossiers dans Outlook:
Ou passez en revue les étapes écrites détaillées ci-dessous pour plus d'informations sur l'organisation de votre boîte de réception Outlook.
Si vous souhaitez apprendre à organiser les courriers électroniques dans Outlook, vous devez comprendre les dossiers et les catégories. Voici les principaux outils que vous utiliserez pour contrôler votre boîte de réception..
Les dossiers apparaissent à gauche de votre boîte de réception sous votre adresse e-mail (on parle aussi de La navigation Vitre). Il existe deux types de dossiers:
Pour des exemples de chaque type de dossier, consultez la version de bureau de la boîte de réception MS Outlook ci-dessous:
Le Microsoft Outlook Ruban apparaît au-dessus de votre boîte de réception.Important: Microsoft dispose de plusieurs versions actuelles d’Outlook. Votre apparence et vos fonctionnalités pourraient très légèrement dépendre de la version que vous utilisez et de sa configuration. La plupart de ce didacticiel est basé sur la dernière version d'Outlook installée sur mon bureau. Cependant, nous examinerons Outlook.com pour souligner certaines fonctionnalités..
Remarquez le dossier intitulé From My Boss. Ce n'est pas un Défaut dossier. C'est plutôt un Personnel dossier que j'ai ajouté pour cet exemple.
Vous pouvez utiliser des catégories pour attribuer un code de couleur à vos messages. Par exemple, vous pouvez appliquer la catégorie de couleur rouge aux messages urgents, la catégorie de couleur verte aux messages sur lesquels vous êtes prêt à agir, la catégorie de couleur violette aux réunions, etc. Vous voudrez créer votre propre système.
Classer votre boîte de réception avec des catégories de couleur vous permet de numériser rapidement votre boîte de réception afin de décider quoi faire avec chaque message..
Vous utiliserez le Classer par catégories icône pour personnaliser et utiliser les catégories. le Classer par catégories l'icône apparaît au milieu de la Ruban vers le côté droit:
le Classer par catégories L'icône vous permet de coder la couleur de vos messages. Remarque: le Classer par catégories L'icône n'est disponible que pour les utilisateurs de messagerie Microsoft utilisant une configuration de messagerie Pop ou Exchange. Si vous utilisez une configuration IMAP, cette option n'est pas disponible..
Les dossiers dans Outlook sont assez faciles à utiliser si vous savez quoi faire. Voici quelques notions de base sur l’utilisation des dossiers:
Pour créer un dossier dans MS Outlook, cliquez sur Dossier onglet de la Ruban. Puis cliquela Nouveau dossier icône. le Créer un nouveau dossier La boîte de dialogue affiche:
Utilisez le Créer un nouveau dossier boîte de dialogue pour ajouter des dossiers et garder vos emails organisés.Tapez le nom de votre nouveau dossier dans le champ prénom champ. Cliquez sur le dossier où vous voulez placer le nouveau dossier, puis cliquez sur D'accord quand tu as fini.
Dans cet exemple, j'ai créé un dossier appelé Mémos et l'ai placé dans le dossier From My Boss. Voici à quoi ressemblent les dossiers maintenant:
Vous pouvez ajouter un sous-dossier sous un dossier existant.Vous pouvez changer le nom d'un dossier une fois que vous l'avez créé. Sélectionnez le dossier que vous souhaitez renommer en cliquant dessus. Clique sur le Renommer Dossier icône dans le Dossier languette. Vous remarquerez qu'une boîte apparaît autour du nom du dossier:
Utilisez le Renommer le dossier icône pour renommer un dossier existant dans MS Outlook.Tapez un nouveau nom de dossier dans la zone. Lorsque vous avez fini de taper, appuyez sur le bouton Entrer touche sur votre clavier. Votre nouveau nom de dossier est enregistré.
Une fois que vous avez créé plusieurs dossiers, vous êtes prêt à y insérer des messages. Retournez dans votre boîte de réception principale pour afficher vos messages:
Voici comment organiser le courrier dans Outlook en déplaçant les messages dans des dossiers.Cliquez sur un message pour le sélectionner et faites simplement glisser le message dans le dossier de votre choix. Dans l'exemple ci-dessous, j'ai fait glisser le courrier électronique "Estimations de projet" dans le dossier Mémos:
Comme vous pouvez le constater, le message "Estimation du projet" se trouve maintenant dans le dossier Mémos..Parfois, vous constaterez que vous ne voulez pas d'un dossier que vous avez créé. Lorsque cela se produit, vous pouvez facilement supprimer le dossier..
Cliquez sur le dossier que vous souhaitez supprimer dans le La navigation panneau (à gauche) pour le sélectionner:
Voici comment organiser votre boîte de réception Outlook en supprimant les dossiers inutiles..Clique le Effacer icône dans le Ruban. (Cela ressemble à un X.) Le dossier est supprimé.
Mise en garde: Si voussupprimer un plieuh, uny les messages de ce dossier seront également supprimés.
Voyons de plus près comment personnaliser et utiliser les catégories pour organiser votre boîte de réception.
Par défaut, les catégories sont nommées par couleur. Pour renommer une catégorie, cliquez sur la flèche vers le bas à droite de la Classer par catégories icône. Dans le menu déroulant, sélectionnez toutes catégories. le Catégories de couleur La boîte de dialogue apparaît:
Vous pouvez colorer vos messages dans Outlook pour les organiser.Cochez la couleur que vous souhaitez renommer et cliquez sur le bouton Renommer bouton. Tapez sur le nom par défaut de la catégorie pour la renommer. Clique le D'accord bouton quand vous avez fini de renommer les catégories.
Voici un exemple de catégories renommées:
Nommez chaque catégorie de couleur pour organiser votre boîte de réception OutlookVos propres catégories personnalisées peuvent être différentes.
Après avoir personnalisé vos catégories, vous constaterez peut-être que vous ne les utilisez pas toutes. Si cela se produit, vous pouvez supprimer la catégorie inutilisée..
Pour supprimer une catégorie, cliquez sur le bouton toutes catégories option dans le Les catégories menu déroulant. le Catégories de couleur La boîte de dialogue s'ouvre:
Vous pouvez supprimer les catégories de couleurs Outlook que vous n'utilisez pas..Cochez la case en regard de la couleur à supprimer. Dans l'exemple ci-dessus, je supprime la catégorie Orange car je ne l'utilise pas. Clique le Effacer bouton.
Quand une invite apparaît vous demandant de confirmer la suppression, cliquez sur Oui. Lorsque vous avez terminé d'apporter des modifications aux catégories, cliquez sur D'accord. La catégorie orange n'apparaît plus sur le Classer par catégories menu déroulant et vous ne pourrez pas l'appliquer à un email.
Une fois vos catégories personnalisées, vous êtes prêt à les appliquer aux messages de votre boîte de réception. Pour appliquer une catégorie à un message, cliquez sur le message pour le sélectionner. Clique sur le Classer par catégories icône. le Classer par catégories Le menu déroulant affiche:
Utilisez le menu déroulant Catégoriser pour appliquer des catégories à un courrier électronique et organiser votre boîte de réception..Cliquez sur la catégorie que vous souhaitez appliquer au message sélectionné. La catégorie est appliquée au message. Vous verrez la couleur de la catégorie comme un carré à droite de l'expéditeur du message dans votre boîte de réception. Dans le corps même du message, il apparaît sous le nom de l'expéditeur..
Voici un exemple de boîte de réception avec des catégories appliquées à tous les messages:
Avec les catégories appliquées à vos messages, vous pouvez dire en un coup d’œil que faire avec chaque email.Un message peut avoir plus d'une catégorie appliquée à. Pour appliquer une catégorie supplémentaire à un message, sélectionnez-le et cliquez sur une autre catégorie dans la liste. Classer par catégories menu déroulant.
Au fil du temps, la catégorie d'un message peut changer. Vous pouvez supprimer une catégorie d'un message ou le modifier. Voici ce qu'il faut faire.
Pour supprimer la catégorie d'un message, cliquez sur le message dans votre boîte de réception pour le sélectionner. Clique le Classer par catégories icône. Dans le menu déroulant, cliquez sur la catégorie actuellement appliquée à l'email pour le supprimer:
Vous pouvez supprimer une catégorie attribuée d'un email.Vous pouvez appliquer une nouvelle catégorie au message à partir du Classer par catégories menu déroulant ou laissez-le sans catégorie.
Pour supprimer simultanément toutes les catégories d’un message électronique comportant plusieurs catégories, sélectionnez le message, puis cliquez sur le bouton. Effacer toutes les catégories option du Classer par catégories menu déroulant:
Utilisez le Effacer toutes les catégories possibilité de supprimer toutes les catégories d'un email avec plus d'une catégorie assignée.Microsoft est en train de déployer une nouvelle fonctionnalité appelée Boîte de réception ciblée pour les utilisateurs d'Outlook. Que vous ayez ou non accès à Focused Inbox dépend de la version de Microsoft Office que vous utilisez..
Si votre version d'Outlook utilisait le Désordre dossier pour trier les messages sans importance, cette fonctionnalité a été intégrée au nouveau Boîte de réception ciblée. Votre existant Désordre dossier deviendra un dossier normal lorsque votre système sera mis à jour vers la Boîte de réception ciblée fonctionnalité.
Le Microsoft Outlook Boîte de réception ciblée est conçu pour organiser votre boîte de réception automatiquement. Lorsqu'elle est activée, votre boîte de réception est divisée en deux onglets
Je n'ai pas actuellement le Boîte de réception ciblée fonctionnalité disponible sur le bureau de mon PC pour le moment. Cependant, il est actuellement disponible dans de nombreuses versions Web de MS Outlook. Cela inclut cette version gratuite du courrier électronique Outlook que j'ai sous Outlook.com. Voici un coup d'oeil à la Boîte de réception ciblée avec le Focalisé onglet ouvert:
Outlook.com a le Boîte de réception ciblée fonctionnalité disponible maintenant.Pour passer au Autre onglet de la Focalisé onglet, cliquez simplement dessus:
Il est facile de passer Boîte de réception ciblée onglets.Comme vous pouvez le voir, dans cet exemple, le Focalisé onglet contient des notifications de calendrier de mon Calendrier Outlook tandis que le Autre Onglet comprend les annonces de produits routinières moins importantes. le Boîte de réception ciblée fonctionnalité mettre ces messages dans le dossier approprié automatiquement sans que je dois décider quel message va où.
Outlook.com est un service de messagerie Web gratuit de Microsoft. Pour en savoir plus sur Outlook.com, consultez ce didacticiel où il est comparé à Gmail:
La plupart d'entre nous enregistrons trop de courriels, ce qui peut créer une boîte de réception désordonnée. Une autre façon d’organiser votre boîte de réception Outlook consiste à archiver ou à supprimer les anciens messages..
Bien que l’archivage et la suppression des courriers électroniques suppriment les messages de votre boîte de réception, il est important de comprendre la différence:
MS Outlook a également un Outil de nettoyage. Vous avez probablement reçu l'un de ces messages où plusieurs messages précédents sont copiés en haut. Vous pouvez également avoir chacun de ces messages précédents dans votre boîte de réception Outlook. Lorsque vous appliquez le Outil de nettoyage à une conversation ou à un dossier ou à des sous-dossiers, l'outil supprime les messages en double.
Quoi que vous fassiez, la suppression des messages de votre boîte aux lettres peut libérer de l'espace dans votre boîte de réception. Pour organiser correctement votre boîte de réception, il est important d'apprendre à utiliser chacun de ces outils:
Il est facile de supprimer un ancien email. Cliquez simplement sur l'email pour le sélectionner:
Voici comment organiser votre boîte de réception Outlook en supprimant les anciens messages. Clique le Effacer icône dans le Ruban (ça ressemble à un X). Le message est déplacé vers le Supprimé Articles dossier.
Pour supprimer définitivement un message de votre email, cliquez sur le bouton Les éléments supprimés dossier pour l'ouvrir. (C'est dans le Volet de navigation à gauche et ressemble à une poubelle). Cliquez à nouveau sur le message pour le sélectionner. Clique le Effacer icône pour supprimer définitivement le message sélectionné.
Mise en garde: Certains messages supprimés définitivement peuvent être récupérés du serveur s’ils se trouvent toujours dans le Les éléments supprimés dossier, mais il est également possible que vous ne puissiez pas récupérer un email après l'avoir supprimé.
Un moyen moins permanent de supprimer les anciens courriels de votre boîte de réception consiste à les archiver. Pour archiver un email, cliquez sur le message pour le sélectionner. Clique le Archiver icône dans le ruban à côté de la Effacer icône:
En utilisant le Archiver L'icône est un autre moyen d'empêcher les anciens messages d'encombrer votre boîte de réception..Si vous n'avez pas utilisé Outlook Archiver fonctionnalité précédente, vous êtes invité à créer un dossier d’archive. Clique le Créer un dossier d'archive bouton. Outlook crée un nouveau dossier intitulé Archive et envoie le courrier électronique que vous avez sélectionné:
Stocker les anciens emails dans votre Archiver dossier pour organiser votre boîte de réception.À l'avenir, lorsque vous archivez un courrier électronique, vous accédez à ce dossier..
Vous pouvez également modifier les paramètres d'archivage automatique de MS Outlook. Cliquez sur Fichier> Options ouvrir le Options Outlook la fenêtre:
Vous pouvez configurer Outlook pour archiver automatiquement les messages.Clique le Avancée option du Volet de navigation sur la gauche. Puis cliquez sur le Paramètres d'archivage automatique bouton. le Archive automatique La boîte de dialogue apparaît:
Utilisez la boîte de dialogue Archivage automatique pour définir les paramètres d'archivage dans Outlook..Utilisez les cases à cocher pour sélectionner les options d’archive que vous souhaitez choisir. Cliquez sur D'accord sur le Archive automatique boîte de dialogue lorsque vous avez terminé. Puis clique D'accord sur le Options Outlook la fenêtre.
Les e-mails sont devenus plus conversationnels. Si vous avez pris part à une conversation par courrier électronique à laquelle vous et un destinataire avez répondu dans une série de messages, vous savez ce que je veux dire. Lorsque vous répondez à un courrier électronique, votre réponse apparaît au-dessus des messages d'origine et de toutes les réponses précédentes. Malheureusement, toutes ces réponses peuvent remplir vos dossiers, ce qui rend plus difficile la recherche des messages dont vous avez besoin..
Outlook a une solution avec le Outil de nettoyage. Cet outil supprime les messages redondants, de sorte qu'il supprime les messages antérieurs qui n'incluent pas la dernière réponse. Vous n'avez perdu aucune information, car tous vos messages précédents sont inclus dans le dernier message..
Voyons voir comment ça fonctionne. Dans le dossier From My Boss ci-dessous, j'ai deux messages qui font tous partie de la même conversation. Le premier message a pour objet «Nouveau travail». Le dernier message contient pour objet «Re: RE: RE: New Work:».
Les réponses aux messages peuvent prendre de la place dans votre boîte de réception Outlook.Vous pouvez utiliser le Outil de nettoyage pour nettoyer une conversation, un dossier ou un dossier et des sous-dossiers. Dans ce cas, nous l'utilisons pour nettoyer le dossier From My Boss..
Cliquez sur le dossier pour le sélectionner. Cliquez sur la flèche vers le bas sur Outil de nettoyage icône. (C'est sur le Accueil onglet à gauche de la Effacer icône.) Vous verrez le Nettoyer menu déroulant:
Sélectionnez le Dossier de nettoyage option pour supprimer les messages redondants dans un dossier.Sélectionnez le Dossier de nettoyage option dans le menu déroulant. Une invite apparaît pour vous avertir que les messages redondants seront supprimés. Clique le Dossier de nettoyage bouton sur l'invite. Le message d'origine est supprimé:
La suppression des messages redondants peut organiser votre boîte de réception Outlook. Le message d'origine est supprimé car il est redondant avec le dernier message. Cette fonctionnalité est particulièrement utile si vous avez beaucoup de conversations par courrier électronique dans votre boîte de réception..
Remarque: Les courriers électroniques contenant un élément différent, par exemple une réponse d'un destinataire différent ou une pièce jointe, ne seront pas supprimés car ils ne répondent pas à la condition de redondance..
Vous êtes moins susceptible d'avoir une boîte de réception MS Outlook encombrée si vous suivez de bonnes pratiques de gestion de la messagerie. Apprenez à réduire l'encombrement de votre boîte de réception avec notre eBook gratuit:
Maintenant que vous avez appris à organiser Outlook à l'aide de dossiers, votre boîte de réception devrait déjà être moins encombrée. Vous avez également appris les bases de l’utilisation des catégories Microsoft Outlook et compris l’importance de l’archivage ou de la suppression des anciens messages..
En tant qu’homme d’affaires, vous apprécierez de pouvoir utiliser votre boîte de réception Outlook plus efficacement, car elle est organisée. Mieux encore, vous n'aurez pas à craindre de rater un important message électronique..
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