Comment rédiger un e-mail de jour de maladie professionnel (avec exemples)

Vous vous réveillez terriblement et réalisez que vous ne pouvez pas vous rendre au travail aujourd'hui.

Dire à votre patron que vous ne pouvez pas venir au travail est effrayant, même si votre bureau a une politique laxiste en matière d'absences. Vous ne voulez pas que votre patron pense que vous vous relâchez, mais vous ne voulez pas non plus divulguer autant d'informations que la conversation devient difficile.

Lorsque vous ne pouvez pas venir au travail, vous devez écrire un e-mail de congé de maladie. (Source de l'image)

Ce tutoriel couvre tout ce dont vous avez besoin pour rédiger un courrier électronique professionnel, ainsi que des modèles faciles à modifier. Vous trouverez également des conseils pour rédiger un courrier électronique concernant une maladie récurrente ou invisible..

1. Suivre le protocole de l'entreprise

Suivez le protocole relatif aux absences dans le manuel de votre employeur ou utilisez la méthode de communication préférée par votre responsable. Pour certaines personnes, cela signifie que vous devez informer votre responsable au moins deux heures avant votre quart de travail. Certaines entreprises peuvent exiger que vous appeliez malade au lieu d’envoyer un courrier électronique ou un SMS. Vous devrez peut-être également informer vos collègues et vos clients que vous êtes absent du bureau..

Certains employeurs ont besoin d’une note du médecin pour les congés d’une durée supérieure à trois jours. Mais il existe également des sociétés strictes où vous devez soumettre une note de médecin, même si vous n'êtes absent que pour une journée. Demandez à votre responsable ou consultez votre contrat de travail si vous n'êtes pas sûr de la position de votre employeur sur les notes du médecin..

2. Faites-le tôt

Envoyez un e-mail en cas de maladie ou appelez-le à l'avance, dès que vous réalisez que vous ne pouvez pas venir au travail. Une maladie soudaine et des déplacements à la salle d'urgence peuvent vous faire oublier le travail. Mais il vous incombe toujours d'appeler votre responsable dès que vous en avez la possibilité. Vous ne voulez pas les laisser ignorants de vos allées et venues.

3. Que faut-il inclure dans votre courriel de maladie?

Gardez votre email clair et concis. Vous trouverez ci-dessous une liste de ce que vous devez inclure lorsque vous appelez ou envoyez un courriel à malade:

Raison de votre absence. Gardez cette partie dégagée sans trop entrer dans les détails. Ecrivez la maladie spécifique et les principaux symptômes qui vous empêchent de venir au bureau. Vous n'êtes pas obligé de tout lister.
Combien de temps tu seras absent du travail. Cela est prévisible pour de nombreuses maladies, telles que la grippe ou le rhume, où le pire est passé en un ou deux jours. Si vous ne savez pas quand vous serez de retour, demandez à votre médecin combien de temps vous faudra-t-il pour récupérer.
Adresse ta disponibilité pour communiquer.Informez votre patron pour savoir si vous pouvez répondre aux questions par courrier électronique. Vous pouvez également inclure un numéro de téléphone d'urgence au cas où ils auraient besoin de vous joindre.Si vous êtes trop malade pour répondre aux courriels, soyez honnête et indiquez clairement que vous serez inaccessible pendant votre absence..
Clarifiez si vous travaillerez ou non.Cela s'applique aux télétravailleurs, aux employés à distance ou aux cadres supérieurs censés continuer à travailler même lorsqu'ils sont en congé. Votre superviseur peut vous permettre de faire du télétravail si vous êtes contagieux, mais pas trop malade pour un repos au lit complet.
Note du médecin et autre documentation. Mentionnez toute note de médecin, ordonnance ou certificat médical que vous pouvez fournir à l'appui de votre demande de congé de maladie..
Nomme ton interlocuteur.Mentionnez qui prendra en charge vos projets et réunions en cours, afin que votre responsable sache à qui s'adresser pour des questions sur vos tâches. Vous pouvez simplement écrire, «Ben prendra en charge les réunions avec mes clients cet après-midi. Il est également au courant de mes projets avec Client X.»
Fermeture professionnelle. Terminez votre e-mail de congé de maladie avec une fermeture simple et votre nom.

Vous pouvez également envoyer un e-mail à votre équipe avec une version abrégée de ce message, qui ne contient pas de détails sur votre maladie ni sur la note de votre médecin..

Exemple d'email de jour de maladie pour votre équipe

Bonjour l'équipe,

Désolé, mais je ne peux pas le faire fonctionner aujourd'hui. j'ai un (grippe / rhume / mal à l'estomac, etc.), alors je vais prendre un jour de congé. Je serai disponible pour (répondre aux emails / travailler à distance). "

C'est également une bonne idée de configurer un e-mail d'absence pour informer tous les autres personnes avec lesquelles vous travaillez..

4. Modèles d'email de congés de maladie

Voici différents modèles pour vous montrer comment envoyer un courrier électronique en cas de maladie, en fonction de votre situation:

1. Exemple simple d'email de jour de maladie

Utilisez ce modèle lorsque vous ne serez absent que pour une journée. C'est court et n'inclut pas beaucoup de détails, car une absence d'une journée n'a pas besoin de cinq paragraphes pour expliquer.

"Salut (Nom du responsable),

Je vous écris pour vous informer que je ne peux pas le faire fonctionner aujourd'hui, (Rendez-vous amoureux), comme je suis descendu avec un (votre maladie). Je serai disponible pour répondre aux courriels si vous avez besoin d'une aide urgente, mais (Nom du collègue) gérera ma charge de travail aujourd'hui pour que toutes les échéances soient respectées.

Merci de votre compréhension,

(Votre nom)"

La phrase "aide urgente”Est là pour suggérer que vous ne vérifierez pas et ne répondez pas aux emails toute la journée. Considérez cela comme une manière subtile de dire que vous avez besoin de temps pour vous reposer, mais vous respectez également vos obligations et vous serez disponible pour intervenir si une situation que vous êtes le seul à pouvoir résoudre se présente. Supprimer la phrase «Aide urgente» si vous envisagez de répondre à des courriels comme vous le feriez lors d'une journée normale au bureau.

2. Exemple d'email de jour de maladie avec demande d'utilisation d'un congé payé

Utilisez ce modèle si vous avez une note du médecin et si vous utilisez votre congé de maladie pour couvrir les absences..

"Cher (Nom de votre responsable),

Je ne serai pas en mesure de me rendre au travail aujourd'hui parce que je suis sous le mauvais temps et (symptômes que vous ressentez). Je suis allé aux urgences la nuit dernière et le médecin m'a confirmé (diagnostic du médecin).

Le docteur prescrit (X jours de congé) comme je (besoin de se reposer, je suis contagieux), alors j'ai demandé (Nom du collègue) reprendre ma rencontre avec (Nom du client) cet après midi. Ils vont également gérer mes tâches en attente pendant mon absence. Je serai disponible par email pour vos besoins urgents.

J'ai également joint la note du médecin à cet email. Je vous serais reconnaissant de bien vouloir envoyer ce courrier électronique avec la pièce jointe à HR afin qu’ils puissent traiter mon congé de maladie. Merci de votre aide.

Cordialement,

(Votre nom)”

Si vous ne l'avez pas fait, supprimez la phrase indiquant d'aller à la salle d'urgence a visité le médecin si vous êtes allé chez le médecin après votre retour du travail.

Notez que la loi fédérale américaine n’oblige pas les entreprises à offrir un congé de maladie payé, selon le ministère du Travail. D'autres pays peuvent avoir leur propre législation du travail concernant les congés de maladie. Vérifiez votre contrat de travail avant d'utiliser ce modèle.

Les ressources humaines (RH) ne sont pas toujours responsables de l'approbation des congés de maladie. Parfois, votre responsable a le dernier mot. Vous pouvez donc modifier cette partie du modèle en fonction de la politique de votre employeur..

3. Modèle d'email de maladie pour congés pour une durée indéterminée

Utilisez ce modèle si vous ne savez pas quand vous pourrez vous rendre au travail..

"Cher (Nom du responsable),

J'écris ceci pour vous faire savoir que je ne peux pas venir au bureau aujourd'hui. J'ai senti (malade, tête légère, etc.) depuis (hier soir, hier, etc.), et n'a vu qu'un médecin hier.

Ils m'ont diagnostiqué avec (votre maladie) et des médicaments prescrits qui dureront pendant (X jours). Je me sens un peu mieux maintenant que la première dose de médicament a pris effet, mais on m'a conseillé de rester à la maison car il me faudra du temps pour récupérer complètement.

Je ferai de mon mieux pour vous informer si je ne peux pas me rendre au travail demain, afin que nous puissions prendre des dispositions temporaires pour ma charge de travail. Pendant ce temps, (Nom du collègue) a accepté de m'occuper de mes tâches pour la journée ".

Pour plus d'informations générales sur la rédaction de courriers électroniques professionnels, reportez-vous au didacticiel suivant:

5. Faites en sorte que quelqu'un vous couvre

Avez-vous remarqué que tous les exemples de courrier électronique ci-dessus incluent un transfert de vos tâches à un collègue de confiance? Vous devriez déjà avoir un arrangement prédéterminé avec ce collègue avant de vous absenter. Vous pouvez donc appeler cette faveur quand vous en avez besoin..

Le manque de considération de votre collègue n'est pas la seule raison d'un arrangement prédéterminé. Votre collègue doit savoir comment faire votre travail, où chercher certains fichiers sur votre ordinateur et qui sont vos contacts avec les clients ou les fournisseurs. Sinon, ils auront l'air désemparés tout en remplaçant pour vous.

Vous n'avez pas besoin de préparer un manuel contenant des informations sur votre travail. Compilez quelques notes sur vos tâches, telles que:

rapports que vous écrivez et quand ils sont dus, afin que votre collègue puisse les faire au cas où votre congé de maladie coïncide avec une échéance
contacts dans d'autres départements et entreprises avec lesquels vous travaillez, y compris leurs noms, courriels et intitulés de poste
liste courante des projets en attente et des personnes impliquées dans chacun d'eux
instructions sur la façon de gérer les tâches que vous êtes seul à pouvoir, afin que quelqu'un d'autre puisse le faire si vous êtes trop malade pour travailler à domicile
sources pertinentes, telles que des sites Web, des livres ou des personnes

6. Configurer un message d'absence du bureau

Si vous ne l'avez pas déjà fait, configurez un message d'absence du bureau pour informer les personnes que vous n'êtes pas au travail et que vous ne pouvez pas répondre aux courriels. Vous ne devez activer ce message que si vous êtes malade et que vous avez également informé votre supérieur que vous ne pourrez pas répondre aux e-mails à la maison..

Cependant, ce n’est pas comme le courrier de maladie que vous avez écrit pour votre patron et vos collègues. Vous n'êtes pas obligé d'informer des personnes extérieures à votre équipe de votre maladie et encore moins de vos symptômes. Ils ne veulent probablement pas non plus entendre les détails.

Vous trouverez ci-dessous un message d'absence du bureau que vous pouvez configurer sur votre fournisseur de messagerie Gmail, Outlook ou autre..

“(Salutation),

Je serai absent du bureau de (date de début) jusqu'à ce que (date de fin).

S'il vous plaît contactez (Prénom) à (adresse électronique) ou (numéro de téléphone) pour vos préoccupations urgentes. Sinon, je répondrai à vos courriels à mon retour. Je vous remercie."

7. Cas spéciaux: Emails de maladie pour les maladies récurrentes et invisibles

Il y a quelques années, j’ai appelé la hotline du personnel pour appeler un malade, une procédure standard pour mon travail à l’époque. Après avoir expliqué pourquoi je ne pouvais pas me rendre au travail, la personne de l’autre ligne me réprimandait parce que c’était la troisième fois en six mois que j’appelais malade pour la même raison. Ma raison était une maladie invisible - une des nombreuses affections où la personne semble aller bien à moins de voir tous les médicaments sur ordonnance qu'elle prend.

Il existe de nombreuses maladies invisibles et récurrentes, dont certaines sont suffisamment gérables pour pouvoir occuper un emploi. D'après mes recherches, il semble que je ne suis pas le seul à se sentir coupable et à avoir peur des conversations embarrassantes lorsqu'il est malade. Cette section est destinée aux personnes à la recherche de conseils sur la manière de gérer cette situation au travail.

Julia Esteve Boyd, consultante en étiquette avec une expérience internationale en étiquette d'entreprise, dit,

“Les maladies récurrentes sont problématiques, mais la plupart des employeurs comprennent quand ils connaissent tous les faits importants. ”

La divulgation de votre maladie récurrente ou invisible au travail peut déclencher un examen plus approfondi de votre patron ou de votre service des ressources humaines. C'est pourquoi il est dans votre intérêt de consulter les politiques de votre employeur en matière d'absences avant d'aborder ce sujet. Si votre contrat ou votre manuel des employés ne contient aucune mention d'absences récurrentes, demandez à vos collègues s'ils connaissent quelqu'un dans une situation similaire au sein de l'entreprise. Ensuite, parlez à cette personne pour voir comment elle a traité les demandes de congé de maladie précédentes et comment leur patron et les ressources humaines l'ont traitée. Leur expérience vous donnera un indice sur ce que vous pouvez attendre.

Eva Doyle, une gestionnaire avec plus de 20 ans d’expérience, conseille aux employés souffrant de maladie récurrente de parler de leur état à leur gestionnaire avant qu’ils aient besoin de prendre une journée de congé de maladie. Elle continue,

"Préparez-vous à discuter de votre plan pour gérer votre maladie et son effet sur votre travail."

Cela vous permet de collaborer avec votre patron pour créer un plan d'urgence pour vos tâches, tout en minimisant les mauvaises surprises, comme si vous envoyiez un courrier électronique en cas de maladie plusieurs fois en un mois..

En ce qui concerne les éventuelles conversations difficiles concernant votre maladie et vos symptômes, Boyd et Doyle conviennent que vous ne divulguez que les détails importants de votre maladie. Vous pouvez divulguer votre maladie et donner une explication générale de la manière dont elle vous empêche de travailler, telle que migraine, douleur ou fièvre. Laissez de côté les détails les plus fins sur ce que vous vivez. Votre patron sera plus heureux de ne pas savoir à leur sujet.

La loi sur le congé familial et médical (FMLA) offre aux employés d’employeurs couverts situés aux États-Unis jusqu’à 12 semaines de congé de maladie non rémunéré pour des problèmes de santé particuliers, qu’ils peuvent utiliser pour eux-mêmes ou pour un membre de leur famille immédiate. Vérifiez si votre employeur est couvert par la loi FMLA afin que vous puissiez utiliser cet avantage si vous avez besoin d’un congé de maladie, même si votre patron hésite à vous en accorder un..

Envelopper: le courrier électronique est malade comme il se doit

Vous ne vous souviendrez peut-être pas de tout dans ce tutoriel le moment venu d'envoyer un e-mail à un malade. C'est bon. Si vous pensez avoir besoin de ces informations, mettez cet article en signet pour pouvoir vous y reporter ultérieurement..

Une chose à retenir cependant est de suivre la politique de votre entreprise en matière de congés de maladie. En suivant les instructions, votre journée de maladie ne vous rapportera pas le lendemain de votre arrivée au travail..

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