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Le courrier électronique est l'outil de communication de choix pour la plupart d'entre nous. Le courrier électronique est génial, car vous n'avez pas besoin d'être disponible en même temps que votre interlocuteur pour communiquer. Cela nous permet de faire avancer les projets lorsque nos collègues ne sont pas disponibles ou de l'autre côté du monde..
Il y a un problème: la plupart d'entre nous se noient dans des courriels. Selon un rapport publié par le groupe Radicati, la moyenne des utilisateurs de courrier électronique professionnel reçoit et envoie plus de 100 courriers électroniques par jour..
En plus de cela, les courriels sont trop facilement mal compris. Une étude récente de Sendmail a révélé que 64% des personnes ont envoyé ou reçu un courrier électronique qui a provoqué une colère ou une confusion involontaire..
En raison du volume de courriels que nous envoyons et recevons et du fait que les courriels sont souvent mal interprétés, il est important de les rédiger de manière claire et concise..
Écrire des courriels courts et précis réduira le temps passé sur les courriels et vous rendra plus productif. En gardant vos courriels courts, vous passerez probablement moins de temps sur les courriels et plus de temps sur d'autres tâches. Cela dit, écrire clairement est une compétence. Comme toutes les compétences, vous devrez y travailler.
Pour commencer, il vous faudra peut-être autant de temps pour rédiger de courts courriers électroniques que pour rédiger de longs courriers. Toutefois, même si tel est le cas, vous aiderez vos collègues, clients ou employés à être plus productifs, car vous ajouterez moins d'encombrement à leur boîte de réception, ce qui leur permettra de mieux vous répondre..
En écrivant clairement, vous serez connu comme quelqu'un qui sait ce qu'il veut et qui fait bouger les choses. Tous les deux sont bons pour vos perspectives de carrière.
Alors, que faut-il pour écrire des emails clairs, concis et professionnels?
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Maintenant, entrons dans les détails sur la manière d'écrire un email professionnel, ce qui vous permettra d'écrire des emails professionnels avec objectif, clarté et impact..
Les e-mails clairs ont toujours un objectif clair.
Chaque fois que vous vous asseyez pour écrire un email, prenez quelques secondes pour vous demander: "Pourquoi est-ce que j'envoie ceci? Qu'est-ce que j'ai besoin du destinataire?"
Si vous ne pouvez pas répondre à ces questions, vous ne devriez pas envoyer de courrier électronique. Écrire des courriels sans savoir ce dont vous avez besoin vous fait perdre votre temps et celui du destinataire. Cela signifie que vous aurez du mal à vous exprimer clairement et de manière concise..
C’est aussi un bon moment pour vous demander: "Cet email est-il vraiment nécessaire?" Encore une fois, seuls les courriels absolument nécessaires témoignent du respect de la personne à qui vous envoyez des courriels..
Les courriels ne sont pas les mêmes que les réunions d’affaires. Avec les réunions de travail, plus vous travaillez sur des points de l’ordre du jour, plus la réunion est productive..
Avec les emails, le contraire est vrai. le Moins vous incluez dans vos emails, mieux ce sera.
C'est pourquoi c'est une bonne idée de pratiquer la règle du «une chose». Faites en sorte que chaque email que vous envoyez ne concerne qu’une chose. Si vous avez besoin de communiquer sur un autre projet, écrivez un autre email..
L'empathie est la capacité de voir le monde à travers les yeux des autres. Lorsque vous faites cela, vous comprenez leurs pensées et leurs sentiments.
Lorsque vous écrivez des courriels, réfléchissez à vos mots du point de vue du lecteur. Avec tout ce que vous écrivez, demandez-vous:
Ceci est un simple ajustement à la façon dont vous écrivez. Pourtant, penser à d'autres personnes va transformer leur façon de vous répondre.
Voici une façon empathique de regarder le monde pour vous aider à démarrer. La plupart des gens:
Dans quelques instants, nous verrons comment intégrer des compliments et des remerciements à la structure de chaque courrier électronique que vous envoyez..
Lorsque vous envoyez un courrier électronique à une personne pour la première fois, vous devez indiquer au destinataire qui vous êtes. Vous pouvez généralement le faire en une phrase. Par exemple: "C'était un plaisir de vous rencontrer à [l'événement X]."
Une façon de garder les présentations brèves est de les écrire comme si vous vous rencontriez en face-à-face. Vous ne voudriez pas faire un monologue de cinq minutes lorsque vous rencontrez quelqu'un en personne. Alors ne le faites pas dans le courrier électronique.
Vous ne savez pas si une introduction est nécessaire? Peut-être avez-vous déjà contacté la destinataire, mais vous ne savez pas si elle se souviendra de vous. Vous pouvez laisser vos identifiants dans votre signature électronique. C'est idéal parce que:
En parlant de signatures, assurez-vous d’en avoir créé une. C'est un moyen de partager des informations que vous devriez inclure dans chaque email. Mais en mettant cette information dans votre signature, vous gardez le corps de vos emails court.
Votre signature doit inclure:
Vous pouvez éventuellement inclure des liens vers vos comptes de médias sociaux et un discours en une phrase sur la façon dont vous aidez les gens..
Dans chaque courriel que vous écrivez, vous devez utiliser suffisamment de phrases pour dire ce dont vous avez besoin, sans plus. Une pratique utile consiste à se limiter à cinq phrases..
L'entrepreneur Guy Kawasaki explique:
Moins de cinq phrases sont souvent brusques et grossières, plus de cinq phrases font perdre du temps.
Il y aura des moments où il sera impossible de conserver un courrier électronique contenant cinq phrases. Mais dans la plupart des cas, cinq phrases suffisent.
Adoptez la discipline des cinq phrases et vous vous retrouverez à écrire des courriels plus rapidement. Vous aurez également plus de réponses.
Vous n'êtes pas sûr d'écrire un email en cinq phrases? Alors lisez la suite…
Quelle est la clé pour garder vos emails courts? Utiliser une structure standard. Ceci est un modèle que vous suivez pour chaque email que vous écrivez.
En plus de garder vos emails courts, suivre une structure standard vous aide également à écrire rapidement.
Au fil du temps, vous développerez une structure qui fonctionnera pour vous. Voici une structure simple pour vous aider à démarrer:
Regardons chacun de ceux-ci en profondeur.
Salutation. Ceci est la première ligne de l'email. "Bonjour, [Prénom]" est un message d'accueil typique.
Compliment ou Pleasantry. Lorsque vous envoyez un courriel à quelqu'un pour la première fois, un compliment constitue un excellent débutant. Un compliment bien écrit peut également servir d'introduction. Par exemple:
Si vous écrivez à quelqu'un que vous connaissez, utilisez plutôt une plaisanterie. Une plaisanterie est typiquement une variation sur "J'espère que tu vas bien". Alternativement, vous pouvez dire merci pour quelque chose qu'ils vous ont aidé ou pour l'information qu'ils ont envoyé dans un email précédent.
Comme Vinay Patankar du Vie abstraite Le blog explique:
Vous devriez TOUJOURS suivre avec une plaisanterie après votre message d'accueil. CHAQUE FOIS sans faute. Intégrez-le dans vos doigts afin de le cracher naturellement avec chaque email que vous écrivez. Il n’ya aucune raison pour que votre courrier électronique n’ait pas de plaisanterie… Vous n'aurez jamais rien à perdre en ajoutant une plaisanterie, vous inciterez davantage les gens à lire le reste de votre courriel, vous adoucirez les critiques et les émotions positives de quelques-uns. La plupart vont simplement l'ignorer, mais pendant deux secondes, cela en vaut vraiment la peine.
La raison de votre email. Dans cette section, vous dites: "Je vais envoyer un courrier électronique pour demander…" ou "Je me demandais si vous pouviez aider avec ..." Vous aurez parfois besoin de deux phrases pour expliquer vos raisons d'écrire..
Un appel à l'action. Une fois que vous avez expliqué le motif de votre envoi par courrier électronique, ne supposez pas que le destinataire saura quoi faire. Fournir des instructions spécifiques. Par exemple:
En structurant votre demande sous forme de question, le destinataire est invité à y répondre. Alternativement, vous pouvez utiliser la ligne "laissez-moi savoir quand vous avez fait cela" ou "laissez-moi savoir si cela vous convient."
Fermeture. Avant de vous déconnecter de votre courrier électronique, veillez à inclure une ligne de fermeture. Cela a le double objectif de réitérer votre appel à l'action et de faire en sorte que le destinataire se sente bien..
Voici des exemples de bonnes lignes de fermeture:
Approuver. Cela pourrait être "Meilleurs voeux", "Cordialement", "Tous les meilleurs" ou "Merci". Vous devriez toujours suivre votre signature avec votre nom.
En 1946, George Orwell conseillait aux écrivains de:
Ne jamais utiliser un mot long où un court fera l'affaire.
Ce conseil est encore plus pertinent aujourd'hui, surtout lors de la rédaction d'e-mails.
Les mots courts témoignent du respect de votre lecteur. En utilisant des mots courts, vous avez fait en sorte que votre message soit facile à comprendre..
Il en va de même pour les phrases courtes et les paragraphes. Évitez d’écrire de gros blocs de texte si vous voulez que votre courrier électronique soit clair et facile à comprendre. Ceci conduit à une autre règle d'écriture de George Orwell, qui peut vous aider à garder vos phrases aussi courtes que possible:
S'il est possible de couper un mot, toujours le couper.
Une fois que vous avez suivi votre structure de messagerie standard, réduisez chaque phrase le plus court possible..
George Orwell à nouveau:
Ne jamais utiliser le passif où vous pouvez utiliser le actif.
En écriture, il existe deux types de voix, active et passive.
Voici une phrase à la voix active:
Je lance la balle.
Et voici la même phrase à la voix passive:
La balle est lancée [par moi].
La voix active est plus facile à lire. Cela encourage aussi action et responsabilité. C'est parce que, dans la voix active, les phrases se concentrent sur la personne qui agit. Dans la voix passive, les phrases se concentrent sur l'objet sur lequel on agit. À la voix passive, il peut sembler que les choses se passent toutes seules. De manière active, les choses ne se passent que lorsque les gens agissent.
Le philosophe français Blaise Pascal a dit un jour:
Si j'avais plus de temps, je vous aurais écrit une lettre plus courte.
En d'autres termes, rédiger des courriels peut être plus difficile que d'écrire de longs courriels.
Une partie du travail d'écriture de courriers électroniques est une relecture minutieuse. Lisez votre courrier électronique à voix haute, en vérifiant les fautes d’orthographe et de grammaire. Demande toi:
Supprimez tous les mots, phrases et paragraphes inutiles lors de la relecture.
Si vous voulez montrer votre personnalité dans votre courrier électronique, laissez-le briller subtilement dans votre style d'écriture. N'utilisez pas d'émoticônes, d'abréviations de discussion (telles que LOL), ni de polices ou d'arrière-plans colorés. Bien que ceux-ci fassent partie intégrante de vos e-mails pendant votre adolescence, ils sont rarement appropriés dans un contexte professionnel..
Le seul cas où il est approprié d'utiliser des émoticônes ou des abréviations de discussion est lorsque vous reproduisez la langue de messagerie de la personne à qui vous écrivez..
Le courrier électronique est un moyen de communication moins formel que d'écrire une lettre ou même de téléphoner. Écrire en parlant vous rend agréable et sympathique. Cela vous aide également à garder vos courriels courts. Après tout, peu d’entre nous parlent en paragraphes étendus.
De plus, assurez-vous que vos courriels reflètent qui vous êtes dans le monde réel. Si vous ne voulez pas dire quelque chose au visage d'une personne, ne le dites pas dans un courrier électronique. Et rappelez-vous de faire attention à vos manières. "S'il vous plaît" et "Merci" vont un long chemin.
Gardez à l'esprit qu'apprendre à rédiger des courriels professionnels est important, mais l'organisation de votre boîte de réception en est tout autant. Ne laissez pas votre boîte de réception devenir un désordre désorganisé.
Apprenez à bien gérer vos emails. Passez moins de temps dans votre boîte de réception tout en traitant vos messages de manière plus professionnelle.
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Quels sont vos meilleurs conseils pour rédiger des courriels clairs et professionnels? Faites-nous savoir dans les commentaires ci-dessous.
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Crédit graphique: Œil conçu par Sergi Delgado du Projet de nom.
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