Comment utiliser les appels vidéo en ligne en direct pour les conférences d'affaires

Votre entreprise cherche-t-elle un moyen efficace de se connecter avec des travailleurs distants? Les appels vidéo en ligne sont un moyen important pour les équipes distantes de rester en contact. Mais certains travailleurs et certaines entreprises ne savent toujours pas comment organiser une vidéoconférence efficace.

Même si votre entreprise ne s'appuie pas sur des équipes distantes aujourd'hui, il est probable qu'elles le seront dans un proche avenir. Le travail à distance est un élément important du mode de fonctionnement de la plupart des entreprises. Les travailleurs distants peuvent économiser de l’argent d’entreprise, car ils génèrent généralement moins de frais généraux. Le recrutement de travailleurs à distance donne également à une entreprise l’accès à une main-d’œuvre plus large et plus diversifiée. Selon des chiffres récents de l'American Community Survey du United States Census Bureau, 13,4 millions de personnes aux États-Unis travaillent à domicile. Au Royaume-Uni, des données récentes de l'Office for National Statistics indiquent que plus de 4,2 millions de personnes travaillent à domicile au moins une partie du temps. 

Les appels vidéo en ligne sont un moyen important pour les équipes distantes de rester en contact. (Source de l'image: Envato Elements)

Une bonne communication est essentielle à toute entreprise prospère. Cependant, une étude a révélé que les travailleurs distants se sentaient souvent laissés pour compte (revue de Harvard business). Les appels vidéo en ligne peuvent aider à résoudre les problèmes de communication et à atténuer les sentiments de déconnexion. Les vidéoconférences en ligne peuvent également être un moyen pour les équipes distantes de rester en contact et de s'assurer que l'équipe est sur la bonne voie pour respecter ses objectifs et respecter les délais..

Dans ce didacticiel, nous allons partager ce que vous devez savoir pour débuter avec l’appel vidéo en ligne pour les conférences d’affaires. Nous allons commencer par les outils nécessaires pour participer à un appel vidéo. Ensuite, nous discuterons de la préparation d’une téléconférence et de la procédure à suivre pour participer à une conférence en direct. appel. Enfin, nous aborderons ce que vous devriez faire une fois votre appel vidéo terminé..

Comment choisir les bons outils pour votre appel vidéo

Les outils dont vous avez besoin pour votre appel vidéo en ligne varient, mais vous utiliserez probablement un logiciel de vidéoconférence Web. Pour un aperçu des meilleures options logicielles de vidéoconférence disponibles, consultez cet article:

La plupart des logiciels de visioconférence reposant sur Internet, assurez-vous que vous disposez d'une connexion. Vous aurez également besoin d’outils matériels pour votre appel vidéo, notamment:

  • Caméra. Certains logiciels de vidéoconférence vous permettent de participer sans caméra, mais vous aurez besoin d’une bonne webcam si vous souhaitez effectuer un appel sur le visage. Pour la plupart des gens, il s'agira d'une webcam, même si vous pouvez vous en sortir avec une caméra sur votre smartphone ou votre tablette. Pour une meilleure qualité d'image, procurez-vous une webcam avec une résolution plus élevée. De plus, une cadence de prise de vue plus élevée empêche l’image de geler par intermittence..
  • Microphone. Certains logiciels de téléconférence Web vous permettent de participer à l'aide d'un appareil intelligent, mais si vous hébergez une vidéoconférence en ligne, vous aurez besoin d'un meilleur microphone pour que les participants à la conférence puissent vous entendre clairement..

Assurez-vous de consulter les recommandations relatives au matériel pour le logiciel de vidéoconférence que vous avez choisi. Vous trouverez également dans cet article quelques recommandations pour choisir un matériel de qualité sur la configuration d’un webinaire professionnel:

Vous pouvez également trouver ce cours utile:

Une fois que vous avez sélectionné les bons outils et équipements, il est temps de commencer à préparer votre appel en ligne..

Comment se préparer à l'appel vidéo

Si vous voulez que votre conférence téléphonique facetime ou tout autre appel vidéo en direct réussisse, vous devez être prêt. Dans cette section, nous aborderons quatre domaines auxquels vous devriez prêter attention:

  1. apparence
  2. environnement
  3. Planification
  4. en utilisant une présentation

Regardons chaque domaine séparément.

1. Les apparences comptent

Le premier domaine auquel vous voulez faire attention est votre apparence. Vous travaillez peut-être de chez vous, mais si vous participez à un appel vidéo en direct, vous devez avoir l’air présentable. Cela signifie porter le même genre de vêtement que vous porteriez au bureau (si vous y alliez) pour votre vidéoconférence. appelez, mais optez pour une version confortable en tenant compte de la température. Voici une courte vidéo sur l'apparence devant la caméra.

Certaines des instructions de ce didacticiel s’appliquent également aux téléconférences:

Pensez également à ce qui apparaîtra dans l’appel immédiatement derrière vous. Est-ce un bureau encombré? Un tableau d'affichage en désordre? Un mur rempli d'affiches? Tous ces éléments pourraient potentiellement affecter votre perception. Prenez un peu de temps pour mettre en valeur toute partie du bureau visible pour les participants à votre appel en ligne..

2. Créer le bon environnement

Avoir une téléconférence réussie ne se résume pas à la simple sélection du bon équipement. Vous devez également vous assurer que l'environnement est juste avant la conférence..

Assurez-vous que la pièce que vous utiliserez pour la téléconférence est bien éclairée. La lumière douce et naturelle est la meilleure. Mais évitez le contre-jour, ce qui pourrait se produire si vous êtes assis devant une fenêtre. Idéalement, la source de lumière serait positionnée derrière l'écran de votre ordinateur.

Vous voudrez également vous assurer que votre espace est exempt de distraction. Cela peut signifier que les membres de la famille sachent que vous serez en ligne (et indisponible) pour ne pas vous interrompre accidentellement. Assurez-vous également que la sonnerie de votre téléphone est désactivée pendant toute la durée de l'appel et désactivez toutes les notifications que vous avez configurées sur votre ordinateur ou vos appareils intelligents..

3. Avoir un plan

Si vous avez des conférences régulières. appels programmés avec votre équipe, ils peuvent être plus ou moins informels. Malheureusement, les appels non planifiés peuvent parfois devenir fastidieux et prendre beaucoup de temps, ce qui nuit à votre productivité et à celle de votre équipe..

Vous pouvez gagner du temps en planifiant ce qui sera discuté à l'avance. Si vous organisez la téléconférence, envoyez un agenda. Mais même si vous n'organisez pas la réunion, vous pouvez toujours créer une liste personnelle de sujets que vous souhaitez que les membres de l'équipe discutent. Avoir une telle liste peut garder la réunion sur la bonne voie.

4. Créer une présentation

Une présentation, telle qu'une présentation PowerPoint, est également un bon moyen de présenter des informations aux membres de l'équipe rapidement et efficacement. Et de nombreux outils de conférence Web vous permettent d’intégrer une présentation à votre appel vidéo. Un avantage supplémentaire de l'utilisation d'une présentation est que vous pouvez envoyer aux membres de l'équipe qui ont manqué la conf. appel ainsi qu'aux participants après la réunion.

Si vous décidez d'utiliser une présentation, assurez-vous qu'elle a l'air professionnelle. Pour ce faire, le moyen le plus rapide consiste à utiliser un modèle de présentation prédéfini, tel que ceux disponibles dans Envato Elements ou GraphicRiver.. 

En utilisant l'un des centaines de modèles de présentation disponibles dans Envato Elements, votre appel vidéo en direct semble plus professionnel..

Envato Elements est un service de téléchargement illimité qui vous permet d’accéder à des ressources créatives haut de gamme, telles que des modèles de présentation, des thèmes WordPress, des photos et plus encore. GraphicRiver vous permet de payer pour chaque actif selon vos besoins.

Pour en savoir plus sur la création d'une présentation de qualité, pourquoi ne pas télécharger notre livre électronique sur les présentations: Le guide complet pour faire de belles présentations. C'est gratuit lorsque vous vous abonnez au bulletin d'information Envato Tuts + Business.

Que faire pendant la conf. Appel

Une fois que vous avez votre équipement et que vous avez planifié votre conférence Web, il est temps d'avoir l'appel. Voici quelques directives à suivre le jour de l'appel:

  • Être à l'heure. Personne n'aime attendre inutile. Si vos participants à la réunion se trouvent dans des fuseaux horaires différents, revérifiez pour vous assurer de bien comprendre le fuseau horaire sur lequel l'invitation à la réunion est basée. Si vous organisez la réunion, rendez la ligne de conférence disponible un peu plus tôt..
  • Faites attention. Le fait que vous soyez à distance (et éventuellement assis dans le confort de votre propre maison) ne signifie pas que la réunion n’est pas importante. N'essayez pas d'effectuer plusieurs tâches à la fois en écoutant la réunion et en effectuant d'autres tâches liées au travail ou non. Accordez toute votre attention à la réunion.
  • Prendre des notes. Pendant que vous écoutez, notez les points importants de la téléconférence Web ainsi que tout élément nécessitant une action de votre part. Si des informations détaillées telles que des tableaux et des graphiques sont présentées, demandez au présentateur s’il peut vous en envoyer une copie par courrier électronique après la réunion pour vos propres archives..
  • Enregistrer la téléconférence. De nombreux outils de vidéoconférence Web permettent d’enregistrer une téléconférence Web. Si vous êtes l'hôte, envisagez de configurer votre outil logiciel pour enregistrer la réunion en ligne. Vous pouvez le rendre disponible plus tard pour les membres de l'équipe qui n'ont pas pu participer à l'appel..

Que faire après l'appel vidéo

Vous venez d'apprendre comment sélectionner le logiciel et le matériel auxquels vous avez besoin pour participer ou héberger un appel vidéo en direct, ainsi que pour planifier cet appel et comment y participer. Mais une fois l'appel terminé, vous n'avez pas terminé. Vous devrez effectuer certaines tâches de suivi. En voici quelques unes:

1. Envoyer un email de remerciement

Si votre réunion n’est pas une réunion de routine, envisagez d’envoyer une note de remerciement par la suite. Une note de remerciement est particulièrement importante après une interview, même une conversation téléphonique en ligne. Selon une étude de Robert Half, moins du quart des participants à l'interview envoie une note de remerciement après une interview. Pourtant, la même étude a révélé que plus de la moitié des professionnels des ressources humaines trouvaient utile de recevoir une note de remerciement..

Mais même si votre appel vidéo n'était pas une interview, une note de remerciement peut néanmoins être un bon moyen de faire bonne impression si l'appel impliquait une personne faisant un effort supplémentaire de votre part. Pour savoir comment écrire un bon courrier électronique de remerciement, étudiez ce didacticiel:

2. Étudiez vos notes de réunion

Une fois votre appel vidéo en direct terminé, prenez le temps d'étudier vos notes de réunion. Faites attention aux éléments que vous ne comprenez pas et à ceux qui nécessitent une action de votre part. Pour les éléments que vous ne comprenez pas, contactez le présentateur ou l'organisateur de la réunion dès que possible pour obtenir une clarification. Utilisez les astuces de ce didacticiel pour rédiger un courrier électronique professionnel:

3. Suivre les affectations

Pour toutes les tâches nécessitant votre intervention, veillez à donner suite à ces actions requises. Si vous êtes l'organisateur de la réunion et que vous constatez que les participants ne terminent pas les tâches qui leur sont assignées, le didacticiel ci-dessous vous aidera à rédiger un courrier électronique de rappel:

Allez-y et tenez votre appel vidéo en direct

Nous avons passé en revue le matériel et les logiciels dont vous aurez besoin pour un appel vidéo en direct. Nous avons également discuté de la préparation d'une téléconférence. De plus, nous avons parlé de ce qu'il faut faire lors d'un appel Web et de la suite à donner..

Avec les instructions que vous avez apprises dans ce didacticiel, vous savez comment configurer les appels vidéo. Pourquoi ne pas commencer à en planifier un aujourd'hui? (Et n'oubliez pas de télécharger un modèle de présentation haut de gamme à partir d'Envato Elements ou de GraphicRiver pour gagner du temps.)