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Si vous exploitez votre propre entreprise en ligne, il n'y a pas de journée qui passe à dire: «Je ne suis pas si occupé aujourd'hui."
Étaient toujours occupé!
Il n'y a jamais une pénurie de choses à faire. Pour chaque tâche que nous avons rayée de notre liste de contrôle, il y en a quatre autres à ajouter à notre assiette. Nous travaillons de longues heures, sacrifiant souvent des choses comme un «week-end de détente» (qu'est-ce que c'est?) Et un happy hour au bar avec des amis.
Mais lorsque vous prenez du recul et que vous évaluez votre entreprise - la situation dans son ensemble - que voyez-vous??
Votre entreprise est en croissance? Est-ce que cela devient plus efficace? Votre résultat net augmente-t-il de mois en mois ou reste-t-il inchangé??
Pour de nombreux propriétaires d’entreprises en ligne, en particulier les pigistes, vous pouvez avoir l’impression que vous travaillez à la place. Vous maintenez votre opération à flot, mais vous manquez de temps et d'énergie pour vous concentrer sur l'amélioration des choses..
Vous avez quitté votre emploi pour créer votre propre entreprise, mais vous réalisez que tout ce que vous avez créé est un nouvel emploi pour vous-même, sans la liberté que vous aviez initialement recherchée..
Semble familier? C'était bien le cas pour moi. C'est ce qui m'a amené à commencer à construire des systèmes dans mon entreprise, ce qui me permet de me concentrer sur une vue d'ensemble: faire évoluer, grandir et faire avancer les choses.
Cet article vous aidera à commencer à systématiser votre entreprise et à la transformer en une machine capable de fonctionner de manière autonome, avec le contrôle du navire..
Maintenant que vous pensez au long jeu, prenez une minute pour visualiser l’évolution de votre entreprise au cours des six prochains mois, des trois prochaines années…
Grâce à la systématisation, j'ai pu faire la transition du travail client au produit de construction.
Si vous dirigez un cabinet de conseil, votre vision pourrait inclure des choses comme attirer plus de clients ou attirer des clients plus importants avec des projets à budget plus important. Cela pourrait vous amener à développer votre personnel au-delà de vous-même et à passer de pigiste en solo à une petite agence..
Ou, si vous êtes comme moi, vous pourriez songer à abandonner le travail de conseil pour vous concentrer davantage sur la vente de produits. Grâce à la systématisation, j'ai pu faire la transition du travail client au produit de construction. En fait, un de ces produits, SweetProcess, est né de mon besoin de systématisation. Plus sur cela plus tard…
L’essentiel est la suivante: vous ne pouvez pas commencer à faire progresser votre entreprise avant d’avoir établi la direction dans laquelle vous vous dirigez. Prends du temps - oui, inscrivez-le dans votre calendrier - de réfléchir sérieusement à votre situation actuelle et à votre avenir l'an prochain.
Prêt à commencer le processus de systématisation de votre entreprise? Commencez par identifier les fruits à portée de main ou les tâches qui se posent à maintes reprises, dévorant un temps précieux dans votre routine quotidienne ou hebdomadaire. Ce sont des cibles de choix pour la systématisation.
Il peut être tentant de penser que chaque jour est différent, chaque projet est différent, chaque client est différent. Vous pourriez penser que rien ne peut être «normalisé» dans votre entreprise. Tout ce que vous faites est unique.
Mais une fois que vous y réfléchissez vraiment, vous seriez surpris de voir combien de tâches répétitives font surface. Prenez du recul et examinez ce sur quoi vous avez travaillé aujourd'hui. Regardez ce que vous avez fait hier. Regardez la liste des choses sur lesquelles vous avez travaillé la semaine dernière. Il y a probablement beaucoup de tâches qui peuvent être transformées en systèmes.
Voici quelques exemples qui s'appliquent à presque toutes les entreprises:
Voici quelques exemples qui pourraient s'appliquer si vous êtes un développeur Web:
Voici quelques idées pour les concepteurs, illustrateurs ou photographes:
Et quelques idées si vous êtes un écrivain ou un blogueur:
La liste sera longue pour votre entreprise et votre façon de faire les choses. L'idée est de commencer à identifier les tâches qui peuvent être systématisées - et finalement déléguées - à quelqu'un d'autre à gérer pendant que vous vous concentrez sur des tâches plus importantes..
Maintenant que vous avez identifié quelques tâches pouvant être systématisées, il est temps de commencer à les documenter dans des procédures pas à pas..
Ces procédures deviendront la colonne vertébrale de votre entreprise. ils serviront de manuel d’exploitation pour que votre entreprise continue à fonctionner. Vos procédures deviendront un atout essentiel pour votre entreprise, car les futurs employés compteront sur elles pour exécuter leurs tâches. Cela facilitera également le processus d'embauche et de formation des nouveaux employés, en évitant les revers habituels liés au roulement du personnel..
Lors de la documentation des procédures, la clé doit être aussi détaillée que possible. Aucun détail n'est trop évident ou explicite.
Même si vous n'êtes encore qu'une personne, il est important de commencer à documenter vos procédures le plus tôt possible. Cela vous aidera à préparer le terrain en vue de l'embauche de votre premier employé. En fait, lorsque j’étais tout seul, j’ai constaté que cet exercice de documentation de mes procédures me faisait réaliser à quel point mon travail pouvait et devait être sous-traité. Cela m'a fait passer à l'étape suivante beaucoup plus rapidement que prévu.
Lors de la documentation des procédures, la clé doit être aussi détaillée que possible. Aucun détail n'est trop évident ou explicite. Incluez chaque étape, sous-étape et explication lorsque vous documentez votre procédure.
J'aime commencer par donner un «aperçu général» de la procédure, afin de donner à la personne un certain contexte pour expliquer pourquoi cette procédure est importante et quel est le résultat souhaité. Ensuite, je commence par le début et j'inclus chaque étape pour y arriver..
À titre d'exemple du type de détail que j'inclus, voici une procédure publique que j'ai créée il y a quelques semaines sur la façon de configurer et de lancer un nouveau podcast..
Il est extrêmement important que vos procédures ne soient pas simplement un long document texte dépourvu de visuel. Les longs blocs de texte sont incroyablement difficiles à suivre et rendent trop facile pour une personne de sauter par erreur un détail important.
C'est pourquoi je vous recommande toujours d'inclure des images (captures d'écran) et / ou des vidéos pour ajouter de la clarté à chaque étape. Si votre équipe travaille à distance et que la plupart des entreprises en ligne le font de nos jours, vous savez à quel point il est important de faire passer votre message de manière visuelle, car vous n'avez pas le luxe de rester assis à côté de la personne et de lui montrer comment faire..
J'essaie d'inclure au moins une capture d'écran à chaque étape. Sur le Mac, je fais une capture d'écran rapide et je les fais glisser dans SweetProcess, mon outil de création de procédures. J'aime aussi ajouter des notations aux images, comme des boîtes et des flèches. Pour cela, je vais utiliser les outils de notation intégrés à SweetProcess, ou parfois des outils externes tels que Clarify..
Lorsque je veux vraiment m'assurer de bien comprendre mon point de vue, je vais enregistrer une vidéo de screencast et l'intégrer à une étape particulière de la procédure. Il existe divers outils facilitant l'enregistrement de vidéos screencast. Pour les enregistrements courts (moins de 5 minutes), j'aime bien Screenr car il est basé sur un navigateur et se lance facilement. Pour les enregistrements plus longs, j'utilise ScreenFlow sur Mac. Camtasia est une bonne alternative pour ceux qui utilisent Windows.
Au début, c'est toujours une bonne idée d'exécuter les procédures vous-même, comme vous l'avez fait auparavant. Seulement maintenant, veillez à suivre les procédures que vous avez créées pour confirmer que vous n'avez omis aucun détail. Chaque fois que je fais cela, je trouve au moins une chose que j'ai oublié d'inclure.
Embauché votre premier employé ou un assistant virtuel? Apporté dans un entrepreneur? Maintenant il est temps de leur donner quelque chose à faire!
Heureusement que vous avez documenté quelques procédures. Envoyez-leur une procédure et dites-leur de la suivre chaque fois qu'ils exécutent cette tâche..
Maintenant que vous avez commencé à déléguer ces procédures, vous devriez commencer à ressentir un sentiment de soulagement. Les choses se font, mais prennent moins de votre temps, ce qui vous a libéré pour vous concentrer sur des activités plus importantes.
Mais votre travail est loin d'être terminé! Vous devez surveiller en permanence vos systèmes et processus, les peaufiner et les améliorer pour les rendre plus efficaces..
Il y a plusieurs moyens de le faire:
Y at-il des étapes qui font trébucher votre équipe? Certains aspects ont-ils été mal faits? Celles-ci révèlent les zones immédiates où vous pouvez dépanner vos procédures. Cherchez des moyens d'ajouter plus de clarté ou de remédier aux malentendus courants.
Vous devez surveiller en permanence vos systèmes et processus, les peaufiner et les améliorer pour les rendre plus efficaces..
À mesure que le temps passe, vous allez vous attarder sur les nuances de la façon dont les choses fonctionnent «sur le terrain». C'est bon. Cela signifie que vous vous concentrez sur de grandes choses, ce que vous êtes censé faire.
Heureusement, vous avez quelqu'un qui a une connaissance intime des nuances de vos procédures: vos employés qui les exécutent! Donnez-leur les moyens de faire des suggestions sur les moyens d’améliorer les procédures s’ils rencontrent un meilleur moyen de le faire. Demandez-leur de laisser des commentaires sur la procédure elle-même ou envoyez simplement leurs suggestions directement à vous..
Dans le monde en ligne, les choses vont vite. De nouveaux outils deviennent de plus en plus disponibles et rendent nos travaux infiniment plus faciles qu’auparavant. Vos procédures peuvent bénéficier de nouveaux outils au fur et à mesure de leur commercialisation.
Surveillez-les toujours et demandez à vos employés de les surveiller également. Au cours d'une année, vous pourrez trouver un nouvel outil ou une nouvelle technique capable de réduire en plusieurs étapes vos procédures, ce qui rendra votre entreprise plus efficace..
Avec une bibliothèque de procédures d'exploitation standard alimentant votre entreprise, vous avez construit une machine qui fonctionne toute seule! Vous avez préparé le terrain pour une phase passionnante d'évolutivité et de croissance.
Alors, où vas-tu d'ici?
En tant que propriétaire d'entreprise, vous pouvez cesser de travailler dans votre entreprise. Maintenant, vous pouvez commencer à travailler sur votre entreprise.
Avec votre liberté retrouvée, vous pouvez consacrer plus de temps à des tâches telles que:
Vous avez des questions ou des suggestions sur la manière dont nous pouvons systématiser nos activités en ligne? Parlons-en dans les commentaires!
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