Comment trier les données dans des feuilles de calcul Excel (la bonne façon)

Ainsi, vous recevez une feuille de calcul Excel avec des milliers de lignes et vous vous rendez compte que les données sont en panne. Vous aurez peut-être besoin de la trier en fonction des noms contenus dans une colonne ou en triant les données de la plus grande à la plus petite..

À première vue, le tri des données est une tâche simple dans Excel et l'application facilite certainement le tri simple. Cependant, vous disposez de beaucoup plus de pouvoir pour trier et réorganiser les données de vos feuilles de calcul. Voici trois techniques de tri de données Excel que vous allez apprendre dans ce tutoriel:

1. Trier les données simplement en quelques clics.
2. Définir plusieurs règles de tri en cascade, telles que le tri alphabétique par état, puis par comté.
3. Créez des tris totalement personnalisés pour classer vos données selon les règles que vous avez définies.

Le tri des données peut parfois sembler un peu dangereux. Et si vous ne triez qu'une seule colonne et que les données sont mal alignées? Je vais vous montrer comment éviter cela. Commençons.

Comment trier les données dans votre feuille de calcul Excel (Quick Video)

Ce screencast couvre plusieurs techniques de tri de vos données. Regardez cette vidéo de trois minutes pour apprendre rapidement ces flux de travail professionnels Excel. Nous allons commencer par un tri simple et passer à des techniques plus avancées pour vous assurer que vous pouvez toujours trier les données comme vous le souhaitez.

 

Continuez votre lecture pour un guide pas à pas sur la manière de trier les données dans des feuilles de calcul Excel, en utilisant des techniques simples à avancées.

Exemple de données (téléchargement gratuit du classeur Excel)

Dans le cadre de ce tutoriel, j'ai créé un classeur sur lequel vous pouvez travailler tout en apprenant le tri des données.. Téléchargez le cahier d'exercices gratuitement, et l'utiliser pendant l'apprentissage du tri dans Excel. 

1. Un tri simple dans Excel

Le tri peut être un processus très simple, en deux clics, pour réorganiser les données de votre feuille de calcul. Apprenons comment.

Dans un classeur Excel, commencez par cliquer dans une cellule de la colonne à trier. Maintenant, assurez-vous que vous êtes sur la Accueil onglet du ruban d'Excel, et trouvez le Trier et filtrer bouton à l'extrême droite.

le Trier et filtrer bouton vit à l'extrême droite de l'onglet Accueil du ruban.

Notez que dans les options de tri, vous pouvez trier le texte "de A à Z" ou "de Z à A." Ces options simples trieront alphabétiquement les données Excel dans un sens ou dans l’autre, en fonction de l’option choisie..

Lorsque vous triez des données dans Excel, la ligne entière est en cours de tri. Essentiellement, la colonne que vous sélectionnez sera la "clé" utilisée par Excel pour décider du tri des données, mais chaque ligne est un enregistrement qui doit rester groupé..

Selon les données que vous avez sélectionnées, vous pouvez trier par ordre alphabétique ou numérique. Si votre colonne contient des valeurs numériques, vous pouvez trier du plus petit au plus grand, tandis que les données de texte seront triées par ordre alphabétique..

Dans l'exemple ci-dessus, les options de tri ont été modifiées car j'ai sélectionné une colonne avec des nombres..

C'est vraiment si facile d'effectuer un tri de base. Il suffit de cliquer à l'intérieur d'une colonne de données, de choisir une option de tri et Excel réorganise les données dans une feuille de calcul..

J'ai trié les données de cette feuille de calcul en fonction du client en seulement deux clics.

Conseil rapide: Essayez également de trier en faisant un clic droit dans une colonne et en choisissant Trier et en sélectionnant comment vous voulez trier les données d'origine.

2. Comment ne pas trier vos données Excel

Il est également important de connaître l'un des moyens les plus dangereux de trier les données dans Excel, une méthode qui peut détruire vos données d'origine..

Le problème se produit lorsque vous avez une grande feuille de calcul, mais que vous ne triez accidentellement qu'une seule colonne de données. Chaque ligne de données dans Microsoft Excel est en réalité un enregistrement qui devrait rester identique, ligne après ligne.. 

Dans la capture d'écran ci-dessous, j'ai codé les lignes par couleur afin que vous puissiez voir le danger de mettre en surbrillance et de trier uniquement les données d'une colonne..

Dans cet exemple, j'ai codé les couleurs dans les lignes afin que nous puissions nous assurer que nos données sont correctement triées. Si les données sont triées correctement, les couleurs doivent s’étendre sur toutes les lignes sans aucune rupture..

La grosse erreur des utilisateurs d'Excel est de ne sélectionner qu'une seule colonne lors du tri et de choisir l'option incorrecte dans la fenêtre suivante..

Excel tente même de nous avertir, avec une fenêtre étiquetée Trier l'avertissement. La fenêtre contextuelle a des choix pour Élargir la sélection (choisissez celui-ci!) ou Continuer avec la sélection actuelle.

J'ai toujours pensé que les choix que cette fenêtre vous donne ne sont pas parfaitement clairs. Sachez simplement que vous voudrez utiliser Élargir la sélection pour vous assurer qu'Excel inclut toutes les colonnes lors du tri des données.

Pour des raisons de test, voyons ce qui se passe lorsque nous avons sélectionné une seule colonne et choisi la Continuer avec la sélection actuelle type de tri.

L'utilisation de l'option Continuer avec la sélection en cours ne permet de trier qu'une seule colonne de données, ce qui ruinera votre feuille de calcul d'origine..

Dans la capture d'écran ci-dessous, vous pouvez voir à quel point ce type de problème est problématique. Bien que le Montant facturé colonne a été triée du plus petit au plus grand, toutes les autres colonnes sont restées en place. Cela signifie que nos données ne sont plus correctes.

Comme vous pouvez le constater à partir des couleurs en conflit, seules les données du Montant facturé colonne a été triée, la feuille de calcul est maintenant incorrecte.

En résumé, il y a deux clés "ne sont pas" en ce qui concerne le tri des données:

1. Ne commencez pas par mettre en évidence une seule colonne dans votre feuille de calcul.
2. Ne pas utiliser le Continuer avec la sélection actuelle option si vous travaillez avec une seule colonne, assurez-vous d'étendre votre sélection de données.

3. Tri avancé des données Excel

Jusqu'à présent, un tri simple nous a permis de trier un seul type de données. Et si nous voulions prendre en compte deux types de données dans notre tri?

Et si on voulait…

• Trier alphabétiquement par l'état, puis par le comté dans un tableur.
• Triez alphabétiquement par nom de client, puis par type de projet que nous avons réalisé pour eux..
• Triez nos clients dans une liste par ordre alphabétique, puis par montant pour chaque projet, du plus grand au plus petit..

La réponse à toutes ces questions est un tri avancé, dans lequel vous pouvez définir plusieurs niveaux de tri des données. Passons en revue ce dernier exemple en utilisant les exemples de données..

Pour commencer, cliquez quelque part à l'intérieur de vos données et trouvez le Trier et filtrer option, puis choisissez Tri personnalisé.

Accédez aux options de tri avancées en choisissant Trier et filtrer> Tri personnalisé.

Sur cette fenêtre, nous pouvons ajouter plusieurs niveaux de tri. Commencez par cliquer sur l’option déroulante à côté de Trier par et choisissez une colonne que vous souhaitez trier.

Dans mon cas, je choisirai Client dans le menu déroulant, et laissez la Trier sur réglé sur Valeurs, et Ordre régler sur A à Z. En clair, cela permet de trier la feuille de calcul Excel en fonction de l'ordre alphabétique..

Maintenant, cliquons sur Ajouter un niveau. Cela créera une nouvelle ligne dans les options de tri et nous permettra d'ajouter un deuxième niveau d'organisation..

Je peux maintenant choisir Montant facturé à partir de la deuxième liste déroulante. La combinaison de ces deux règles commence par un tri en fonction du nom du client, puis par le montant facturé pour chaque projet..

Vous pouvez continuer à ajouter autant de niveaux que vous le souhaitez dans cette fenêtre de tri avancé. La séquence des lignes est importante. vous pouvez déplacer une ligne vers le haut pour trier d'abord en fonction du montant facturé, par exemple, puis par client.

Une fois que nous pressons D'accord, Excel va trier la feuille de calcul en fonction des règles que nous avons créées dans cette fenêtre.

Pointe: Pour un tri encore plus poussé, essayez de changer le Trier sur menu déroulant pour changer votre tri en fonctions avancées, comme le tri en fonction de la couleur de la cellule.

Le tri avancé vous permet de créer deux niveaux d’organisation des données dans votre feuille de calcul. Si le tri sur un seul facteur ne suffit pas, utilisez un tri avancé pour ajouter de la puissance..

Récapitulatif et continuer à apprendre

Le tri est une autre compétence que les auteurs de feuilles de calcul garderont à portée de main dans leur classeur Excel. Lorsque vous devez reséquencer les données dans une feuille de calcul, couper et coller des lignes dans un ordre particulier prend trop de temps. Le tri est donc un impératif..

Comme toujours, vous pouvez vous appuyer sur les compétences acquises aujourd'hui en vous plongeant dans d'autres didacticiels Excel de qualité. Consultez les liens ci-dessous:

• Le tri des données est une compétence puissante, mais vous aurez parfois besoin de résumer et de comprendre les jeux de données à l'aide de tableaux croisés dynamiques..
• Voici un résumé de plusieurs didacticiels de tri pour le cas où vous souhaitez apprendre cette compétence depuis une autre source..
• Apprenez à travailler avec des formules Excel dans Comment gérer vos formules Excel.

Comment triez-vous vos données? Utilisez-vous des méthodes simples ou l’outil de tri avancé pour assurer un tri parfait à chaque fois??