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Pour les petites entreprises, l'argent est roi. Peu importe le nombre de clients que vous avez ou le montant d'argent promis: si vous ne le recevez pas avant l'expiration de vos factures, vous aurez des problèmes..
Les retards de paiement sont un problème courant pour les petites entreprises. Selon un sondage réalisé en 2012 par la Fédération nationale de l'entreprise indépendante, 64% des petites entreprises avaient des factures impayées depuis au moins 60 jours..
Dans un précédent tutoriel, j'ai couvert quelques astuces pour être payé à temps. Dans le tutoriel d'aujourd'hui, nous examinerons plus en détail le sujet des conditions de paiement. Quelles sont les différentes options et que montrent les données sur les termes qui vous aident à être payé plus rapidement?
Nous allons passer en revue tout cela pour que, finalement, vous connaissiez votre MOE auprès de votre 2/10 Net 30, et plus important encore, vous serez en mesure d'obtenir des liquidités plus rapides et plus fiables..
Mais nous avons tout d’abord une offre puissante qui s'adresse aux indépendants et aux propriétaires de petites entreprises qui ont besoin non seulement d’accès à des ressources graphiques exceptionnelles, mais également qui facilitent le bon déroulement du processus de facturation de leurs clients..
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Et si vous avez besoin d'aide pour savoir comment assembler une facture, consultez mon récent tutoriel Qu'est-ce qu'une facture professionnelle? Ou consultez certains des modèles de facture disponibles sur Envato Market..
Cette facture créative n’est que l’un des centaines de modèles de facture professionnels proposés par GraphicRiver..Lorsque vous envoyez une facture, vous indiquez à votre client combien d'argent vous attendez en échange du travail que vous avez effectué. Les conditions de paiement spécifient quand cet argent est dû et comment il doit être payé.
L'aspect le plus important des conditions de paiement est donc le délai dans lequel vous vous attendez à être payé. Mais dans le cadre des conditions de paiement, vous pouvez également spécifier ce qui se passera si les gens ne paient pas: peut-être une pénalité ou des intérêts à appliquer après une certaine date. Ou, si vous voulez être plus positif, vous pouvez offrir un rabais à quiconque paie plus tôt. Vous pouvez également spécifier les modes de paiement.
Nous verrons comment ces options fonctionnent dans la section suivante, ainsi que celles qui fonctionnent le mieux. Mais pour l'instant, démystifions certaines des conditions de paiement courantes que vous pourriez rencontrer:
Ceci est un terme courant, ce qui signifie simplement que le client doit payer 30 jours à compter de la date de facturation. Vous pouvez modifier le nombre à votre guise: Net 7, par exemple, signifie que le paiement est dû sept jours après la facture et Net 15 ... eh bien, vous avez l’idée.
C'est une façon d'offrir un rabais. La partie «Net 30» est la même que ci-dessus: le paiement est dû dans les 30 jours. Mais la partie «2/10» signifie que s'ils paient dans les 10 jours, ils sont récompensés par une remise de 2%..
C'est l'abréviation de “Fin du mois”. Cela peut être utile si vous voulez vous assurer que toutes vos factures sont payées le mois même où vous avez terminé les travaux, mais cela présente certains inconvénients. Si vous envoyez une facture à la fin du mois, par exemple, vous donnez à un client un délai très court pour payer, alors qu'au début, vous lui donnerez plus de temps. Il est probablement préférable d'utiliser ce terme uniquement si vous envoyez toujours des factures le même jour du mois..
Cela signifie le 15 du mois suivant la date de facturation.
Cela signifie que vous attendez un paiement immédiat. On dirait que cela devrait aboutir à un paiement rapide, n'est-ce pas? La réalité est un peu différente, comme nous le verrons dans la section suivante.
Vous pouvez consulter cette liste plus complète de conditions de facturation, mais vous n'avez vraiment pas besoin de vous inquiéter de toute la terminologie: vous n'avez pas besoin de l'utiliser sur vos factures. Au lieu de «Net 30», par exemple, vous pouvez simplement écrire «Payez dans les 30 jours». Mais il est bon de connaître certaines conditions, au cas où vos clients et vos fournisseurs les utilisent..
N'oubliez pas non plus que ce ne sont là que quelques termes couramment utilisés. Vous pouvez modifier autant que vous le souhaitez le délai de paiement, les incitations ou les pénalités..
La chose la plus importante, cependant, est de comprendre quels termes fonctionnent le mieux. Nous examinerons cela dans la section suivante.
Alors, maintenant que vous connaissez certaines de vos options et leur signification, il est temps de décider lesquelles utiliser pour votre entreprise..
Les termes utilisés et les attentes qui les entourent peuvent varier considérablement selon le secteur d’activité et le type de travail que vous effectuez. Les concepteurs ou les développeurs Web, par exemple, pourraient peut-être spécifier que le site ou l'application sur laquelle ils travaillent ne sera pas mis en ligne tant qu'ils n'auront pas reçu le paiement intégral. Mais pour d'autres types d'entreprises, la norme de l'industrie peut être de proposer d'attendre 30 jours ou même plus.
Bien sûr, étudiez les normes de votre secteur et demandez autour de vous pour savoir ce que font les autres entreprises. Mais ne vous sentez pas limité par cela. Si vous voulez utiliser des termes différents et que vous pouvez justifier à vos clients pourquoi ces termes sont équitables, alors foncez.
Par exemple, «Net 30» est devenu la norme dans de nombreux secteurs où il ne convient pas vraiment. Net 30 est tout à fait raisonnable pour une entreprise de fabrication à l’ancienne. Supposons qu'une entreprise envoie un gros lot de widgets à un client, puis envoie une facture. Ils doivent laisser le temps au client de recevoir la facture, de vérifier l’énorme lot de widgets et de s’assurer que tout est en ordre, d’envoyer la facture par le biais de leur service de comptabilité et de lui faire remettre un chèque. Ces choses prennent du temps.
Cela contraste toutefois avec une firme de conception qui fournit à la fois une conception finalisée et une facture par courrier électronique, proposant un mode de paiement en ligne tel que PayPal. Le client reçoit à la fois le produit et la facture, et après avoir vérifié que tout va bien, il n’ya vraiment aucune raison pour qu’il ne puisse pas effectuer le paiement immédiatement. Leur donner un mois à payer, c'est simplement leur donner un prêt sans intérêt.
Donc, dans ce cas, vous pouvez convaincre que sept jours sont amplement suffisants..
Certaines des entreprises qui fournissent des applications de facturation ont utilisé la masse de données qu'elles traitent pour déterminer les conditions de paiement les plus efficaces pour que les factures soient payées à temps..
N'oubliez pas que la plupart d'entre eux appartiennent à différents secteurs. Par conséquent, ils peuvent ne pas tous convenir à votre entreprise. Mais ils révèlent des informations intéressantes sur ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas..
Une étude de plus de 12 millions de factures d'entreprise réalisée par Xero a révélé qu'en moyenne, les clients paient environ deux semaines de retard, quelles que soient les conditions de paiement choisies..
Cela implique que, quelles que soient les conditions de paiement que vous choisissez, vous devez ajouter deux semaines supplémentaires pour estimer la date de réception effective. Les données de Xero ont montré que si vous souhaitez être payé dans les 30 jours, vous devez spécifier des conditions de paiement de 13 jours ou moins..
Une étude distincte réalisée par FreshBooks a montré que de simples changements dans le libellé des factures peuvent accélérer le paiement. Par exemple:
Un simple "s'il vous plaît payer votre facture dans" ou "merci pour votre entreprise" peut augmenter le pourcentage de factures payées de plus de 5 pour cent!
En outre, une partie de la terminologie que nous avons abordée dans la dernière section n’est pas aussi efficace que le langage plus simple. L'écriture de «30 jours» au lieu de «Net 30», par exemple, a permis un paiement plus rapide des factures. Si vous voulez que les gens agissent, leur demander de manière tout à fait claire est généralement une bonne idée..
Les études sur Xero et FreshBooks concordent: demander un paiement immédiat ne fonctionne pas.
Dans l’étude Xero, les factures demandant un paiement immédiat étaient payées au bout de 20 jours en moyenne. Et dans l’étude FreshBooks, c’était plus de 30 jours. FreshBooks conclut:
La plupart des gens semblent interpréter «à la réception» comme «chaque fois que vous en avez envie». C'est comme s'ils recevaient une facture avec les mots «payable à réception» et la déposaient immédiatement dans la pile «à chaque fois».
Ainsi, bien que demander un paiement immédiat puisse sembler une bonne idée, il est préférable de spécifier un nombre de jours particulier, afin de centrer l’esprit de vos clients sur une échéance précise..
Voici une autre conclusion surprenante de l’étude FreshBooks: imputer des intérêts sur les paiements en retard entraîne des paiements encore plus tardifs. Il semble que la menace d’intérêt n’a pas d’effet dissuasif et puisse amener les gens à comparer votre taux d’intérêt de pénalité relativement bas avec les taux élevés de cartes de crédit, par exemple, et à conclure qu’ils concluent un bon prix.
Ce dernier ne devrait pas être une surprise: proposer des méthodes de paiement en ligne permet un paiement beaucoup plus rapide. Ceci de la récolte:
Selon nos données, les factures Harvest avec une option de paiement via PayPal reçoivent les paiements presque 16 jours plus rapidement (deux fois plus vite) que les factures sans option de paiement en ligne..
Cela est particulièrement efficace si vous utilisez une application de facturation, dans laquelle les paiements sont intégrés de sorte que le client puisse payer en quelques clics. Mais même si vous envoyez une facture papier ou envoyez un PDF par courrier électronique, faciliter le paiement et le rendre plus rapide pour votre client est une évidence..
Dans ce didacticiel, j'ai parlé des conditions de paiement des factures, mais le client ne devrait pas connaître vos conditions via la facture. Vous devez définir vos conditions de paiement dès le début de la relation, afin qu’il n’y ait pas de surprises par la suite..
Lorsque vous établissez le contrat avec un nouveau client, veillez à inclure vos conditions de paiement. Vous voudrez peut-être définir des jalons pour le projet ou facturer un pourcentage des frais dès le début, avant le début des travaux.
Quelle que soit la structure choisie, veillez à obtenir l'accord du client au tout début. Vous pourrez ensuite suivre les factures pour chaque paiement ultérieurement. Les conditions seront simplement un rappel, pas un nouveau point à discuter ou à contester..
Lorsque vous avez terminé, il est important d’envoyer rapidement la facture. Une étude de FreeAgent a révélé que:
Étonnamment, envoyer une facture rapidement semble même annuler les conditions de paiement que vous avez demandées: les factures envoyées jusqu'à 15 jours après la fin du travail étaient payées rapidement, même si les conditions de paiement étaient plus longues..
En moyenne, les factures envoyées dans la semaine étaient payées dans les cinq jours, mais une semaine de retard double le temps d'attente: les factures envoyées après deux semaines sont payées après 10 jours..
Cela est probablement dû à une combinaison de deux facteurs: il est préférable de contacter le client lorsque le résultat de votre travail est encore frais dans votre esprit, et en facturant rapidement, vous montrez que vous prenez le paiement au sérieux et que ils devraient aussi. Si vous tardez, ils le feront probablement aussi. Alors, sortez cette facture rapidement!
Pour plus de conseils, y compris quoi faire si le client ne pas payez à temps, consultez mon guide des factures pour débutant récent:
Dans ce tutoriel, vous avez découvert les meilleures conditions de paiement à utiliser pour éviter les factures en retard..
Nous avons commencé par examiner les conditions de paiement des factures, y compris la définition de terminologies communes..
Nous avons ensuite examiné les meilleures conditions de paiement à utiliser. Nous avons constaté qu’il était bon de rechercher les normes de l’industrie, mais qu’elles ne devraient pas vous restreindre si vous pouviez présenter de bonnes arguments en faveur de quelque chose de différent. Nous avons examiné les résultats de certaines études afin de déterminer les termes les plus performants..
Enfin, nous avons couvert d'autres astuces pour obtenir le paiement des factures à temps, telles que l'établissement de conditions de paiement dans le contrat et l'envoi rapide des factures..
Vous connaissez maintenant les conditions de paiement des factures et celles qui fonctionnent le mieux. La décision finale appartient à vous et à vos besoins professionnels - il n’existe pas de solution unique. Mais avec les données de l'enquête et d'autres informations incluses ici, vous serez mieux placé pour prendre cette décision vous-même..
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