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Dans toute entreprise, petite ou grande, une communication claire entre les employés est essentielle. Tout le monde travaille sur différentes choses, et il est essentiel que vous puissiez vous tenir au courant de l'état de vos projets..
Les applications de gestion de projet telles que Trello et Basecamp facilitent la tâche, mais il est parfois nécessaire de rédiger un rapport d'état simple. Peut-être que votre patron vous en a demandé un, que vous souhaitez peut-être obtenir un soutien ou un financement pour votre projet, ou peut-être souhaitez-vous simplement garder un collègue au courant.
Dans ce tutoriel, vous apprendrez à rédiger un rapport de statut effectif. Bien entendu, elles peuvent prendre de nombreuses formes, allant d’une simple mise à jour informelle par courrier électronique à un rapport officiel conforme au modèle spécifié. Donc, ce que vous apprendrez dans ce tutoriel sera applicable à de nombreux types de rapports.
Vous découvrirez ce que vous devez faire pour organiser vos idées clés, les communiquer clairement et découvrir les erreurs courantes à éviter. Je vais également vous donner un exemple de rapport que vous pouvez visualiser ou télécharger, afin de pouvoir l'utiliser comme modèle pour vos propres rapports..
À la fin, vous pourrez rédiger un rapport de situation clair et convaincant qui aidera votre supérieur hiérarchique ou toute autre personne à comprendre exactement où vous en êtes dans votre projet..
Il peut sembler étrange de commencer par poser des questions. Après tout, le travail d’un rapport de situation est de: fournir information, pas le demander. Mais c'est une première étape cruciale.
Si vous voulez que votre rapport ait un impact maximum, vous devez comprendre votre public et quelles sont leurs priorités. Cela peut vous aider à éviter l'erreur courante de «liste de blanchisserie», que nous traiterons dans la section suivante, et nous concentrons plutôt sur les éléments intéressants et pertinents pour votre lecteur cible..
Par exemple, supposons que vous informiez votre responsable de l'état d'une nouvelle fonctionnalité que vous ajoutez au site Web de l'entreprise. Avant de vous lancer dans une liste de tout ce que vous avez réalisé, vous devez commencer par comprendre les attentes de votre responsable..
Pourquoi la nouvelle fonctionnalité est-elle importante? Quels sont les résultats attendus? Combien de détails votre patron a-t-il vraiment besoin de recevoir? Y a-t-il des aspects particuliers du projet qui sont importants pour elle, et d'autres dont elle ne se soucie pas trop?
Elle pourrait être intéressée par la manière dont cette nouvelle fonctionnalité peut améliorer les ventes, par exemple, mais se soucie peu de la technologie qui la sous-tend. Elle y voit peut-être la première étape d’un projet beaucoup plus vaste ou une initiative distincte impliquant d’autres parties de la société. Il est important de comprendre tout l'arrière-plan.
Vous connaissez probablement déjà certains de ces détails, mais si non, demandez directement. Plus vous obtiendrez de clarté au début, plus le processus sera fluide..
Cela vaut également la peine de demander conseil sur le type de longueur ou de niveau de détail auquel elle s’attend et sur le format à utiliser. Certaines entreprises ont des modèles standard ou utilisent un logiciel de reporting spécial tel que StatusPath ou Reportify. Sinon, obtenez au moins une idée approximative de la nécessité de produire quelques points ou un rapport de dix pages..
Lorsque vous avez terminé de rassembler des informations, il est temps de passer à l’écriture. Nous allons commencer par quelques remarques d'ordre général, puis nous détaillerons comment.
Lorsque vous rédigez un rapport de situation, il est naturel de penser à ce que vous avez fait et de tout écrire. Malheureusement, c'est la dernière chose que vous devriez faire.
Cette approche conduit à une "liste de tâches" fastidieuse, dont beaucoup n'ont aucune pertinence pour votre lecteur. Ils peuvent sembler importants pour vous, car vous y avez consacré beaucoup de temps, mais votre lecteur n'a pas besoin de connaître chaque pas que vous avez fait..
Par exemple, si vous avez lancé une nouvelle fonctionnalité sur le site Web de l'entreprise, vous pourriez être tenté d'inclure tout ce qui a conduit à cela, tout le travail acharné, les réunions et négociations, les défis techniques que vous avez surmontés et les approbations juridiques que vous avez obtenues..
Toutes ces choses étaient des étapes importantes dans l'achèvement du projet, mais votre patron n'a pas besoin de les connaître en détail, et certaines d'entre elles peuvent même ne pas valoir la peine d'être mentionnées du tout..
Ainsi, au lieu de répertorier les tâches terminées, concentrez-vous sur l'affichage des résultats. Cela peut nécessiter une réflexion plus profonde. Après tout, les résultats ne se limitent pas au «lancement de la nouvelle fonctionnalité du site Web». Quels sont les résultats plus larges de cela? Quel est l'impact de votre projet??
Vous voudrez peut-être inclure des statistiques, par exemple, sur le nombre de clients qui ont utilisé la nouvelle fonctionnalité et sur leur utilisation. Si cela conduit à une augmentation des ventes ou à une réduction des coûts, ou si cela résout des problèmes pour les clients, indiquez-les définitivement comme des résultats positifs..
Bien que les entreprises puissent disposer de leurs propres formats pour les rapports de situation, vous devez inclure certains éléments clés dans tout rapport effectif. Voici une liste de contrôle pour vous:
Vous n'avez pas besoin d'appeler cela un résumé, mais vous devriez certainement avoir une section rapide tout en haut, pas plus de deux ou trois phrases ou points, résumant le statut général de votre projet..
Où en êtes-vous, quelle est la prochaine étape, respectez-vous votre calendrier et rencontrez-vous des problèmes majeurs? Imaginez que votre patron ne lise pas cette section (cela pourrait en fait être le cas) et veille à ce qu'elle obtienne toutes les informations essentielles ici.
Si vous avez initialement planifié le projet avec soin, vous l'avez probablement divisé en une série de tâches et d'objectifs individuels, avec des dates d'échéance pour chacun d'entre eux. Votre rapport de situation doit contenir des informations actualisées sur vos progrès dans le respect de ces dates d'échéance. Dans le cas de tâches partiellement terminées, vous pouvez attribuer un pourcentage indiquant le degré de réalisation de vos tâches..
Selon le niveau de détail que vous avez détaillé dans le plan de projet, il ne vaut peut-être pas la peine d’énumérer chaque tâche ici. N'oubliez pas que vous concevez un rapport basé sur ce que votre lecteur veut savoir et non sur la liste de tout ce que vous avez fait. Alors peut-être juste choisir quelques jalons clés dans le projet, et rendre compte de vos progrès pour les atteindre.
Même avec une planification minutieuse, la plupart des projets rencontrent des obstacles en cours de route. Vous pourriez être tenté de les minimiser, en particulier si vous rapportez à quelqu'un qui s'intéresse de près au succès du projet. Mais il est essentiel que vous les divulguiez dès que possible, pour deux raisons:
Personne n'aime être informé des problèmes sans se voir proposer une solution. Pour chaque problème que vous avez identifié, vous devez définir les étapes à suivre. Si vous avez besoin de plus d’aide, demandez-la, mais vous devriez au moins avoir votre propre plan..
Décrivez également les prochaines étapes pour le projet en général. Quels sont les éléments clés sur lesquels vous allez travailler d'ici la prochaine mise à jour? Quels sont les prochains jalons importants, quand comptez-vous les atteindre et qui en est responsable? Donnez à votre lecteur une idée de ce qui s’annonce, afin qu’il ait une idée claire de l’orientation du projet..
Un simple graphique peut communiquer le statut d'un projet beaucoup plus efficacement que les pages de texte. Considérez certaines des options suivantes:
Voici un exemple de tableau de pourcentages:
Si on vous a dit de suivre un modèle particulier ou d'écrire à une longueur particulière, faites-le, bien sûr. Sinon, la règle est de le garder le plus court possible.
Mettez-vous à la place de votre lecteur. Si vous lisez un rapport d’état, vous voulez savoir ce qui se passe avec le projet aussi rapidement et facilement que possible. Vous préférez de loin lire un résumé convaincant d’une page plutôt qu’un livret détaillé qui en dit plus que ce que vous devez vraiment savoir. Donc, si c’est ce que vous aimeriez lire, c’est ce que vous devriez viser à produire.
Bien entendu, dans un rapport aussi court, vous ne pourrez pas tout inclure. C'est bon. Si votre responsable souhaite des informations supplémentaires, elle les demandera. C’est beaucoup mieux pour elle de bien comprendre l’état d’avancement du projet que d’avoir été incapable de trouver les informations essentielles parmi une foule de détails..
Si des questions se posent, vous devez bien entendu être prêt à y répondre instantanément. Donc, avec votre rapport de synthèse d'une page, vous devriez préparer du matériel supplémentaire pour répondre aux questions que vous prévoyez.
Souvent, les rapports de situation vont de pair avec une réunion pour discuter du projet. Si tel est le cas, il constitue un forum naturel pour répondre à des questions supplémentaires. Pour vous assurer que vous êtes prêt, prenez toutes les informations qui n'ont pas contribué au rapport et assemblez-les dans un dossier bien organisé afin de pouvoir y accéder facilement en cas de besoin..
Quand je travaillais dans les services bancaires aux entreprises, j’appelais cela «avoir des affaires dans ma poche». J'essayais de prévoir les questions que mon responsable pourrait poser et de disposer d'un graphique ou d'un point de données que je pourrais extraire de ma poche métaphorique pour y répondre. Quand les questions ont été posées, ça m'a donné l'air bien préparé. Même quand ils n'étaient pas, ça m'a fait ressentir bien préparé.
Si vous envoyez votre rapport par courrier électronique, vous pouvez joindre vos informations confidentielles sous forme de fichier supplémentaire, en précisant que ces informations ne sont que facultatives et que les informations essentielles sont contenues dans le rapport. Ou bien vous pouvez simplement dire que vous avez plus de détails que vous pouvez fournir si nécessaire.
Il est donc temps maintenant de rassembler tous ces éléments dans un rapport simple et clair. Voici à quoi cela pourrait ressembler:
J'ai joint le document Microsoft Word à ce didacticiel (il suffit de cliquer dans la barre latérale pour le télécharger). N'hésitez pas à l'utiliser comme modèle, en l'adaptant au besoin pour répondre à vos besoins.
Vous savez maintenant comment rédiger un rapport de situation effectif. Vous pouvez commencer en utilisant mon modèle comme point de départ ou en composant le vôtre dans le format de votre choix. Rappelez-vous juste les points clés:
Crédit graphique: Icône de rapport conçue par Icon Jungle du projet Noun.
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