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"La seule chose qui reste identique est le changement", est une description assez pertinente de la vie, et il peut être complètement décourageant d'essayer de gérer le changement tout en restant productif..
De petits et grands changements, de nouvelles opportunités, de nouveaux choix de vie et des circonstances indépendantes de votre volonté se cumulent pour créer un paysage en constante évolution. C’est sur ce terrain en mutation que vous essayez de bâtir une vie productive et concentrée.
Heureusement, vous pouvez apprendre à maintenir la stabilité même en pleine mutation. Ce n'est pas toujours facile, mais avec quelques stratégies clés, c'est faisable. Et plus vous le faites, plus cela devient facile.
Les humains ont tendance à assimiler la sécurité à la prévisibilité. Nous nous sentons plus en sécurité lorsque nous savons ce qui nous attend, même lorsque ce que nous pouvons prédire avec précision n’est pas aussi agréable, utile ou bon.
Photo des travaux en cours d'Envato Unstock.Ce petit détail étrange de la psychologie humaine est ce qui pousse les gens à rester dans des situations sans issue, démoralisantes, au lieu de rechercher le changement et une nouvelle et meilleure situation. La sécurité que vous vous sentez de pouvoir anticiper, prévoir et même vivre la même chose (même si c'est terrible) l'emporte souvent sur la peur que vous ressentez lorsque vous n'avez aucune idée de ce qui pourrait se passer ensuite.
Cependant, c'est un mythe que la prévisibilité est synonyme de sécurité. Voici un exemple simple: 77% des accidents de voiture se produisent à moins de 15 miles du domicile du conducteur. Plus de la moitié se produit à moins de 5 miles du domicile du conducteur. Un troisième survient dans un rayon d’un kilomètre de la maison. Les recherches montrent que plus les conducteurs connaissent leur itinéraire, ils deviennent moins attentifs et moins conscients. En d’autres termes, lorsque vous empruntez des itinéraires connus, prévisibles et «sûrs», vous êtes paresseux..
Vous arrêtez de faire attention.
Et vous vous écrasez.
L'effet de la prévisibilité peut être le même dans tous les domaines de la vie. Parce que vous vous sentez en sécurité, vous vous détendez. Vous arrêtez d'essayer si fort. Vous avez tendance à vous exclure et à faire un travail médiocre et léthargique, peu importe ce que vous faites. Parce que la situation est si familière, si prévisible, vous vous sentez en sécurité et à l'aise; vous ne remarquez pas votre propre paresse et votre manque d'attention.
L'absence de changement mène à l'apathie. Le changement n’est pas seulement important car c’est un ingrédient essentiel de la croissance; le changement est important car il vous garde éveillé et en vie.
Si vous pouvez voir le changement comme une expérience positive et non négative, vous pouvez y réagir différemment et réduire le stress qu'il provoque. Réduire votre stress vous aide à prendre de meilleures décisions. Si vous réagissez au changement avec panique et stress, vous aurez une expérience négative et des répercussions négatives du changement. Mais en restant calme, vous prendrez de meilleures décisions au cœur du changement, vous pourrez mieux comprendre au lieu de vous défendre. Quand vous voyez le changement comme une menace, cela devient effrayant. Mais quand vous voyez le changement comme une opportunité d’apprentissage et de croissance, c’est ce qui se passe..
Les routines Bookend sont puissantes car elles vous procurent une normalité, une prévisibilité et ce sentiment de sécurité au début et à la fin de votre journée. Peu importe l'étrangeté que vous rencontrez ou les obstacles que vous rencontrez dans votre journée de travail, vous avez quelque chose de confortable sur lequel compter aux deux bouts. Vous pouvez commencer votre journée en étant confiant et en contrôle, et en finir avec un sentiment de sécurité et de calme.
Pour utiliser des routines lorsque vous rencontrez des difficultés sur la route, il est essentiel de garder vos routines assez simples pour vous adapter aux changements de circonstances. Construisez vos routines bookend sur des actions que vous contrôlez, plutôt que sur un emplacement, un outil ou une ressource que vous ne contrôlez pas. Par exemple, au lieu de faire du "aller au gymnase" une étape essentielle de votre routine matinale, changez-le en "faites de l'exercice pendant au moins 30 minutes". De cette façon, vous pourrez adapter votre exercice à n’importe quel environnement: aller au gymnase, lorsque cela est possible, faire du yoga ou faire une promenade. Vous pouvez en savoir plus sur les routines du matin et du soir et sur l’établissement de routines dans ce tutoriel:
En recadrant chaque étape comme une action générale plutôt que par l'utilisation particulière d'une ressource ou d'un environnement, vous supprimez les dépendances et pouvez maintenir votre routine de fin de livre même lorsque vous êtes en pleine mutation: voyage, déménagement ou autre chose..
La façon dont vous traitez les informations, les défis, les projets et le travail est tout aussi essentielle à votre productivité (peut-être même plus) que les projets particuliers de votre assiette. En normalisant votre approche des méthodes de création de travail, vous pouvez utiliser pour résoudre tout type de problème. Vous pouvez aborder toutes vos tâches avec confiance et avec une certaine expertise..
Abstenez-vous de la tentation de rendre vos méthodes de travail très spécifiques. Comme pour les routines bookend, vous gagnerez à généraliser votre approche. Souvent, vous pouvez standardiser vos méthodes simplement en les recadrant.
Pensez à la manière dont vous abordez généralement un nouveau projet ou une nouvelle tâche. Prenez-vous des notes? Recherche? Esquisser des idées? Réfléchir avec des collègues? Participer à des réunions? Solutions Mindmap et détails? Planifiez-vous des tâches ou les abordez-vous par priorité ou par urgence? Prendre une approche linéaire? Ou plongez dans les détails?
Commencez dès maintenant à observer vos habitudes de travail, puis retirez-vous pour voir l'image plus grande et plus globale. Par exemple, lorsque vous travaillez sur un projet de conception, vous pouvez d'abord passer du temps à apprendre tout ce que vous pouvez sur votre client, son secteur d'activité, ses concurrents, ses objectifs, etc. Ensuite, vous pouvez commencer à proposer de grands concepts généraux, puis à réduire ces idées générales en quelques-unes qui semblent vraiment fonctionner. La prochaine étape consiste à affiner les concepts et les détails dans une solution de conception spécifique..
Lorsque vous prenez du recul, vous pouvez identifier votre approche de travail comme un motif récurrent pouvant être répété sur presque tous les projets:
Lorsque vous voyez les grandes tendances dans votre approche, vous avez une méthodologie de travail pour presque tout. Un modèle familier vous donne des outils et une routine sur laquelle vous pouvez compter même lors de la gestion d'un nouveau client, d'un nouveau type de travail, d'un travail plus intense que d'habitude, d'un nouveau travail, d'une situation personnelle difficile ou de tout autre nombre de facteurs. Vous pouvez utiliser votre approche typique pour faire face à tout nouvel obstacle..
La familiarité nous aide à nous sentir plus à l'aise et en sécurité, ce qui nous rend plus détendus et peut aider à réduire le stress et l'impact de la gestion de circonstances nouvelles ou changeantes. Plus vous utiliserez une approche familière, des outils et des méthodes familiers pour surmonter de nouveaux obstacles ou résoudre de nouveaux problèmes, plus vous travaillerez avec efficacité et créativité..
Il est tentant, lorsque votre vie ou votre travail est en bouleversement, de décider de ne pas vous préoccuper de la productivité pendant un moment. Le problème avec cette perte totale de productivité, cependant, est qu’il est très difficile de reprendre la route. Les habitudes de productivité que vous avez construites si minutieusement se désagrégeront si vous ne maintenez pas un mouvement en avant, et vous devrez recommencer à zéro..
Il n'est pas nécessaire de vous pousser plus fort que vous ne le devriez lorsque vous faites face à des situations difficiles ou à des changements. Fixer un minimum. Vous pouvez définir votre sortie minimum avec un quota de sortie ou avec une exigence de temps. Par exemple, un artiste peut décider de faire un croquis ou un dessin conceptuel chaque jour. Ou bien, un concepteur peut définir un délai, par exemple une heure ou deux par jour, à consacrer au nouveau travail de conception..
Une exigence de production minimale vous aidera à faire face aux changements. Premièrement, définir un rendement minimum empêchera vos compétences et vos habitudes de production de dégénérer. Vous pouvez avoir l’impression que votre travail pendant ce temps n’est ni très créatif ni de haut calibre, mais vous consolidez toujours vos compétences et maîtrisez votre métier. Deuxièmement, la définition d'une exigence de sortie minimale vous donnera un point d'ancrage, un rituel de normalité qui peut vous aider à rester concentré et à avancer même lorsque vous avez affaire à un décalage ou à une modification de certains fondamentaux..
Deux routines de travail vous aident à maintenir votre productivité, quoi qu’il se passe d'autre. La première est une routine de clôture quotidienne. Il s'agit d'un ensemble de tâches, de communication, de capture d'informations et de pause de projet que vous effectuez à la fin de chaque journée de travail. Vous pourriez avoir une version légèrement étendue que vous faites avant le week-end.
Par exemple, voici une routine de fin de journée que je suis:
Votre routine de conclusion quotidienne devra peut-être être complètement différente. Quelles tâches devez-vous effectuer pour partager des informations pertinentes, fermer toute boucle de communication ouverte, mettre à jour votre planification, capturer des informations non structurées et faciliter la reprise de votre travail le lendemain? Réfléchissez bien, rangez ces tâches dans un ordre logique et faites-en votre routine quotidienne de travail de synthèse. Les enveloppes quotidiennes vous aident à commencer facilement à travailler et vous empêchent de perdre votre élan du jour au lendemain.
Vous pouvez également bénéficier d'une routine de fermeture pour les projets terminés. Peu importe si un projet se termine parce que vous avez terminé les travaux ou si le projet a été annulé; une routine de fermeture vous aide à nettoyer et à fermer toutes les informations et ressources impliquées dans le projet.
Une routine de fermeture peut impliquer ce qui suit:
Les routines de fermeture vous aident à limiter le nombre de boucles ouvertes dans votre vie. Ils vous aident également à vous assurer que vous avez effectué le dernier travail nécessaire sur tout projet (vous pouvez créer des listes de contrôle spécialisées à cet effet, si nécessaire) et à tirer des enseignements de chaque expérience de projet et de chaque client..
Lorsque vous suivez une routine de fermeture standard, vous créez également lentement un catalogue de fichiers et un portefeuille riche. vous serez en mesure de faire appel à ces informations si nécessaire sans avoir à gérer un arriéré de documents non classés et de documents de projet désordonnés et obsolètes.
Un rythme quotidien solide résulte de la combinaison des éléments principaux de votre journée de manière fiable, afin de créer une routine qui vous permet de faire preuve de souplesse, même dans des circonstances et des charges de travail changeantes..
La simplicité est la clé d'un bon rythme quotidien. Il n'y a en réalité que deux éléments essentiels: blocs de temps et transitions.
Les blocs de temps sont la partie centrale de votre journée; elles consistent en vos routines standard, telles que les routines serre-livres, vos tâches principales et les éléments spécialisés ou planifiés de votre journée, tels que les réunions et les rendez-vous..
Vos plages horaires peuvent différer d’un jour à l’autre, mais si vous continuez à passer d’un créneau à l’autre, le rythme suivra, même si un jour est radicalement différent du suivant..
Vos transitions sont les morceaux de votre journée qui vous mènent d’un bloc de temps à un autre. Les transitions en douceur conduisent à des blocs de temps productifs. Des transitions désordonnées et frustrantes sont source de stress et rendent difficile votre intégration dans votre prochain bloc de temps.
Les bonnes transitions reposent sur le temps, les mouvements physiques, le repos mental, la préparation et la constance.
En règle générale, accordez-vous un minimum de dix minutes entre chaque bloc de temps. Ajoutez plus de temps si vous avez besoin de voyager ou de vous préparer (douche et habillement, imprimer des papiers, faire des arrêts, etc.) ou si le bloc que vous terminez est pénible mentalement..
Si vous êtes assis, levez-vous, étirez-vous ou faites une petite promenade. Faites du yoga. Faites quelque chose pour faire bouger vos muscles et votre sang et l'oxygène qui remplit vos poumons. Des mouvements physiques réguliers vous aideront à mieux travailler.
La période de transition correspond au moment où vous abandonnez ce que vous venez de faire et vous effacez-vous mentalement pour prendre en charge la suite des événements. Les mouvements physiques vous aident à vous concentrer sur votre corps et à libérer ces distractions mentales. Vous pouvez également méditer, chanter, faire une corvée, avoir une conversation ou faire autre chose qui vous détendra et vous détournera mentalement pour vous aider à vider votre cerveau.
L'organisation dans vos transitions supprime beaucoup de stress. Soyez organisé avec ce que vous faites avec tout ce qui fait partie de votre bloc horaire final: mettez votre équipement de sport dans votre sac de sport, archivez vos papiers ou prenez des notes lors d'appels téléphoniques. Rangez les éléments du dernier bloc en toute sécurité afin de vous assurer que vous pourrez les récupérer rapidement et facilement la prochaine fois. Prenez quelques minutes pour «fermer» chaque bloc de temps, vous trouverez un ensemble ordonné de fournitures ou d'éléments vous attend la prochaine fois..
Soyez cohérent avec vos transitions, suivez le même schéma de fermeture du dernier bloc horaire, prenez le temps nécessaire pour effectuer la transition, faites quelques mouvements physiques, laissez-vous reposer mentalement et maintenez votre organisation. La cohérence transforme votre temps de transition en un rituel qui fonde votre journée. Vous penserez mieux et travaillerez mieux lorsque vous valoriserez vos transitions. Au lieu de vous presser et de vous stresser, vous passerez d'une activité ou d'une tâche à une autre.
Pour suivre le rythme quotidien, faites un aller-retour entre un bloc de temps dédié et un temps de transition. C'est une approche simple et fondée, mais cela ne se fera pas naturellement; les distractions sont nombreuses. Ceux dans votre tête crieront le plus fort. Vous commencerez à travailler sur une tâche, à en choisir une autre, à faire des va-et-vient et à vous frustrer. Semble familier? Je l'ai fait tellement de fois. Mais mes journées ont un sens et tombent dans un flux et reflux naturel lorsque je suis mon rythme de blocs de temps et de transitions.
Un jour peut sembler complètement différent du lendemain en ce qui concerne le contenu de votre temps. Mais le rythme de votre journée restera le même, ce qui signifie que vous aurez continuité et contrôle.
Parfois, vous constaterez que votre flux de travail bien-aimé vous manque ou que votre routine est en train de s'effondrer. Ou peut-être que les outils sur lesquels vous comptiez ne sont pas disponibles ou ne sont plus adéquats. La crise ne vient pas toujours en hurlant à travers la porte; parfois, il s'insinue et démantèle ce dont vous dépendez, et il faut un certain temps pour constater que quelque chose ne va pas.
La première étape consiste à identifier le cœur du problème. Est-ce que c'est tout votre flux de travail, par exemple, ou un point particulier qui vous fait souffrir? Est-ce toute votre routine, ou une étape ou une ressource qui ne fonctionne plus pour vous??
Ensuite, essayez d’éliminer complètement le point, l’étape, l’outil ou le facteur. Si vous ne pouvez pas le faire en réalité, faites-le théoriquement. Imaginez à quoi ressemblerait votre flux de travail, votre routine ou cette zone sans cet élément gênant en particulier. Qu'est-ce qui ne serait pas fait? Quelles sont les dépendances? Ce qui serait effectué dans le reste du flux de travail ou de la routine?
Il est maintenant temps de jouer avec quelques idées. Que pourriez-vous faire pour supprimer ou réduire les dépendances? Quel genre de substitut pourriez-vous faire? Quels changements ou quels nouveaux outils permettraient de résoudre les problèmes que vous rencontrez? Énumérez les caractéristiques, les objectifs, la liste de souhaits pour une solution idéale. Notez que parfois, la meilleure solution consiste à éliminer l'étape ou l'outil en redirigeant les dépendances afin d'éviter toute répercussion négative..
Une fois que vous vous êtes fait une idée précise de votre solution idéale ou de votre solution de remplacement, recherchez des options. Recherchez comment d'autres personnes ont résolu ce problème. Regardez les outils disponibles. Considérer des suggestions et des solutions similaires ou des remplacements.
Vous pouvez également voir comment vous pourriez peut-être modifier ou contourner l’échec ou la faiblesse de votre problème actuel. Parfois, le remplacement n'est pas la meilleure option. parfois, un changement d'ordre ou d'importance est plus approprié, ou la manière dont vous utilisez un outil peut résoudre les problèmes et restaurer les fonctionnalités.
Si vous trouvez quelques solutions qui semblent correspondre à vos besoins, essayez-les une à la fois. Fixer une limite de temps pour les tests. Utilisez votre liste de souhaits de fonctionnalités construites comme norme d'acceptabilité; Commandez les fonctions et les besoins par priorité, car vous pourriez ne pas trouver quelque chose qui satisfasse tous les désirs. Savoir ce que vous êtes prêt à abandonner.
Test pour une période de temps déterminée; une fois le temps écoulé, choisissez la solution la mieux adaptée, mettez-la en place et avancez à nouveau. Si ce que vous avez trouvé n'est pas idéal (ce n'est presque jamais le cas), vous pouvez continuer à rechercher de nouvelles solutions. Mais ne bloquez pas votre routine ou votre flux de travail pour le faire. Utilisez la solution la mieux adaptée que vous avez trouvée et persévérez-la pendant un certain temps afin de pouvoir continuer à progresser et à maintenir votre productivité. Lorsque vous avez recherché et compilé une nouvelle liste d'options, vous pouvez définir une autre période de test et essayer vos nouvelles options..
Les changements et les obstacles de la vie peuvent vous ralentir, mais ils ne vous décevront pas. Utilisez les systèmes que vous avez construits. Dépend de tes routines. Et utilisez des stratégies telles que des résultats minimaux et des méthodes de travail standardisées pour rester concentré sur vos tâches tout en gérant tout ce qui vous attend.
Icône de calendrier conçue par Kokopako du projet Noun.
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