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En tant que propriétaire d'entreprise, vous devez suivre vos contacts. Des informations de contact perdues peuvent signifier une occasion perdue de faire des affaires. Vous ne pouvez pas suivre un client potentiel si vous ne savez pas comment le joindre. Avec Microsoft Outlook, votre liste de contacts est aussi proche que votre courrier électronique avec votre liste de contacts Outlook.
Si vous savez comment faire, vous pouvez faire beaucoup avec vos contacts MS Outlook. Vous pouvez créer des listes de contacts dans Outlook, partager des contacts et des listes de contacts avec d'autres outils et avec d'autres utilisateurs de messagerie, et même envoyer des messages de groupe. Apprendre à tirer le meilleur parti de vos contacts Outlook est un excellent moyen de vous organiser.
Dans ce didacticiel, vous apprendrez toutes les bases, notamment comment ajouter des contacts à Outlook et comment créer un groupe de contacts dans Outlook. Nous examinerons également certaines des fonctionnalités les plus avancées, telles que la manière de partager un groupe de contacts dans Outlook. Commençons.
Un contact dans MS Outlook est une personne ou une entreprise que vous contactez fréquemment. Pour les contacts fréquents, Outlook vous permet de conserver plusieurs carnets d'adresses en ligne dans votre courrier électronique..
Chaque entrée de votre carnet d'adresses électroniques est appelée contact. En tant que professionnel de l'entreprise ou juste quelqu'un qui utilise le courrier électronique, il est pratique d'avoir vos carnets d'adresses en ligne. Cela signifie également que vous ne craignez plus de perdre les informations d'un contact..
Pour trouver votre carnet d’adresses Outlook, cliquez sur le bouton Carnet d'adresses icône (cela ressemble à un livre ouvert) à droite de votre Accueil languette. le Carnet d'adresses: Contacts La boîte de dialogue affiche des informations de base sur chaque contact:
Vous verrez des informations de base sur vos contacts dans le Carnet d'adresses: Contacts boite de dialogue.Votre carnet d'adresses par défaut est Contacts - [Votre adresse email], mais vous pouvez créer d'autres carnets d'adresses si nécessaire.
Pour voir des informations plus détailléessur un contact, double-cliquezk sur leur nom pour ouvrir leur carte de contact:
Une fiche de contact MS Outlook contient des informations de contact détaillées..Comme vous pouvez le constater, votre carte de contact comprend plus que l'adresse électronique de votre contact. Outre la possibilité de stocker jusqu'à trois adresses électroniques pour chaque contact, vous pouvez également saisir les informations suivantes:
Vous pouvez même joindre une image à la fiche de contact si vous en avez une. De plus, il y a un Remarques champ pour que vous puissiez taper des informations supplémentaires.
Votre carnet d’adresses Outlook vous permet non seulement d’organiser et de rechercher rapidement des informations de contact, mais vous pouvez également l’utiliser pour envoyer des courriels à des groupes au moyen de groupes de contacts. En savoir plus sur Microsoft Outlook dans ces tutoriels:
Avant d’aborder la question de l’organisation de vos contacts MS Outlook, n’oubliez pas de: inscrivez-vous à la newsletter Tuts + Business et récupérez notre eBook gratuit: Le guide ultime de la maîtrise zéro de la boîte de réception. Il regorge de stratégies d'organisation de la boîte de réception et de conseils pratiques pour gérer plus efficacement tous vos messages entrants..
Passons maintenant à l'apprentissage des contacts et des groupes de contacts dans MS Outlook:
Maintenant que vous comprenez l’importance de votre carnet d’adresses Outlook, vous êtes prêt à commencer à créer votre liste de contacts en créant de nouveaux contacts. Il existe essentiellement deux méthodes que vous pouvez utiliser pour ajouter des contacts à Outlook:
Examinons chaque méthode séparément.
Cette méthode d’ajout d’informations de contact est particulièrement utile si vous souhaitez ajouter des cartes de visite à vos contacts dans MS Outlook. Bien organiser vos informations de contact dans votre boîte de réception est bien mieux que de conserver une pile de cartes, qui pourraient être perdues ou rejetées accidentellement..
Pour commencer, ouvrez un carnet d'adresses dans MS Outlook et cliquez avec le bouton droit n'importe où dans le carnet d'adresses. Un menu contextuel apparaît:
Clique le Nouvelle entrée possibilité d'ajouter un nouveau contact à votre carnet d'adresses.Clique le Nouvelle entrée option. le Nouvelle entrée La boîte de dialogue affiche:
Vous pouvez ajouter un nouveau contact ou un nouveau groupe de contacts à partir du Nouvelle entrée boite de dialogue.Sélectionnez le Nouveau contact option et cliquez D'accord. Vous verrez un blanc Carte de contact:
La carte de contact vous permet de stocker diverses informations sur chaque contact dans votre carnet d'adresses Outlook..Remplissez chaque champ de contact avec les informations appropriées.
Chaque fois que vous voyez une flèche vers le bas à la droite d'un champ, vous pouvez cliquer dessus pour ajouter des informations supplémentaires. Dans l'exemple ci-dessous, vous pouvez ajouter trois types d'adresses à une fiche de contact:
Vous pouvez stocker plus d'une adresse physique pour chaque contact..Lorsque vous avez fini de saisir les informations de votre contact, sélectionnez Enregistrer et nouveau pour enregistrer le contact et continuer à ajouter des contacts à votre carnet d'adresses. Ou sélectionnez Enregistrer et supprimer retourner au Carnet d'adresses: Contacts boite de dialogue.
Lorsque vous recevez un courrier électronique d'un nouveau contact et que vous souhaitez enregistrer ses informations dans votre carnet d'adresses MS Outlook, il est facile de le faire. Commencez par le courrier électronique contenant les informations de contact ouvertes:
Vous pouvez enregistrer les informations de contact des emails que vous recevez dans Outlook.. Cliquez avec le bouton droit sur l'adresse de l'expéditeur. Un menu contextuel apparaît:
Utilisez le Ajouter aux contacts Outlook possibilité d'ajouter un nouveau contact à votre carnet d'adresses à partir d'un email.Sélectionnez le Ajouter aux contacts Outlook option. Une fiche de contact s'ouvre avec le nom de l'expéditeur et son adresse électronique déjà renseignés. Si vous avez des informations supplémentaires sur ce contact, ajoutez-les maintenant à leurs informations de contact..
Lorsque vous avez terminé d'ajouter des informations, cliquez sur Sauvegarder et fermer ou Enregistrer et nouveau enregistrer le contact dans votre carnet d'adresses.
Si vous l'avez, vous pouvez ajouter une image ou un logo à une fiche de contact. Commencez par ouvrir la fiche de contact de la personne à laquelle vous souhaitez ajouter l'image. Clique le Ajouter une photo de contact icône à droite du nom de l'individu. Une fenêtre de navigateur s'ouvre:
Vous pouvez ajouter une image à votre contact MS Outlook.Accédez au fichier avec l'image que vous souhaitez ajouter. Cliquez dessus pour le sélectionner et cliquez sur D'accord. L'image que vous avez sélectionnée apparaît maintenant sur la fiche de contact:
Vous pouvez ajouter une photo ou une image graphique à une fiche de contact MS Outlook..Parfois, vous voudrez peut-être supprimer un contact. L'information peut ne plus être valide ou vous n'en avez peut-être plus besoin.
Heureusement, il est facile de supprimer un contact dans Outlook. Commencez par ouvrir le Carnet d'adresses: Contacts boite de dialogue. Cliquez sur le nom du contact que vous souhaitez supprimer pour le sélectionner. Ensuite, cliquez avec le bouton droit n'importe où dans la boîte de dialogue. Le menu contextuel affiche:
Sélectionnez le nom du contact dans le carnet d'adresses, puis cliquez sur Effacer.Sélectionnez le Effacer option. Le système vous invite à confirmer que vous souhaitez réellement supprimer le contact:
Clique le Oui bouton pour supprimer le contact sélectionné.Cliquez sur Oui et le contact est supprimé de votre carnet d'adresses MS Outlook.
Si vous devez envoyer plusieurs messages au même groupe de personnes, un groupe de contacts peut vous aider à gagner du temps en vous permettant d'envoyer le même message simultanément à tous les membres de votre groupe. En utilisant un groupe de contact, vous pouvez être sûr que tout le monde a la même information. Le meilleur de tous, vous éliminez le risque d'oubli d'envoyer le courrier électronique à quelqu'un, ce que vous pourriez faire si vous envoyiez un courrier électronique séparé à chaque membre du groupe.
(Remarque: Cette fonctionnalité était connue sous le nom de liste de distribution dans certaines versions antérieures d'Outlook..)
Regardons de plus près les groupes de contact.
Commencez par ouvrir le Personnes la fenêtre. Cliquez sur les trois points dans le coin inférieur gauche de MS Outlook. le Options de navigation Le menu contextuel apparaît:
Sélectionnez le Personnes option du La navigation menu pop-up.Sélectionnez le Personnes option du menu contextuel. le Personnes La fenêtre s’affiche avec une liste complète de vos contacts:
Vous pouvez voir une liste complète de vos contacts Outlook sur le Personnes la fenêtre.Clique le Nouveau groupe de contact dans le Ruban. Un vide Groupe de contact La fenêtre apparaît:
Utilisez la fenêtre Groupe de contacts pour créer un nouveau groupe de contacts..Tapez le nom du groupe de contacts que vous souhaitez créer dans le champ prénom champ. Maintenant que vous avez créé un nouveau groupe de contacts, vous êtes prêt à lui ajouter des contacts..
Pour ajouter de nouveaux contacts à un groupe de contacts, commencez par le Groupe de contact fenêtre ouverte. Clique le Ajouter un membre icône dans le ruban. Un menu contextuel apparaît:
Pour ajouter des membres à un groupe de contacts Outlook, choisissez entre les contacts Outlook, votre carnet d'adresses ou un nouveau contact de messagerie..Vous pouvez choisir entre la sélection de membres parmi vos contacts Outlook existants, votre carnet d'adresses ou la création d'un nouveau contact de messagerie à ajouter au groupe de contacts..
Si vous choisissez le À partir des contacts Outlook ou la Du carnet d'adresses option du menu contextuel, le Sélectionner des membres: Contacts vitrines. Vous pouvez choisir un nom de contact à partir de celui.
Pour cet exemple, nous allons choisir le Nouveau contact e-mail option. Plutôt que d’obtenir la carte de contact complète, le Ajouter un nouveau membre La boîte de dialogue apparaît:
Utilisez la boîte de dialogue Ajouter un nouveau membre pour ajouter des membres à votre groupe de contacts Outlook..Tapez le nom et l'adresse du contact que vous souhaitez ajouter au groupe. Notez que la case à cocher à côté de Ajouter aux contacts est cochée par défaut. Si vous décochez la case, le contact sera ajouté à votre nouveau groupe de contacts, mais pas à votre carnet d'adresses. Cela peut être utile si vous devez seulement contacter cette personne en tant que membre du groupe..
Une fois que vous avez entré vos informations, cliquez sur D'accord. Le contact est maintenant ajouté à votre groupe de contacts. Continuez à ajouter autant de contacts que nécessaire au groupe.
Lorsque vous avez terminé d’ajouter des membres à votre nouveau groupe de contacts, cliquez sur le bouton Sauvegarder et fermer icône en haut à gauche de la Groupe de contact la fenêtre.
La prochaine fois que vous serez prêt à envoyer un message aux membres de votre groupe de contacts, tapez simplement le nom du groupe de contacts dans la liste. À champ. Clique le Envoyer bouton lorsque votre message est terminé. Le message sera envoyé à tous les membres de votre groupe de contact:
Tapez le nom de votre groupe de contact dans le champ À champ d'un nouveau message à envoyer à tous les membres du groupe de contact.Une fois que vous avez créé un groupe de contacts, vous pouvez le renommer. Par exemple, si un projet se termine et que le groupe de projets est affecté à un nouveau projet, vous souhaiterez peut-être renommer votre groupe de contacts..
Pour renommer votre groupe, ouvrez le La navigation menu contextuel et sélectionnez le Personnes option:
Utilisez le Personnes option sur le La navigation menu contextuel pour ouvrir le Contacts la fenêtre.le Contacts La fenêtre apparaît:
Les groupes de contact apparaissent en haut de la Contacts la fenêtre.Le nom du groupe de contacts apparaît en haut de la liste de contacts (à côté de l'icône des personnes). Cliquez sur le groupe de contactpour le sélectionner. Double-cliquez sur le groupe de contacts sélectionné pour ouvrir le Groupe de contact la fenêtre:
Vous pouvez renommer un groupe de contacts existant.Tapez un nouveau nom de groupe de contact dans le champ prénom champ. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur le bouton Mettre à jour maintenant icône. Ou cliquez sur le Sauvegarder et fermer icône pour enregistrer vos modifications et quitter la fenêtre.
Les listes de messagerie ont tendance à être fluide. Les membres du groupe changent avec le temps. Le courrier électronique Outlook peut vous aider à suivre.
Vous pouvez rapidement et facilement changer les membres du groupe de contacts de la Groupe de contact la fenêtre. Vous pouvez affecter de nouveaux contacts au groupe de contacts ou même supprimer un groupe existant.mbers. Commencez avec le Fenêtre Groupe de contact ouvrir:
Vous pouvez changer les membres du contact dans un groupe de contact existant.Commençons par ajouter un nouveau membre au groupe de contacts existant. Double-cliquez sur le Ajouter des membres icône dans le Ruban. Vous avez le choix d'ajouter un membre de votre liste de contacts Outlook, de votre carnet d'adresses ou de saisir un nouveau contact de messagerie. Après avoir ajouté un membre, cliquez sur le bouton Mettre à jour maintenant icône dans le Ruban.
Pour supprimer un membre du groupe de contacts, cliquez sur le nom du membre pour le sélectionner. Ensuite, cliquez sur le Supprimer un membre icône dans le Ruban. Les informations de contact du membre sont supprimées du groupe de contacts. (Ils ne sont toutefois pas supprimés de votre liste de contacts de messagerie Outlook.)
Lorsque vous avez fini de modifier votre groupe de contacts, cliquez sur le bouton Sauvegarder et fermer icône à gauche de la Ruban sortir de la fenêtre.
De temps en temps, vous voudrez peut-être supprimer entièrement un groupe de contacts. Peut-être que vous n'avez plus besoin de contacter les membres du groupe.
Pour supprimer un groupe de contacts de votre messagerie MS Outlook, commencez par le Contacts fenêtre ouverte. Vos groupes de contact apparaissent en haut de la liste.
Cliquez sur le groupe de contacts que vous souhaitez supprimer pour le sélectionner. Clique le Effacer icône (il ressemble à un X) dans le Ruban. Votre groupe de contact est supprimé.
Que vous utilisiez votre messagerie Outlook pour un usage professionnel ou personnel, il est utile et rapide de pouvoir partager des informations de contact avec d'autres utilisateurs de MS Outlook et avec Microsoft OneNote. Dans Outlook, vous pouvez partager des contacts avec OneNote ou avec d'autres utilisateurs Outlook..
OneNote est une application de prise de notes faisant partie de Microsoft Office. Pour en savoir plus sur OneNote, consultez ce didacticiel:
Commencez avec le Contacts fenêtre ouverte. Cliquez sur un contact pour le sélectionner, puis cliquez sur le bouton Une note icône dans le Ruban. le Sélectionner un emplacement dans OneNote La boîte de dialogue apparaît:
Vous pouvez partager les informations de contact Outlook avec Microsoft OneNote..Étendre le Mon cahier sélectionnez le bloc-notes OneNote dans lequel vous souhaitez stocker les informations de contact. Cliquez sur D'accord. Vos informations sont ajoutées à OneNote dans le carnet que vous avez sélectionné:
Les informations de contact Microsoft Outlook ont été partagées avec OneNote..Remarque: Vous pouvez également partager les informations de la carte de contact Outlook avec OneNote..
Si une autre personne a besoin de vos informations de contact ou même de votre groupe de contacts, vous pouvez rapidement et facilement partager ces informations avec eux par courrier électronique Outlook..
Commencez avec le Contacts fenêtre ouverte. Cliquez sur l'élément Outlook que vous souhaitez partager pour le sélectionner. L'élément peut être un groupe de contacts ou un contact individuel. Dans cet exemple, je montre comment partager un groupe de contacts dans Outlook..
Cliquez sur Contact avant sur le Ruban pour faire apparaître le menu contextuel:
Vous pouvez transférer des informations de contact ou de groupe de contacts Outlook à quelqu'un d'autre. Remarque: CoLes groupes ntact peuvent uniquement être transférés en tant que contact Outlook. Les contacts individuels peuvent être transférés sous forme de contact Outlook ou de carte de visite..
Sélectionnez l'option pour le format de l'élément de contact. Un courriel Composer La fenêtre s'ouvre avec l'élément de contact déjà attaché:
Les informations du groupe de contacts Outlook que vous partagez sont jointes à l'e-mail..Tapez l'adresse e-mail de la personne que vous souhaitez recevoir les informations. C'est également une bonne idée d'ajouter du texte dans le corps du message pour que votre élément ne se retrouve pas dans le dossier spam. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur le bouton Envoyer bouton.
Une fois que vos contacts ont été entrés dans Outlook et organisés en groupes, vous constaterez qu'il existe de nombreuses utilisations pour les groupes de contacts Outlook. Voici quelques idées:
Utiliser un groupe de contacts pour envoyer un message à plusieurs personnes est pratique et rapide. Une fois que vous maîtrisez les groupes de contact, vous pourrez penser à leurs propres utilisations..
Vous êtes moins susceptible d'avoir une boîte de réception MS Outlook encombrée si vous suivez de bonnes pratiques de gestion de la messagerie. Apprenez à réduire l'encombrement de votre boîte de réception avec notre eBook gratuit:
Maintenant que vous savez comment ajouter des contacts dans Outlook et comment les organiser en groupes de contacts, vous êtes prêt à utiliser pleinement les contacts MS Outlook pour votre vie professionnelle et personnelle. Commencez par créer un groupe de contacts dans Outlook dès aujourd'hui.
Comment utilisez-vous les contacts Outlook dans votre entreprise? Utilisez-vous des groupes de contacts MS Outlook? Partagez vos pensées (ou conseils) dans les commentaires ci-dessous.
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