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Capturez le. Votre client passe une commande en ligne. Vous leur envoyez un reçu par courrier électronique. Même si le reçu n'inclut pas les informations de carte de crédit de votre client, il contient probablement beaucoup d'informations personnellement identifiables (NIP), telles que le nom, l'adresse, le numéro de téléphone et l'adresse électronique de votre client. Si votre courrier électronique était piraté, toutes les informations seraient divulguées.
Il semble presque chaque jour qu'une nouvelle violation de données fait les nouvelles. Nous sommes constamment en train de lire comment des millions d'entre nous ont vu leurs données compromises. Une étude réalisée par le Centre de ressources sur le vol d'identité a révélé qu'en 2018, 309 violations de données liées aux entreprises avaient touché plus de 15 millions de personnes..
Il n’est donc pas étonnant que les gens recherchent des moyens de sécuriser leurs e-mails sortants, notamment ceux provenant de comptes de messagerie Microsoft. Le cryptage des e-mails n'est qu'un moyen d'améliorer votre sécurité Outlook. Dans cet article, nous verrons comment chiffrer le courrier électronique dans Outlook.
Avant d’approfondir vos connaissances sur l’utilisation du chiffrement avec votre compte de messagerie Microsoft, assurez-vous de récupérer notre eBook gratuit: Le guide ultime de la maîtrise zéro de la boîte de réception. Il regorge de stratégies d'organisation de la boîte de réception et de conseils pratiques pour gérer plus efficacement tous vos messages entrants..
Le cryptage est important pour plusieurs raisons. Premièrement, de nombreuses informations potentiellement sensibles sont partagées par courrier électronique. Si un courrier électronique est piraté au cours du processus de transmission ou même s'il est conservé dans une archive de courrier électronique, le pirate informatique pourrait potentiellement en apprendre suffisamment pour voler les informations de compte. Dans le pire des cas, un pirate informatique découvrirait également le mot de passe de votre compte de messagerie, ce qui signifie qu'il pourrait non seulement accéder à vos messages à tout moment, mais aussi envoyer des messages (éventuellement malveillants) à l'aide de votre compte de messagerie. Vos contacts peuvent ne pas se rendre compte que les messages ne venaient pas de vous.
Le cryptage est une méthode de brouillage des informations afin que des tiers inconnus ne puissent pas y accéder. Si un message est crypté, seul le lecteur auquel est destiné l’appareil qui dispose d’une clé pour déverrouiller le cryptage pourra consulter son contenu..
Pour en savoir plus sur le cryptage des e-mails, consultez notre série sur le cryptage des e-mails..
MS Outlook vous fournit des options de cryptage pour les messages individuels. Pour ces options, Outlook utilise des identifiants numériques (également appelés certificats numériques) comme condition préalable à une couche supplémentaire de cryptage des e-mails. Vous avez besoin d'un certificat numérique pour envoyer un message crypté. Votre destinataire en a également besoin pour recevoir votre message crypté. Le certificat numérique a pour but de prouver que vous êtes bien qui vous dites être.
De plus en plus d'entreprises envisagent de recourir à la messagerie chiffrée pour communiquer avec leurs clients. Cela est particulièrement vrai pour les entreprises du secteur de la santé ou du droit, où la probabilité de transmission de données sensibles est grande..
Bien que le chiffrement du courrier électronique soit un domaine relativement nouveau, plusieurs lois peuvent déjà avoir une incidence sur son utilisation. En général, des lois telles que le règlement général de l'UE sur la protection des données (DDP), la loi britannique sur la protection des données (DPA) et des lois similaires ont été adoptées dans le but de protéger les données des consommateurs. Dans certains cas, le chiffrement du courrier électronique peut être un moyen d'aider à assurer cette protection. Mais sachez aussi que dans certains endroits, certains types de chiffrement sont illégaux..
Protéger les données de vos clients est une bonne pratique commerciale. Le cryptage des e-mails peut ne constituer qu'un élément de la protection des informations de vos clients s'il est effectué conformément aux exigences légales..
Remarque: Je ne suis ni avocat ni spécialiste en droit et cet article n'est pas un conseil juridique. De plus, les lois concernant la confidentialité des données changent tout le temps. Si vous avez des questions juridiques sur l'utilisation du chiffrement pour votre entreprise ou sur tout autre problème de confidentialité, veuillez consulter un avocat spécialisé en confidentialité..
MS Outlook intègre une protection des informations. Cependant, dans ce didacticiel, nous allons expliquer spécifiquement comment envoyer un courrier électronique crypté via Outlook..
La messagerie Outlook prend en charge le chiffrement de la messagerie pour les messages sortants et reçus. Pour chiffrer le courrier électronique dans MS Outlook, vous devez suivre trois étapes de base:
Regardons chaque partie du processus de plus près.
La première étape de l’utilisation de MS Outlook pour le chiffrement du courrier électronique consiste à obtenir un identifiant numérique, également appelé certificat numérique. Pour ce faire, le moyen le plus sûr consiste à utiliser une autorité de certification indépendante. Quelques autorités de certification qui fonctionnent avec Outlook sont:
Des autorités de certification supplémentaires sont disponibles. Assurez-vous de bien vérifier la réputation d'une autorité de certification avant d'acheter un certificat numérique. L’obtention d’un certificat numérique varie en fonction de l’organisme émetteur..
Une fois que vous avez obtenu un certificat numérique, vous devez l'installer. Suivez les instructions fournies par votre autorité de certification..
Remarque: Les étapes ci-dessous peuvent varier si vous utilisez un plug-in de chiffrement pour Outlook..
Avant de pouvoir envoyer un message crypté à un destinataire, vous et le destinataire devez échanger des messages signés numériquement. Contrairement à une signature électronique ordinaire, une signature numérique est connectée à votre identité numérique et vérifie que c'est bien vous qui envoyez le message..
1. Pour envoyer un message signé numériquement, créez d'abord un nouveau message dans Outlook. Pour plus d'informations sur la composition d'un message dans Outlook, consultez ce didacticiel:
2. Dans le message, cliquez sur le bouton Les options languette:
Commencez avec un message électronique ouvert.2. Cliquez sur le Plus d'options icône sur le ruban. le Propriétés box affiche:
Cliquez sur Les paramètres de sécurité accéder à la boîte de dialogue pour envoyer un message signé numériquement.3. Cliquez sur le Les paramètres de sécurité bouton sur le Propriété boite de dialogue. le Propriétés de sécurité La boîte apparaît:
Cochez la case à côté de Ajouter une signature numérique à ce message.4. Vérifiez la Ajouter une signature numérique à ce message case à cocher.
5. Apportez d’autres modifications sur le Propriétés de titres boîte, au besoin.
6. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur D'accord. Puis clique Fermer sur le Propriétés boite de dialogue.
7. Envoyez votre message avec la signature numérique au destinataire et demandez-lui de vous envoyer un message avec une signature numérique.
Une fois que vous et votre destinataire avez échangé des signatures numériques, vous pouvez envoyer des messages cryptés à ce destinataire. Voici comment le faire:
1. Commencez par créer le message que vous souhaitez chiffrer dans Outlook. Dans le message, cliquez sur le bouton Fichier languette. L'écran suivant apparaît:
Choisir Les options accéder au Propriétés boite de dialogue.2. Cliquez sur le Propriétés icône. le Propriétés Une boîte de dialogue apparaît sur votre message:
Clique le Les paramètres de sécurité bouton.3. Cliquez sur le Les paramètres de sécurité bouton. dans le Propriétés de sécurité case, cochez la case à côté de Crypter le contenu du message et les pièces jointes.
Cochez la case pour activer le cryptage de messagerie pour le message actuel..4. Effectuez tout autre changement dans le Propriétés de sécurité boîte, au besoin.
5. Cliquez sur D'accord, puis clique Fermer sur le Propriétés boite de dialogue.
6. Envoyez votre message crypté.
Vous pouvez également configurer votre compte de messagerie Microsoft pour chiffrer tous les messages électroniques Outlook sortants. Cependant, gardez à l’esprit que les destinataires auront besoin d’une clé pour ouvrir un message chiffré de votre part..
Néanmoins, si vos messages contiennent toujours des informations sensibles et que vous les envoyez généralement aux mêmes groupes de personnes (tels que vos collègues), vous pouvez envisager d’utiliser ce paramètre pour vous assurer de ne pas envoyer accidentellement un courrier électronique non chiffré contenant des informations confidentielles. Les données.
Voici comment configurer Outlook pour chiffrer automatiquement tous les messages sortants:
1. Dans votre boîte de réception ouverte, cliquez sur le bouton Fichier languette. le Information sur le compte l’écran affiche:
Sélectionner Les options ouvrir le Les options boite de dialogue.2. Sur le Information sur le compte écran, sélectionnez Les options. Les perspectives Les options La boîte de dialogue apparaît:
Sélectionner Centre de confiance accéder au Centre de confiance boite de dialogue.3. Dans le panneau de gauche, sélectionnez Centre de confiance puis sélectionnez Paramètres du centre de confiance. le Centre de confiance La boîte de dialogue apparaît:
Utilisez la case à cocher pour chiffrer tous les messages sortants.4. Cliquez sur Sécurité du courrier électronique. Cochez ensuite la case à côté de Crypter le contenu et les pièces jointes des messages sortants.
5. Cliquez sur D'accord et alors D'accord encore.
Par défaut, les messages envoyés seront désormais cryptés.
Que faire si vous recevez un message crypté d'un expéditeur et que vous n'avez pas de clé? Vous ne pourrez pas ouvrir le message avant d'avoir vérifié votre identité..
L'apparence de votre message chiffré peut varier en fonction de l'outil utilisé pour le chiffrer. Voici un exemple:
Les messages cryptés avec Outlook.com auront un Lire le message bouton en bas. Voici à quoi peut ressembler un message électronique chiffré lorsque vous le recevez:
Remarque: Le cryptage Outlook.com est une fonctionnalité premium disponible pour les utilisateurs de Microsoft Office 365.
Vous ne pouvez pas voir le corps d'un message crypté sans vérifier votre identité.Lorsque vous cliquez sur le Lire le message bouton, vous aurez un écran avec le choix de vérifier votre identité via Google ou avec un mot de passe à usage unique:
Choisissez comment vous voulez vérifier votre identité.Faire un du suivant:
1. Vérifiez votre identité en utilisant Google
1. Pour vérifier votre identité à l'aide de Google, cliquez sur le bouton Google bouton.
2. Connectez-vous à votre compte Google à l'invite..
3. Suivez les instructions à l'écran.
2. Vérifiez votre identité en utilisant un mot de passe
1. Pour vérifier votre identité à l’aide d’un code unique, cliquez sur le bouton Obtenir un bouton de mot de passe. Important: Ne fermez pas la fenêtre avec l'invite du code d'accès.
2. Vous recevrez un mot de passe à usage unique par courrier électronique. (Attention, le mot de passe ne sera valide que pendant 15 minutes.) Entrez le code à l'invite..
3. Suivez les instructions à l'écran.
Vous venez d'apprendre comment envoyer un courrier électronique sécurisé dans Outlook à l'aide du cryptage de courrier électronique. Le cryptage des e-mails n'est qu'un aspect de la sécurité Outlook. Cependant, il peut jouer un rôle dans la sécurisation des données de vos clients, élément essentiel pour faire des affaires dans le monde d'aujourd'hui..
Si vous n'avez pas encore réfléchi aux moyens de sécuriser les données de vos clients et d'améliorer votre sécurité Outlook, le moment est peut-être venu d'y penser Commencez par utiliser les techniques répertoriées ci-dessus pour sécuriser davantage les messages envoyés depuis votre compte de messagerie Microsoft..
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