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Les réunions, missions et autres éléments ayant une incidence sur notre emploi du temps ont tous un point commun. Nous en sommes souvent informés par email.
Il peut être gênant de fermer votre courrier électronique Microsoft Outlook et d’ouvrir une autre application pour trouver vos rendez-vous et travailler. Et ensuite, rouvrez Outlook une fois que vous avez les informations de planification dont vous avez besoin. C'est peu pratique, et c'est aussi inutile.
Beaucoup de gens ne se rendent pas compte que MS Outlook a un calendrier intégré. Si vous savez quoi faire, vous pouvez facilement basculer entre votre boîte de réception et votre calendrier Microsoft Outlook..
Dans ce didacticiel, vous allez apprendre à utiliser le calendrier Outlook. Je vais vous expliquer comment ajouter des tâches et des rendez-vous à votre calendrier. Nous verrons également comment partager un calendrier Outlook..
Outlook est l'outil idéal pour vous aider à créer et à maintenir votre planification, à savoir l'outil de calendrier Microsoft Outlook.
Si vous souhaitez utiliser Outlook pour suivre vos rendez-vous et réunions ainsi que vos tâches, le calendrier Outlook peut vous aider. Voici un guide vidéo rapide sur l'utilisation du calendrier MS Outlook:
En savoir plus sur le calendrier Microsoft Outlook en suivant les instructions détaillées ci-dessous..
Avant d'apprendre à utiliser le calendrier Outlook, consultez cette excellente ressource.. Téléchargez notre nouvel eBook sur les stratégies de messagerie: Le guide ultime de la maîtrise zéro de la boîte de réception. (Il est disponible pour LIBRE Télécharger lorsque vous vous inscrivez à la newsletter Tuts + Business.)
Votre calendrier Outlook est un outil pratique auquel vous pouvez accéder rapidement et facilement avec votre courrier électronique en cliquant simplement sur une seule icône si vous savez comment procéder..
Commencez avec votre boîte de réception Outlook ouverte:
Accédez à votre calendrier MS Outlook via le Calendrier icône dans votre boîte de réception.Trouvez le Calendrier icône en bas à gauche de votre interface de courrier électronique (sous le La navigation vitre). Si vous passez la souris sur l’icône, vous verrez une vignette de votre calendrier avec vos prochains rendez-vous..
Pour ouvrir votre calendrier, cliquez sur le bouton Calendrier icône. Votre calendrier Microsoft Outlook apparaît:
Un regard sur le calendrier Microsoft Outlook.Notez que la vue par défaut est d'environ un mois. Ceci est appelé le Mois vue. La date du jour est en surbrillance, bien que vous puissiez sélectionner différents jours de calendrier avec lesquels travailler..
Le calendrier Outlook comprend également certaines fonctionnalités intéressantes:
Maintenant que nous avons exploré la vue mensuelle, nous pouvons examiner certaines des vues disponibles..
Vous pouvez changer votre Calendrier. En haut du calendrier Outlook, cliquez sur Vue à partir du menu:
Vous pouvez modifier l’affichage du calendrier Outlook dans Vue languette.Sur le Vue onglet, vous verrez différents paramètres qui vous permettront de personnaliser l’apparence de votre calendrier. Les cinq points sur lesquels nous souhaitons nous concentrer pour ce tutoriel sont les suivants:
Pour ouvrir une vue, cliquez sur l'icône correspondant à la vue de l'agenda que vous souhaitez ouvrir. Pour cet exemple, cliquons sur le Calendrier icône. le Calendrier affiche:
La vue de calendrier du calendrier Outlook indique où se chevauchent vos réunions..Notez que cet exemple Calendrier a déjà deux séries de rendez-vous qui se chevauchent. Connaître le conflit d'horaire vous permet de gérer votre temps efficacement. Vous pouvez planifier d'assister à une seule des réunions et de reprogrammer l'autre. Ou, vous pourriez assister à une partie de chacune des réunions.
En outre, cela Calendrier illustre le fait qu'il y a une réunion de petit-déjeuner devant commencer à 7h00 - avant le début de la journée de travail.
Remarque: lediverses vues apparaissent également sur le Accueil onglet de votre calendrier Outlook, et vous pouvez également y accéder à partir de là.
Vous pouvez ajouter divers types d’éléments à votre calendrier Microsoft Outlook, notamment:
Vous pouvez également définir n'importe quel élément comme élément récurrent ou multi-jours..
Commencez à partir de n’importe quelle vue du calendrier, mais assurez-vous d’être sur la Accueil languette. Pour cet exemple, nous allons commencer par le Mois vue ouverte:
Clique le Nouveau rendez-vous icône pour fixer un rendez-vous.Clique le Nouveau rendez-vous icône. Un blanc Rendez-vous l’écran affiche:
Utilisez le Nouveau rendez-vous écran pour entrer les détails de votre rendez-vous.Tapez vos informations de rendez-vous dans les champs appropriés. Voici une brève description de chaque champ et la façon de les remplir:
Pour que votre rendez-vous dure plus d'une journée, sélectionnez une date pour le Heure de fin c'est après le Heure de début rendez-vous amoureux.
Mise en garde: Si les dates et les heures sélectionnées chevauchent un autre rendez-vous ou une autre réunion, un avertissement peut s'afficher en haut à gauche de l'écran. Rendez-vous écran. Cependant, Outlook vous autorisera toujours à ajouter le rendez-vous en conflit.
Dans la grande case située en dessous des informations sur le rendez-vous, tapez les notes que vous avez sur le rendez-vous. Dans l'exemple ci-dessous, j'ai rempli le Rendez-vous filtrer avec des informations sur une conférence parents / enseignants:
Un rendez-vous avec une conférence parents / enseignants.Pour planifier un rendez-vous périodique, cliquez sur le bouton Récurrence icône dans le Ruban (ça ressemble à un cercle). le Récurrence de rendez-vous La boîte de dialogue affiche:
Vous pouvez configurer votre rendez-vous pour qu'il se reproduise à l'aide de la touche Récurrence icône.Sélectionner un Modèle de récurrence pour le rendez-vous. Vous pouvez également définir la durée de la répétition du rendez-vous. Dans l'exemple ci-dessus, j'ai mis en place une conférence mensuelle parents / enseignants. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur D'accord retourner au Rendez-vous écran.
Lorsque vous avez fini de saisir les informations de rendez-vous, cliquez sur le bouton Sauvegarder et fermer icône en haut à gauche de votre Rendez-vous écran. Le rendez-vous est ajouté à votre calendrier.
Que vous ayez besoin de réunir un groupe pour un projet d’entreprise ou une réunion sociale, vous trouverez le Nouvelle réunion outil utile. Commencez avec le calendrier Outlook ouvert:
Utilisez le Nouvelle réunion icône pour créer une nouvelle réunion.Cliquez sur Accueil> Nouvelle réunion. UNE Nouvelle invitation à la réunion l'écran s'ouvre:
Utilisez cet écran pour planifier une réunion et inviter des participants. Voici un aperçu rapide sur la façon de remplir l'invitation à la réunion:
Une fois les informations de la réunion renseignées, utilisez la case située sous l'en-tête du message pour rédiger une brève note à l'intention des participants. Voici un exemple d’invitation à une réunion terminée:
Voici un exemple d'e-mail d'invitation à une réunion.S'il s'agit d'une réunion récurrente, utilisez la commande Récurrence icône dans le Ruban définir la fréquence de la réunion.
Lorsque votre invitation est prête à être envoyée, cliquez sur le bouton Envoyer bouton en haut à gauche de la fenêtre. Votre réunion est ajoutée à l'agenda. Tous les destinataires que vous avez inclus dans le À champ recevra une pièce jointe d'invitation à la réunion pour la réunion.
En savoir plus sur l'envoi de messages dans MS Outlook dans ce tutoriel:
Cet article peut vous aider à écrire un courrier électronique efficace à envoyer avec votre invitation à une réunion:
Les tâches diffèrent des rendez-vous et des réunions en ce qu'elles vous impliquent généralement. Vous pouvez configurer des tâches sur votre calendrier pour qu'elles fonctionnent comme une liste de tâches en ligne. Vous pouvez également utiliser la fonction de tâche du calendrier Outlook pour attribuer une tâche à une autre personne ou pour envoyer des rapports sur l'état.
Pour configurer une nouvelle tâche, recommencez avec un calendrier ouvert. Cliquez sur Accueil> Nouveaux articles. Un menu contextuel apparaît:
Vous pouvez également ajouter des tâches à votre calendrier Outlook.Sélectionnez le Tâche option. le Nouvelle tâche La fenêtre apparaît:
Utilisez le Nouvelle tâche fenêtre pour créer une nouvelle tâche.Tapez le nom de la tâche dans le Assujettir ligne. Choisissez un Date de début et un Date d'échéance pour la tâche. Si vous le souhaitez, vous pouvez également affecter des valeurs aux champs suivants en cliquant sur la flèche vers le bas située à côté de chaque champ et en effectuant une sélection:
Si vous souhaitez que le système vous envoie un rappel, cochez la case Rappel case à cocher. Vous pouvez également utiliser le Récurrence icône dans le Ruban pour rendre la tâche récurrente. Ou définissez la tâche sur plus d'une journée en choisissant une date de début et une date de fin différentes.
Tapez plus d'informations ou d'instructions sur la tâche dans la zone située sous les informations d'en-tête..
Quand vous avez fini de remplir le Nouvelle tâche fenêtre, cliquez Tâche> Enregistrer et fermer. Votre tâche est ajoutée à la liste des tâches de votre agenda, mais elle n'apparaîtra pas sur votre agenda à moins que vous n'activiez le Tâche vue.
Pour voir la liste des tâches de votre agenda, allez à Vue > Bar à faire. Un menu contextuel apparaît:
Allume le Bar à faire voir pour voir votre liste de tâches.Clique le Outils option. Un volet s'ouvre à droite de votre calendrier. Votre liste de tâches apparaît dans le coin inférieur droit de votre calendrier Microsoft Outlook, sous la vignette du calendrier du mois:
Quand le Bar à faire la vue est activée, vous pouvez voir votre liste de tâches (ou votre liste de tâches).Pour ouvrir une tâche et voir plus de détails ou la mettre à jour, double-cliquez sur la tâche. Vous pouvez également marquer une tâche comme urgente en cochant la case située à droite de celle-ci. La tâche Barre à faire La vue reste ouverte jusqu'à ce que vous la fermiez. Si vous revenez dans votre boîte de réception, la liste des tâches reste visible dans le coin inférieur droit de votre fenêtre MS Outlook:
Si la Bar à faire la vue est activée, la liste des tâches sera visible dans votre boîte de réception Outlook.Pour fermer la liste des tâches, cliquez sur le X dans le coin supérieur droit..
Supprimer rapidement un rendez-vous ou une réunion de votre calendrier Microsoft Outlook. Faites défiler jusqu'à la vue de l'agenda contenant l'élément de l'agenda que vous souhaitez supprimer. Cliquez sur l'élément du calendrier pour le sélectionner (dans ce cas, un rendez-vous), puis cliquez avec le bouton droit de la souris. Un menu contextuel apparaît:
Cliquez avec le bouton droit sur un élément du calendrier pour afficher le menu contextuel.. Remarque: Dans l'illustration ci-dessus, j'ai choisi un rendez-vous avec un seul autre participant. Si j'avais sélectionné une réunion avec plusieurs participants, l'option du menu contextuel serait Annuler la réunion. Lors de la sélection du Annuler la réunion option, j’aurai la possibilité d’envoyer un avis d’annulation à tous les participants à la réunion.
Sélectionnez le Effacer option du menu contextuel. Si l'élément est un élément récurrent, vous aurez la possibilité de choisir si vous souhaitez supprimer toutes les occurrences de l'élément d'agenda (Supprimer la série) ou simplement la seule occurrence (Supprimer une occurrence) vous avez sélectionné. L'élément de calendrier est supprimé du calendrier. le Supprimer une occurrence Cette option est idéale si vous avez un rendez-vous régulier, mais devez en annuler une instance en raison de vacances ou d'un autre conflit d'horaire..
Le processus pour supprimer une tâche de votre liste de tâches est encore plus simple. Cliquez simplement sur la tâche dans votre Liste de choses à faire, puis faites un clic droit dessus. Sélectionnez le Effacer option dans le menu contextuel.
L'un des avantages du calendrier MS Outlook est qu'il n'est pas nécessaire que votre calendrier soit ouvert pour que vous puissiez ajouter un élément de calendrier. Ajouter un élément de calendrier directement à partir d'un message électronique. Voici ce qu'il faut faire:
Commencez avec votre boîte de réception ouverte. Cliquez sur un message pour le sélectionner. Ensuite, double-cliquez sur le message pour l'ouvrir:
Sélectionnez un message MS Outlook.Dans l'exemple ci-dessus, une invitation par courrier électronique à une réunion m'a été envoyée. L'e-mail n'a pas été envoyé en tant qu'invitation à un agenda, mais je souhaite ajouter l'événement à mon agenda Outlook. Une façon de faire est d’utiliser le Répondre avec une réunion icône sur le Ruban. (Cela ressemble à un calendrier avec une flèche.)
Lorsque vous cliquez sur le Répondre avec une réunion icône, une réponse s'ouvre, mais le plus important est qu'elle se présente sous la forme d'une réunion:
Le système crée un formulaire de réunion à partir du message électronique sélectionné..Notez que les informations d'emplacement sont vides et que la date et l'heure sont définies par défaut sur la date et l'heure actuelles. Vous devrez corriger cette information en utilisant les détails trouvés dans le courrier électronique d'origine. Ensuite, tapez votre réponse par courrier électronique à l'expéditeur d'origine. Lorsque vous êtes prêt, cliquez sur le bouton Envoyer bouton à gauche.
Vous venez d'envoyer une réponse par courrier électronique à la personne qui vous a envoyé la notification de réunion et l'a ajoutée à votre calendrier en une seule étape.!
Il est également facile d’ajouter une tâche à votre liste de tâches MS Outlook si vous avez la Bar à faire vue ouverte. Commencez avec votre boîte de réception ouverte. Cliquez sur un message pour le sélectionner, puis faites-le glisser vers la liste des tâches du dossier. Bar à faire à droite de votre boîte de réception:
Pour créer une nouvelle tâche à partir d'un email, sélectionnez-la et faites-la glisser dans votre liste de tâches..Vous verrez une ligne rouge dans la liste des tâches où la nouvelle tâche est sur le point d'être insérée. Une fois le courrier électronique inséré dans votre liste de tâches, double-cliquez dessus pour afficher les détails du message..
Remarque: Bien que Outlook insère le courrier électronique dans votre liste de tâches, le message restera également dans votre boîte de réception..
Une autre fonctionnalité pratique d’Outlook est la possibilité que le système vous le rappelle avant un rendez-vous ou une réunion. Pour activer la fonction de rappel lors de la configuration d’une nouvelle réunion ou d’un nouveau rendez-vous, cliquez sur la flèche orientée vers le bas. Rappel icône dans le Ruban (ça ressemble à une cloche):
Ici se trouve le Rappel menu pop-up sur rendez-vous.Sélectionnez combien de temps avant la réunion ou le rendez-vous vous souhaitez que le rappel apparaisse dans la fenêtre contextuelle. Puis cliquez sur le Du son icône en bas de la fenêtre contextuelle pour sélectionner un son de rappel.
Une fois votre rappel configuré, une fenêtre contextuelle apparaît chaque fois que vous ouvrez votre courrier électronique ou votre agenda:
À l'heure définie, un rappel apparaît lorsque vous ouvrez votre messagerie électronique ou votre calendrier MS Outlook..Pour qu'un rappel cesse de s'afficher, cliquez sur le bouton Rejeter bouton. Si la fenêtre vous rappelle plusieurs éléments du calendrier, vous devez cliquer sur le bouton Rejeter la totalité bouton.
Partagez votre calendrier par courrier électronique ou en donnant l'accès à d'autres personnes. Cela peut être utile si vous souhaitez partager des parties de votre calendrier avec un membre de l'équipe ou si vous essayez de planifier un moment pour rencontrer quelqu'un. Vous pouvez partager un calendrier de trois manières:
Comme mon installation Outlook ne fonctionne pas sur un serveur Microsoft Exchange, nous allons nous concentrer sur les première et troisième méthodes de partage de votre calendrier Microsoft dans ce tutoriel..
Avec votre calendrier ouvert, allez à la Accueil > Calendrier de messagerie. Un email vide apparaît avec le message Envoyer un calendrier par e-mail Boîte de dialogue en haut:
Utilisez le Envoyer un calendrier par e-mail boîte de dialogue pour envoyer un message avec les informations de votre calendrier Outlook.Si vous avez plus d’un calendrier configuré, cliquez sur la flèche vers le bas dans le menu déroulant. Calendrier champ pour sélectionner le calendrier que vous souhaitez partager. Ensuite, cliquez sur la flèche vers le bas à côté de la Plage de dates champ pour spécifier les dates du calendrier à partager. Ensuite, cliquez sur la flèche vers le bas dans la Détail zone pour choisir un niveau de détail à partager - choisissez entre les niveaux de détail suivants:
Cochez la case si vous souhaitez uniquement que l'agenda partagé affiche les heures de travail. Si vos heures de travail ne sont pas définies, cliquez sur le bouton Définir les heures de travail lien hypertexte pour les définir. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur le bouton D'accord bouton dans le Envoyer un calendrier par e-mail boite de dialogue. Puis cliquez sur le Envoyer bouton pour envoyer l'e-mail.
Le destinataire de l'e-mail reçoit et envoie un e-mail avec votre emploi du temps dans le texte de l'e-mail et une pièce jointe d'agenda indiquant votre emploi du temps..
Vous pouvez également publier votre calendrier en ligne sur un serveur partagé. Avec votre calendrier ouvert, allez à la Accueil> Publier en ligne icône. le Publier le calendrier sur un serveur personnalisé La boîte de dialogue apparaît:
Si vous avez accès à un serveur personnalisé, vous pouvez publier votre calendrier en ligne..Commencez par répertorier l'URL du serveur sur lequel vous publierez votre calendrier. Ensuite, définissez la plage de dates que vous souhaitez partager. Pour le Détail option choisir entre: Disponibilité seulement, Détails limités, et Tous les détails. Si vous souhaitez uniquement publier votre calendrier entre les heures de travail, cochez la case correspondante..
Lorsque vous avez terminé, cliquez sur le bouton D'accord bouton. Suivez les invites qui apparaissent.
Vous venez d'apprendre à bien utiliser votre calendrier Microsoft Outlook. Une configuration correcte de votre calendrier Outlook peut vous faire gagner du temps et vous aider à être plus productif..
Maintenant que vous avez mis votre agenda en ordre en utilisant le calendrier Outlook, vous voudrez peut-être vous attaquer à votre boîte de réception. Pour obtenir un guide gratuit sur la gestion d'une boîte de réception encombrée, procurez-vous un exemplaire de notre eBook GRATUIT: Le guide ultime de la maîtrise zéro de la boîte de réception. Il regorge de techniques avancées de gestion de la boîte de réception.
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