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Les données envahissent le monde. Et souvent, nous en avons tellement qu’il est difficile de trouver un sens à la compréhension de la situation..
Les feuilles de calcul constituent l’un des meilleurs moyens d’analyser les ensembles de données pour en déterminer la structure et la facilité d’utilisation. Cependant, de nombreux ensembles de données sont trop volumineux pour que vous puissiez vous y retrouver facilement. Vous avez besoin de moyens pour trouver les données que vous recherchez et pour réduire le jeu de données..
Dans ce didacticiel, vous apprendrez à appliquer un filtre Google Sheets pour limiter les données que vous consultez. Ensuite, vous apprendrez les secrets de l’utilisation de la fonction de tri Google Sheets pour placer les données dans l’ordre dans lequel vous souhaitez les voir..
Dans la capture d'écran ci-dessous, je vais vous guider dans le tri et le filtrage des données dans les feuilles. Vous verrez les meilleures pratiques pour appliquer le filtrage et le tri directement à l'intérieur des feuilles..
Continuez à suivre pour un regard illustré sur ces techniques clés de feuilles: trier et filtrer vos données.
Pendant que vous suivez ce didacticiel, n'hésitez pas à suivre mes exemples en utilisant un exemple de jeu de données. J'ai préparé des exemples de données que vous pouvez utiliser pour essayer de trier et de filtrer des feuilles.
Téléchargez le fichier ici, téléchargez-le sur Sheets et utilisez-le pour appliquer les techniques que je décris dans ce tutoriel..
Tri les données dans les feuilles est tout au sujet de changer l'ordre dans lequel les données dans votre feuille de calcul apparaît dans.
Quand je pense au tri, je pense à deux facteurs clés:
Une des clés du tri consiste à s’assurer qu’un tout tris de table ensemble. En règle générale, chaque ligne d'une donnée peut être considérée comme un "enregistrement" ou un point de données unique. Chaque ligne contient un point de données et chaque colonne a un attribut différent ou une manière de décrire ces données..
Par exemple, chaque ligne de votre feuille de calcul peut représenter une vente que vous avez effectuée à un client de votre boutique en ligne. Ensuite, chaque colonne (attribut) va capturer un détail clé sur la vente, comme l'heure à laquelle il a été effectué, l'adresse du client et le montant total de la vente..
Dans les exemples de données inclus dans ce didacticiel, chaque ligne est un "enregistrement" d'un employé que nous recrutons et chaque colonne a un attribut qui décrit ce candidat..Lorsque vous triez ces données, il est essentiel qu'elles restent regroupées correctement. Si vous ne triez que la colonne contenant le montant de la vente, vos données ne correspondent plus! Une vente de 100 $ est maintenant affectée au mauvais client, par exemple.
C'est pourquoi le tri des données est essentiel. Passons en revue quelques exemples ci-dessous.
L'une des tâches de tri Google Sheets les plus courantes consiste à trier vos données de A à Z. Cela facilite généralement la lecture des données et simplifie également la recherche de lignes spécifiques que vous savez que vous recherchez..
Avant de commencer à faire un tri, ma première étape est de toujours mettre en évidence les toute la table. Cela minimise les chances que nous triions accidentellement par la mauvaise colonne ou que nous ne triions qu'une partie des données..
Une fois que vous avez mis l’ensemble des données en surbrillance, allez à la Données> Plage de tri option de menu, comme vous pouvez le voir dans la capture d'écran ci-dessous.
Une fois que vous avez mis la table de données en surbrillance, allez à Données> Plage de tri pour commencer à trier vos données en utilisant l'outil easy Sheets.Même s'il existe des options intégrées pour trier de A à Z ou de Z-A, il est beaucoup plus facile d'utiliser l'outil intégré aux feuilles pour le tri. Dans la capture d'écran ci-dessous, vous pouvez voir un exemple typique d'application d'un tri. Vous pouvez simplement choisir la colonne à laquelle vous souhaitez appliquer le tri.
Assurez-vous également que vous triez dans la "direction" souhaitée. Pour les données de texte, vous pouvez trier alphabétiquement (A à Z) ou inverser par ordre alphabétique (Z-A.)
Choisissez la colonne sur laquelle vous souhaitez trier vos données, ainsi que la direction dans laquelle vous souhaitez trier vos données, comme alphabétique ou alphabétique inverse..Une fois que vous faites cela, vous constaterez que vos données sont triées, saines et sauves! Notez dans la capture d'écran ci-dessous que nous avons trié nos données en fonction du nom de l'entreprise pour laquelle le candidat travaille..
Maintenant que nous avons trié en fonction de la colonne Société, notez que les lignes sont placées dans l'ordre en fonction de la séquence alphabétique de la société..C'est également une bonne idée de garder un œil sur vos données lorsque vous les triez. Dans le pire des cas, vous ne triez que un colonne, tandis que le reste des données reste en place. Dans la capture d'écran ci-dessus, le fait que la colonne ID ne soit plus (1, 2, 3, 4…) dans l'ordre indique que toutes les colonnes des données déplacées en même temps.
Et si vous voulez trier selon deux catégories? Par exemple, dans nos données sur les employés, nous souhaitons peut-être effectuer un tri en fonction de leur niveau d’intérêt, puis du nom de leur entreprise. Essayons un exemple comme ça.
Avec les données en surbrillance, retournez à la Données> Plage de tri menu. Cette fois, cliquez pour Ajouter une autre colonne de tri d'ajouter un deuxième critère pour votre tri de données. Maintenant, vous pouvez trier selon plusieurs règles.
Dans ce menu, l'ordre est important. Notez que la première règle dit "Trier par", et puis la deuxième règle dit "puis par." Dans l'exemple ci-dessous, le menu a été trié par ordre alphabétique, puis par société alphabétiquement..
Cliquez sur ajouter une autre colonne de tri pour vous donner plusieurs règles de tri pour vos données.Utilisez ces tris multi-niveaux pour vraiment spécifier comment les données finies doivent apparaître. Vous pouvez ajouter autant de règles de tri que vous le souhaitez pour que l'ordre des données soit correct..
Pendant que le tri change l’ordre et la séquence des données dans une feuille de calcul, filtration modifie les données actuellement visibles dans la feuille de calcul. Apprenons à appliquer les filtres Google Sheets pour affiner les données en vue..
Pour commencer à ajouter des filtres, mettez en surbrillance votre table de données. Ensuite aller à Données> Créer un filtre dans le menu Feuilles.
Maintenant que vous avez activé le filtrage, vous verrez une petite icône dans le coin supérieur droit de l'en-tête. Cliquez sur cette icône pour afficher la liste des valeurs figurant dans cette colonne dans le menu contextuel, comme vous pouvez le voir sur la capture d'écran ci-dessous..
Cliquez sur l'icône dans l'en-tête de la colonne pour choisir le type de limitation de données..Dans cette fenêtre contextuelle, activez ou désactivez simplement les critères auxquels vous souhaitez que vos données répondent. Lorsque vous appuyez sur D'accord, la feuille de calcul sera réduite pour afficher uniquement les données correspondant à ces règles de filtrage Google Sheets.
Tout comme le tri, vous pouvez empiler plusieurs niveaux de filtrage. Dans l'exemple ci-dessous, j'ai ajouté un filtre à la Note salariale colonne.
Cet exemple illustre parfaitement l'utilité du filtrage pour donner un sens à un ensemble de données. En combinant un filtre "intérêt" et un filtre "salaire", j'ai une liste raffinée de deux candidats sur un maximum de 100.
Il est important de noter que le filtrage des données ne les supprime pas. Il est toujours dans les coulisses et attend de s'afficher à nouveau lorsque vous modifiez les paramètres de filtrage..
Tenez compte des éléments à prendre en compte lorsque vous travaillez avec des données filtrées: vous devez faire attention aux données que vous laissez dans les coulisses. Je ne peux pas vous dire combien de fois j'ai travaillé dans une feuille de calcul et manqué le fait que des données étaient "manquantes" car elles ont été supprimées de la vue de filtre Google Sheets..
Je garde toujours un œil sur deux choses si les données n'ont pas de sens:
Notez sur cette capture d'écran que les numéros de ligne (en dehors de la feuille de calcul, à l'extrême gauche), ne sont plus en séquence, ainsi que l'icône de filtrage située au-dessus de la colonne F.Ces deux astuces sont parfaites pour que vous ne manquiez jamais de données dans le tableur..
Le filtrage et le tri sont des outils essentiels pour réduire et sélectionner les données. Consultez les didacticiels ci-dessous pour plus de conseils sur l'utilisation des feuilles pour l'examen et l'analyse des données..
Vous venez d'apprendre à utiliser le filtre et le tri dans Google Sheets. Comment gérez-vous le travail dans d'énormes ensembles de données? Utilisez-vous les outils de tri et de filtrage Google Sheets de Google Sheets pour affiner vos ensembles de données ou utilisez-vous d'autres outils d'analyse??
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