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Le courrier électronique de suivi peut être l’un des types de courrier électronique les plus difficiles à écrire. Ceci est d'autant plus vrai si vous devez envoyer un courrier électronique de suivi après aucune réponse..
Si vous hésitez à envoyer un courrier électronique de suivi, vous n'êtes pas seul. De nombreuses personnes hésitent à envoyer des courriels de suivi car elles craignent de boguer le destinataire. Pourtant, un bon courrier électronique de suivi peut faire la différence entre faire affaire avec un client et ne pas faire affaire..
Dans ce didacticiel, vous apprendrez à rédiger un courrier électronique de suivi. Nous répondrons également à certaines questions courantes que les gens se posent, par exemple quand envoyer un email de suivi et combien de temps il faut attendre avant de l’envoyer. Nous vous fournirons également un exemple de courrier électronique de suivi..
Vous n'avez pas eu de réponse? Êtes-vous prêt à écrire un courriel de suivi? (source graphique) Certains messages sont si importants que vous devez vous assurer qu'ils ne sont pas manqués. Pour ces messages, c'est une bonne idée d'envoyer un message de suivi..
Voici quelques situations dans lesquelles vous pourriez avoir besoin de faire un suivi sur un email:
Je suis sûr que vous pouvez penser à beaucoup d'autres situations où vous devriez faire un suivi après avoir envoyé un message..
Si vous hésitez à suivre un courrier électronique sans réponse parce que vous craignez de gêner le destinataire, vous n'êtes pas seul. Cette même peur empêche beaucoup de gens de donner suite à leurs messages sans réponse.
Si le courrier électronique d'origine était important, il l'est probablement toujours. Vous devriez suivre vos emails importants sans aucune réponse.
Remarque: Si vous avez une urgence à laquelle vous devez immédiatement répondre, le courrier électronique n’est généralement pas le meilleur moyen de contacter quelqu'un. Vous aurez beaucoup plus de succès à passer un appel téléphonique ou à les voir en personne (s’ils se trouvent à proximité).
Il n'est pas rare de manquer une réponse à un email si votre boîte de réception est pleine de messages. Assurez-vous que cela n'arrive pas en gardant votre boîte de réception exempte de tout encombrement..
Pour apprendre à obtenir une boîte de réception électronique sans encombrement et à la conserver, télécharger une copie de notre eBook gratuit: Le guide ultime de la maîtrise zéro de la boîte de réception. Vous apprendrez à garder le "bruit" des courriers électroniques dans votre boîte de réception afin de ne pas manquer ces messages importants..
De plus, n'oubliez pas de consulter vos dossiers Spam et Corbeille. Parfois, des courriels importants se retrouvent accidentellement dans l'un de ces deux endroits.
Si vous avez de nombreux contacts, ce tutoriel vous permet de savoir si un courrier électronique a été lu:
Combien de temps devriez-vous attendre la réponse à un courrier électronique avant d'envoyer un courrier électronique de suivi? Même les experts ne sont pas toujours d’accord sur les délais exacts. De plus, le délai peut varier en fonction de la situation, de l'entreprise, du secteur et d'innombrables autres facteurs..
Cependant, voici quelques instructions générales pour les types d’e-mails courants:
Comme je l'ai mentionné plus tôt, ce sont des directives générales. Vos circonstances spécifiques peuvent être différentes. Bien sûr, soyez attentif et suivez les instructions spécifiques qui vous sont données.
Par exemple, si vous êtes interrogé et que le recruteur vous dit: "Je devrais savoir quelque chose demain, appelez-moi." Ensuite, c'est ce que vous faites. Vous pouvez généralement aussi envoyer un email de remerciement..
Dans certains cas, comme lorsque vous effectuez le suivi d'un CV ou d'une candidature à un poste, la plupart des professionnels des ressources humaines (RH) s'accordent à dire qu'un courrier électronique de suivi suffit généralement. Si vous ne recevez pas de nouvelles de la part de l'entreprise après cela, elles ne seront probablement pas intéressées. De nombreux professionnels des ressources humaines sont submergés de candidatures et peuvent être contrariés si vous les contactez semaine après semaine pour le même travail..
Si vous voulez faire le suivi avec beaucoup de gens, gardez des registres. Ceci est vital pour les vendeurs, mais peut aussi l'être pour les autres. Par exemple, si vous envoyez beaucoup de CV, il est facile d’oublier si vous avez fait un suivi auprès d’une entreprise..
Si vous n'avez que quelques courriels de suivi à suivre, un tableur peut suffire. Créez une colonne pour chacun des éléments suivants:
Si vous avez une très longue liste de contacts, disons que vous êtes en vente, vous aurez peut-être besoin d'un outil plus puissant. Pensez à vous procurer un logiciel de gestion de la relation client (CRM). Un bon outil de gestion de la relation sécurise non seulement vos enregistrements de contact, mais vous invite même à faire un suivi régulier de vos prospects..
Important: Si quelqu'un demande à être retiré de votre liste de contacts, respectez ses souhaits. Ne les suivez plus.
Si vos efforts de suivi échouent, rappelez-vous que le courrier électronique n'est pas le seul moyen de contacter des personnes. Certaines personnes sont tellement occupées qu'elles ne consultent pas leur courrier électronique très souvent. Ou, ils peuvent avoir un assistant revoir leurs messages.
Si votre message est important, n'hésitez pas à faire un suivi par téléphone. Il est également de plus en plus courant d’utiliser la messagerie texte pour les communications professionnelles..
Vous avez déterminé que vous avez vraiment besoin d'écrire un courriel de suivi. Mais pour que cela soit efficace, assurez-vous que c'est professionnel. Un bon email professionnel devrait être:
Assurez-vous également d’inclure tous les éléments d’un bon courriel professionnel. Ce didacticiel explique le format de courrier électronique professionnel approprié:
N'oubliez pas que votre sujet est aussi important. Évitez les lignes d'objet vagues comme:
Message important
Ou
Juste suivi
Une meilleure ligne de sujet comprend plus de détails:
Réunion du groupe de conception Web, le 22 février, nous avons besoin de votre réponse
Ou
Allez-vous à la réunion de groupe Web de février?
Le courrier électronique associé à cette ligne d'objet a été envoyé aux membres du groupe qui n'avaient pas répondu à un message précédent annonçant la réunion du groupe de conception Web. Le message rappelle au lecteur la réunion originale et demande leur réponse..
Important: N'envoyez pas le courrier électronique de rappel aux membres du groupe qui ont répondu à l'avis de réunion..
N'oubliez pas que l'ouverture et la fermeture de votre courrier électronique sont également importantes. Voici un tutoriel qui examine en détail les ouvertures et les fermetures de courrier électronique:
Il est possible que votre courrier électronique n'ait pas reçu de réponse car il ne semblait pas important. Lisez ce tutoriel pour savoir comment amener vos lecteurs à réagir:
Si vous avez besoin d'écrire un email de remerciement après une interview, voici d'autres conseils et un exemple de courrier électronique à suivre:
Ensuite, regardons un exemple d'email de suivi.
Cet exemple d'e-mail de suivi a été envoyé pour rappeler aux membres d'un groupe de concepteurs qu'ils doivent confirmer leur présence lors de la prochaine réunion du groupe..
L'email ressemble à ceci:
Assujettir: Allez-vous à la réunion du groupe de conception Web de février?
Cher membre,
Nous n’avons pas encore reçu votre réponse pour notre prochain dîner-réunion du Web Design Group et la date limite approche. Si vous venez, envoyez votre préférence de repas à: [email protected]. Nous devons savoir qui vient avant le 15 février.
Au cas où vous auriez manqué notre dernier courrier électronique, la réunion de ce mois-ci aura lieu le 22 février de 18h30 à 21h30. à l'auditorium de la ville, 9876 N'importe quelle route, peu importe la ville.
Notre sujet ce mois-ci est L'avenir de la conception Web. Notre conférencière sera Jane Jones, PDG de Anytown Consulting..
J'espère te voir là-bas.
Cordialement,
Ashton Chang
Président
Groupe de conception Web
Notez que l'e-mail de suivi est adressé à "Cher membre". Bien qu’il soit généralement plus efficace d’adresser un courrier électronique à une personne, il s’agit d’un suivi de l’avis de réunion du groupe. Ainsi, la phrase "Cher membre" peut être utilisée dans ce cas.
Notez également que le courrier électronique de suivi est direct. Cela va droit au but, puis examine le courrier électronique précédent au cas où le destinataire ne l’aurait pas reçu. Plus important encore, il donne au lecteur une date limite pour répondre.
Enfin, il se ferme avec une signature professionnelle. Pour encore plus de conseils sur la rédaction d'e-mails efficaces, consultez ce didacticiel:
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Vous venez d'apprendre à suivre un courrier électronique sans réponse. Vous avez également appris quelques principes de suivi des courriels utiles. Nous avons même fourni un exemple de courrier électronique de suivi à utiliser comme guide lorsque vous rédigez votre propre courrier électronique de suivi..
Vous devriez maintenant être prêt à envoyer vos propres courriels de suivi. Bonne chance!
Accentsconagua