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Écrire des emails efficaces peut être un défi. Vous avez écrit un message important que votre public pourrait utiliser. Mais ils semblent ignorer vos emails. Il est peut-être temps d'intensifier votre jeu.
Dans ce didacticiel, nous vous expliquerons le processus de rédaction de courrier électronique professionnel du début à la fin. Nous avons plus de 15 conseils utiles pour rédiger un courrier électronique efficace..
Vous commencerez par apprendre à identifier l'objectif de votre courrier électronique efficace. Vous finirez par apprendre la bonne clôture et l’importance d’un modèle de signature de courrier électronique. Nous discuterons également de l'utilisation d'images et d'animations dans le courrier électronique, ainsi que du moment opportun pour envoyer un courrier électronique professionnel..
Êtes-vous prêt à apprendre à rédiger des courriels plus efficaces? (source graphique)Maintenant, sautez dans ces astuces pour tuer comment écrire un email efficace:
Commencez par décider quels résultats vous voulez de votre courrier électronique. Ensuite, écrivez votre email avec cet objectif en tête. Votre courrier électronique ne peut atteindre son objectif si vous ne savez pas pourquoi vous l'écrivez.
Lorsque vous choisissez un objectif pour votre courrier électronique, il est préférable de le garder simple. Ce sera moins déroutant pour le public.
Par exemple, quel email pensez-vous le plus susceptible d'atteindre son objectif??
Le premier courriel a plus de chances de réussir car il n’ya qu’un seul objectif. Le deuxième courrier électronique pourrait peut-être amener un lecteur à effectuer l’une des actions souhaitées, mais il est peu probable qu’il fasse les trois.
La ligne d'objet est la première chose que voit votre lecteur. Une mauvaise ligne d'objet pourrait faire en sorte que votre courrier électronique soit supprimé ou pire, envoyé directement dans le dossier Spam..
Gardez la ligne d'objet de votre courrier électronique concise, mais soyez précis. Ne trompez pas votre lecteur non plus ou vous laisserez une mauvaise impression.
Votre ligne de sujet doit également être pertinente pour votre destinataire. Tout le monde déteste recevoir un email générique qui n’a rien à voir avec eux. Si vous le pouvez, allez plus loin et personnalisez la ligne de sujet.
Voici un exemple d'une ligne d'objet de courrier électronique incorrecte:
Email important. Obtenez 100 $!!!
C'est un mauvais sujet. C'est vague. Les mots "email important"ne dites rien au lecteur à propos de l'email. En outre, c'est trompeur. Si le lecteur ouvrait l'email, il verrait qu'il ne gagnera pas 100 $ s'il ne remporte pas un concours. Enfin, les trois points d'exclamation à la fin de la ligne de sujet rendre cette ligne sujet l'air spammy.
Voici une meilleure ligne d'objet pour le même email:
Découvrez vos nouvelles fonctionnalités XYZ (inscrivez-vous pour gagner un prix de 100 $)
Plutôt que la phrase vague, "email important,"la deuxième ligne d'objet indique au lecteur que cet email répertorie les nouvelles fonctionnalités de XYZ, un produit qu'ils possèdent. Et la phrase entre parenthèses indique clairement que les 100 $ représentent un prix..
Remarque: L'application logicielle XYZ décrite dans ces courriels est fictive. Il est utilisé uniquement pour illustrer ces exemples et ne repose sur aucun outil logiciel réel..
Pour plus d'informations sur la création de lignes de sujet puissantes, étudiez:
Même si votre lecteur ouvre votre courrier électronique, les premières lignes peuvent être si désagréables qu’ils arrêtent de lire tout de suite. Portez une attention particulière à la salutation (message d'accueil par courrier électronique) et à la phrase d'ouverture pour vous assurer que votre courrier électronique est efficace..
Lorsqu'il s'agit d'envoyer un message d'accueil par courrier électronique, utilisez le degré de formalité approprié. Pour savoir à quel point vous devez être formel, vous devez connaître votre public. Votre public sera-t-il offensé par une salutation informelle ou restera-t-il informel pour rendre votre entreprise plus accessible? Vous ne pouvez connaître la réponse que si vous avez fait vos devoirs à propos de vos lecteurs.
Que votre courrier électronique soit formel ou informel, certaines ouvertures sont tout simplement trop peu professionnelles pour un courrier électronique professionnel. Regardez cette ouverture de courrier électronique:
Yo XYZ utilisateur!
Votre logiciel XYZ a été mis à niveau.
Même si votre email est écrit sur un ton décontracté, "Yo"n’est pratiquement jamais une bonne salutation d’e-mail. Contrastez l'ouverture ci-dessus avec l'ouverture suivante, plus efficace (et professionnelle):
Bonjour Laura,
Nous sommes heureux que vous ayez choisi le logiciel XYZ. Comme indiqué dans votre contrat de maintenance, XYZ a été automatiquement mis à niveau vers la version 4.2..
Le ton de l'e-mail est toujours décontracté ("Bonjour"), mais notez la personnalisation de l’ajout de mon nom. Pour plus de détails sur la création d’une ouverture pour un courrier électronique efficace, consultez le didacticiel suivant:
Une fois que vous avez créé un objet fort et choisi une salutation et une ligne d'ouverture de courrier électronique, accédez rapidement au point principal de votre message électronique. Restez concis. Si vous avez plus d'un point, utilisez une liste pour que votre lecteur puisse le scanner facilement.
En reprenant l'exemple précédent, au lieu de mettre toutes les nouvelles fonctionnalités du logiciel dans un long paragraphe, utilisez une liste pour les rendre facilement lisibles. Comme ça:
1. S'intègre avec smartphone ou tablette
2. Augmentation du stockage en nuage
3. Remplissage automatique pour les phrases courantes
4. La vérification orthographique intégrée au logiciel inclut désormais des phrases étrangères
Votre lecteur peut voir les caractéristiques d'un coup d'œil. Mais lister les fonctionnalités ne suffit pas. Expliquez pourquoi ces fonctionnalités sont importantes pour le destinataire de votre courrier électronique..
De nombreux professionnels ne comprennent pas la différence entre fonctionnalités et avantages. Les fonctionnalités décrivent ce que fait votre produit. Un avantage explique comment une fonctionnalité aide votre lecteur.
Ne supposez pas que votre lecteur de courrier électronique sait déjà pourquoi quelque chose est important pour lui. Assurez-vous que votre adresse e-mail explique les avantages pour votre lecteur.
Améliorons la liste des fonctionnalités logicielles que nous avons créées précédemment et incluons les avantages clients de chacune d'elles. La liste ressemble maintenant à ceci:
1. Utilisez le logiciel n'importe où. S'intègre avec un smartphone ou une tablette.
2. Beaucoup d'espace pour économiser tout ce dont vous avez besoin. Augmentation du stockage en nuage.
3. Remplir les formulaires rapidement. Remplissage automatique pour les phrases courantes.
4. Réduit les erreurs dans les mots étrangers. La vérification orthographique intégrée au logiciel inclut désormais des phrases étrangères courantes.
La liste montre maintenant comment chaque mise à niveau de fonctionnalité aide votre lecteur. Ils sont beaucoup plus susceptibles d'être intéressés par un courrier électronique expliquant clairement les avantages.
Nous en avons déjà parlé, mais adaptez votre courrier électronique à ce que vous savez sur votre lecteur. Utilisez le ton et les termes auxquels ils vont se rapporter.
Trop souvent, les hommes d’affaires insèrent dans leur courrier électronique autant de termes techniques qu’ils peuvent l’intégrer, pensant à tort qu’utiliser beaucoup de jargon professionnel impressionnera le lecteur. En fait, les termes inconnus sont plus susceptibles d'irriter et d'aliéner votre lecteur que de les impressionner. Évitez également d’utiliser des abréviations inhabituelles..
Ecrivez votre courrier électronique à un niveau de lecture que vos lecteurs peuvent comprendre. Plusieurs études montrent que la plupart des adultes américains sont à l’aise avec des textes écrits entre le septième et le neuvième degré. Donc, si c’est le public que vous essayez d’atteindre, ajustez votre écriture à cette fourchette de niveaux.
Pour savoir à quel niveau votre email est écrit, utilisez un vérificateur de lisibilité. Certains outils de création intègrent un vérificateur de lisibilité ou trouvent un vérificateur de lisibilité en ligne tel que l'application Hemingway..
Les sous-titres et autres formats rendent les courriels plus lisibles et aident votre lecteur à assimiler votre message. N'oubliez pas que votre lecteur est probablement pressé. Avec un sous-titre, ils peuvent saisir vos points principaux sans trop d'effort.
Ajoutons un sous-titre à l'exemple de courrier électronique sur lequel nous avons travaillé. Cette fois, regardons tout le courrier électronique que nous avons écrit jusqu'à présent. C'est ici:
Objet: Découvrez vos nouvelles fonctionnalités XYZ (inscrivez-vous pour gagner un prix de 100 $)
Bonjour Laura,
Nous sommes heureux que vous ayez choisi le logiciel XYZ. Comme indiqué dans votre contrat de maintenance, XYZ a été automatiquement mis à niveau vers la version 4.2..
Mises à jour du logiciel XYZ 4.2
1. Utilisez XYZ n'importe où. S'intègre avec un smartphone ou une tablette.
2. Enregistrer tout ce dont vous avez besoin. Augmentation du stockage en nuage.
3. Remplir les formulaires rapidement. Remplissage automatique pour les phrases courantes.
4. Réduit les erreurs dans les mots étrangers. La vérification orthographique intégrée au logiciel inclut désormais des phrases étrangères courantes.
Remarquez comment le sous-titre menant à la liste, Mises à jour du logiciel XYZ 4.2, est l'une des premières choses qui attire l'attention du lecteur.
Comme pour tout type de contenu, les images contenues dans un courrier électronique attirent le lecteur et captivent son attention. N'exagérez pas les images dans votre email professionnel. Une grande ou deux petites images suffisent pour la plupart des courriels professionnels.
L'utilisation des images présente certains inconvénients:
Assurez-vous que toutes les images que vous utilisez sont professionnelles. Et bien sûr, vous avez besoin des droits intellectuels pour utiliser l'image que vous utilisez.
Où pouvez-vous trouver des images efficaces à ajouter à vos courriels? Envato Elements est une source de qualité d'images professionnelles libres de droits. Pour un petit supplément mensuel, choisissez parmi plus de 200 000 photos sélectionnées par des professionnels. Et vous aurez également accès à de nombreux autres éléments graphiques professionnels..
Si vous voulez vraiment capter l'attention du lecteur, utilisez un GIF animé. Les GIF animés ajoutent du mouvement à votre message, ce qui attire l'attention du lecteur..
Soyez prudent lorsque vous ajoutez des fichiers GIF à vos courriels. Une simple animation fonctionne mieux qu'un complexe. Et les e-mails contenant des fichiers GIF animés rencontrent certains problèmes, notamment:
Pour en savoir plus sur l’utilisation de GIF animés dans des e-mails, lisez:
Votre lecteur ne saura pas quoi faire si vous ne le lui dites pas. Inclure un appel clair à l'action pour obtenir les résultats souhaités.
Dans le courrier électronique que nous avons créé pour ce tutoriel, nous aimerions que le lecteur s'abonne à notre newsletter. En s'inscrivant à la newsletter, ils s'inscriront également pour gagner le prix de 100 $. Voici à quoi ressemble notre appel à l'action pour notre exemple de courrier électronique:
Découvrez comment utiliser le logiciel XYZ (et inscrivez-vous pour gagner 100 $) en s'abonner à la lettre d'information hebdomadaire XYZ(lien).
Notez que l'appel à l'action comprend un lien souligné. Dans un email en direct, ce serait un lien cliquable sur lequel le lecteur pourrait cliquer tout de suite..
Si votre lecteur a lu tout votre courrier, il est important que vous leur laissiez une bonne impression. Ajouter une fermeture efficace à votre courrier électronique est le meilleur moyen de vous assurer que votre lecteur repartira avec une impression positive de votre entreprise..
Assurez-vous que votre courriel de fermeture est sincère et approprié. Tout comme vous avez pris en considération votre public lorsque vous avez écrit le reste du courrier électronique, pensez à votre public lors de la rédaction de votre courrier électronique..
Une fermeture de courrier électronique efficace inclut une phrase de clôture et identifie l'expéditeur. Tout comme il existe des salutations formelles et informelles par courrier électronique, il existe également des fermetures de courrier formelles et informelles. Le type de fermeture que vous choisissez dépend du public cible de votre courrier électronique..
Pour fermer l'exemple de courrier électronique sur lequel nous travaillons, nous allons utiliser cette simple fermeture de courrier électronique:
Merci encore d'avoir choisi le logiciel XYZ pour répondre à vos besoins en logiciels.
Meilleurs vœux,
Jane Jones
PDG et fondateur, AnyTown Consulting
555-555-9090
Jane @ AnyTown Consulting
Remarque: Dans cet exemple, AnyTown Consulting est la société qui a développé l'application fictive XYZ dans l'exemple de courrier électronique. AnyTown Consulting est une société fictive utilisée à des fins d'illustration. Il n'est pas destiné à représenter une entreprise ou une organisation réelle.
Pour plus de détails sur la fermeture de votre courrier électronique effectif, reportez-vous à:
Pour un degré de professionnalisme supplémentaire, ajoutez un modèle de signature à votre courrier électronique. Un modèle de signature professionnel inclut votre marque et vos informations de contact. Cet élément de design fait ressortir votre courrier électronique, ce qui le rend plus efficace.
Voici le courrier électronique sur lequel nous travaillons avec un modèle professionnel:
Rendez votre courrier électronique plus efficace en ajoutant un modèle de signature.Remarque: Le modèle professionnel illustré ci-dessus utilise le 1127 Modèle de signature électronique de GraphicRiver d’Envato, qui est une excellente source pour les modèles de courrier électronique professionnels comme celui utilisé dans l'exemple ci-dessus.
Découvrez d'autres exemples de modèles de signature professionnels dans cet article:
Un fait peu connu est que le P.S. (postscript) est l’une des parties les plus lues d’un email. Si vous ne connaissez pas le terme, P.S. fait référence à une phrase, une phrase ou un court paragraphe ajouté après le bloc-signature. L'idée est que le post-scriptum est un ajout de dernière minute à l'email.
Dans les courriels, le P.S. peut inclure un appel supplémentaire à l'action, ou même une offre spéciale. Ajouter un post-scriptum à votre email peut le rendre plus efficace.
Voici un exemple de postscript pour l'exemple de courrier électronique sur lequel nous avons travaillé:
P.S. J'ai failli oublier de te dire. Si vous s'inscrire(lien) pour notre bulletin d’information d’ici la fin du mois, c’est le 30 novembre, nous ajouterons un mois gratuit à votre plan de soutien.
Si votre lecteur discutait de son inscription au bulletin d’information, l’incitatif ajouté dans le fichier P.S. peut être suffisant pour se décider.
Les erreurs et les erreurs réduisent l'efficacité de votre courrier électronique. Ils donnent également au lecteur une mauvaise impression de votre entreprise. C'est à vous de vous assurer que votre email professionnel est le plus propre possible avant de l'envoyer..
Examinez attentivement votre courrier électronique. Vérifier:
Si vous le pouvez, demandez à quelqu'un d'autre de relire votre courrier électronique. Une fois que vous êtes certain que votre courrier électronique est exempt d'erreur, vous êtes prêt à l'envoyer..
Lorsque vous envoyez votre email est important. Le meilleur moment pour envoyer un email varie en fonction de votre public cible..
Par exemple, vous ne voudrez peut-être pas envoyer un courrier électronique à un homme d’affaires à 17h00. Vendredi après-midi. Ils ont peut-être quitté le bureau et lorsqu'ils arriveront le lundi matin, votre courrier électronique ne sera qu'un des nombreux messages entrants ce week-end, ce qui rendra votre destinataire moins susceptible de le lire..
La plupart des études conviennent que le mardi est le meilleur jour de la semaine pour envoyer un courrier électronique à un homme d'affaires. Bien sûr, le meilleur jour pour atteindre votre public cible peut être différent. Alors, apprenez tout ce que vous pouvez sur vos destinataires.
Pour que votre courrier électronique soit efficace, il est important de faire un suivi. Votre suivi peut prendre deux formes:
Le suivi peut souvent faire la différence entre obtenir une vente et ne pas l'obtenir.
Pour répondre aux réponses que vous recevez, votre propre boîte de réception électronique doit être organisée et sans fouillis, sinon vous risquez de ne pas tenir compte de la réponse. Dans l'exemple que nous avons utilisé, imaginons qu'un destinataire de courrier électronique réponde en lui demandant si l'abonnement à la newsletter XYZ coûte de l'argent. Mais vous ne voyez pas leur réponse à cause de l'encombrement de la boîte de réception. Il y a une opportunité perdue.
Pour en savoir plus sur la gestion de votre boîte de messagerie et la préserver de l'encombrement, consultez notre eBook GRATUIT sur la gestion de la boîte de réception: Le guide ultime de la maîtrise zéro de la boîte de réception.
Rédaction efficace des e-mails n'est pas difficile une fois que vous savez comment atteindre votre public. Utilisez les astuces de communication par e-mail professionnelles de ce didacticiel pour rédiger des e-mails plus efficaces..
Pour plus d'informations sur la rédaction d'un courrier électronique persuasif, étudiez:
Pour savoir comment formater un courrier électronique et obtenir des conseils de rédaction professionnelle, reportez-vous à:
Quels conseils de rédaction avez-vous pour rédiger des courriels efficaces avec les destinataires? Faites-nous savoir vos meilleurs conseils dans les commentaires.
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