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Au cours des dernières années, le nombre d'outils disponibles pour les entreprises a explosé. L’époque de «Personne n’a jamais été viré pour avoir choisi IBM» est bel et bien révolue. Désormais, au lieu de débourser des sommes énormes pour une solution générale médiocre, les entreprises peuvent investir avec soin dans des produits et applications spécialisés parfaitement adaptés à leurs projets. Par exemple, chez Tuts +, nous utilisons Trello comme notre application de gestion de projet. Il garde une trace de chaque tutoriel sur lequel quelqu'un travaille. L'ensemble de fonctionnalités de Trello est exactement ce dont nous avons besoin. Cependant, d'autres entreprises ayant un flux de travail différent pourraient trouver Trello trop limité et avoir plutôt besoin de quelque chose de plus traditionnel, comme Basecamp..
Le problème de la disponibilité de tous ces outils est qu’ils sont principalement fabriqués par différentes petites entreprises. Tous les produits Microsoft fonctionnent immédiatement, mais on ne peut pas en dire autant d'une collection aléatoire d'outils de petits développeurs. Vous pourriez utiliser Slack pour gérer votre équipe, Shopify pour vendre votre produit, Zendesk pour gérer l'assistance et une douzaine d'autres applications, chacune d'entre elles jouant un rôle essentiel. Zapier intervient en connectant toutes ces applications disparates et en les faisant jouer bien ensemble..
Dans ce tutoriel, je vais examiner comment et pourquoi utiliser Zapier dans votre entreprise pour une meilleure automatisation des tâches. Je commencerai par explorer en quoi consiste Zapier et à quoi sert-il, puis en décrivant les avantages que cela peut vous apporter et comment vous préparer..
La plupart des applications Web modernes disposent d'une API (Application Program Interface) que les développeurs tiers peuvent utiliser pour interagir avec elle. Ils peuvent faire des choses comme télécharger des informations, télécharger des données stockées et autrement se connecter à l'application. S'il n'y avait pas l'API de Twitter, nous serions tous coincés avec seulement leurs clients officiels.
Ce que fait Zapier, c'est prendre deux services et agir en tant qu'intermédiaire pour leurs API. C'est un outil pour connecter toutes les différentes applications que vous utilisez.
Un échantillon Zap.Supposons que vous souhaitiez télécharger automatiquement les pièces jointes envoyées sur votre compte Gmail vers un dossier Dropbox spécifique. Eh bien, puisque Gmail et Dropbox ont des API, avec Zapier, vous le pouvez. Chaque nouvelle pièce jointe à un e-mail que vous recevez va amener Zapier à télécharger le fichier et à le télécharger sur votre Dropbox. Zapier appelle ces paires déclencheur-action Zaps.
Zapier a plus de 500 applications connectées à leur service. Pour chaque application, il y a un couple de déclencheurs et actes. Vous pouvez même avoir un déclencheur effectuer plusieurs actions. Cela signifie qu'il existe essentiellement des Zaps uniques et illimités à faire, que votre entreprise peut mettre à profit pour une meilleure automatisation des tâches..
Les principaux avantages apportés par Zapier aux flux de travail de votre entreprise sont la rapidité, la cohérence et la visibilité..
Tout d'abord, Zapier peut accélérer les tâches commerciales courantes. Imaginez que sa politique consiste à télécharger tous les fichiers client dans un dossier Dropbox dédié. Vous pouvez créer un zap qui télécharge tous les fichiers qu'un client envoie sur votre compte Gmail et le télécharger dans un dossier spécifique. Chaque client aura besoin de son propre Zap, mais cela fonctionnera en arrière-plan et vous évitera, à vous et à vos employés, les tracas de le faire manuellement. Il y a probablement des dizaines de ces petites tâches que vous effectuez chaque jour qui pourraient être automatisées. Ensemble, ils peuvent économiser beaucoup de temps.
En reprenant l'exemple ci-dessus, considérons la cohérence. Les gens ne sont pas parfaits. Ils oublient des choses, font des erreurs et, généralement, gâchent de temps en temps. Les ordinateurs sont beaucoup mieux à même d'exécuter des tâches commerciales simples de manière fiable. Si vous voulez vous assurer que chaque fichier envoyé par un client vous aboutit dans son dossier Dropbox dédié, un Zap est le meilleur moyen de le faire. Un courrier électronique important ne passera pas entre les mailles du filet simplement parce qu'il a été envoyé à cinq heures le vendredi après-midi. Chaque fois que vous avez un protocole ou une formule spécifique à suivre lors du transfert d'informations entre différentes applications, vous devez envisager d'utiliser Zapier..
Zapier est également un excellent moyen d'ajouter de la visibilité à vos flux de travail. Que vous utilisiez Slack ou le courrier électronique pour tout gérer, vous pouvez faire en sorte que Zapier vous envoie un ping à chaque fois qu'un employé (ou un Zap) fait quelque chose d'important. En utilisant à nouveau l'exemple de courrier électronique, vous pouvez créer un Zap en plusieurs étapes qui publierait une annonce indiquant que le fichier d'un client a été ajouté à Dropbox dans votre canal Slack principal. Cela signifie que tout le monde peut voir ce qui se passe.
Utiliser un Zap pour ajouter de la visibilité à quelque chose est exactement ce que je vais vous montrer comment faire dans la section suivante.
Commençons à faire un simple Zap. Je vais en créer un qui connecte mon compte Twitter à Slack. Consultez le screencast ci-dessous ou lisez la suite pour consulter la version écrite de ce didacticiel rapide..
Je veux que chaque tweet qui me mentionne soit envoyé à un #tweets Mou canal. C'est le genre de chose qui pourrait être utile pour une petite entreprise qui veut que tout le monde voie les commentaires Twitter de ses clients..
Pour suivre, il vous faut un Gazouillement compte et un Mou canal. Les deux sont gratuits, donc si vous ne les avez pas déjà, inscrivez-vous avant de continuer.
Visitez le site Web de Zapier et créez un compte gratuit. Une fois votre compte créé, cliquez sur le bouton Faire un zap! bouton pour commencer.
Tout d’abord, vous devez sélectionner le App déclencheur. Pour nous, ça va être Gazouillement. Utilisez la barre de recherche pour trouver, puis sélectionnez-le..
Zapier a plus de 500 applications de déclenchement différentes.Gazouillement a huit déclencheurs différents, mais celui qui nous intéresse est Recherche Mention. Sélectionnez-le et cliquez Sauvegarder + Continuer.
Ensuite, vous devez connecter votre Gazouillement rendre des comptes à Zapier. Cliquez sur Connecter un nouveau compte puis connectez-vous et donnez à Zapier toutes les autorisations nécessaires. Une fois que vous avez terminé, cliquez sur Sauvegarder + Continuer encore.
Pour le Terme de recherche, Je veux utiliser mon Gazouillement manipuler, @harryguinness. Ainsi, tout tweet qui me mentionne déclenchera Zapier. Selon les activités de votre entreprise, vous pouvez utiliser des termes plus généraux, tels que le nom de votre produit. Entrez ce que vous voulez et cliquez Continuer.
Configuration du déclencheur de mention.Pour terminer la configuration du déclencheur, Zapier vous invitera à le tester en recherchant le résultat le plus récent pour le terme recherché. Cliquez sur Chercher et continuer pour vous assurer que tout fonctionne correctement. Avec cela fait, le déclencheur est configuré et prêt à partir.
Avec le déclencheur prêt, il est temps de configurer Zapier pour que le tweet soit envoyé à Slack. Utilisez la barre de recherche pour trouver Slack et le sélectionner.
Slack propose de nombreuses actions différentes. Pour ce Zap, sélectionnez Envoyer un message de canal et alors Sauvegarder + Continuer.
Mou a beaucoup d'actions pour vous de choisir.Comme avec Twitter, vous devez vous connecter et donner à Zapier la permission d'accéder à tout. Faites cela puis cliquez sur Sauvegarder + Continuer.
Ensuite, il est temps de configurer le mode d'affichage du message dans Slack. Sélectionnez le Canal vous souhaitez utiliser depuis le menu déroulant approprié.
Vous avez beaucoup de contrôle sur la manière dont les messages apparaissent dans Mou.La section la plus importante est la Texte du message. Clique le + L’icône dans le coin supérieur droit de la boîte et Zapier extraira toutes les informations du test tweet. Vous pouvez sélectionner n’importe laquelle de ces valeurs de remplissage et elles seront automatiquement remplies à chaque exécution de Zapier..
Configuration de l'affichage des tweets.Je mets le mien en place de sorte que le message Slack contienne celui de l'expéditeur Nom d'utilisateur, la Texte de leur message et la URL cela nous ramène à cela. Pour ça Zap, vous pouvez laisser les autres valeurs par défaut de Zapier en l'état, puis cliquez sur Continuer.
Il est maintenant temps de tester l'action. Cliquez sur Créer et continuer, attendez quelques instants, puis vérifiez que le tweet a été posté sur Slack. Si c'est le cas, vous êtes tous bons. Cliquez sur terminer, nommez votre Zap puis allumez-le. Maintenant, chaque fois que quelqu'un tweete sur vous, il apparaîtra sur votre chaîne Slack.
Zapier a une variété de plans différents pour convenir à toute entreprise. Le forfait gratuit que nous avons utilisé dans ce didacticiel convient si vous n'avez besoin que de deux Zaps qui ne fonctionnent pas souvent: vous êtes limité à 5 Zaps et ils ne peuvent s'exécuter que 100 fois par mois. Il existe également un petit nombre d'applications Premium que vous ne pouvez pas utiliser. Vous ne pouvez pas non plus créer de Zaps en plusieurs étapes avec un plan gratuit, qui comporte plusieurs actions..
ZapierPlans tarifaires de.Si vous atteignez l'une de ces limites, vous devez passer à l'un de leurs niveaux de paiement. Pour 20 dollars par mois, le plan de base vous offre 20 zaps et 3000 courses. Les plans montent en prix et Zaps à partir de là. Si aucun des plans ne fonctionne pour vous, Zapier se fera un plaisir de vous aider avec une solution personnalisée.
Zapier est un outil puissant pour connecter différentes applications. Alors que les petites entreprises ont délaissé des progiciels monolithiques uniques au profit d'applications plus petites et plus spécifiques, il est nécessaire de disposer d'outils pour les relier. Si vous voulez utiliser trois ou quatre outils différents, vous voulez qu'ils jouent bien.
Dans ce tutoriel, je vous ai montré comment créer un Zap simple. Vous pouvez plonger beaucoup plus profondément dans Zapier et créer des Zaps personnalisés pour votre entreprise et les outils que vous utilisez. Je vous recommande de jouer avec le plan gratuit de Zapier, de voir quels déclencheurs et actions sont disponibles pour les applications que vous utilisez et de déterminer où ils pourraient aider votre entreprise..
Si vous utilisez seulement un ou deux outils, comme nous le faisons chez Envato Tuts +, vous ne le trouverez peut-être pas très utile, mais si vous gérez des tâches sur une douzaine de services différents, cela pourrait considérablement améliorer votre entreprise..
Accentsconagua