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Les courriels sont omniprésents. Environ 183 milliards d’e-mails sont envoyés chaque jour, soit deux millions toutes les secondes. Pour ceux qui font le suivi chez eux, c'est officiellement une charge de courriels. Ou, si j'ose dire, une cargaison de navires de croisière?
Sans surprise, un grand pourcentage de ces courriels sont liés aux affaires. Sollicitations, confirmations de temps, suivis, remerciements, propositions adultères (souvent suivies d'avertissements juridiques en matière de harcèlement sexuel), la liste s'allonge à l'infini. Toutefois, des années d’expérience en tant qu’entrepreneur et d’expéditeur / destinataire d’email averti ont montré que la majorité des e-mails, même ceux qui sont professionnels, ne sont pas - je le répète, ne pas -- écrit efficacement.
Les pièges varient, mais les conséquences sont toujours les mêmes: un courrier électronique mal écrit laisse une impression tout aussi mauvaise. Et, en tant que pigiste, lorsque votre source de revenu dépend entièrement de vos relations avec les clients, souvent basées sur vos correspondances par courrier électronique, vous ne pouvez absolument pas vous permettre d’être moins que stellaire..
Certes, beaucoup de gens ne pourraient pas identifier un fort courriel s'ils les frappaient à la tête avec un camion Mac, un bulldozer et un Queen Latifah attaché. (Dang, ça ferait mal.) Mais même si ces personnes ne peuvent pas l'identifier, une écriture de courrier électronique forte fera inévitablement une impression positive au fil du temps et produira des résultats significatifs pour votre entreprise..
L'art de la rédaction d'e-mails est rarement abordé, mais si vous le maîtrisez, vous êtes en or. Vous trouverez ci-dessous une liste de conseils qui vous permettront d’atteindre l’or de 40 carats, répartis en trois catégories: contenu, style et forme / technique..
Faites votre but clair. Le but de votre email doit être facilement identifiable. Personne ne veut parcourir un labyrinthe de phrases indirectement liées et / ou ne contribuant pas à une fonction spécifique. Enregistrez vos introductions, vos antécédents et vos compliments «perspicaces» pour votre mère, ou si votre mère est occupée, peut-être votre poisson rouge ou votre perruche. L'ambiguïté, comme un Américain velu qui porte un speedo à la plage, doit être abattue immédiatement.
Marque avec une ligne d'objet significative. Les personnes décident d'ouvrir, de transférer, de classer ou de supprimer un courrier électronique en fonction de la ligne d'objet. Ne perdez pas votre temps de lecture: votre sujet doit décrire brièvement le contenu de l'email. De plus, si vous tentez des astuces ou des habiletés inutiles dans l'objet, votre courrier électronique risque de toucher le lecteur sous forme de spam et de se jeter à la corbeille, aux côtés des offres iPod gratuites, des cadeaux de presse-agrumes et des abonnements au magazine Amphibian Lover..
Chargez les écrous et les boulons. Ne présumez pas que votre lecteur possède le temps ou le désir de lire l'intégralité de votre courrier électronique. (Désolé de vous annoncer la mauvaise nouvelle. Vous êtes toujours un être humain merveilleux, d'accord?) Les courriels les plus efficaces placent les informations prioritaires au début, idéalement dans le premier paragraphe. Une introduction rapide devrait mener directement à tout ce que le lecteur a besoin de savoir. Le temps, c'est de l'argent. Et les gens aiment économiser de l'argent.
Faites attention au ton. Pour établir des relations avec des individus par courrier électronique, il est important de communiquer avec un ton compatible. Certaines personnes insistent sur une formalité sans fioritures. D'autres préfèrent une désinvolture spontanée. Dans les deux cas, si vous ne parvenez pas à écrire avec l'autre personne, votre relation pourrait être inconfortable, ce qui se traduirait par un terrain instable pour des partenariats commerciaux..
Engager les gens avec vos phrases. N'écrivez pas des phrases indirectes et obtuses. Placez les noms et les verbes forts vers l'avant qui mènent à un point clairement défini. Au lieu de «cela a été décidé…», considérons, par exemple, «notre société a décidé…». La quintessence de l'écriture terne est le temps passif. Faites vos phrases pop. Et voici une autre pépite de sagesse: ne terminez pas les phrases avec des prépositions! Au lieu de «je veux que quelqu'un mange des enchiladas», considérons, par exemple, «je veux que quelqu'un mange des enchiladas avec moi».
Varier la durée de la phrase. Gardez votre lecteur engagé avec une variété de longueur de phrase. Les phrases courtes valent mieux que les longues. Rien ne troublera et n'irritera plus le lecteur qu'un «run-on» qui doit être relu plusieurs fois pour le déchiffrer..
Ne sois pas un abruti pompeux. Si vous pensez que vous pouvez impressionner un lecteur avec un vocabulaire érudit, devinez à nouveau. (Vous voyez? Vous n'êtes pas impressionné par le mot «érudit», maintenant, n'est-ce pas?) Un vocabulaire étendu est certainement un atout, mais il ne peut pas compenser un contenu direct et de qualité. Si vous devez vous emparer du dictionnaire pour vérifier le sens d'un mot, il y a de fortes chances que, même si vous utilisez le mot correctement, cela puisse sembler artificiel..
La brièveté est la clé. Personne n'aime les longs emails. Si vous écrasez votre lecteur avec un courrier électronique aux proportions bibliques, vous êtes assuré de le supprimer sans même lire la première phrase. (OK, c’est peut-être exagéré. Mais les gens ont une capacité d’attention limitée et vous vous donnez toute la mesure de votre vie en ne leur offrant pas le service.) Essayez d’ajuster votre texte sur un seul écran qui ne nécessite pas de défilement. Après tout, il y a de bonnes raisons que les publicités Web situées «au-dessus du pli» coûtent beaucoup plus cher que celles cachées en bas: la moitié supérieure de l'écran est beaucoup plus susceptible d'être visionnée.
CC avec modération. Copie carbone seulement (cc) les parties qui sont directement impliquées dans le contenu du courrier électronique. Les orgies CC ne provoquent pas seulement des embouteillages dans la boîte de réception d'autres personnes, mais créent un sentiment d'impersonnalité entre vous et le destinataire du message principal. En cas de doute, utilisez la magie du blind carbon (bcc) pour dissimuler les adresses de destinataires secondaires.
Jeter sur votre John Hancock. Une signature à la fin de votre courrier électronique, contenant votre contact et d'autres informations pertinentes, apporte une touche de professionnalisme. Vous êtes peut-être pigiste dans le sous-sol de vos parents, mais une signature informative avec un logo accrocheur peut aider les lecteurs à vous classer dans les grandes ligues. C'est également un excellent moyen de mettre en lumière les produits et services que vous proposez..
Je sais que j'ai beaucoup d'informations, mais croyez-moi, c'est essentiel pour maîtriser l'art de la rédaction de courriers électroniques. Si vous souhaitez prendre une longueur d'avance sur le reste de votre compétition freelance, prenez à cœur ces éléments et commencez à les mettre en œuvre immédiatement.
Je ne peux pas vous dire combien de fois - y compris tout le monde, des pigistes aux sociétés de capital-risque - la qualité des correspondances par courrier électronique a influencé la qualité des relations. La rédaction d'e-mails doit recevoir la plus grande attention pour tous les nouveaux pigistes, ou pour tous ceux qui aspirent au succès dans ce monde piloté par la technologie électronique..
Si vous avez des questions auxquelles vous souhaitez des réponses personnelles, n'hésitez pas à m'envoyer un email. Mais fais attention: je te jugerai.
Accentsconagua