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Vous utilisez le courrier électronique pour le travail, non? Il est alors probable que vous receviez et / ou envoyez plus de 100 courriels par jour. C'est la moyenne pour les personnes qui utilisent le courrier électronique au travail. Vous passez probablement aussi un quart de votre vie professionnelle, deux heures par jour, à lire et à écrire des courriels..
En d’autres termes, la plupart d’entre nous sont en train de nous noyer dans des courriels, mais nous n’avons pas vraiment le temps de nous en occuper. Les statistiques sur les e-mails de travailleurs que j'ai citées ci-dessus signifient que chaque e-mail que nous recevons reçoit en moyenne un peu plus d'une minute d'attention..
Pensez aux courriels que vous envoyez. Avez-vous déjà pensé: "Cela ne va probablement attirer qu'une minute d'attention"? C'est une pensée qui donne à réfléchir. Mais savoir que c'est le cas fera de vous un meilleur rédacteur d'e-mail.
Le courrier électronique est la façon dont nous obtenons du travail. Si nos clients, collègues ou supérieurs ignorent nos courriels et ne réagissent pas, le travail s'arrête..
Pour ceux d'entre nous qui utilisent le courrier électronique pour faire avancer les choses, la conclusion est claire: lorsque vous écrivez des courriers électroniques, vous devez travailler très fort pour les différencier. Nous avons tous besoin d'écrire des courriels qui sont ouverts, lus et utilisés.
Heureusement, c'est plus facile que vous ne pouvez l'imaginer. Il suffit de quelques stratégies simples que tout le monde peut adopter et de la volonté de les appliquer. Si vous n'utilisez pas déjà ces stratégies, vous serez surpris de la différence qu'elles apportent à votre vie professionnelle..
Nous avons tous besoin de savoir comment écrire des courriels qui font bouger les choses. Alors regardons comment faire cela. Mais d'abord…
Si vous envoyez et recevez beaucoup de courriels, vous gagnerez beaucoup de temps en apprenant à gérer votre courrier de manière plus professionnelle..
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Passons maintenant aux étapes de ce didacticiel pour apprendre à rédiger des courriers électroniques qui obligent les destinataires à répondre et à prendre des mesures..
De nos jours, beaucoup d’entre nous travaillent à l’international avec des gens que nous n’avons jamais rencontrés en personne. Cette approche internationale apporte de nombreux avantages. Mais parce que nous ne rencontrons pas les personnes avec lesquelles nous travaillons, nous pouvons oublier que nos collègues sont de vraies personnes, tout comme nous. Ils ont des espoirs, des rêves et des difficultés, comme tout le monde.
Gardant à l'esprit qu'il y a un la personne à l'autre bout de chaque courriel que vous envoyez vous aidera à rédiger de meilleurs courriels. Cela est particulièrement vrai si vous pouvez apprendre à voir le monde du point de vue du destinataire..
Chaque personne étant différente, voir le monde du point de vue du destinataire changera à chaque email que vous écrivez. Cela dit, certaines choses sont vraies pour la plupart des gens:
Gardez cela à l'esprit pendant que vous avancez dans les étapes suivantes, car nous allons aborder chacune d'elles.
Avant que quiconque puisse agir sur votre courrier électronique, il doit ouvrir votre courrier électronique. Quelle est la clé ici?
Lorsque votre courrier électronique apparaît dans la boîte de réception de quelqu'un, il ne reçoit que deux informations: votre nom et la ligne d'objet..
Si vous êtes en position d'autorité ou de respect et que la personne à qui vous envoyez un courrier électronique vous admire (que ce soit par choix ou parce que c'est ce qu'elle est payée pour le faire), alors votre nom seul aura le courrier ouvert. Même dans ce cas, compter sur votre autorité pour ouvrir les courriels est une mauvaise stratégie à long terme. Dans une société en réseau, l'autoritarisme est une façon dépassée de regarder le monde.
Vous ne pouvez pas compter sur votre nom pour que vos courriels soient ouverts. Cela laisse la ligne d'objet. Pour la plupart d'entre nous, c'est la seule chance dont nous disposons pour attirer l'attention et susciter suffisamment d'intérêt pour que le destinataire ouvre le courrier électronique..
Les lignes d'objet sont une affaire énorme pour les spécialistes du marketing par courrier électronique. Quand leurs emails sont ouverts, ils gagnent de l'argent. Ils consacrent donc leur vie à étudier ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas dans les lignes de sujet. Des livres entiers ont été écrits sur le sujet.
Alors, quel est le conseil numéro un des spécialistes du marketing par courrier électronique lorsqu'il s'agit d'écrire des lignes d'objet? Sois pertinent.
Comme Oli Gardner de Unbounce écrit dans Comment écrire la ligne d'objet de courrier électronique parfaite, lorsque vous écrivez une ligne d'objet, vous devez être "ultra spécifique" et "assurez-vous qu'il est pertinent".
Si la ligne d'objet de votre e-mail est pertinente pour votre destinataire, l'e-mail sera ouvert. En d'autres termes, une ligne d'objet pertinente se connecte aux préoccupations du destinataire et à ce qui compte pour lui. Donc, ils voudront en savoir plus.
Pour les spécialistes du marketing par courrier électronique, il est difficile de rédiger une ligne d'objet pertinente et ultra-spécifique, car leurs courriels sont envoyés à des dizaines de milliers d'abonnés..
Il est facile de garder votre sujet sujet pertinent, car vous envoyez un courrier électronique à une personne. Par exemple, votre sujet pourrait être:
En plus de rendre vos lignes d'objet pertinentes, il convient de garder à l'esprit que les destinataires de vos courriels sont occupés et qu'ils aiment être appréciés..
Donc, si votre email est une question rapide (et si possible, cela devrait être - nous y viendrons dans un instant), alors dites-le dans votre ligne d'objet. Par exemple:
Cela indique au destinataire qu'il pourra traiter votre courrier électronique en quelques secondes seulement. Ce sera donc l'un des premiers e-mails qu'il ouvre et répond à.
Enfin, si la personne que vous envoyez par courrier électronique vous a aidé, envoyez-lui une note d'appréciation. Dans les bonnes circonstances, "merci" est une excellente ligne de sujet.
Vous ne devriez dire merci que si vous le pensez vraiment. Et rien ne vous empêche de faire une petite demande à côté de votre note de remerciement..
Si vos courriels font que les gens se sentent bien, alors vous êtes plus susceptible de recevoir une réponse positive et active.
Que pouvez-vous faire pour injecter de bons sentiments dans vos courriels??
En écrivant une bonne ligne d'objet, votre email est ouvert. Mais comment pouvez-vous vous assurer qu'il est lu et répondu rapidement?
Voici la réponse en quatre mots: Gardez vos courriels courts.
Les courriels courts ne sont pas seulement plus rapides à lire. C'est un point évident. Les courriels courts sont plus susceptibles d'être lus immédiatement. Comme Tina Su de Pensez simple maintenant explique:
Lorsque nous ouvrons un courrier électronique très long, notre réaction instinctive est de le fermer ou d'y revenir plus tard, lorsque nous aurons peut-être plus de temps..
En d'autres termes, l'ouverture d'un long courrier électronique envoie un signal immédiat au cerveau du destinataire: revenez à cela plus tard. Courriers électroniques envoient le signal opposé. Tina Su à nouveau:
Nous avons tendance à répondre ou à être attirés par les courriers électroniques les plus rapides à répondre ou à traiter. Cela signifie que les e-mails nécessitent très peu de travail ou de réflexion.
Cela dit, court n'est pas tout. Votre objectif est de faciliter au maximum la réponse du destinataire. Cela peut parfois impliquer de fournir des informations de base détaillées ou de définir un éventail d'options possibles, afin que le destinataire puisse prendre une décision immédiate. Lorsque vous écrivez un long courrier électronique pour cette raison, expliquez clairement ce que vous avez fait dans votre paragraphe d'introduction. Dites quelque chose comme:
Notre modèle de courrier électronique peut vous aider à garder vos courriels aussi courts que possible..
Vous devriez également vous poser la question suivante:
Avant d'écrire un mot de votre courrier électronique, vous devez connaître le résultat que vous attendez du destinataire. Lorsque vous saurez ce que vous voulez dans votre courrier électronique, vous constaterez qu'il est beaucoup plus facile d'écrire.
Se battre pour écrire un email ou écrire un email décousu est généralement un signe que vous ne savez pas vraiment ce que vous voulez du destinataire. Alors soyez clair sur ce que vous voulez avant de commencer à écrire.
Chaque email que vous écrivez devrait avoir un but unique. C'est-à-dire que cela ne devrait nécessiter qu'une seule action de la part du destinataire. Si un e-mail nécessite plusieurs actions, vous devez le scinder en deux..
Pourquoi le faire de cette façon? Parce que si vous demandez plusieurs actions dans un courrier électronique et qu’une de ces actions est retardée, la réponse sera suspendue. Cela réduit également la responsabilité. D'autre part, demander une action par email signifie que les actions qui peuvent être entreprises seront prises.
Leo Babauta le dit ainsi:
Il m'est souvent arrivé de lire un courrier électronique, de constater l'action requise et de le faire… pour découvrir que trois autres choses étaient également nécessaires pour répondre au courrier électronique. J'ai également répondu à la première partie d'un email et pas à d'autres, simplement parce que je n'avais pas assez de temps.
Si vous écrivez sur plusieurs choses, avec plusieurs demandes, vous faites deux choses: 1) il est probable que votre courrier électronique ne sera pas lu ou traité; et 2) il est probable que même s’il est mis en œuvre ou réagi, le destinataire ne fera qu’une de ces choses.
Au lieu de cela, s'en tenir à un sujet, avec une demande. Une fois que cela est fait, vous pouvez en envoyer un deuxième, mais ne surchargez pas le destinataire si possible..
Vous envoyez un courrier électronique à quelqu'un parce que vous avez besoin d'une action spécifique. Ne craignez pas de faire la demande et ne supposez pas qu'ils comprendront automatiquement ce dont vous avez besoin et quand vous en avez besoin.
Si vous voulez que le destinataire fasse quelque chose, soyez clair sur ce dont vous avez besoin.
Un appel à l'action efficace comporte cinq composantes:
Écrire des emails efficaces et exploitables n’est qu’un des outils de votre arsenal de maîtrise du courrier électronique. La gestion des réponses tout en restant au-dessus de votre boîte de réception est tout aussi importante..
Apprenez à bien organiser votre boîte de réception et à gérer vos courriels rapidement. De cette façon, vous êtes plus efficace avec le courrier électronique, tout en passant moins de temps dans votre boîte de réception..
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Quelles stratégies utilisez-vous pour que vos courriels soient ouverts et utilisés? Y en at-il que vous ayez trouvé particulièrement efficace? Faites-nous savoir dans la section commentaires ci-dessous.
Crédit graphique: Email conçu par Simple Icons du projet Noun.
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