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Quand vous dirigez une petite entreprise, une chose est sûre: vous ne serez jamais à court de choses à faire..
Toutefois, l’allongement de la liste de tâches à effectuer présente le danger de perdre votre concentration. Vous vous dépêchez chaque jour pour accomplir des tâches, mais sont-elles les bonnes tâches? Avez-vous priorisé les choses qui contribueront réellement au succès à long terme de votre entreprise??
En effectuant un examen mensuel des activités, vous pouvez vous écarter de la lutte contre les incendies au quotidien et vous remettre sur la bonne voie..
Mais qu'est-ce que cet examen devrait impliquer exactement? Quels sont les domaines clés que vous devriez examiner chaque mois et quels types de questions devriez-vous poser? C'est ce que nous allons examiner dans ce tutoriel. Je vais passer en revue chaque étape en détail et j'ai également fourni une liste récapitulative des petites entreprises au format PDF à télécharger..
Liste de vérification mensuelle pour les petites entreprisesChaque entreprise devrait avoir un plan. Il ne doit pas nécessairement s'agir d'un plan commercial officiel de 30 pages avec des tableaux et des graphiques élégants, mais il doit expliquer clairement ce que fait votre entreprise, comment elle va attirer les clients, quels sont vos objectifs et comment vous allez les atteindre. buts.
Bien sûr, il y a beaucoup plus que cela. Si vous voulez plus de détails, consultez les tutoriels suivants:
Et si vous commencez tout juste avec votre plan, vous pouvez également trouver des modèles de plan d’affaires utiles sur Envato Market..
Une fois que votre plan est en place, la chose la plus importante que vous puissiez faire chaque mois est de l’examiner et de mesurer vos progrès. Certains propriétaires d’entreprise écrivent un plan dans un but précis, comme lever des fonds, puis le laissent pour ramasser la poussière sur une étagère. Mais pour être vraiment efficace, il doit être un document vivant..
Ainsi, chaque mois, passez en revue les objectifs à long terme que vous avez définis pour votre entreprise, ainsi que les objectifs plus immédiats que vous avez définis. Idéalement, vous devriez diviser vos objectifs à long terme en étapes à atteindre sur des périodes de plus en plus courtes. Les objectifs quinquennaux alimentent donc vos objectifs triennaux, annuels et mensuels.
Chaque mois, évaluez vos progrès par rapport aux objectifs les plus importants de votre plan d'entreprise, puis fixez-vous de nouveaux objectifs pour le mois à venir, qui correspondent à votre plan global..
De plus, n'oubliez pas de réévaluer le plan dans son ensemble. Demandez-vous si quelque chose d'important a changé au cours du mois. Avez-vous besoin de changer de direction ou d’ajouter quelque chose à votre plan? Vos objectifs doivent-ils changer? Que diriez-vous de votre proposition de valeur globale? Est-il arrivé quelque chose qui signifie que vous devez changer cela?
Il peut y avoir une tentation de s'en tenir au plan, peu importe ce que le changement peut donner l'impression d'être une faiblesse ou un aveu de défaite. Mais les meilleurs plans sont fluides et mis à jour pour tenir compte de l'évolution des situations, alors n'hésitez pas à apporter des modifications si nécessaire. En réfléchissant régulièrement à ces questions, vous veillerez également à ce qu’elles soient au centre des préoccupations tout au long du mois..
En ce qui concerne les finances de votre entreprise, les liquidités sont la chose la plus importante à surveiller. Cela est particulièrement vrai pour les très petites entreprises. Selon Dun & Bradstreet, 90% des faillites de petites entreprises sont causées par un faible flux de trésorerie.
Après tout, les grandes entreprises peuvent disposer de réserves importantes et, en cas de crise, elles peuvent généralement emprunter davantage ou lever des fonds autrement. Mais les petites entreprises ont souvent des options limitées. Si vous manquez d'argent, la partie est finie, même si vous faites tout le reste.
Vérifiez donc votre flux de trésorerie chaque mois et prévoyez-le pour le mois à venir pour vous assurer de ne pas manquer. Selon ce document de Bank of America, le taux de survie des entreprises qui planifient leurs flux de trésorerie mensuels est de 80%, contre 36% pour celles planifiant une seule fois par an..
Pour être clair, le flux de trésorerie est simplement le flux d’argent entrant et sortant de votre entreprise. Lorsque vous recevez de l'argent de vos clients, vous obtenez un flux de trésorerie positif. lorsque vous devez le payer sous forme de loyer, salaires, fournitures ou autres dépenses, vous obtenez un flux de trésorerie négatif.
La différence entre les flux de trésorerie et les bénéfices dépend principalement du timing. Pensez à votre vie personnelle pour comprendre la différence. Si vous recevez un salaire mensuel de 3 000 dollars et que vous devez payer un loyer et d’autres dépenses de 2 000 dollars, vous gagnerez 1 000 dollars. Mais que se passe-t-il si votre loyer arrive à échéance avant que votre chèque de règlement ne touche votre compte bancaire? Tu as des problèmes. Même si vous gagnez plus que ce que vous dépensez, vous êtes en crise de trésorerie et il est peu probable que votre propriétaire comprenne.
La même chose peut arriver avec une entreprise. En fait, c'est encore plus probable, car les entreprises doivent souvent investir dans des équipements et des matières premières et effectuer des paiements réguliers pour le loyer et le personnel, mais ne peuvent être payées par les clients qu'un mois ou deux après l'envoi d'une facture..
Ainsi, chaque mois, analysez les flux de trésorerie de votre société pour le mois précédent et prévoyez vos flux de trésorerie pour le mois à venir. Essayez de vous préparer au pire et, si vous prévoyez des crises potentielles, cherchez des moyens de retarder les dépenses ou d'accélérer les entrées de fonds..
Pour en savoir plus sur la gestion efficace des flux de trésorerie, sur leur prévision précise et sur les mesures que vous pouvez prendre en cas de problème, consultez le didacticiel suivant:
Nous vivons à l'ère des données. Même si vous dirigez une petite entreprise et que vous n'avez pas investi dans des solutions complexes de «données volumineuses», la quantité de données instantanément disponible est probablement inférieure à ce que les propriétaires d'entreprise pouvaient accéder aux générations précédentes..
Dans un tel contexte, le plus difficile n'est pas de trouver des données, mais de décider sur quoi se concentrer. La meilleure chose à faire est donc de choisir des indicateurs clés qui définissent le succès de votre entreprise..
Si vous ne souhaitez pas conserver vos clients existants, par exemple, vous pouvez suivre votre taux de résiliation mensuel. Si vous investissez dans les efforts de marketing pour atteindre de nouveaux clients et que vous souhaitez évaluer leur succès, vous pouvez vous pencher sur des éléments tels que le coût d'acquisition client ou la valeur à vie d'un client. Si vous souhaitez devenir plus efficace dans vos processus de production, vérifiez peut-être votre rotation des stocks ou l'utilisation de vos capacités..
Si vous n'êtes pas sûr de la nature de ces métriques ou de la manière de les calculer, vous pouvez trouver des définitions et des formules pour celles-ci et bien d'autres dans notre série sur les métriques clés que chaque entreprise devrait suivre:
Quelle que soit la métrique choisie comme la plus pertinente pour votre entreprise, proposez un moyen rapide et sans douleur de les rassembler dans un tableau de bord pour examen chaque mois. Ensuite, définissez des objectifs, puis chaque mois, vous pourrez évaluer vos progrès et les actions à prendre si vous ne les atteignez pas..
Comment sont vos clients? A quoi pensent-ils? Sont-ils satisfaits du service que vous fournissez??
Si vous n'avez pas de réponses immédiates à ces questions, vous risquez de manquer quelque chose d'important. Après tout, de nombreux clients ne prennent pas le temps de vous faire savoir qu'ils sont malheureux, ils vont simplement ailleurs. Si vous pouvez identifier les problèmes à l’avance, vous avez une chance de les résoudre et de satisfaire le client. Vous pouvez également découvrir des opportunités, telles que de nouveaux services qu'un client aimerait vous offrir. Vous ne savez jamais jusqu'à ce que vous demandez.
Bien sûr, il y a un équilibre à trouver. Vous ne voulez pas être comme ces serveurs qui interrompent votre repas cinq fois pour demander si tout va bien. Il peut être exagéré de toucher chaque mois chaque client. Toutefois, si vous avez 20 clients importants, il serait bon de contacter quelques-uns chaque mois et de vous assurer de prendre contact avec chacun d'eux au moins une fois par an..
Si vous avez une clientèle plus nombreuse, vous pouvez envoyer des enquêtes périodiques. Pour en savoir plus sur la conception de ces enquêtes, consultez les didacticiels suivants:
Mais ne sous-estimez pas non plus l'attrait d'un email personnel. Imaginez comment vous vous sentiriez si vous receviez un email authentique du PDG d'Apple, Tim Cook, en train de vérifier et de vous demander si vous aviez des commentaires sur votre iPhone. Il est clair que ce type de solution n’est pas très évolutif, mais il peut révéler des informations intéressantes, vous aider à garder le pouls au fil du temps et à établir de solides relations avec les clients..
Ainsi, chaque mois, passez en revue votre engagement client au cours de la période précédente. Avez-vous atteint vos objectifs pour atteindre vos clients? Le processus a-t-il révélé des problèmes ou des opportunités? Quelles actions allez-vous entreprendre en réponse? Et que ferez-vous pour interagir avec vos clients dans les mois à venir??
Maintenant que nous avons vérifié notre clientèle actuelle, il est temps de contacter de nouveaux clients également. Quel que soit le degré de satisfaction de vos clients existants, il est toujours possible qu'ils arrêtent ou réduisent leurs dépenses, même pour des raisons totalement indépendantes de votre service. Vous aurez donc besoin d'un nombre constant de nouveaux clients pour maintenir votre entreprise, et vous en aurez encore plus si vous voulez croître..
Cela signifie que le marketing doit être une préoccupation constante et que vous devez vous y rendre tous les mois. Qu'avez-vous fait pour faire passer le mot? Quelle a été son succès? Qu'avez-vous appris et que pourriez-vous faire différemment? Avez-vous besoin d'investir davantage dans vos efforts de marketing, que ce soit en temps ou en argent? Qu'allez-vous vous engager à faire dans les mois à venir?
Pour en savoir plus sur la conception de vos plans marketing et sur la mesure du succès de vos efforts, consultez:
Bien entendu, le résultat net de votre entreprise est le profit. Les entreprises exercent leurs activités en vendant des produits ou des services à un prix supérieur au coût total de leur production. Les entreprises en démarrage peuvent survivre pendant un certain temps sans faire de profit, mais le profit doit venir à terme.
La dernière chose à faire chaque mois consiste donc à vérifier les revenus, les dépenses et les bénéfices de votre entreprise par rapport à vos objectifs. Comme pour les autres éléments, soyez honnête dans votre évaluation des progrès et n’ayez pas peur de réévaluer vos objectifs chaque fois que cela est nécessaire. Si vous manquez de ce dont vous croyez avoir besoin, ces informations devraient être intégrées à vos autres objectifs pour l'entreprise. Vous pouvez par exemple trouver des moyens de réduire les coûts ou de planifier une campagne de marketing pour gagner de nouvelles affaires.
Pour plus d'informations sur l'évaluation des résultats de votre entreprise, consultez les didacticiels suivants:
Alors maintenant, vous voyez les choses les plus importantes à vérifier tous les mois lorsque vous passez en revue votre petite entreprise et ses progrès..
La prochaine étape consiste à programmer chaque mois une période dans votre calendrier pour mener à bien ce processus. Une fois que vous avez défini les paramètres, vous ne devriez pas tarder à consulter la liste de contrôle des petites entreprises tous les mois et à vous assurer que vous êtes sur la bonne voie. Mais il est facile de laisser quelque chose comme ce bordereau, alors assurez-vous de définir un rendez-vous périodique dans votre calendrier et conservez ce rendez-vous avec vous-même. Il est judicieux de procéder à l’examen à la fin de chaque mois et de fixer de nouveaux objectifs pour le mois à venir, mais vous pouvez bien entendu le faire tous les jours qui vous conviennent. L'important est que ce soit un engagement régulier.
N'oubliez pas non plus que cette liste de contrôle n'est qu'un point de départ. Dans ce tutoriel, nous avons abordé les éléments les plus importants pour une petite entreprise en général, mais vous devriez passer un peu de temps à réfléchir à votre propre entreprise et aux éléments spécifiques que vous souhaitez suivre..
Si vous êtes responsable de nombreuses données client, par exemple, vous pouvez vérifier la sécurité de ces données tous les mois et vous assurer que vous avez mis en place les mesures nécessaires pour la protéger. Si vous travaillez dans un secteur en évolution rapide où la formation aux nouvelles compétences ou aux logiciels est importante, vous voudrez peut-être garder une trace de la quantité de formation que vous et votre personnel avez terminée..
Ces éléments pourraient facilement être traités dans le cadre de la révision du plan d'affaires général, mais les retirer pour les suivre séparément peut vous aider à vous concentrer davantage sur ces éléments et à vous assurer de les traiter sérieusement..
Alors c'est tout! J'espère que ce tutoriel vous a été utile. Si vous avez d'autres suggestions d'éléments à ajouter à une liste de contrôle mensuelle pour les petites entreprises, ajoutez-les dans les commentaires ci-dessous..
Accentsconagua