Comment rédiger un courrier électronique de rappel convivial (à l'aide des meilleures pratiques)

Un e-mail de rappel convivial peut être un outil efficace pour gérer votre entreprise. Mais la plupart d'entre nous ne savons pas comment écrire de bons emails de rappel.

Nous ne voulons pas paraître envahissants ou hostiles, mais nous voulons faire passer notre message de manière appropriée. Plus important encore, nous voulons que le destinataire du courrier électronique s'acquitte de la tâche que nous leur rappelons. Trouver le bon équilibre pour votre email de rappel peut être un combat difficile.

Heureusement, il existe des moyens efficaces et professionnels de rédiger un courrier électronique de rappel convivial. Dans ce didacticiel, nous expliquons comment rédiger un courrier électronique de rappel convivial qui donne de meilleurs résultats. Nous partageons également certaines des meilleures pratiques en matière d’e-mail et fournissons un exemple d’e-mail de rappel efficace à partir duquel vous pouvez travailler.. 

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6 situations nécessitant un rappel par courrier électronique

Voici quelques exemples d’envois de rappel par courrier électronique:

1. Retard de paiement - Personne ne veut attendre d'être payé. Si quelqu'un vous doit de l'argent et qu'il est en retard, vous devez savoir quand vous pouvez vous attendre à un paiement..
2. Travail en retard- Le travail d'équipe est un scénario courant dans les affaires ou à l'école. Si vous travaillez en équipe et que quelqu'un n'a pas fait sa part, cela peut affecter l'ensemble du projet. Vous devez leur faire savoir avec tact qu'ils sont derrière.
3. Suivi d'une candidature- Si vous recherchez un emploi, vous voudrez faire un suivi sur les entretiens et les applications. Dans le même temps, vous ne voulez pas aliéner votre contact chez un employeur potentiel.
4. Expédition tardive- Lorsque vous avez commandé quelque chose et que ce n'est pas arrivé. Vous devez informer le vendeur que son envoi est en retard. Si l'article est en rupture de stock ou indisponible, vous devez demander un remboursement..
5. Inaction de la part du destinataire- Chaque fois que quelqu'un promet de faire quelque chose pour vous et ne parvient pas à donner suite dans les délais impartis, vous souhaitez les encourager à agir. Un courriel de rappel amical peut aider.
6. Un jalon important est proche- Parfois, vous souhaitez rappeler à votre contact de ne pas manquer un événement à venir. Envoyer un rappel en douceur avant une réunion requise ou une échéance importante peut être utile.

La clé pour écrire un e-mail de rappel efficace est de rester professionnel et amical. Cela est particulièrement vrai pour un premier rappel, car le manque d'action de votre contact peut être le résultat d'un oubli. Vous ne voulez pas nuire à votre relation avec cette personne.

À Envato Tuts +, nous avons plusieurs tutoriels qui expliquent les meilleures pratiques d’e-mail pour écrire un email professionnel et fournissent des exemples. Pour en savoir plus, étudiez:

Le premier tutoriel explique clairement comment décider d'écrire un courrier électronique formel ou informel. La seconde explique comment rendre vos emails clairs et concis.

Quand faut-il envoyer un email de rappel??

Vous pouvez vous demander combien de temps attendre avant d'envoyer un e-mail de rappel. Si vous attendez un jour, une semaine, plus longtemps?

La réponse dépend en partie de votre accord avec l'autre partie.

Si l'action que vous attendez est due à une date précise, envoyez un e-mail de rappel le premier jour indiquant que l'action est en retard. Habituellement, il s’agit de la première date d’activité après son échéance. Les exemples comprennent:

• Paiements en retard
• Délais non respectés
• Livraisons tardives

En règle générale, si une date a été convenue et que cette date n'est pas respectée, une attente supplémentaire n’aide en rien. Attendre pourrait même nuire à vos chances d'obtenir une réponse puisque les détails de votre contrat pourraient être oubliés au fil du temps. Plus vous attendez, moins il est probable que votre contact se souvienne de ce qu'il est censé faire..

En revanche, si l'action que vous attendez n'a pas de date d'échéance spécifique, vous pouvez donner à votre contact un peu plus de temps. Cela est particulièrement vrai lorsque vous demandez une faveur à une connaissance. Par exemple, vous demandez à une connaissance de remettre votre CV au service des ressources humaines de leur entreprise et vous ne recevez pas de réponse de leur part. Vous êtes peut-être inquiet à propos d'un emploi possible et souhaitez le contacter le premier jour ouvrable après avoir accepté de vous aider. Mais, il est préférable d'attendre environ une semaine avant de vérifier avec eux.

Une façon de vous assurer que vous envoyez des rappels dans les meilleurs délais est de les planifier à l'avance. Des outils tels que Boomerang peuvent être configurés pour envoyer automatiquement un message de suivi si vous ne recevez pas de réponse par courrier électronique..

Pour en savoir plus sur l'utilisation de Boomerang pour automatiser les rappels, consultez:

Comment écrire un rappel de courrier électronique efficace

Maintenant que nous avons exposé certaines des circonstances dans lesquelles un courrier électronique de rappel a été écrit, il est temps d'examiner un exemple plus spécifique de ce qu'il faut écrire dans un courrier électronique de rappel..

Pour les besoins de ce didacticiel, je vais jeter un coup d'œil à un type de rappel courant: un délai non respecté..

Avant de commencer, toutefois, je tiens à vous faire gagner beaucoup de temps en ce qui concerne l’écriture de courriers électroniques que vous êtes susceptible d’envoyer plusieurs modèles à usage unique. En créant des modèles de courrier électronique pour diverses situations, vous évitez de tout recommencer chaque fois que vous envoyez un type de message particulier. De plus, les modèles peuvent facilement être personnalisés pour inclure des détails spécifiques.

Gmail a une fonctionnalité, Réponses en attente, qui peut vous aider à configurer des brouillons de courriels à réutiliser. Voici notre tutoriel Canned Responses:

Un autre avantage de l’utilisation d’une réponse prédéfinie est qu’il est moins probable que vous ajoutiez de l’émotion à votre courrier électronique de rappel, ce qui le garde amical et utile..

Maintenant, commençons par notre exemple de rappel convivial et analysons chaque élément de la rédaction d'un e-mail de rappel..

1. Ligne de sujet de rappel de courrier électronique

Une fois que vous avez choisi les destinataires de votre message, la première partie de votre message de rappel à prendre en compte est la ligne d'objet. Si vous êtes tenté de sauter la ligne d'objet, ne le faites pas. Les e-mails sans objet sont souvent envoyés directement au spam..

La ligne d'objet est également importante car c'est la première chose que voit le destinataire. S'ils reçoivent beaucoup d'e-mails, l'objet peut déterminer s'ils ouvrent le message que vous envoyez..

Pour attirer l'attention du destinataire, j'utilise l'expression "Réponse requise" dans la ligne d'objet. J'inclus aussi le nom du projet, car ils peuvent être impliqués dans plus d'un projet.

Jusqu'ici, notre message ressemble à ceci:

Assurez-vous d'inclure une ligne d'objet dans votre courriel de rappel..

Après avoir choisi une ligne d'objet, vous êtes prêt à passer à l'étape suivante de la création de votre courrier électronique de rappel convivial. Voyons comment écrire une salutation par e-mail de rappel.

2. Salutation de rappel par courrier électronique

Bien que vous puissiez être tenté de sauter directement dans le corps de votre e-mail de rappel et de ne pas inclure une salutation, évitez la tentation. Votre email sera beaucoup mieux reçu si vous vous adressez à votre destinataire par son nom.

Dans notre exemple, nous savons que le nom du membre de l'équipe de projet est Joan Perez. Nous allons donc lui adresser ce message de rappel par courrier électronique. Puisque nous connaissons bien Joan, il est correct de commencer par une salutation informelle utilisant le mot "Hi" suivi d'un prénom, comme dans l'exemple ci-dessous:

Si vous connaissez le destinataire, vous pouvez utiliser un message d'accueil informel..

Si nous ne connaissions pas bien Joan, nous pourrions commencer par des salutations plus formelles telles que "Dear Joan". Si nous ne connaissions pas le nom de Joan, nous pourrions nous adresser à elle par position. Par exemple, "Cher membre de l'équipe du projet ABC".

Pour des exemples plus spécifiques sur la manière de démarrer et de terminer un courrier électronique professionnel, consultez ce didacticiel:

3. Texte du corps du rappel par courrier électronique

Maintenant que nous avons choisi une ligne d'objet et une salutation pour le courrier électronique, nous sommes prêts à passer au corps du message de rappel par courrier électronique et à couvrir l'essentiel de ce qu'il faut écrire dans votre courrier électronique de rappel. C’est là que vous communiquez réellement votre message principal.

Vous pouvez diviser le corps de votre message de rappel par courrier électronique en plusieurs parties:

1. Premières phrases - Comme il s’agit d’un rappel amical, c’est une bonne idée de commencer le message sur une note positive. Cela empêche votre message d'avoir l'air trop dur. Si vous ne pouvez penser à rien de spécifique, dites quelque chose d'amical, par exemple "J'espère que vous allez bien."
2. Message principal - C'est ici que vous devez communiquer le but du message. Réfléchissez bien à ce que vous voulez dire ici. Soyez aussi clair que possible. Expliquez exactement ce qui est en retard (travail, paiement, expédition, etc.) et quand il était censé avoir été livré.
3. Appel à l'action - Enfin, indiquez au destinataire du message ce que vous souhaitez qu'il fasse. Il s’agit généralement d’une demande de leur part. Toutefois, dans certains cas, comme un envoi tardif, vous pouvez demander un remboursement. C'est aussi une bonne idée d'offrir de l'aide dans le corps de votre message, comme une offre de réponse à des questions..

Dans l'exemple de courrier électronique de rappel adressé à Joan Perez pour le projet ABC, nous avons intégré ces éléments comme suit:

Le corps du rappel par e-mail est l'endroit où vous communiquez votre message.

Notez que le corps du message de rappel commence sur une note positive en complétant les travaux antérieurs de Joan. Il passe directement à un paragraphe sur la date limite manquée.

Enfin, le message se termine par un appel à l'action demandant à Joan une date à laquelle le travail manqué sera soumis. Le chef de projet propose également de répondre aux questions et fournit même leur numéro de téléphone.

4. Fermeture de votre rappel de courrier électronique amical

La dernière étape de la création d’un rappel par courrier électronique consiste à fermer votre message. Vous le ferez avec une dernière phrase et votre signature électronique.

Votre dernière phrase doit refléter le ton du reste de votre courrier électronique. Si vous avez utilisé un ton formel tout au long de l'e-mail, vous devriez également conclure sur une note formelle. De même, si votre courrier électronique est informel, votre fermeture devrait également l'être..

Regardons de plus près notre exemple:

Fermez votre rappel d'email avec une phrase de fermeture et votre signature.

Pour notre dernière phrase, nous concluons sur une note positive en supposant que le destinataire va agir. De plus, nous n'avons pas inclus le nom de la société ni d'autres informations de contact, car le destinataire de l'e-mail est bien connu de nous..

Pour un e-mail de rappel plus formel (comme contacter un fournisseur au sujet d'un envoi tardif), incluez plus d'informations sur l'expéditeur, telles que:

• prénom
• Titre
• Entreprise
• Adresse
• Téléphone
• Email

Vous voudrez peut-être même incorporer une signature électronique dans votre message de rappel. Voici une liste de modèles de signatures de courrier électronique professionnels que vous voudrez peut-être envisager, ainsi que des conseils sur la meilleure façon de les utiliser:

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Quand décrocher le téléphone

Un message électronique amical peut constituer un rappel efficace. Souvent, c'est tout ce qu'il faut pour résoudre un problème. Parfois, cependant, un appel téléphonique est plus efficace qu'un rappel par courrier électronique. Cela est particulièrement vrai lorsque vous avez déjà envoyé un courrier électronique et qu'il a été ignoré..

Si vous décidez de passer un appel téléphonique, voici quelques conseils rapides pour vous aider à passer un appel réussi:

• Appeler pendant les heures d'ouverture - Vous êtes plus susceptible de joindre une personne qui peut vous aider si vous appelez à un moment où elle est susceptible de se trouver.
• Soyez amical et courtois - Une attitude professionnelle peut aider à dissiper les malentendus.
• Ne pas menacer ou faire des accusations - Votre contact est moins susceptible de coopérer s'il est contrarié ou en colère.
• Allez droit au but - Vous devez définir clairement le problème et savoir ce qu’ils peuvent faire pour le résoudre..
• Facilitez leur respect - Si vous collectez un paiement, expliquez-leur comment payer en ligne et dirigez-le vers le lien..

Dans certains cas, vous devrez peut-être recourir à des mesures extrêmes (telles que le recrutement d’un avocat ou l’escalade de la situation auprès de votre responsable). Mais, ces mesures sont un dernier recours. Lorsque vous le pouvez, il est préférable d’essayer de résoudre le problème en envoyant un courrier électronique de rappel ou un appel convivial. Une approche conviviale laisse votre relation professionnelle intacte pour vos transactions futures..

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Conclusion

Si vous vous êtes déjà demandé quoi écrire dans un e-mail de rappel, vous pouvez maintenant suivre certaines directives. N'oubliez pas de suivre les meilleures pratiques de messagerie décrites dans ce didacticiel et dans les ressources que j'ai partagées..

Surtout, restez amical et professionnel lorsque vous écrivez votre e-mail de rappel. Le maintien de la relation laisse la porte ouverte pour les transactions futures avec votre contact.

Avez-vous déjà eu à écrire un email de rappel amical? Comment as-tu géré cela? Partagez vos expériences dans les commentaires ci-dessous.