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Jusqu’à présent, dans cette série sur les ressources humaines pour les petites entreprises, nous avons examiné d’importants sujets liés aux ressources humaines, tels que l’embauche, la formation et la communication..
Mais vous devez également remplir certaines conditions de base en tant que propriétaire de petite entreprise ou responsable des ressources humaines. Lorsque des personnes viennent travailler pour vous, il vous incombe de fournir un lieu de travail sûr et sain, de respecter les lois du travail en vigueur dans votre pays, de conserver de bonnes données, et de payer les salaires et les avantages de manière rapide et efficace..
Connaissez-vous les besoins en ressources humaines des petites entreprises pour bien prendre soin de vos employés? (source photo)Dans ce didacticiel, nous allons explorer ces sujets et vous montrer comment respecter ces exigences importantes en matière de ressources humaines dans votre petite entreprise. Ce ne sont peut-être pas les choses les plus excitantes que vous ferez dans votre petite entreprise, mais elles sont essentielles si vous voulez avoir des employés heureux et productifs et éviter des problèmes organisationnels ou juridiques sur la route..
Remarque: Lorsque vous lisez ce didacticiel, gardez à l'esprit qu'il s'adresse à un public mondial. Les lois sur l'emploi et autres réglementations varient considérablement en fonction du pays dans lequel vous résidez. Il existe parfois des réglementations locales à connaître pour votre ville, votre état, votre province, etc. Ainsi, même si nous allons passer en revue quelques exemples généraux, cliquez ici. , principalement basés sur les réglementations américaines, assurez-vous de vérifier votre situation locale et, dans l'idéal, consultez un conseiller juridique professionnel pour vous assurer que vous vous conformez à toutes les lois en vigueur dans votre région..
Si vous pensez que les réglementations relatives à la sécurité au travail ou à la «santé et la sécurité» ne font que gêner la bureaucratie gouvernementale, voici une statistique choquante: rien qu'aux États-Unis, rien qu'en 2015, 4 836 employés sont décédés des suites de leurs blessures. (Vous vous demandez quel est le nombre de cas non mortels? C'est 2,9 millions.)
Laisser ces chiffres s’enfoncer un moment.
Il devrait être clair, alors, que votre première et la plus importante responsabilité en tant que propriétaire d’une petite entreprise est de protéger vos employés. Donc, dans cette première section, nous allons passer en revue certains principes de base de la sécurité au travail.
Remarque: Je fonde en grande partie ces informations sur les conseils de l'excellente administration américaine de la sécurité et de la santé au travail Manuel de la petite entreprise. Le livre lui-même est beaucoup plus détaillé et il est gratuit de le lire en ligne ou de le télécharger au format PDF. Je vous conseillerais donc de le consulter.
Commencez par analyser votre lieu de travail et les processus que vos employés doivent suivre. Recherchez les dangers potentiels et faites un inventaire complet.
Certains lieux de travail sont plus manifestement dangereux que d’autres - les risques sur un site de fabrication où les travailleurs manipulent des produits chimiques toxiques et où la machinerie lourde est plus facile à voir que dans un bureau, par exemple. Mais dans n'importe quel lieu de travail, les choses peuvent mal se passer.
Chaque année aux États-Unis, par exemple, 27 personnes meurent et plus de 10 000 sont blessées par des ascenseurs. Des milliers de personnes se blessent, parfois gravement, en trébuchant sur des fils lâches, des tiroirs ouverts, des objets laissés dans des couloirs, etc. Des postes de travail et des sièges de bureau mal conçus peuvent exposer les employés à des douleurs au dos, à des blessures dues à des mouvements répétitifs et à d'autres maladies graves. Un bâtiment ancien ou mal entretenu peut créer un grand nombre de risques, du câblage défectueux aux carreaux de plafond desserrés.
Commencez donc par dresser une liste des dangers potentiels. Vous pourrez peut-être faire appel à un professionnel de la santé et de la sécurité expérimenté pour visiter votre lieu de travail et mener un sondage gratuit dans le cadre d'un programme gouvernemental subventionné. Ou vous pourriez payer pour un consultant privé pour le faire.
Encouragez les employés à vous avertir de tout élément potentiellement dangereux qui apparaît dans leur travail. Ils constituent la meilleure ressource pour vous aider à compiler l'inventaire de sécurité initial, puis le tenir à jour..
Une fois que vous avez évalué les risques, essayez d'éliminer autant de dangers que possible et si vous ne pouvez pas les éliminer, essayez au moins de les contrôler et de réduire leur probabilité..
Cela implique généralement la mise en place de procédures particulières que chaque employé devrait suivre (par exemple. lorsque vous utilisez cette machine, vous devez porter une protection oculaire et vérifier que le cran de sécurité fonctionne correctement). Ensuite, assurez-vous que tout le monde connaît les procédures, qu'elles sont correctement documentées et que des affiches ou des affiches sont en place pour rappeler aux gens.
Voici quelques autres étapes importantes:
Le tutoriel suivant peut être utile:
Identifier les risques et mettre en place des contrôles est une bonne chose, mais que se passera-t-il si vos employés ne suivent toujours pas les bonnes procédures? Il est essentiel que chacun prenne la sécurité au travail au sérieux et vous pouvez donner le ton par vos propres actions..
Démontrer votre engagement en faveur de la sécurité des employés sur le lieu de travail encouragera votre personnel à prendre le sujet au sérieux également, et aidera à éviter les accidents. En plus de cela, cela montre que vous leur accordez de la valeur et à leur bien-être physique. Cela envoie donc un message puissant qui peut améliorer leur bonheur général et leur satisfaction professionnelle..
Créez donc une politique claire sur la sécurité et la santé sur le lieu de travail et publiez-la en évidence dans les bureaux, sur l'intranet ou sur le site Web de l'entreprise. Organisez des réunions pour communiquer la politique en personne et tenez les gestionnaires et les employés pour responsables de s'y conformer..
Continuez à réviser et à mettre à jour votre politique et vos procédures régulièrement, en encourageant les commentaires et les suggestions des employés. Et si vous demandez aux personnes d'effectuer davantage de travail pour assurer le respect des procédures, assurez-vous qu'elles disposent du temps et des ressources nécessaires pour le faire efficacement..
Suivre toutes ces étapes ne vous immunisera pas contre les accidents du travail, mais cela contribuera à réduire leur probabilité et à créer un environnement de travail plus sûr pour tous..
Les lois sur l'emploi sont un élément clé des besoins en ressources humaines des petites entreprises et peuvent être très complexes. Ces lois s'appliquent également aux petites entreprises. Vous devez donc être au courant et vous conformer à toutes les réglementations.. Encore une fois, nous allons examiner quelques exemples généraux basés sur les lois américaines, mais assurez-vous de vérifier la situation de votre propre entreprise et d’obtenir un avis juridique individuel si possible..
L'une des formes les plus courantes du droit du travail concerne la question de l'égalité des chances. Essentiellement, vous ne devez pas discriminer dans vos pratiques d’embauche fondées sur le sexe, la race, la religion, l’origine nationale, l’âge, le handicap, etc. Vous devez également avoir des politiques claires pour lutter contre la discrimination et le harcèlement au travail. Vous pouvez également être tenu d'afficher des avis sur le lieu de travail pour informer les employés de leurs droits et de votre conformité aux lois applicables..
Quelques exemples de lois touchant ce domaine aux États-Unis:
Les travailleurs de nombreux pays ont le droit de s’organiser et de négocier collectivement ou de s'affilier à un syndicat. Ils ont souvent le droit d'être rémunérés pour des heures supplémentaires s'ils travaillent en excès et de bénéficier d'un certain nombre de pauses pendant la journée..
Il peut y avoir des règles sur le temps de vacances ou les autres avantages que vous devez offrir. Si vous accordez des vacances payées et que les employés ne les utilisent pas, vous devrez peut-être leur payer l’équivalent monétaire. Et il y a beaucoup plus de droits, petits et grands, pour lesquels les travailleurs se sont battus au fil des ans et qu'ils avaient codifiés dans la loi..
Il existe parfois des exceptions. Par exemple, aux États-Unis, les travailleurs salariés sont généralement exemptés des lois sur les heures supplémentaires et les pauses, tandis que les entrepreneurs indépendants sont exemptés de nombreuses règles applicables aux employés permanents. Mais vous devez faire attention à la façon dont vous classifiez les personnes, car il existe également des règles à ce sujet, et il est facile de s'y méprendre..
N'oubliez pas non plus les congés parentaux et médicaux. Vous devez permettre aux employés de s'absenter conformément à la législation en vigueur dans votre pays et vous assurer que leur emploi leur est toujours disponible à leur retour..
Nous avons abordé les principes de la sécurité sur le lieu de travail dans la dernière section, mais vous pouvez également vous conformer à des lois et à des règlements spécifiques, ainsi que des affiches à afficher sur le lieu de travail. Donc, en plus du travail que vous effectuez pour fournir un lieu de travail sûr, assurez-vous de suivre toutes les règles applicables..
Classer n'est pas la tâche la plus excitante que vous ferez, mais c'est important. La bonne nouvelle est que les exigences sont assez simples: il vous suffit de conserver un fichier (ou des fichiers, comme nous le verrons dans une minute) pour chaque employé, contenant des informations importantes sur son emploi. Et, plus important encore, vous devrez garder ces fichiers très sécurisés, car ils contiennent des informations sensibles..
Idéalement, vous aurez deux fichiers distincts pour chaque employé: un pour les informations générales sur l’emploi et un autre pour les informations médicales. (Et dans certains pays, vous devrez peut-être également conserver des enregistrements liés à l'immigration.) Voici ce qu'il convient de conserver dans chacun:
Ce fichier regroupe toutes les informations relatives à un employé particulier au même endroit. Vous pouvez le commencer quand vous les embauchez, en y déposant leur CV et tous les documents ou formulaires d'embauche qu'ils ont signés..
Ensuite, vous pouvez ajouter des documents au fur et à mesure, tels que:
Si un employé a un problème de santé ou une incapacité qui pèse sur son travail, vous devrez peut-être conserver des dossiers médicaux, mais vous devriez toujours conservez-les dans un fichier séparé dans un endroit très sécurisé.
En effet, les informations médicales sont très personnelles et les personnes susceptibles d'avoir besoin d'accéder au dossier général de l'employé ne doivent pas consulter leurs dossiers médicaux. Conservez donc ces informations dans un fichier séparé et indiquez très clairement qui peut accéder à ce fichier et pourquoi..
Dans certains pays, vous devrez peut-être conserver une preuve de l'admissibilité d'un travailleur à travailler dans le pays. Aux États-Unis, par exemple, il s’agit du formulaire I-9. Étant donné que les agents de l'immigration peuvent demander à vérifier ces formulaires, vous devez les conserver séparément des autres informations relatives à l'employé, de sorte que vous puissiez simplement les fournir au gouvernement sans donner accès à toutes les données personnelles de l'employé..
Une autre exigence de base en matière de ressources humaines pour chaque petite entreprise est de payer les employés à temps et de fournir les avantages pertinents. Nous avons déjà vu comment définir les taux de rémunération et les avantages sociaux plus tôt dans cette série, mais une fois que vous avez fait cela, vous devez vous assurer que vous en faites bien la mécanique..
Premièrement, cela signifie qu’il faut payer les gens à temps, quoi qu’il en soit. Comme nous l’avons découvert dans mon didacticiel sur les flux de trésorerie, les petites entreprises ont souvent du mal à disposer de suffisamment de flux de trésorerie, mais si vous les gérez avec soin et établissez des prévisions précises, vous pouvez vous assurer que vous en avez toujours suffisamment. Et si vous devez retarder des paiements, les salaires des employés ne sont pas ceux avec qui il faut jouer. Payer quelqu'un en retard leur dit qu'ils ne sont pas respectés et / ou que l'entreprise a de graves problèmes. Quoi qu’il en soit, c’est un moyen sûr de les amener à mettre à jour leur CV et à chercher un nouvel emploi..
Mais au-delà de cela, vous devez également vous assurer que vous calculez le bon montant, effectuez les déductions fiscales adéquates, conservez et fournissez les bons enregistrements, produisez les bons formulaires auprès des autorités fiscales, etc..
Vous devez également vous tenir au courant des avantages - donner aux employés les bonnes informations, faciliter leur accès aux avantages, et suivre, par exemple, le nombre de jours de vacances que chaque personne a pris de son droit total. Lorsque les prestations sont fournies par une tierce partie, telle qu'une compagnie d'assurance maladie, vous devez vous assurer que toutes les personnes inscrites doivent y être inscrites, que tout se passe bien et que les personnes peuvent accéder à l'aide dont elles ont besoin..
Pour plus d'informations sur l'exécution efficace de la paie, consultez le didacticiel suivant:
Dans ce didacticiel, vous avez appris à respecter certaines exigences importantes en matière de ressources humaines pour votre petite entreprise. Vous avez appris à assurer la sécurité de vos employés, à vous tenir au courant des lois et des règlements du travail, à conserver de bons registres et à assurer efficacement la rémunération et les avantages sociaux..
Dans le prochain tutoriel de cette série sur les ressources humaines pour les petites entreprises, vous apprendrez à gérer ce dilemme auquel aucun propriétaire de petite entreprise ne veut faire face: lorsqu'un employé clé veut arrêter de fumer. À bientôt!
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