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Quand un nouveau client a un projet sur lequel travailler, que se passe-t-il ensuite? Avez-vous un processus défini que vous suivez? Et, si oui, est-ce écrit quelque part? Ou allez-vous simplement avec ce que vous savez en général dont vous avez besoin pour commencer?
Quel que soit le chemin que vous suivez, il s'agit du processus d'admission de votre client. Cela peut sembler un terme sophistiqué - plutôt quelque chose qu’une grande agence utiliserait plutôt qu’un pigiste individuel - mais la façon dont vous gérez les premières étapes de votre travail avec un nouveau client peut déterminer à quelle vitesse vous pouvez terminer un projet et comment. heureux que votre client soit avec vous, un processus d'admission peut être très important.
Aujourd'hui, vous découvrirez comment améliorer le processus d'admission de vos clients. Mais d'abord, nous avons une offre spéciale pour vous…
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Le processus d'admission est votre opportunité d'obtenir tout ce dont vous avez besoin pour mener à bien un projet. Dans un monde idéal, vous ne devriez pas avoir besoin de contacter un client après le processus d'admission jusqu'à ce que le projet soit terminé et prêt à démarrer. Bien sûr, il est rare qu'un projet se passe aussi bien. Vous devriez considérer votre processus d'admission comme la meilleure chance de poser des questions à votre client..
Votre processus d’admission peut prendre différentes formes. Un long appel (de préférence enregistré), où vous posez une tonne de questions et prenez des notes sur les réponses, est un choix populaire. Cette approche nécessite une liste de questions que vous pouvez résoudre, ainsi qu'un suivi pour obtenir les fichiers ou les ressources dont vous avez besoin..
Personnellement, j’ai constaté que, puisque j’avais de toute façon besoin de créer toute une série de questions, il était logique d’aller plus loin et de les transformer en un questionnaire que je pourrais envoyer d’emblée à un nouveau client. Cela facilite également la mise à jour de mes informations lorsqu'un client a besoin d'un nouveau projet..
Pour pouvoir travailler efficacement avec un client, vous devriez obtenir certaines réponses, quel que soit votre type de pigiste:
J'espère que vous attendez de vos clients qu'ils signent un contrat et soumettent un paiement partiel au départ. Ces articles doivent également faire partie de votre processus d'admission - vous ne devriez pas avancer sans au moins un contrat en main et, de préférence, un peu d'argent à la banque. Vous pouvez créer un package professionnel agréable, comprenant un questionnaire, une facture et un contrat, avec des modifications mineures apportées pour chaque nouveau client..
Vous ne demanderiez jamais à un client, prospectif ou confirmé, d’examiner un portefeuille moins que professionnel. Vous savez que si vous ne prenez pas le temps de vous présenter comme un professionnel, il est beaucoup plus difficile de trouver du travail.
Si un client estime que vous avez géré un projet avec moins de compétence, il ne vous apportera pas de travail dans le futur..
Mais tout le projet sur lequel vous travaillez avec un client est en réalité une chance de prouver votre professionnalisme. Si une cliente estime que vous avez géré un projet avec moins de compétence, elle ne vous fera pas travailler à l'avenir. Et si vous n'êtes pas professionnel depuis toujours, elle ne se sentira pas à l'aise de vous donner un témoignage ou de vous recommander ses relations..
Une approche professionnelle pour obtenir les informations dont vous avez besoin, plutôt que de demander des détails tels qu’ils vous parviennent, est l’un des moyens les plus faciles de vous distinguer. Leur présenter un processus facile à suivre qui indique clairement que vous allez les faire passer de l'idée au projet fini sans trop de stress est un signe de vrai professionnalisme..
En règle générale, si vous présentez quelque chose comme une feuille de travail préliminaire et des documents de base qui paraissent normalisés et bien conçus, vos clients les rempliront naturellement. Ils se sentiront un peu soulagés par le processus, ainsi.
Parfois, vous constaterez peut-être qu'un client se sent trop occupé pour faire ce type de paperasse. Vous devrez peut-être prendre un peu de temps pour expliquer que vous aurez besoin de ces informations pour démarrer le projet (et cela inclut tous les paiements préliminaires dont vous avez besoin)..
Selon le type de travail que vous effectuez, vous constaterez probablement que vous devrez planifier une réunion de suivi une fois que vous aurez tous les détails sous les yeux. Ce sera une question de votre flux de travail, mais vous pouvez répondre aux informations initiales avec une proposition formelle - ou le processus d'admission peut être déclenché par l'accord d'un client sur votre proposition. L'ordre exact des événements dépendra de la manière dont vous souhaitez opérer et des informations dont vous avez besoin à chaque étape du processus..
Il est inutile de collecter des informations si vous ne les utilisez pas. Vous avez besoin d'un moyen de transférer rapidement les réponses d'un client individuel dans un système où vous pouvez en tirer toute la valeur.
Vous avez besoin d'un moyen de transférer rapidement les réponses d'un client individuel dans un système où vous pouvez en tirer toute la valeur.
En tant qu'écrivain, je trouve que la première option fonctionne beaucoup mieux pour moi: je crée mon propre ensemble de directives pour les écrivains pour chaque client, un peu comme ce que vous trouveriez sur un site Web qui accepte le travail en freelance. Sur d’autres types de travail, l’approche par tâches peut être un meilleur ajustement.
Dans un projet de conception Web, par exemple, il est important de savoir où des images spécifiques sont enregistrées lorsque vous travaillez sur une tâche spécifique qui nécessite l'utilisation de cette image. Votre approche de la gestion de projet peut faire de l’une ou l’autre une option claire pour vous. Sinon, vous devrez peut-être essayer chaque option et voir comment elle s’intègre dans votre flux de travail..
N'ayez pas peur de modifier votre système d'admission au fur et à mesure que vous dirigez plus de clients. Vous découvrirez peut-être que vous devez poser d'autres questions (après tout, aucun pigiste ne s'est jamais trompé en demandant plus d'informations). Toutefois, comme pour tout processus d’entreprise, vous pouvez trouver des moyens d’accomplir les tâches plus efficacement au fil du temps. Cela peut généralement prendre l’une des deux formes suivantes: premièrement, vous pouvez créer un document de référence qui vous permet de revenir en arrière et de vérifier différents détails au cours de votre travail. Deuxièmement, vous pouvez décomposer ces détails et les associer aux tâches qui composent l’ensemble du projet sur lequel vous travaillez..
L’un des plus grands avantages d’un très bon processus d’admission se manifeste lorsque vous avez trop de travail à faire par vous-même. Si vous souhaitez sous-traiter une partie de votre travail ou faire appel à un assistant, vous devez disposer d'un système permettant de gérer toutes les étapes d'un projet - tout ce qui n'est pas purement créatif doit être consigné si vous souhaitez le transférer. à quelqu'un d'autre.
Le processus d'admission peut être facile à gérer, à condition que chaque étape soit clairement définie, de sorte qu'un assistant puisse simplement suivre. C’est l’un des cas dans lesquels il est avantageux de disposer d’un questionnaire à remplir par vos clients plutôt que d’une approche qui repose sur davantage d’interactions: vos clients souhaitent interagir avec vous, et non un assistant, mais personne ne le craint particulièrement. ils doivent simplement envoyer un questionnaire à une adresse électronique qui ne vous appartient pas personnellement.
Un assistant, en particulier un assistant virtuel, peut prendre un formulaire d’inscription dûment rempli et mettre en place tous vos fichiers et notes avant même de commencer à travailler sur le projet. Elle peut configurer des modèles, en fonction des informations contenues dans ce questionnaire et des directives que vous pouvez fournir, planifier toutes les conversations de suivi à engager avec le client et même harceler votre point de contact pour l'envoi de fichiers. Si vous avez tout systématisé dans votre activité indépendante, elle pourra même préparer vos factures et les préparer pour qu'elles vous envoient la minute où vous terminez le projet..
Un bon processus d’accueil des clients peut rendre beaucoup plus fluide un projet indépendant..
Accentsconagua