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Avez-vous une collection floue de "choses à faire" dans votre esprit qui vous distrait du travail que vous êtes censé faire? Avez-vous déjà oublié d'accomplir des tâches importantes? Ou avez-vous l'impression de vous noyer dans des responsabilités? Si oui, vous n'êtes pas seul. La submersion est un phénomène si courant dans le monde actuel que les experts en productivité ont mis au point des systèmes pour y faire face. L’un des plus populaires est Getting Things Done (GTD). Voyons comment cela fonctionne-et comment vous pouvez le mettre en œuvre dans votre propre vie.
Dans les années 1920, Bluma Zeigarnik, étudiant diplômé d'origine lituanienne, s'assit dans un restaurant-comme beaucoup d'étudiants gradués-se demandant quoi écrire dans sa thèse de doctorat. Elle remarqua que les serveurs avaient le chic pour se rappeler des ordres complexes. Cela leur a permis de livrer le bon aliment aux bonnes tables et de soumettre les chèques une fois que les clients avaient fini leurs repas..
Zeigarnik a également observé qu'une fois qu'une commande avait été finalisée et payée, elle semblait avoir disparu de l'esprit du serveur. Si un client revenait avec une question sur un repas qu’il avait pris au restaurant, les serveurs avaient du mal à le rappeler..
En observant cela, Zeigarnik a développé une théorie: notre énergie mentale est attirée par des tâches incomplètes. Une fois qu'une tâche est traitée, nous la laissons tomber de notre esprit. Les études de laboratoire ont confirmé la thèse de Zeigarnik. La notion que notre attention est distraite par des tâches incomplètes est connue sous le nom d’Effet Zeigarnik.
David Allen, créateur du système GTD, appelle ces tâches qui nous distraient des "boucles ouvertes". Allen définit les boucles ouvertes comme:
tout ce qui attire notre attention et qui n'appartient pas à l'endroit où il se trouve, à la façon dont il est.
Selon Allen, les boucles ouvertes peuvent être des tâches aussi grosses que "la fin du monde" ou aussi "remplacer le taille-crayon électrique". Le point est ceci:
Même les [personnes] qui ne sont pas consciemment «stressées» connaîtront invariablement une plus grande relaxation, une meilleure concentration et une énergie productive accrue lorsqu'elles apprendront plus efficacement à contrôler les «boucles ouvertes» de leur vie..
GTD est essentiellement un système permettant de contrôler les boucles ouvertes afin que vous puissiez mieux vous concentrer sur la tâche à accomplir. De toute évidence, cela ne vous permet pas de compléter toutes les boucles de votre vie-Après tout, personne n’a encore trouvé de solution viable à la faim dans le monde. Mais cela vous donne la tranquillité d’esprit que vous vous occupiez de toutes les boucles ouvertes. Et parce que cela vous rend plus productif, vous finirez par en fermer davantage.
Lorsque vous utilisez GTD, chaque boucle ouverte de votre vie aura sa place. En fait, c'est un classeur pour toutes vos boucles ouvertes. Certains de vos fichiers-ou des boucles ouvertes-seront cachés pour que vous puissiez y revenir plus tard, à un moment opportun. Les autres seront placés dans le tiroir du haut, prêts à vous permettre d’accéder et de vous attaquer dès que vous le pourrez..
En plus de cela, GTD fournit également un système pour décider quoi faire ensuite. Donc, au lieu d'être distrait par la pensée "Que dois-je faire ensuite?", Vous connaissez toujours l'action suivante à prendre..
Le système complet de GTD est exploré dans le livre de David Allen Faire les choses. Un article comme celui-ci peut décrire sa structure de base, mais c’est plus que suffisant pour bien commencer..
Prêt à apprendre les bases? Alors creusons.
La première étape du système GTD consiste à collecter vos boucles ouvertes. Vous pouvez le faire avec une gamme d’outils, appelés seaux de collecte. Vos seaux de collection pourraient être:
De nombreuses boucles ouvertes que vous collecterez proviendront de vos propres pensées. D'autres seront externes, comme un courriel ou un appel téléphonique d'un client..
La phase de collecte fonctionne selon trois principes de base:
- Chaque boucle ouverte doit être dans votre système de collecte et hors de votre tête.
- Vous devez avoir le moins de seaux de collecte possible..
- Vous devez les vider régulièrement.
Garder chaque boucle ouverte dans votre système de collecte est vital. Aussi triviale ou accablante qu'une tâche paraisse, écrivez-la si vous en avez l’esprit. Sinon, ça vous distrait. Allen écrit:
Quand saurez-vous combien il vous reste à collecter dans votre tête? Seulement quand il ne reste plus rien. Si une partie de vous-même est même vaguement consciente de ne pas tout avoir, vous ne pouvez pas vraiment savoir quel pourcentage vous avez collecté.
Les paniers de collecte que vous avez choisis dépendent de vous et de votre situation personnelle. Cependant, il convient de garder à l'esprit que le courrier électronique en particulier est multifonctionnel. Rien ne vous empêche de vous envoyer des e-mails avec des tâches à compléter au lieu d'avoir une application distincte pour les noter..
Voyons maintenant comment vider vos seaux de collection une fois que vous les avez remplis..
Comme nous l'avons noté dans l'introduction, il est impossible de compléter toutes vos boucles ouvertes. Donc si vous ne pouvez pas faire toutes les tâches que vous avez notées, comment pouvez-vous garder vos paniers de collection vides? Selon Allen, cette partie du processus GTD "est peut-être l'amélioration la plus critique que j'ai apportée à pratiquement toutes les personnes avec lesquelles j'ai travaillé." Il y a plusieurs sous-étapes à ce processus.
Lorsque vous sortez un article de l'un de vos paniers de collection pour le traiter, demandez d'abord "Qu'est-ce que c'est?"
Ceci est particulièrement utile pour les articles provenant d'autres personnes.-tels que les courriels et les lettres. C’est uniquement en déterminant ce qu’ils sont que vous pouvez décider des tâches que vous devez effectuer pour fermer la boucle ouverte ou si vous devez faire quoi que ce soit à ce propos..
Si vous répondez "non" à cette question, vous pouvez effectuer l'une des trois opérations suivantes pour traiter l'élément:
Si la réponse est "oui, à l'avenir", pour traiter l'élément, vous devez configurer un rappel automatique, tel qu'une alerte dans votre calendrier, lorsque des mesures doivent être prises..
Quel que soit le résultat ci-dessus, vous avez traité l'objet et vous pouvez le supprimer de votre système de collecte..,
Remarque: il est fort probable que la majorité des éléments de vos paniers de collecte n'iront pas plus loin que cette étape. C'est l'étape la plus importante du processus GTD, car elle vous permet de "parer" des boucles ouvertes plutôt que de les laisser bloquer votre attention..
Si la réponse est "oui, dès que possible", vous pouvez passer à l'étape 2c.
Vous avez décidé de prendre des mesures. Maintenant, vous devez décider ce que cette action sera.
L'action doit être la suivant action logique vers la fermeture de la boucle ouverte. Si une seule action est nécessaire, passez à l'étape 2d..
Si la fermeture de la boucle nécessite plusieurs tâches, vous avez besoin de deux choses:
Remarque: une liste de projets est une liste de toutes les boucles ouvertes nécessitant l'exécution de plusieurs tâches. Allen recommande de conserver une liste de projets afin de suivre les boucles en cours sur lesquelles vous travaillez. Une fois que toutes les sous-tâches d’un projet sont terminées, vous pouvez les supprimer de la liste des projets..
Cette étape consiste à vous demander: "Puis-je effectuer cette tâche en une seule opération en moins de deux minutes?"
Les petites tâches comme celle-ci pourraient être:
Si la réponse à cette question est "oui", continuez et terminez l'action. Sinon, passez à l'étape suivante.
Maintenant, demandez-vous: "Dois-je faire cela, ou pourrais-je le déléguer à quelqu'un d'autre?"
Si vous pouvez déléguer la tâche, faites-le. Si vous devez le faire vous-même, passez à l'étape suivante..
Votre tâche est maintenant ajoutée à l'un des deux emplacements suivants:
Jusqu'ici, dans ce didacticiel, vous avez rencontré une liste d'actions et une liste de projets. Quelles sont ces listes, en termes pratiques? Selon Allen, les listes sont:
un ensemble de rappels renouvelables, qui peuvent être des listes sur du papier pour ordinateur portable ou dans un programme informatique ou même des chemises de classement contenant des feuilles de papier séparées pour chaque article.
Si vous avez moins de 30 articles sur votre liste d’actions suivante, vous pouvez passer directement à l’étape 4..
Si, toutefois, (comme la plupart des gens) vous avez nettement plus de 30 éléments dans votre liste d'actions suivante, il est judicieux d'organiser votre liste..
Vous pouvez organiser votre liste de deux manières: par contexte et par priorité. C'est une bonne idée d'organiser d'abord votre liste par contexte, puis d'organiser chaque sous-liste de contexte que vous créez par priorité..
Pour organiser votre liste en fonction du contexte, demandez-vous "Où dois-je être pour effectuer cette tâche?" Les contextes peuvent être des emplacements physiques, tels que dans votre bureau, à la maison ou au supermarché. Ils peuvent également être des situations spécifiques, telles que "traitement des e-mails", "passer des appels téléphoniques" ou "lors de la réunion hebdomadaire de l'équipe".
Pour chaque contexte potentiel, vous créez une sous-liste des actions suivantes.
Organiser en fonction du contexte signifie que quoi que vous fassiez, vous pouvez consulter votre liste d'actions à venir et voir ce que vous devez faire..
Allen fournit des indications limitées sur la hiérarchisation des tâches. Il recommande de poser la question:
Compte tenu de [mon] contexte, de mon temps et de l'énergie disponible, qu'est-ce qui me rapportera le plus?
Son autre conseil est de considérer les tâches que vous accomplissez en fonction de vos objectifs de vie à long terme plutôt que de chercher constamment des incendies à éteindre. Cette approche est similaire à celle de la matrice Eisenhower, qui vous aide à hiérarchiser les tâches en fonction de leur urgence et de leur importance..
Vous pouvez également hiérarchiser votre liste de tâches en utilisant le Mange cette grenouille méthode, qui préconise de faire la tâche que vous moins vouloir faire en premier. L'idée est que l'élimination des pires tâches vous procure une poussée d'énergie productive.
Ou vous pouvez essayer Mark Forster Version finale, où vous hiérarchisez les tâches en fonction de ce que vous sentez le plus faire, et donc de ce que vous avez le plus d'énergie.
Vous pouvez en savoir plus sur Mange cette grenouille et Version finale à l'étape 3 de ce tutoriel Business Tuts.
Maintenant que vous avez créé votre prochaine liste d'actions et que vous avez organisé la liste par contexte et par priorité, vous êtes prêt à vous mettre au travail..
N'oubliez pas que vous aurez également des tâches à accomplir dans votre calendrier. Prévoyez donc du temps pour ces tâches..
Si quelque chose vous distrait ou perturbe votre concentration, écrivez-le et ajoutez-le à votre panier de collection. De cette façon, vous pouvez le traiter plus tard.
La dernière étape de GTD est révision Vos listes. Trois types d’examen sont essentiels:
Au cours de votre examen hebdomadaire, vous devez procéder comme suit:
C'est le système GTD en un mot. Pourquoi ne pas essayer et voir si le stationnement et la fermeture de vos boucles ouvertes améliorent votre concentration?
Crédit graphique: Boucle conçue par P.J. Onori du projet Noun.
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