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Comme nous l'avons vu dans cette série sur les ressources humaines pour les petites entreprises, les besoins en ressources humaines sont très importants pour les petites entreprises. Vous devez embaucher les bonnes personnes, offrir un salaire et des avantages concurrentiels, dispenser une formation efficace, etc..
Pourtant, dans la plupart des petites entreprises, les ressources sont assez limitées. Avec peu de réserves sur lesquelles s'appuyer et beaucoup de priorités concurrentes, il peut être difficile de justifier le coût de l'embauche d'une équipe RH dédiée. Ainsi, les fonctions des ressources humaines peuvent devenir une responsabilité à temps partiel pour le propriétaire ou un autre gestionnaire, avec pour résultat qu'elles ne reçoivent pas toujours l'attention qu'elles méritent..
Dans ce scénario, externaliser tout ou partie de vos fonctions de ressources humaines vers un fournisseur externe peut s'avérer très utile. C'est une solution qui gagne en popularité. Selon un rapport de PrismHR, les RH ont enregistré une croissance de 27% en 2016. Et la catégorie de clientèle cible la plus populaire pour ces entreprises était les petites entreprises comptant de 16 à 50 employés sur les lieux de travail..
Dans ce didacticiel, vous apprendrez tout sur l’externalisation des ressources humaines pour les petites entreprises. Vous apprendrez comment cela fonctionne et pourquoi vous devriez l'examiner, puis vous obtiendrez des détails sur certains des principaux fournisseurs de services de ressources humaines. Vous obtiendrez également des conseils sur la façon de prendre la décision et sur le moment opportun pour externaliser les ressources humaines par rapport au maintien en interne..
Vous connaissez probablement déjà le fonctionnement de la sous-traitance en général. Vous prenez certaines fonctions qui étaient auparavant remplies par le personnel de votre propre entreprise et payez une entreprise externe pour effectuer ce travail..
Avec les ressources humaines, cela fonctionne de la même manière. Pratiquement toutes les activités que nous avons examinées dans cette série peuvent être externalisées, allant de l’embauche et du licenciement à la gestion de la paie et des avantages sociaux des employés..
Cela ne doit pas nécessairement être tout ou rien. Bien que vous puissiez tout sous-traiter à un fournisseur de services RH, vous pouvez également choisir parmi un menu d'options, externalisant certaines fonctions tout en en laissant d'autres à l'interne..
Voici quelques exemples des différentes offres disponibles:
Avec ce modèle, vous entrez dans une sorte de partenariat dans lequel le prestataire d’impartition devient un co-employeur de vos collaborateurs. Vous gardez toujours le contrôle de la gestion sur le travail de vos employés, mais l'autre société est responsable du paiement de leurs salaires et avantages, ainsi que d'autres fonctions de ressources humaines..
Alors que PEO est généralement une solution assez complète, certaines entreprises souhaitent simplement externaliser une fonction ou un processus particulier. C'est là que BPO entre en jeu. Vous pouvez choisir de faire vous-même la majeure partie de votre travail en ressources humaines et simplement embaucher une entreprise pour gérer une tâche particulière, telle que l'administration des avantages sociaux, à un tiers.
Les deux premières options ont consisté à travailler avec des entreprises fournissant une assistance personnalisée pour les tâches liées aux ressources humaines. Ce modèle est un peu plus simple dans la mesure où il implique simplement l'utilisation d'applications logicielles hébergées à distance par le fournisseur de services et mises à la disposition de vos employés via Internet..
Vous pouvez utiliser une solution SaaS pour la formation. Par exemple, vos employés se connecteraient à un site externe pour élaborer des plans de formation, compléter la formation dont ils ont besoin et suivre leurs progrès..
Alors maintenant que vous savez ce qu'est la sous-traitance en ressources humaines et certaines des formes que cela peut prendre, parlons-en Pourquoi vous voudrez peut-être le faire. Quels sont les bénéfices?
Selon les recherches effectuées par ADP, les principales raisons sont la stabilisation des coûts, la réduction des risques et l'augmentation de la productivité des employés..
Source: ADPCes trois sont assez compréhensibles. Regardons-les en détail.
Lorsque vous contractez avec un fournisseur de services d’impartition, vous devez avoir une idée précise des coûts, de sorte que la planification et le budget seront beaucoup plus faciles. Vos coûts peuvent augmenter si vous embauchez plus de personnel ou si vous avez besoin de plus de services, mais vous pourrez généralement contrôler les coûts plus facilement que si vous faisiez tout vous-même..
Comme nous l'avons vu dans notre tutoriel sur les exigences en ressources humaines pour les petites entreprises, vous avez beaucoup de responsabilités importantes en tant qu'employeur. Vous devez assurer la sécurité de vos employés, vous conformer à toutes les lois et réglementations du travail en vigueur, conserver les registres appropriés et bien plus encore. Les règles changent tout le temps et vous devez rester au courant de tout. La sous-traitance de votre travail en ressources humaines à un fournisseur spécialisé peut réduire le risque de chute en cas de besoin important..
En externalisant les ressources humaines vers un fournisseur externe, vous pouvez souvent fournir un service plus efficace à vos employés. La société avec laquelle vous travaillez est spécialisée dans les ressources humaines, après tout. Elle peut donc probablement offrir une formation plus efficace, une administration plus efficace de la paye et des avantages sociaux, des logiciels de ressources humaines plus utiles, etc..
Cela peut rendre vos employés plus productifs en leur faisant gagner du temps et en leur donnant accès à de meilleures ressources. De plus, si certains de vos responsables assument actuellement des fonctions de ressources humaines, vous leur laisserez du temps pour se concentrer sur les fonctions essentielles de votre entreprise..
L'externalisation des ressources humaines présente d'autres avantages connexes. ADP a également effectué des recherches portant particulièrement sur l'administration des prestations, et donne plus de détails sur certains avantages supplémentaires de la sous-traitance..
Source: ADPAlors, qui devriez-vous choisir? Voici cinq options populaires pour vous aider à démarrer, avec quelques détails de leurs services.
N'oubliez pas qu'il existe de nombreux autres fournisseurs et je vous encourage à faire vos propres recherches pour en trouver un qui vous convient. Ce sont des fournisseurs basés aux États-Unis. Si votre entreprise est basée ailleurs, vous devriez voir quelles entreprises sont disponibles dans votre pays..
Malgré son nom, Paychex offre bien plus que le traitement de chèques de paie. Il offre une gamme de solutions pour différentes entreprises, y compris un produit simple destiné aux petites entreprises de 1 à 9 employés, comprenant:
Le service Paychex Flex propose une gamme similaire de solutions pour les entreprises un peu plus grandes, comptant de 10 à 49 employés, avec la possibilité de faire appel à un professionnel des ressources humaines dédié. Il y a aussi des options pour les grandes entreprises.
Insperity propose un ensemble complet de ressources humaines utilisant le modèle PEO dont nous avons parlé précédemment. Ses services destinés aux entreprises de 5 à 149 employés incluent une large gamme de services, tels que:
Vous pouvez également choisir des solutions individuelles si vous n'avez pas besoin du package complet..
La bonne chose à propos de Jumpstart est sa flexibilité. Si vous le souhaitez, vous pouvez continuer à gérer les ressources humaines à l'interne et obtenir des réponses aux questions importantes en vous inscrivant à un certain nombre d'appels téléphoniques mensuels ou d'heures de support. Vous pouvez également engager la société pour mener à bien des projets de ressources humaines tels que la création d'un manuel de l'employé ou la rédaction de descriptions de poste. Ou vous pouvez passer sur une grande partie de votre travail RH habituel avec le package «Partenaire stratégique RH».
XcelHR travaille avec de grandes entreprises comptant jusqu'à 1 500 employés, mais propose également des offres aux petites et moyennes entreprises allant de 1 à 250 employés. Vous pouvez opter pour un produit PEO groupé ou des services individuels tels que:
Il y a également une section «Ressources» sur le site Web où vous pouvez obtenir des conseils sur tout, des règles sur les heures supplémentaires aux stratégies d'engagement des employés..
ADP est une grande entreprise qui fournit souvent des solutions RH aux grandes entreprises, mais elle propose également une offre dédiée aux petites entreprises, destinée aux entreprises de 1 à 49 employés. Vous bénéficiez ainsi de systèmes sophistiqués et d'une grande expérience, mais avec des solutions destinées aux petites entreprises.
Vous pouvez obtenir un ensemble de services de traitement de la paie et de production de déclarations de revenus groupés avec des services de recrutement et de gestion des ressources humaines, qui comprend:
Comme pour les autres fournisseurs, la tarification est personnalisée pour chaque client et n'est pas citée publiquement, mais vous pouvez actuellement bénéficier de deux mois gratuits de services de paie lors de votre inscription..
Comme nous l’avons vu dans cet article, l’externalisation des ressources humaines peut être très judicieuse et présenter certains avantages pour les petites entreprises. Et il existe toute une gamme d'options différentes. Mais ce n'est pas juste dans toutes les situations. Dans cette section, nous verrons comment prendre une décision quant à l’externalisation ou non..
Tout d'abord, vous devez avoir une idée claire de ce que vous faites actuellement et de qui le fait. Les petites entreprises font souvent les choses de manière informelle, alors prenez le temps de vous assurer que vous avez bien expliqué tout. Examinez toutes les fonctions des ressources humaines de votre entreprise (vous pouvez utiliser les articles de notre série sur les ressources humaines à titre de référence pour vérifier que vous avez couvert tous les domaines)..
Ensuite, faites une estimation du temps que chaque personne consacre à ces fonctions et de la valeur de ce temps. Par exemple, si votre chef de bureau consacre cinq heures par mois au traitement de la paie et que cette personne touche 30 $ l'heure, le coût de la gestion de la paie à l'interne est de 150 $ par mois..
C'est important car cela vous aide à évaluer la valeur des services d'impartition sur lesquels vous étudiez. Dans l'exemple simplifié que je viens de mentionner, si vous pouviez trouver un fournisseur proposant un traitement de la paie pour moins de 150 dollars par mois, il serait intéressant de changer de fournisseur..
Tenez également compte de la taille de votre entreprise et de votre croissance future. Pour les petites entreprises comptant quelques dizaines d'employés ou moins, la sous-traitance peut sembler logique car il est difficile de justifier le coût de la présence d'un professionnel en ressources humaines à temps plein. Pour les très petites entreprises comptant seulement quelques employés, une solution logicielle en ligne suffit probablement.
Mais si vous avez plus d’employés ou si vous avez l’intention de croître rapidement, il peut être très utile de garder les ressources humaines en interne. La taille de votre entreprise peut facilement occuper un professionnel des ressources humaines et vous pouvez créer progressivement un département entier au fur et à mesure de votre croissance..
Les employés peuvent avoir intérêt à avoir un visage amical au sein de l'organisation comme point de contact régulier. C'est plus personnel qu'une solution logicielle ou une société de ressources humaines distante accessible uniquement en ligne ou par téléphone. Cette personne peut aider à résoudre des conflits comme ceux des employés et à organiser des événements stimulants pour le moral, ce qui aide vraiment à tout réunir..
Si vous décidez d'externaliser, n'oubliez pas de rechercher de nombreuses options différentes pour vous aider à trouver le bon arrangement pour votre entreprise, avec les niveaux appropriés de coût et de service..
Et lorsque vous avez choisi un fournisseur, assurez-vous de bien comprendre le niveau de service qui sera fourni, ce qui se passera si le fournisseur manque, et comment vous pouvez résilier le contrat si vous en avez besoin..
Dans ce tutoriel, vous avez tout appris sur l'impartition des ressources humaines pour les petites entreprises. Vous avez vu ce que c'est, comment cela fonctionne et quels sont ses avantages. Vous avez entendu parler de certains fournisseurs populaires et de ce qu'ils proposent, et vous avez compris comment décider si l'externalisation convient à votre entreprise ou non..
Il reste encore beaucoup à faire dans cette série complète sur les ressources humaines pour les petites entreprises, alors restez à l'affût pour en savoir plus sur les solutions logicielles de ressources humaines pour petites entreprises et plus encore.!
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