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Jusqu'à présent, dans notre série sur les indicateurs clés que chaque entreprise devrait suivre, nous avons cherché à mesurer la rentabilité de votre entreprise et à quel point elle pouvait couvrir ses dépenses..
Nous allons maintenant examiner l'efficacité de votre entreprise. À quelle vitesse vendez-vous votre inventaire? Combien de revenus chaque employé contribue-t-il, dans quelle mesure retenez-vous efficacement vos employés et utilisez-vous efficacement la pleine capacité de votre entreprise??
Vous apprendrez à calculer toutes ces mesures, pourquoi il est important de le faire et ce que les résultats vous indiquent à propos de votre entreprise. Nous vous donnerons également des conseils pour améliorer les résultats à l'avenir..
Comme pour les didacticiels précédents, nous allons utiliser certains numéros des comptes de votre entreprise. Si vous ne savez pas vraiment où les trouver, vous pouvez vous reporter à nos didacticiels sur la lecture d'un compte de résultat et sur la lecture d'un bilan..
Il s'agit d'une mesure du nombre de fois que vous vendez votre inventaire chaque année. C'est important, car maintenir les stocks coûte de l'argent et ce n'est pas un bon modèle commercial que d'avoir des piles de marchandises dans votre entrepôt pendant longtemps. Cette mesure peut mettre en évidence les inefficacités de votre entreprise qui réduisent les bénéfices..
La formule pour cette métrique est assez simple. Il utilise une ligne du compte de résultat et une du bilan.
Nombre de tours d’inventaire = coût des biens vendus / inventaire moyen
Le coût des produits vendus (également appelé coût des ventes ou coût des produits) provient du compte de résultat. Les stocks proviennent du bilan. Pour calculer la moyenne des stocks, il suffit de prendre la moyenne des stocks au début et à la fin de l'année..
Regardons un exemple du fabricant de tracteurs John Deere. Ses comptes de 2013 montrent que le coût des biens vendus s'élevait à 25,7 milliards de dollars. Le stock au début de l'année s'élevait à 5,2 milliards de dollars et à la fin de l'année à 4,9 milliards de dollars, ce qui fait une moyenne de 5,05 milliards de dollars. Alors la formule devient:
Tours d'inventaire = 25.7 / 5.05 = 5.1
Cela signifie qu'en moyenne, John Deere vend l'intégralité de son stock environ cinq fois par an..
En général, mieux vaut un chiffre élevé, car cela signifie que les produits passent moins de temps à se morfondre dans l'entrepôt ou sur les étagères avant d'être vendus aux clients..
Cependant, il est important de réaliser que ce nombre varie beaucoup selon les secteurs. John Deere vend de la machinerie agricole. Ainsi, ses stocks ne seront pas parcourus aussi souvent qu'une épicerie, qui apporte toujours de nouveaux produits dans ses entrepôts. Whole Foods Market, par exemple, a un taux de rotation des stocks beaucoup plus élevé (21). Cela ne signifie pas qu'il soit plus efficace que John Deere.-juste qu'il a un modèle d'entreprise très différent.
Il est donc important de comparer des choses similaires. Faites des recherches sur vos concurrents ou contactez une association sectorielle ou un cabinet de conseil pour obtenir des chiffres moyens pour les entreprises de votre secteur. Comparez également votre nombre actuel à vos propres moyennes historiques et surveillez les baisses qui pourraient indiquer des stocks gonflés ou des ventes lentes..
La clé ici est de réduire la quantité d’argent immobilisé dans les stocks. Vous pouvez y parvenir en accélérant les ventes ou en ralentissant l’accumulation de nouveaux stocks..
Accélérer les ventes peut consister à augmenter le budget marketing, par exemple, ou à ouvrir un nouveau magasin dans un lieu populaire. En ce qui concerne les stocks, il vaut peut-être la peine d’investir dans un système de suivi des stocks plus efficace, afin que vous puissiez avoir une image plus précise de ce que vous avez en stock et savoir exactement combien il vous en faut pour commander. Si vous pouvez vous réapprovisionner rapidement et de manière fiable, pensez à attendre jusqu'à la dernière minute avant de procéder à une nouvelle commande afin de minimiser le temps que les marchandises passent dans votre inventaire..
Gardez toutefois à l'esprit que vous ne pouvez pas couper trop près de l'os. Si vous maintenez des stocks très bas et réalisez un grand nombre de tours d’inventaire, vous serez alors extrêmement efficace, mais vous risquez d’ennuyer vos clients en épuisant leurs stocks à des moments critiques. L'objectif est de maintenir des ventes rapides et des stocks bas, tout en étant sûr de répondre aux besoins de vos clients..
Au fur et à mesure que votre entreprise se développe, il peut être difficile de savoir combien d'employés embaucher. Vous avez besoin de suffisamment de personnes pour produire des biens ou des services de haute qualité pour vos clients, mais si vous en engagez trop, vos coûts seront élevés et vos marges de profit en souffriront. Cette mesure vous donne une bonne base de comparaison en comparant les niveaux de personnel au montant de vos revenus. Elle peut vous aider à faire en sorte que votre entreprise fournisse un bon service sans être inefficace..
Prenez simplement votre revenu total et divisez-le par votre nombre moyen d'employés pour l'année:
Revenu par employé = Revenu / Nombre moyen d'employés
Si, par exemple, vous aviez réalisé des revenus de 2 millions de dollars cette année et que vous employiez 20 personnes en moyenne, votre revenu par employé serait de 100 000 dollars..
Revenu par employé = 2 000 000 $ / 20 = 100 000 $
Pour obtenir votre niveau moyen de dotation en personnel, vous pouvez simplement prendre la moyenne du nombre au début et à la fin de l'année, comme nous l'avons fait avec l'inventaire dans la section précédente. Mais vous pouvez également obtenir une image plus précise en utilisant vos registres de paie. Voyez combien de chèques de paie vous avez écrit chaque mois, et trouvez la moyenne de ces chiffres en les additionnant et en les divisant par 12.
Bien sûr, vous voulez que le nombre soit le plus grand possible ici. Et vous voulez certainement qu'il soit nettement supérieur au salaire moyen de vos employés, sinon vous ne ferez jamais de profit.
Mais encore une fois, il est important de regarder les autres sociétés de votre secteur. Et gardez à l'esprit que d'autres facteurs, tels que la rémunération des employés, jouent un rôle ici. McDonald's, par exemple, a l’un des plus bas chiffres de chiffre d’affaires par employé de toutes les grandes entreprises américaines, avec 65 000 dollars. Apple, en revanche, génère un chiffre d'affaires de 2,4 millions de dollars par employé.
Les deux entreprises sont très rentables, mais leurs industries sont très différentes. Les restaurants de restauration rapide nécessitent un grand nombre de travailleurs, mais ces travailleurs sont relativement mal payés par rapport aux ingénieurs Apple. Et McDonald's a obtenu de très bons résultats en ce qui concerne les autres mesures d’efficacité (son inventaire tourne, par exemple, de 141). Il est donc important de vous comparer à des entreprises similaires et de viser des revenus par employé supérieurs à ceux de vos pairs..
À mesure que votre entreprise se développe, vous pouvez également utiliser le chiffre d'affaires par employé pour déterminer le nombre de nouveaux employés à recruter. Si votre revenu actuel par employé est de 100 000 dollars et que vous avez une nouvelle opportunité d’affaires susceptible d’augmenter vos revenus de 1 million de dollars, il vaudrait la peine d’embaucher 10 nouveaux employés. Mais si vous devez embaucher 20 personnes supplémentaires pour obtenir ce revenu supplémentaire de 1 million de dollars, cela ne vaut peut-être pas la peine..
Bien entendu, la réduction du personnel augmentera immédiatement votre revenu par employé. Mais si vous êtes trop impitoyable, vous risquez de compromettre la qualité de votre service et de faire fuir vos clients, ce qui réduirait vos revenus à long terme. Comme dans notre premier exemple, il s'agit d'équilibrer l'efficacité et la qualité du service. Si vous pouvez trouver des moyens d'encourager vos employés existants à générer davantage de revenus, peut-être en leur proposant de meilleures incitations ou en leur donnant une formation, vous pouvez augmenter les revenus par employé sans compromettre le service à la clientèle..
Cette mesure est particulièrement utile pour les entreprises qui fabriquent des produits physiques, mais avec un peu d'imagination, vous pouvez également l'appliquer à d'autres entreprises. Il mesure la quantité de votre capacité de production que vous utilisez actuellement, et c'est important, car si elle est faible, cela signifie que vous gaspillez de nombreuses immobilisations: par exemple, des machines coûteuses ne sont pas utilisées.
Celui-ci est un peu différent, car nous n'utilisons aucun chiffre des états financiers. La formule d'utilisation de la capacité est la suivante:
Utilisation de la capacité = sortie réelle / sortie potentielle x 100
Qu'entendons-nous par rendement réel et potentiel? Regardons un exemple.
Supposons que vous confectionniez des t-shirts et que votre usine ou votre atelier soit équipé pour produire 1 000 t-shirts par mois. Dans ce cas, votre production potentielle serait de 1 000. Si vous n'en produisez que 500, votre utilisation de la capacité est de 50%:
Utilisation de la capacité = 500/1000 x 100 = 50%
Comme nous l'avons mentionné, ce nombre est principalement utilisé dans le secteur manufacturier, mais vous pouvez également l'adapter à différentes entreprises. Si vous exploitez un studio de yoga, par exemple, votre production potentielle pourrait être le nombre maximal de cours que vous pourriez organiser dans cet espace chaque semaine. Si vous pouviez organiser jusqu'à 20 cours par semaine mais que vous n'en exécutiez que 15, votre utilisation de la capacité est de 75%.
Un nombre plus élevé indique une utilisation plus efficace de vos immobilisations. Dans l'exemple du studio de yoga, de nombreux coûts fixes sont associés à la location ou à la possession de l'espace de studio, à son entretien, au paiement des services publics, etc. Vous devez payer ces coûts fixes que vous ayez 15 cours ou 20 cours. mieux courir plus de classes et tirer le meilleur parti de l'espace que vous payez.
En règle générale, cependant, les entreprises ne fonctionnent pas à 100% de leur capacité tout le temps. En fait, si votre studio de yoga avait réellement une capacité de 100%, cela indiquerait que vous devez investir dans un plus grand espace de studio pour permettre une croissance future. L'utilisation moyenne de la capacité par les entreprises industrielles américaines est d'environ 80%, vous pouvez donc l'utiliser comme point de repère général.
Si votre capacité d'utilisation est faible, cela signifie que vous devez augmenter votre production (en supposant bien entendu que vous puissiez vendre ces biens supplémentaires). Il peut même être intéressant d’offrir des rabais pour augmenter les ventes et maintenir la production à un certain niveau minimum. Si les coûts fixes sont trop bas, ces gros coûts fixes vont peser sur les bénéfices.
Dans un cas extrême où l'utilisation de la capacité était en permanence faible et où vous ne voyiez aucune perspective d'augmentation de la production dans un avenir proche, il pourrait être nécessaire de passer à un espace plus petit et de réduire vos frais généraux. Il est préférable d’utiliser plus efficacement une capacité inférieure que d’avoir beaucoup d’équipements en veille..
Par contre, si votre utilisation de la capacité approche les 100%, alors il est probablement temps d'investir dans plus de capacité, peut-être en améliorant les machines, en agrandissant votre espace ou en déménageant dans des locaux plus grands..
La gestion d'une entreprise efficace dépend de la présence d'employés compétents et motivés. Le roulement du personnel mesure le taux de départ de vos employés. Un taux de roulement élevé est souvent le signe que vos employés sont insatisfaits, ce qui signifie probablement que même ceux qui restent avec vous ne sont pas totalement engagés..
Un taux de rotation élevé est également inefficace en soi, car vous passez du temps à former et à perfectionner chaque employé, et chaque fois que l'un d'entre eux quitte, vous devez tout recommencer à zéro. Recruter et former un remplaçant peut coûter plus de deux fois le salaire d'un employé.
Le roulement du personnel est le pourcentage de personnes qui partent dans une certaine période-généralement une année, mais vous pouvez aussi la calculer mensuellement si cela vous semble judicieux. Voici la formule:
Taux de rotation du personnel = Nombre de départs / Nombre moyen d'employés x 100
«Séparations» signifie le nombre de personnes qui ont quitté votre entreprise au cours de l'année. Habituellement, les entreprises ne font pas la distinction entre les différentes raisons de leur départ: elles incluent les démissions volontaires, les licenciements et les départs à la retraite dans le chiffre des «séparations». Le nombre moyen d'employés est identique à celui que nous avons utilisé dans la section «Revenu par employé»..
Par exemple, si vous avez 100 employés en moyenne et qu'il en reste 5 au cours de l'année, vous avez un taux de rotation de 5%..
Un pourcentage inférieur est bon, car cela signifie moins de personnes qui partent. Vous pouvez obtenir un bon point de repère à partir de ces statistiques du gouvernement américain, qui montrent que le taux de rotation moyen du personnel aux États-Unis en 2013 était de 38%. Le taux variait beaucoup selon l'industrie. Ainsi, le secteur de la construction a réalisé un chiffre d'affaires de 62,5%, contre 23,3% dans le secteur manufacturier. Elle variait également d’une région à l’autre, étant la plus élevée au sud (40,8%) et la plus faible au nord-est (33,3%)..
Vous pouvez consulter ces statistiques pour trouver le taux de roulement de votre secteur et voir comment vous le comparez. Les catégories du gouvernement des États-Unis étant assez larges, il est donc intéressant de faire des recherches supplémentaires pour essayer de trouver des informations plus spécifiques pour des entreprises comme la vôtre, dans votre région ou votre ville. Il est également bon de comparer vos performances passées et de rechercher tout changement. En plus d'examiner le chiffre d'affaires global, envisagez de le scinder en volontariat, licenciements et départs à la retraite, afin de pouvoir identifier les tendances dans chaque domaine..
Réduire le roulement du personnel est un sujet énorme, et ce n’est pas toujours facile à régler. Une partie du tableau consiste à bien payer les gens et à offrir des primes, des avantages et d’autres incitations, mais l’argent n’est pas tout. Un roulement élevé peut également être causé par un certain nombre d'autres facteurs, tels que le recrutement de personnes non compétentes, des problèmes de culture organisationnelle ou de l'environnement de travail, le manque de formation, des possibilités de promotion limitées, une gestion médiocre ou même un emplacement de bureau peu pratique..
Si votre taux de rotation du personnel est élevé, la clé pour découvrir ce qui ne va pas est de demander à vos employés, par le biais d'enquêtes formelles et de réunions informelles. Les entretiens de départ avec les personnes qui partent peuvent également vous aider à corriger les erreurs et à garantir que les autres employés restent plus facilement.
Ces quatre mesures d'efficacité différentes peuvent être utilisées ensemble pour vous donner une idée précise des domaines dans lesquels votre entreprise fonctionne bien et des améliorations à y apporter. Vous pouvez maintenant mesurer exactement le temps nécessaire pour convertir votre inventaire en ventes, le chiffre d'affaires généré par chaque employé, l'efficacité avec laquelle vous utilisez vos immobilisations et le taux de rotation de votre personnel. Vous savez quoi rechercher et quelles mesures prendre pour améliorer vos résultats.
Des chiffres sains sur ces mesures d'efficacité augmenteront également vos profits et vos flux de trésorerie. Vous pourrez donc les suivre en conjonction avec les mesures de rentabilité et de liquidité que nous avons examinées dans les deux premiers didacticiels..
La pièce finale du puzzle consiste à regarder vos clients. Après tout, ils sont la pierre angulaire de votre entreprise et vous devez savoir avec quelle efficacité vous les acquérez et les conservez. Revenez donc la semaine prochaine pour en savoir plus sur les indicateurs clés de la clientèle dans la dernière partie de notre série d'indicateurs..
Crédit graphique: graphique linéaire conçu par Scott Lewis et graphique conçu par Michele Zamparo du projet Noun.
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