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Après avoir fait fortune dans l'industrie sidérurgique au début du XXe siècle, l'industriel américain Charles M. Schwab investit sa fortune dans ce qui était considéré comme la maison privée la plus ambitieuse de New York. Au coût de 7 millions de dollars et avec 75 chambres, Riverside a été construit sur un bloc urbain complet dans l'Upper West Side de Central Park. Après la mort de Schwab, le maire de New York, Fiorello La Guardia, s'est vu offrir la possibilité de faire de Riverside sa résidence permanente. Il refusa, jugeant la maison trop grande pour un fonctionnaire.
Comment Schwab est-il devenu un homme aussi riche vivant dans le manoir le plus enviable de New York? Deux raisons. Premièrement, il connaissait une bonne idée quand il en a vu une. Deuxièmement, grâce à sa capacité à repérer une bonne idée, il a utilisé un système simple mais efficace pour suivre ce qu'il devait faire chaque jour..
Au début des années 1900, Ivy Lee, experte en efficacité, s'est adressée à Schwab. Lee a promis qu'il pourrait améliorer considérablement l'efficacité de Schwab. Si le système de Lee fonctionnait, Schwab devait payer ce qu'il pensait que le système valait..
Schwab a accepté. Il a rencontré Lee pendant quelques minutes, au cours desquelles Lee lui a enseigné une technique simple. Il avait trois composantes:
Selon le monde des affaires, Schwab était si ravi des résultats de cette technique qu'il envoya un chèque de 25 000 dollars à Lee..
Certaines personnes annoncent cela comme la naissance de la liste des tâches à faire. La vérité est que les listes font depuis longtemps partie de la culture humaine. Dans les temps anciens, le monde était organisé autour de croyances et de pratiques religieuses, et les listes sont au cœur de nombreuses grandes religions. Pensez à la Torah Dix Commandements ou de Bouddha Quatre nobles vérités. Comme le romancier italien Umberto Eco a souligné lors d'une interview avec le journal allemand Spiegel:
La liste est à l'origine de la culture. Cela fait partie de l'histoire de l'art et de la littérature… Où que vous regardiez dans l'histoire culturelle, vous trouverez des listes. En fait, il y a un tableau vertigineux: listes de saints, armées et plantes médicinales, ou de trésors et de titres de livres.
Les listes sont essentielles à la culture humaine car elles nous aident à comprendre le monde. Les listes nous permettent d’organiser le monde qui nous entoure et-plus significativement-nos propres vies.
Entrez la liste des tâches à faire. La liste des tâches à effectuer est la liste des tâches que vous prévoyez de terminer aujourd'hui..
Garder une liste de tâches comporte de nombreux avantages. Une liste de tâches vous aide à:
Regardons certains de ces avantages plus en profondeur.
Une liste de tâches vous aide à rester concentré de deux manières. Tout d'abord, chaque fois que vous avez terminé une tâche, vous pouvez consulter votre liste de tâches à effectuer pour voir ce que vous devez faire ensuite. Cela évite de perdre du temps et de l’énergie mentale en rappelant ce qui doit être fait. Vous avez déjà pris la décision sur ce que vous ferez ensuite. Comme l'a dit un jour Brian Tracy, expert en productivité:
Chaque minute de planification économise 10 minutes d'exécution.
Deuxièmement, le fait de savoir que vous avez une liste de choses à faire vous aide à rester concentré sur la tâche à accomplir. Votre esprit s'égare moins parce qu'il sait que tout ce dont il a besoin d'être pris en compte est pris en charge dans votre liste de tâches. Cela a été prouvé par des expériences de psychologie.
Dans leur livre Volonté: redécouvrir la plus grande force humaine, Roy Baumeister et John Tierney résument une étude dans laquelle il était demandé aux participants de lire dix pages d'un roman.
Avant de s’asseoir pour lire le roman, certains membres du groupe ont été invités à noter les projets importants et inachevés de leur vie et à établir un plan pour leur réalisation. Les participants à qui on demandait de faire cela se concentraient mieux sur le texte, trouvaient leur esprit vagabond et se montraient mieux compris dans le texte qu'ils avaient lu..
Baumeister et Tierney concluent:
La persistance de pensées distrayantes n'indique pas que l'inconscient travaille pour achever sa tâche. Ce n'est pas non plus l'inconscient qui harcèle l'esprit conscient pour achever la tâche tout de suite. Au lieu de cela, l'inconscient demande à l'esprit conscient de faire un plan. L’inconscient ne peut apparemment pas faire cela tout seul. Il est donc difficile pour un esprit conscient de faire un plan avec des détails tels que le temps, le lieu et les opportunités. Une fois que le plan est formé, l’inconscient peut cesser de harceler l’esprit conscient avec des rappels..
En d'autres termes, votre liste de tâches fait office de banque de mémoire. Avec une liste de choses à faire, vous pouvez abandonner tout ce qui doit être fait dans le futur, car tout est pris en charge. Ensuite, vous pouvez accorder 100% de votre attention à ce sur quoi vous travaillez en ce moment..
Bien que les listes de tâches contribuent à la productivité, elles ne sont pas une panacée. Les chercheurs de l'application de productivité, iDonethis, ont examiné les listes de tâches des utilisateurs de l'application. Ils ont constaté que 41% des éléments des listes de tâches ne sont jamais terminés. Pour que les listes de tâches fonctionnent pour vous, vous devez savoir comment les créer et les utiliser correctement..
Maintenant que vous savez ce qu'une liste de choses à faire peut faire pour vous, voyons comment vous pouvez commencer à les utiliser-le droit chemin. Il suffit de suivre ces cinq étapes:
Avant de pouvoir écrire une liste de tâches, vous avez besoin de tâches pour la remplir..
Vous pourriez, comme Charles Schwab, vous asseoir à votre bureau à la fin de chaque journée et penser "que dois-je faire demain?" Avoir cet espace pour réfléchir peut être utile. Mais le problème est que vous vous souviendrez souvent de ce qui doit être fait dans les moments difficiles. Peut-être vous souvenez-vous de tâches lorsque vous vous réveillez au milieu de la nuit ou que vous êtes profondément impliqué dans un projet totalement indépendant.
En raison de la manière arbitraire dont nous nous souvenons de ce qui doit être fait, c'est une bonne idée de disposer d'un système permettant de capturer chaque tâche qui, selon vous, devrait être ajoutée à votre liste de tâches. Cela peut impliquer de vous munir d'un bloc-notes, d'installer une application de prise de notes sur votre téléphone ou de vous envoyer un courrier électronique chaque fois que vous vous souvenez d'une tâche. L'important est que votre système de capture fonctionne pour vous et votre mode de vie..
Leo Babauta de Zenhabits explique sa méthode préférée:
Emportez un petit carnet (ou l’outil de capture qui vous convient le mieux) et notez toutes les tâches, idées, projets ou autres informations qui vous viennent à l’esprit. Sortez-le de votre tête et sur du papier pour ne pas l'oublier.
En plus de vous aider à vous souvenir des tâches, les écrire en les arrêtant les stoppe au fond de votre esprit. Comme nous le savons de Baumeister et Tierney, cela libère votre énergie mentale et vous permet de mieux vous concentrer sur la tâche à accomplir..
Notez qu'à ce stade, vous ne décidez pas si vous allez poursuivre la tâche. Il est préférable de noter toutes les idées que vous avez, même pour des tâches ou des projets pour lesquels vous n’avez pas le temps. De cette façon, vous gardez votre esprit libre de tout encombrement mental et vous ne regretterez jamais de vous demander «quel était ce grand projet que j'avais imaginé plus tôt? J'aimerais pouvoir l'écrire»..
Une fois que vous avez mis en place un système de capture, vous devez filtrer les tâches que vous avez notées. Cela signifie qu’il faut décider quelles tâches vous avez réellement besoin (ou que vous voulez faire), des idées folles auxquelles vous ne pourrez jamais arriver et des projets pour l’avenir..
Réservez chaque jour un moment où vous prenez des tâches de votre système de capture et mettez-les dans une liste de tâches à effectuer pour les prochaines 24 heures..
Assurez-vous que chaque tâche est spécifique et utilisable. Si vous ne pouvez pas savoir quand une tâche est considérée comme terminée, cela ne devrait pas figurer sur votre liste de tâches. La recherche montre que le fait de placer des tâches vagues sur votre liste de tâches vous rendra plus susceptible de procrastiner.
Vous devez être capable de parcourir votre liste de tâches et de dire "oui, c'est fait". Besoin d'aide pour définir les tâches appropriées? Consultez notre didacticiel sur les objectifs SMART. Les tâches de votre liste de tâches ne sont que de petits objectifs, après tout.
Vous pouvez développer votre propre système pour décider quoi garder sur votre liste et ce qu'il faut jeter. Sinon, la matrice Eisenhower est idéale pour vous aider à définir des priorités. Parler de fixer des priorités…
Vous avez une liste d'éléments que vous avez l'intention de terminer pour la journée à venir. Mais que devriez-vous faire en premier?
Votre liste de tâches n'est pas terminée tant que vous ne donnez pas la priorité aux tâches de la liste. Vous pouvez le faire avec:
Vous pouvez en savoir plus sur la façon de Mange cette grenouille ou utilisez le Version finale approche dans notre tutoriel pour commencer avec un état d'esprit productif.
Les recherches montrent que si nous nous accordons un temps illimité pour mener à bien une tâche, nous prendrons plus de temps pour le faire et nous ferons pire. Sans délais, les gens cèdent à la tentation de procrastiner.
Par exemple, une étude réalisée par Dan Ariely et Klaus Wertenbroch a révélé que les étudiants travaillant selon des échéances auto-imposées obtenaient de meilleurs résultats sur les épreuves que ceux qui se donnaient le temps nécessaire à la rédaction des épreuves..
Lorsque vous vous fixez une limite de temps, il peut être utile d’utiliser la technique Pomodoro. Cette technique divise votre temps de travail en tranches de 25 minutes. Plus vous utilisez la technique, plus vous aurez de facilité à estimer la durée d'une tâche..
Si une tâche prend plus de deux heures, vous devez la décomposer en tâches plus petites. De cette façon, vous pourrez mieux estimer la durée de chaque tâche et définir des délais appropriés..
Maintenant que votre liste est prête, vous pouvez travailler sur les tâches! Commencez par la tâche en haut de votre liste, puis continuez vers le bas. Lorsque vous avez terminé une tâche, cochez-la et passez à la suivante..
En complétant votre liste, tenez compte des points suivants:
Utilisez-vous une liste de tâches pour vous aider à rester productif? Si oui, que faites-vous pour rendre votre liste aussi efficace que possible? Quelles stratégies avez-vous appris dans ce tutoriel que vous envisagez de mettre en œuvre? Nous aimerions beaucoup avoir de vos nouvelles, alors laissez-nous savoir dans les commentaires ci-dessous.
Crédit graphique: Check Box conçu par Simon Henrotte du projet Noun.
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