Kickstart de gestion de projet comment s'attaquer à de grands projets

Plus le projet est important, plus un pigiste est susceptible de se sentir dépassé. Si vous ne réussissez pas à organiser un grand projet, vous risquez même de manquer votre échéance. Une date limite perdue peut signifier perdre votre client et peut-être même votre réputation.

Il y a un meilleur moyen. Les principes de gestion de projet vous aident à organiser vos grands projets afin qu'ils se déroulent sans heurts.

Premièrement, définissons la gestion de projet. Selon l'Association for Project Management,

La gestion de projet est l'application de processus, méthodes, connaissances, compétences et expériences pour atteindre les objectifs du projet..

La plupart des pigistes comprennent l'importance des connaissances, des compétences et de l'expérience pour mener à bien leurs projets. Mais certains hésitent à utiliser des processus et des méthodes. Les pigistes créatifs ont parfois l’impression que trop de structure leur enlève leur créativité.

Les pigistes devraient se féliciter des processus et de la méthodologie. Plutôt que d'étouffer la créativité, ils vous permettent de faire plus. Pour la plupart d'entre nous, plus de travail est synonyme de plus de revenus. C'est une bonne chose. De plus, avoir de bonnes compétences en gestion de projet vous permet de vous attaquer à des projets plus importants de pigistes. Avec des compétences en gestion de projet, vous pouvez gérer d’autres professionnels indépendants et faire plus de travail..  

Les grands projets ont tendance à payer plus. Si vous pouvez gérer de gros projets, vos clients auront plus de valeur. Vous serez également plus susceptible d'attirer des clients fidèles. En fait, les gestionnaires de projets sont en demande pour des projets d’entreprise et gouvernementaux. Selon un sondage de Payscale.com, le salaire médian d'un chef de projet aux États-Unis en août 2015 allait de 65 062 $ à 85 971 $..

Dans ce tutoriel, je vous donne un aperçu rapide de la gestion de projet. Je commence par comparer les méthodes Agile et Traditionnelle. Ensuite, je propose des méthodes pratiques que vous pouvez appliquer à vos propres projets indépendants..

  Comparer les processus

Il est important de comprendre que la gestion de projet est un domaine immense. Il existe de nombreuses méthodologies de gestion de projet, dont certaines sont brevetées. Voici quelques-unes des différentes méthodologies disponibles:

1. Méthodes agiles
2. Lean (une méthode agile)
3. Scrum (une méthode agile)
4. Six Sigma
5. Méthodes en cascade (aussi appelées traditionnelles)
6. PRINCE2 (populaire au Royaume-Uni)

Chacune de ces méthodologies comporte des variantes et des sous-méthodologies. Ne laissez pas les noms de toutes ces méthodes vous confondre. Les gestionnaires de projets d’entreprise doivent bien les comprendre. En tant que pigiste, vous n’utiliserez probablement qu’une des deux méthodes suivantes: agile ou cascade (également appelée traditionnelle)..

Les gestionnaires de projets d’entreprise utilisent également des termes très spécifiques. TechRepublic a publié une excellente liste de termes de gestion de projet auxquels vous pouvez vous référer si vous rencontrez un terme que vous ne connaissez pas bien. Pour ce tutoriel, nous allons nous concentrer sur deux définitions que vous ne connaissez peut-être pas:

Portée:

… La façon dont vous décrivez les limites du projet; il définit ce que le projet livrera et ce qu'il ne livrera pas…
(TechRepublic)

Livrable:

… Tout résultat tangible produit par le projet…
(TechRepublic)

D'autres termes sont explicites ou définis dans ce tutoriel.

L'une des premières décisions que vous prendrez en tant que chef de projet indépendant consiste à utiliser un processus de gestion de projet Agile ou traditionnel. Cette section compare les deux types de processus de gestion de projet. Cela vous aidera à choisir la méthode la mieux adaptée à votre projet..

Choisir un processus agile

La gestion de projet Agile est basée sur les douze principes du Manifeste Agile. Il est souvent utilisé pour des projets de développement logiciel. Voici quelques caractéristiques de projets bien adaptés à la gestion de projet Agile:

• Le produit livrable du projet n'est pas bien défini ou est susceptible de changer.
• Le projet comporte des produits livrables multiples ou échelonnés.
• Le projet dispose d'un nombre défini de ressources.
• Le client est disponible tout au long du processus.
• L'horaire est très flexible.

Un exemple de bon projet Agile est le déploiement d’une nouvelle application logicielle. L'application sera publiée par étapes. Les caractéristiques de la première phase sont bien connues. Les caractéristiques de la dernière phase ne sont pas bien définies et peuvent évoluer dans le temps. Le client souhaite également des réunions de brainstorming fréquentes.

Pour en savoir plus sur le processus de projet Agile, consultez les tutoriels gratuits suivants de Tuts +:

• Introduction d'un concepteur à la méthodologie "agile" 
• Le moyen léger et agile de créer votre premier produit
• Les principes du développement agile

Agile est une excellente méthodologie pour de nombreux projets. Mais certains projets sont mieux gérés selon un processus plus traditionnel.

Choisir un processus traditionnel

Dans ce tutoriel, je me concentre sur la façon dont la gestion de projet traditionnelle (ou en cascade) vous aide à gérer un projet indépendant..

Bien que Agile soit populaire, il existe des moments où un processus traditionnel est plus logique. Voici les caractéristiques d'un projet bien adapté à la gestion de projet traditionnelle:

• La portée du projet est bien définie et ne devrait pas changer..
• Le projet a un seul livrable.
• Les ressources pour le projet peuvent être ajustées.
• L'implication du client dans le projet est limitée une fois que le champ d'application a été convenu.
• La date limite ou la date de livraison est fixée et ferme.
• Le client nécessite une gestion de projet traditionnelle.

Un exemple de projet traditionnel est le déploiement d’un site de commerce électronique pour une entreprise ne disposant que de quelques produits. Il n’est pas logique de déployer le projet par étapes, car le résultat final est connu et peu susceptible de changer. Le client vous donne les exigences, mais veut que vous y répondiez à partir de là. En fait, la disponibilité du client pendant le projet sera limitée.

Gestion de projet traditionnelle

Cette section identifie les cinq phases d’un projet dans le cadre d’un processus de gestion de projet traditionnel. Des méthodologies différentes utilisent des termes différents, mais ce qui se passe à chaque phase est similaire.

Roli Pathak, écrivant chez PM project-management.com, offre une bonne description des phases du projet traditionnel:

1. Lancer
2. Plan  
3. Exécuter
4. Contrôle
5. Fermer

Je vous expliquerai comment appliquer chaque phase à votre projet dans la section suivante. Pour l'instant, examinons les avantages et les inconvénients de la gestion de projet traditionnelle.

Avantages du processus traditionnel

• La gestion de projet traditionnelle permet à l'équipe de travailler avec moins de supervision du client.
• Il y a moins de changements dans le projet.
• La gestion de projet traditionnelle comprend une portée bien définie.

Inconvénients du processus traditionnel

• Il est difficile de traiter les changements.
• Le client est moins impliqué.

Maintenant que vous avez une vue d'ensemble de la gestion de projet, vous êtes prêt à l'utiliser..

 Utiliser la gestion de projet

Vous pouvez appliquer un processus de gestion de projet traditionnel à votre projet indépendant. J'ai adapté les phases de gestion de projet traditionnelle pour les pigistes. Voici à nouveau les cinq phases de la gestion de projet et une description de ce qui se passe pendant chaque phase pour vous, pigiste:

1. Obtenir les exigences (initier). Le client souhaite faire un projet avec vous. Vérifiez que vous disposez des ressources de base (sous-traitants compris) pour mener à bien le projet. Demandez une description détaillée du projet. Confirmez également que votre compréhension de la portée est correcte avec le client..
2. Plan. Estimez la quantité d'effort requise par le projet et planifiez le travail. Divisez le projet en parties plus petites (souvent appelées une structure de répartition du travail) pour créer un plan gérable. Définissez vos objectifs internes et assurez-vous que votre plan respecte les objectifs du client. Obtenir un contrat ou un accord signé du client et percevoir le paiement initial.
3. Développement (Execute). Vous (et tous les pigistes que vous avez embauchés) effectuez les tâches principales du projet. Si vous êtes un développeur Web, vous créez ici des pages Web. Si vous êtes un écrivain, c’est ici que vous créez le brouillon..
4. Révision / Test (Contrôle). Au cours du projet, comparez vos progrès au plan. Si vous prenez du retard, prenez des mesures pour vous assurer de revenir au plan prévu. Vérifiez votre travail au cours de cette phase pour vous assurer qu'il n'y a pas d'erreur et qu'il correspond à la portée du projet. Si vous avez une équipe, passez en revue le travail de chacun. Sinon, examinez attentivement votre propre travail. Sauter cette étape peut entraîner un client mécontent et de nombreuses retouches. Pour les grands projets, vous aurez peut-être besoin d'un expert en la matière indépendant pour la révision ou le test..
5. Conclusion / Maintenance (Fermer).Confiez le projet au client. Facturez le reste des frais de projet. Si le projet nécessite un support et une maintenance continus, prenez des dispositions pour les gérer (moyennant des frais supplémentaires). En tant que pigiste, c'est une bonne idée de demander plus de travail à ce stade..

Au fur et à mesure que vous avancez dans les étapes de gestion de projet, vous aurez besoin d’outils pour vous aider. Pour les projets de taille petite à moyenne, créez des feuilles de calcul de projet personnalisées à l'aide d'outils tels que Google Sheets (gratuit) ou Microsoft Excel. Pour des projets plus importants, vous aurez peut-être besoin d'un outil plus complexe, tel que Microsoft Project ou Jira..

Si vous avez suivi le processus de gestion de projet, vous avez probablement évité de nombreux problèmes de projet courants.

Eviter les pièges de la gestion de projet

Pour les projets plus importants, le processus de gestion de projet vous aide à éviter les pièges courants des freelances. Voici sept problèmes souvent rencontrés par les pigistes et une explication de l’aide apportée par le processus de gestion de projet:

1. Ne pas comprendre ce que veut le client. Dans le processus de gestion de projet, le client accepte les exigences (également appelées portée) au cours de la première phase. Le champ d'application devient partie intégrante du contrat.
2. Sous-estimer le temps pour le projet. Avec la gestion de projet, votre estimation est plus précise car vous la basez sur une portée plus détaillée..
3. Charge insuffisante pour le projet. Vous êtes moins susceptible de sous-facturer le projet car vous disposez d'une estimation plus précise..
   
4. Prendre du retard sur les tâches et finalement livrer tard. Avec un processus de gestion de projet, vous savez toujours comment vos progrès se comparent au planning..
5. Transformer un projet avec des problèmes. La gestion de projet nécessite que vous testiez (ou contrôliez) votre travail. Vous êtes moins susceptible de transformer un projet avec des erreurs.
6. Malentendus après la fin du projet. Le champ d'application étant clairement défini dès le début, le client sait exactement ce que vous avez accepté de faire..
7. Ne pas obtenir des affaires de répétition du client. Dans la phase finale, demandez au client si vous pouvez gérer ses besoins de support ou de maintenance..

Après le projet

Même une fois votre projet freelance terminé, vous n’avez pas terminé. Les meilleurs chefs de projet analysent les réussites et les échecs de leurs projets. Tu devrais faire pareil.

Voici quelques questions à la fin de votre projet:

• Le client était-il heureux? Si non pourquoi pas (Vous devrez peut-être demander.)
• Le projet est-il resté dans les délais? Si non, à quel moment cela a-t-il été interrompu? Qu'est-ce qui l'a fait sortir du calendrier?
• Les estimations de temps étaient-elles précises pour chaque tâche? Sinon, combien de temps faudrait-il?
• Qu'avez-vous appris de ce projet? Qu'auriez-vous aimé faire différemment??
• Sur la base de ce projet, avez-vous besoin d'investir dans plus d'outils ou de formation??

Notez vos réponses à ces questions et conservez-les dans un endroit sûr. Passez en revue vos réponses avec les membres de votre équipe de projet. Examinez vos réponses avant de commencer votre prochain projet indépendant afin d'éviter de commettre les mêmes erreurs dans un nouveau projet..

Après un projet réussi, demandez à votre client de vous faire une recommandation alors que votre travail est encore frais dans ses esprits. Les chefs de projet d'entreprise ignorent généralement cette étape, mais ils sont essentiels pour les chefs de projet indépendants.

Voici quelques tutoriels Tuts + qui vous aideront à demander des témoignages de clients:

• Quand le projet sera terminé - Rassembler des témoignages
• L'approche en 5 étapes pour rassembler et utiliser les témoignages de clients

Conclusion

Ce tutoriel couvre un sujet complexe, la gestion de projet traditionnelle, et le rend accessible aux pigistes. Il ne s'agit pas d'une ressource exhaustive sur la gestion de projet. Il ne préconise pas non plus la méthodologie de gestion de projet traditionnelle pour tous les projets indépendants.

La gestion de projet est un domaine où l'expérience et les opinions diffèrent. Certains points clés à retenir sont que vous devez planifier et organiser vos projets indépendants et qu'il existe des méthodes éprouvées pour vous aider à le faire..

De plus, être capable de gérer des projets indépendants augmente votre valeur en tant que pigiste et vous rend plus commercialisable..

Ressources

Crédit graphique: icône de gestion de projet conçue par Matthew Roberts du projet Noun.