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J'ai toujours utilisé des feuilles de calcul pour que ma vie soit organisée et qu'elle fonctionne sans heurts. Dès mes premiers jours d’utilisation d’Excel sur les ordinateurs de la bibliothèque, j’ai toujours aimé la structure et la simplicité de la journalisation de mes données en lignes et en colonnes..
Ainsi, lorsque Google a lancé une version basée sur navigateur d'une application de tableur appelée Feuilles, J'ai commencé à l'utiliser tout de suite. La possibilité d'inviter des collaborateurs à la feuille de calcul et de travailler sur des projets ensemble était facile à démarrer et simple à utiliser..
Avoir une feuille de calcul connectée au cloud apporte de nombreux avantages, mais l'un de mes favoris est l'aspect collaboration. Toute personne possédant un compte Google peut se joindre à vous pour modifier votre feuille de calcul en temps réel..
Ce tutoriel vous apprendra comment collaborer dans Google Sheets. Vous apprendrez à inviter des collaborateurs et à travailler avec eux de manière transparente pour simplifier les données..
Avant de plonger dans les détails techniques de la configuration des fonctionnalités de collaboration, réfléchissons à quelques idées pour exploiter au mieux les fonctionnalités de collaboration de Sheets..
Avez-vous déjà travaillé sur un projet de groupe où plusieurs personnes essayaient de modifier le même fichier? D'après mon expérience, plusieurs personnes modifient souvent plusieurs versions du fichier qui ne sont plus synchronisées. Vous finissez par passer du temps avec tous ces fichiers ouverts, en réconciliant les différences et en bricolant une version finie.
Il y a un meilleur moyen. Toutes les applications en nuage de Google, telles que Docs, Sheets et Slides, facilitent la collaboration avec d’autres. Voici quelques idées de moments où l'utilisation d'un tableur collaboratif peut réellement faciliter votre travail:
N'importe lequel de ces éléments constitue une excellente raison de tenter la collaboration dans Sheets. Voyons maintenant à quel point il est facile de le configurer. Voici quelques instructions pour collaborer à Google Documents que vous pourrez également trouver utiles:
Pour commencer, nous allons inviter des collaborateurs à travailler avec nous sur la feuille. Google facilite la personnalisation non seulement des utilisateurs ayant accès, mais également du niveau d'accès dont ils disposent pour afficher ou modifier le tableur..
Il est à noter que par défaut, vos feuilles de calcul Google sont visibles et ne peuvent être modifiées que par vous. Vous pouvez ajouter d'autres utilisateurs à utiliser la feuille de calcul à l'aide du bouton Partager fonctionnalité.
Plongeons dans le partage de la feuille en cliquant sur le grand bleu Partager bouton dans le coin supérieur droit de l'application Sheets. Cela ouvre une fenêtre qui facilite l’invitation de collaborateurs à la feuille..
Survolez la Partager bouton dans Google Sheets pour voir l’état actuel du partage et cliquez dessus pour ajouter des collaborateurs au fichier.Le moyen le plus simple de commencer consiste à entrer des adresses électroniques dans la zone. Ajoutez autant d'utilisateurs que vous souhaitez collaborer avec ce dialogue..
Lorsque vous ajoutez des collaborateurs à cette liste, vous pouvez contrôler avec précision ce que chaque utilisateur peut faire dans la feuille que vous partagez. Voici les options clés que vous pouvez définir pour chaque utilisateur:
En cliquant Partager ouvre une fenêtre où vous pouvez ajouter des collaborateurs et définir facilement leurs niveaux d'autorisation.Vous pouvez également ajouter un message à cette fenêtre pour informer les nouveaux collaborateurs qu’ils ont désormais accès à la feuille de calcul..
Ne manquez pas la critique Paramètres du propriétaire section également, au bas de la Partager la fenêtre:
le Paramètres du propriétaire Le menu vous permet de changer la façon dont les éditeurs contrôlent les autorisations pour la feuille et ajuste les options de téléchargement et d'impression..C'est tout! Vous avez ajouté ces collaborateurs à votre feuille de calcul et ils peuvent utiliser vos données dans la feuille..
Que faire si vous souhaitez partager votre feuille avec une personne à qui vous donnez l'URL? Vous pouvez facilement le faire dans Google Sheets.
Revenir en arrièredans le même Partager fenêtre et cliquez sur le Obtenir le lien partageable dans le coin supérieur droit.
Sur le Partager fenêtre, cliquez sur le Obtenir un lien partageable dans le coin supérieur droit pour configurer une URL à laquelle tout le monde peut accéder avec le lien.Cette fenêtre contient les mêmes options pour définir la manière dont les collaborateurs peuvent utiliser la feuille de calcul. Tu peux choisir éditer, commenter, ou vue pour toute personne ayant l'adresse du lien.
L'URL dans la capture d'écran peut être donné à n'importe qui pour accéder à la feuille de calcul.Vous pouvez également ajouter des niveaux de sécurité plus élevés pour des collaborateurs spécifiques. Par exemple, rendez la feuille publique avec la sécurité de la vue, puis ajoutez des collaborateurs spécifiques qui peuvent apporter des modifications à la feuille de calcul..
Plus tard, vous voudrez peut-être ajuster qui a accès à la feuille de calcul. Lorsque vous avez besoin d'ajuster qui a accès, assurez-vous de cliquer sur Partager à nouveau pour rouvrir les paramètres pour régler qui peut accéder à la feuille.
Clique sur le "Partagé avec… " texte pour rouvrir la liste des personnes ayant accès à la feuille. Dans ce menu, il vous suffit de cliquer sur les icônes pour modifier le niveau de sécurité d'un collaborateur existant ou les supprimer de la feuille..
Vous pouvez toujours revenir à la Partager menu plus tard pour ajuster les permissions ou les utilisateurs qui ont accès à votre feuille.Maintenant que nous avons invité des collaborateurs à notre feuille de calcul, examinons ce qui est possible lorsque nous travaillons ensemble..
En fonction des autorisations que vous avez définies pour votre feuille, les utilisateurs que vous avez invités peuvent commencer à travailler immédiatement dans la feuille. Que vous leur ayez donné des options d’édition, de lecture ou d’affichage, ils peuvent commencer à travailler dans la feuille..
Mais il y a beaucoup plus de pouvoir pour collaborer dans le tableur. Regardons quelques-unes des fonctionnalités de collaboration de Sheets:
Une de mes fonctionnalités de collaboration préférées est simple. Vous pouvez facilement voir quand d'autres personnes travaillent à l'intérieur de la feuille de calcul à l'aide de Sheets. Dans le coin supérieur droit, vous verrez des icônes circulaires pour l'avatar de toute personne travaillant dans la feuille de calcul..
Dans le coin supérieur droit de la feuille active, vous pouvez voir l'avatar des utilisateurs actifs travaillant à l'intérieur de la feuille de calcul à un moment donné..En plus de voir les collaborateurs travailler activement dans la feuille de calcul, vous pouvez également ouvrir rapidement une fenêtre de discussion ad-hoc pour communiquer rapidement avec les collaborateurs. C’est un excellent moyen de déposer une note rapide au lieu de décrocher le téléphone ou de mettre fin à un courrier électronique séparé, et le mieux, c’est qu’il se trouve directement dans les feuilles.
La fenêtre de discussion s'ouvre à droite et peut être utilisée pour des échanges rapides avec des collaborateurs..Pour ouvrir une discussion, cliquez sur l’icône de discussion à gauche de Partager comme vous pouvez le voir dans la capture d'écran ci-dessous. Un panneau de message s'ouvrira et tout message que vous laisserez sera vu par toute personne travaillant dans le tableur à ce moment-là..
L'une de mes fonctionnalités de collaboration préférées est la possibilité de voir ce que les utilisateurs font dans un tableur à un moment donné. Dans la capture d'écran ci-dessous, vous pouvez voir qu'il y a des zones colorées autour des cellules qui sont activement sélectionnées par les collaborateurs. Tout ce qu'ils ajoutent, modifient ou mettent à jour peut être vu en temps réel.
Les cellules s'illuminent avec des couleurs de bordure audacieuses lorsqu'elles sont travaillées par des collaborateurs.Si vous utilisez des feuilles pour collaborer, vous pouvez trouver des commentaires dans votre feuille de calcul avec des commentaires utiles de vos collègues. C'est un excellent moyen de laisser des commentaires utiles aux autres, même si vous ne travaillez pas simultanément dans le tableur..
J'aime utiliser les commentaires dans Sheets comme une communication à double sens. Le chat peut être utilisé pour des discussions générales, mais les commentaires sont parfaits pour discuter de cellules spécifiques avec des collaborateurs..
L'exemple ci-dessous est un cas d'utilisation idéal pour un commentaire. J'ai laissé un commentaire à un collaborateur pour confirmer une entrée clé, puis j'ai répondu avec un commentaire séparé pour répondre.
Utilisez des commentaires dans des feuilles pour échanger des idées spécifiques sur des cellules et des données dans un tableur..Dans ce didacticiel, nous avons présenté le meilleur moyen de collaborer dans Google Sheets. En fait, il est très facile d'inclure d'autres utilisateurs dans votre feuille de calcul et de travailler ensemble sur des données. Invitez simplement quelques autres utilisateurs et commencez à travailler simultanément sur des feuilles de calcul.!
Sheets dispose de beaucoup de puissance pour gérer les données même si elles se trouvent directement dans votre navigateur Web. Voici d'autres tutoriels qui vous permettront de créer votre créativité avec des idées pour tirer le meilleur parti de Google Sheets:
Comment utilisez-vous les fonctionnalités de collaboration dans Sheets pour travailler avec les autres en temps réel? Faites-moi savoir dans les commentaires ci-dessous cet article et partagez une fonctionnalité préférée de Sheets avec vos collègues lecteurs Tuts +.
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