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Clutter provoque du stress. Comme l'explique la psychologue Sherrie Bourg Carter:
Une étude publiée en 2004 postulait que l'encombrement était l'une des principales causes du "stress lié au travail".
Le verdict est clair. Le fouillis est distrayant et accablant. C'est mauvais pour la productivité et pour notre santé. Lorsque nous sommes dans un gâchis, nous ne savons pas à quelles tâches nous devons nous attaquer en premier.
Comme pour les bureaux en désordre, il en va de même pour les boîtes de réception complètes. L'email est stressant, surtout s'il est permis d'encombrer votre boîte de réception. Une étude récente de l'Université de Loughborough a révélé que 83% des travailleurs subissaient un niveau de stress supérieur à la normale lors de la vérification de leurs courriels. Heureusement, la même étude a également examiné les solutions potentielles au stress des emails. Ils ont notamment constaté que le fait de garder le contrôle des courriels en les organisant dans des dossiers réduisait le stress. La leçon? Une boîte de réception bien gérée peut améliorer votre productivité et réduire votre niveau de stress.
Une façon de rester au courant des courriers électroniques consiste à décider quels courriers électroniques doivent être pris en compte et lesquels peuvent être ignorés en toute sécurité..
Comment devriez-vous décider à quels emails répondre en premier? Voyons comment vous pouvez définir les bonnes priorités lorsque vous videz votre boîte de réception..
Avant de plonger dans ce tutoriel, récupérez notre nouveau livre électronique sur les stratégies de messagerie: Le guide ultime de la maîtrise zéro de la boîte de réception. (Il est disponible pour LIBRE Télécharger avec la lettre d'information Tuts + Business.) Apprenez davantage de techniques de productivité de messagerie dans cet eBook.
Examinons maintenant ces étapes importantes pour une meilleure hiérarchisation des e-mails.
Tous les courriels de votre boîte de réception vous mettent sous pression, même les courriels qui n’ont pas besoin de votre attention. L’étude de l’Université de Loughborough mentionnée ci-dessus a révélé que les courriels non pertinents constituaient une source importante de stress..
Nous recevons tous des courriels non essentiels que nous pouvons ignorer ou lire en toute sécurité pendant une journée de travail au bureau. Ceux-ci inclus:
Au lieu de laisser ces messages encombrer votre boîte de réception et vous causer un stress inutile, pourquoi ne pas les diriger ailleurs? Gmail, Google Apps et Microsoft Outlook vous permettent tous de configurer filtres ou règles pour rediriger des messages particuliers en dehors de votre boîte de réception et dans un autre dossier de messagerie.
Une fois les filtres configurés, seuls les courriels que vous devez voir se retrouveront dans votre boîte de réception. Votre énergie mentale et votre attention iront là où vous en avez le plus besoin: vers les courriels qui comptent.
Que se passe-t-il si votre logiciel de messagerie n'a pas de système de filtrage? Configurez ensuite une autre adresse électronique que vous utilisez pour vous inscrire aux newsletters et aux sites de réseaux sociaux..
En prenant cette mesure, vous réduirez énormément la quantité de fouillis d'emails dans votre vie. Vous réduirez votre niveau de stress et aurez plus d'énergie mentale et de clarté à consacrer à votre travail.
Définir les priorités autour du courrier électronique ne consiste pas uniquement à choisir les courriers électroniques auxquels vous devez vous attaquer en premier. Il s'agit également de la priorité globale du courrier électronique dans votre vie..
Les recherches montrent que la plupart d'entre nous ouvrons nos boîtes de réception au moment de notre arrivée au bureau ou même tôt le matin avant de commencer à travailler.
Le courrier électronique est-il vraiment important??
Anthony Wing Kosner, écrivain de Forbes, a souligné que beaucoup d'entre nous avaient besoin de se recycler pour apprendre "à ne pas présumer que les priorités de [nos boîtes de réception] correspondent à [nos] objectifs et responsabilités personnels".
Non seulement vérifions-nous nos courriels au début, mais nous continuons à les vérifier tout au long de la journée. Ce n'est pas bon pour notre niveau de stress, car chaque nouvel email que nous lisons accumule davantage de stress. De plus, cela nuit à la productivité. La gestion multitâche est une approche improductive du travail car elle implique des interruptions constantes - un nouveau courrier électronique en étant une..
Ces interruptions nous éloignent de ce que nous devrions faire. Des études montrent qu’après une interruption, il faut 64 secondes pour retrouver le fil de la pensée et en moyenne 25 minutes pour revenir à une tâche sur laquelle vous étiez concentré avant l’interruption..
Encore une fois, le courrier électronique est-il vraiment si important que nous le permettions de causer autant de perturbations? Peut-être que la vérité est plus sombre. La recherche a révélé que le courrier électronique crée une forte dépendance - certains disent même que c'est aussi addictif que les machines à sous.
Oui, nous avons tous besoin d'un email pour communiquer. Mais il faut que ce soit un outil dont nous avons le contrôle et non pas le contrôle de nous..
Le courrier électronique a repris nos vies professionnelles. Il est temps de se battre et de prendre le contrôle.
La solution consiste à programmer du temps pour vérifier les emails. Pour la plupart des gens, deux fois par jour, c'est beaucoup.
Très peu de courriels exigent une réponse immédiate. Une fois que vos collègues ou clients savent que vous ne consultez votre courrier qu'une ou deux fois par jour, ils utilisent un autre outil de communication pour vous contacter en cas d'urgence..
Alors, quand devriez-vous planifier votre temps de vérification des e-mails?
Craig Jarrow de Gestion du temps Ninja croit que la matinée est la meilleure option. Il souligne que le fait de vérifier votre courrier électronique dès le départ vous donne une longueur d’avance sur les autres dans votre bureau et vous permet de déléguer des tâches au plus tôt. Jarrow ajoute:
Obtenir votre boîte de réception vidée avant de commencer votre journée, c'est prendre du pouvoir. Il vous permet de commencer avec un printemps dans votre démarche.
Cependant, l'opinion de Jarrow n'est pas grand public. La plupart des experts en productivité pensent que vérifier votre courrier électronique dès le départ est la pire approche possible. "Ne vérifiez jamais votre courrier électronique le matin" est même le titre d'un livre de productivité. Anthony Wing Kosner écrit:
[E] xperts vous suggèrent massivement de commencer par le travail le plus dur de la journée et de différer les distractions de la messagerie électronique..
À ce compte, vous feriez mieux d'utiliser votre énergie matinale optimiste pour vous acquitter de tâches importantes. Le fait de laisser le courrier électronique à plus tard vous évite les distractions et vous permet de vous concentrer pleinement sur le travail à accomplir. Ensuite, lorsque vous vous sentez plus morose l'après-midi, vous pouvez consulter votre courrier électronique..
Alors, que devrais-tu faire? Consultez votre courrier électronique le matin ou conservez-le plus tard? Vous devez faire ce qui fonctionne pour vous et votre flux de travail. L'important est de limiter la fréquence à laquelle vous vérifiez votre courrier électronique et de respecter les délais dans lesquels vous vous êtes engagé. Ça va être dur-email est très addictif. Mais tu peux le faire!
Voici deux conseils pour vous aider à limiter la fréquence à laquelle vous vérifiez votre courrier électronique:
Jusqu'à présent, vous avez nettoyé votre boîte de réception en utilisant des filtres et vous vous êtes limité à vous connecter à vos courriels deux fois par jour..
Que devriez-vous faire quand vous arrivez dans votre boîte de réception?
Dans son livre fondateur sur la productivité, Faire les choses, David Allen donne un conseil pertinent pour les utilisateurs de messagerie. Allen dit que lorsqu'une nouvelle tâche se présente à vous, vous devriez vous demander: "Puis-je terminer ceci en moins de deux minutes?" Si oui, alors faites-le tout de suite. Peu importe l'importance ou trivial, il suffit de le faire.
Utilisez cette même approche pour votre courrier électronique. Si un e-mail peut être traité en moins de deux minutes, faites-le immédiatement.
Alors, quand vous allez dans votre boite mail:
Si vous voulez vraiment être rapide, essayez de jouer Le jeu de courrier électronique. Cela vous donne cinq secondes pour décider quoi faire avec chaque email. Pour les courriers électroniques auxquels vous décidez de répondre, vous disposez de trois minutes pour rédiger une réponse..
Comme pour le filtrage des courriers non essentiels, l'écriture de réponses rapides élimine tout l'encombrement de votre boîte de réception, vous laissant ainsi tout ce qui compte dans votre vie. De plus, il encourage les personnes avec qui vous correspondez à rédiger des courriers électroniques auxquels il est possible de répondre rapidement et facilement..
Vous avez éliminé les courriels auxquels vous pouvez répondre rapidement. Il ne reste plus que les courriels qui nécessitent une réponse détaillée. En d'autres termes, ils sont un autre élément de votre liste de tâches. Que devriez-vous faire avec ces?
Traitez ces courriels comme n'importe quelle autre tâche. L’utilisation de la matrice Eisenhower est un moyen de décider de la manière dont vous allez traiter chaque email. Voici comment vous faites cela:
Pour commencer, évaluez chaque email en fonction de urgence et importance.
Si un email est urgent, ajoutez-le à votre faire liste du jour ou, si possible, déléguez-la à un collègue. Plus l'e-mail est urgent, plus il devrait figurer en haut de votre liste de tâches..
Pour les courriels importants, planifiez une heure dans votre calendrier pour les traiter..
Parmi les autres moyens de hiérarchiser les e-mails, citons:
Pour plus de détails sur la priorisation, consultez nos articles sur la création de votre propre système de productivité et sur le système Getting Things Done..
À ce jour, vous avez activé votre boîte de réception. Chaque email est traité ou est prévu dans votre calendrier pour être traité plus tard.
Mais il restera des courriels. Que devriez-vous faire avec ces traînards? Les chances sont, ils tombent dans l'une des deux catégories:
Que devriez-vous faire avec ces emails? Créez un dossier spécial pour chaque type de courrier électronique. Avoir un dossier appelé Action nécessaire et un autre appelé En attente de réponse. Puis archivez vos emails en conséquence.
Archivez régulièrement ces dossiers pour pouvoir envoyer des suivis ou noter des rappels de tâches à effectuer..
Une fois cette étape terminée, vous disposerez d’une boîte de réception entièrement exempte d’encombrement. Bon travail!
Maintenant, vous devez vous assurer que vous restez au top de votre boîte de réception à l'avenir. Ne le laissez pas être désorganisé ou surchargé à nouveau. Apprenez à mieux gérer vos emails avec des techniques qui approfondissent ce que vous avez appris dans ce tutoriel..
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Crédit graphique: liste conçu par Matt Petrowsky du Projet de nom.
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