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Imagine ça. Vous êtes invités à interviewer pour un travail qui vous convient parfaitement. Vous ne définissez pas une alarme la nuit précédente. Vous vous levez tard et sortez du lit sans avoir le temps de vous préparer. Vous enfilez vos vêtements sales que vous portiez hier et attrapez une part de pizza froide au petit-déjeuner. Vous n'avez même pas brossé vos cheveux.
Invraisemblable, droit?
Ou imaginez cela. Vous êtes invité chez votre patron pour parler d'un projet important. Si ce projet se passe bien, vous pourriez être promu. Au lieu de prêter attention à la conversation, fixez-vous par la fenêtre, tapez votre pied sur le sol et n'offrez qu'une série de grognements en réponse à toute suggestion de votre patron..
Si tu te comportais comme ça, tu mériterais d'être viré, pas promu.
Vous ne voudriez pas arriver en retard et négligé pour une interview. Et à moins que vous n'ayez une approche kamikaze de la politique de bureau, vous n'ignorez pas votre patron quand il vous parle..
Nous passons des heures à pratiquer les techniques d'entretien. Nous nous inquiétons de ce que nous dirons lors d'une réunion avec notre patron. Alors, pourquoi ne prenons-nous pas le même soin lors de la rédaction d'e-mails? Ou même lorsque nous nous en soucions, pourquoi les courriels n'ont-ils pas l'impact escompté??
Une des raisons est que nous nageons dans un déluge de courriels. Selon une étude du McKinsey Global Institute, un employé moyen consacre deux heures et demie par jour au traitement du courrier électronique. Cela équivaut à 81 jours de travail par an, soit un quart de votre vie professionnelle..
Dans le même temps, des recherches effectuées par des bureaux d'études du groupe de recherche technologique The Radicati Group ont révélé que l'utilisateur moyen envoyait ou recevait 108 e-mails par jour en 2013. Cela devrait passer à 116 e-mails par jour d'ici 2017..
Il n’est donc pas étonnant qu’il y ait tant d’e-mails mal écrits dans le cyberespace. Qui a le temps de perdre du temps à rédiger des messages éloquents quand il y a tant à écrire?
D'autre part, si le courrier électronique est au centre de nos vies, ne devrait-il pas être une compétence que nous maîtrisons tous? Si vous passez un quart de votre vie professionnelle à rédiger des courriels, apprendre à le faire efficacement vous rendra plus efficace et vous aidera à aller de l'avant..
Pense-y de cette façon. Si vous avez passé un quart de votre vie professionnelle à faire des présentations, n'apprendriez-vous pas tout ce que vous pourriez sur la façon de faire une présentation? Ou, si vous passiez le quart de votre vie professionnelle à interagir avec les clients, vous rechercheriez toutes les ressources que vous pourriez trouver sur le service clientèle, juste?
Alors, quelle est la différence avec le courrier électronique?
Ne serait-il pas formidable de montrer que vous êtes un vrai pro dans chaque email que vous envoyez? Et encore mieux si vous écrivez des courriels que les gens lisent et agissent en conséquence?
L'email compte. La façon dont vous écrivez vos courriers électroniques a de l'importance pour les personnes qui les reçoivent. Plus important encore, votre capacité à écrire des courriels aura une influence considérable sur votre cheminement de carrière. Mais ne me croyez pas sur parole. Jetons un coup d'oeil à ce que disent les experts. Mais d'abord…
Avant de creuser ce tutoriel, obtenez notre nouveau livre électronique sur les stratégies de messagerie: Le guide ultime de la maîtrise zéro de la boîte de réception. (Il est disponible pour LIBRE Télécharger avec la lettre d’information Tuts + Business.) Il contient de nombreuses stratégies de courrier électronique que vous pouvez appliquer rapidement..
Voyons maintenant pourquoi les compétences en rédaction d'e-mails sont si essentielles..
Prévoyez-vous aller de l'avant au travail? Si vous avez des ambitions, vous devrez apprendre à rédiger des courriels qui donnent des résultats..
Comme l'explique le site Web Skills You Need:
Être capable de communiquer efficacement est le plus important de toutes les compétences de la vie… Si vous postulez pour un emploi ou recherchez une promotion auprès de votre employeur actuel, vous devrez presque certainement faire preuve de bonnes compétences en communication… Au fur et à mesure que votre carrière progressera, compétences augmente.
Le courrier électronique est la façon dont nous passons le plus clair de notre temps à communiquer. C'est donc votre plus grande opportunité. Ça te donne deux heures tous les jours démontrer vos compétences en communication à votre employeur actuel.
Besoin de plus convaincant? Maggie Worth, directrice des communications à l'Université de Géorgie occidentale, écrit:
Les employés qui ont démontré leur capacité à se représenter et à représenter l'entreprise de manière claire, convaincante et professionnelle ont plus de chances d'être choisis pour des postes avancés.
Stephanie Heald-Fisher, présidente du programme de cycles supérieurs de la Globe University, explique à quel point le courrier électronique est particulièrement important pour les promotions gagnantes:
Dans l'environnement commercial actuel, quel que soit le secteur d'activité, la communication efficace signifie généralement une utilisation intensive du courrier électronique et son utilisation, le fait de pouvoir écrire… L'e-mail est souvent la première impression que le destinataire gagne de son expéditeur. Un email mal écrit donne une mauvaise impression.
Obtenir une promotion est également influencé par les compétences en écriture. De bonnes compétences en rédaction communiquent intelligence, professionnalisme et compétence. De faibles compétences en rédaction témoignent d'un manque d'intelligence, de professionnalisme et de compétences. Une fois encore, votre image professionnelle est influencée par vos compétences en écriture. Plus vos compétences sont bonnes, meilleure est votre image et meilleures sont vos chances de promotion.
En d'autres termes, à moins que vous appreniez à rédiger des courriels clairs, professionnels et intelligents, vos collègues et votre patron présumeront que vous êtes incompétent. Vous serez pour toujours coincé au bas de l'échelle de carrière.
Et composer un bon email ne signifie pas seulement que vous savez écrire une phrase.
Écrire un courrier électronique n’est-il pas quelque chose que tout le monde sait faire? Après tout, dans le monde d’aujourd’hui, la plupart d’entre nous savons lire et écrire. Nous connaissons notre orthographe et notre grammaire. Est-ce pas assez?
Il est certainement vrai que quiconque possède des compétences informatiques rudimentaires pouvez composer et envoyer un email. Et toute personne possédant des compétences sociales de base saura comment s’assurer que son courrier électronique n’insulte pas ouvertement..
D'autre part, pensez à tous les courriels mal écrits que vous avez reçus dans votre vie. Ils ont peut-être été grammaticalement corrects. Mais ils n'avaient pas beaucoup de sens.
Le fait de pouvoir parler ne fait pas de lui un bon orateur. De la même manière, ce n'est pas parce qu'une personne peut écrire qu'elle peut écrire de bons emails.
Écrire des courriels efficaces est une compétence que vous pouvez apprendre. Vous aurez besoin de pratiquer aussi, mais vous avez à dépenser un quart de votre vie active. Alors pourquoi ne pas passer un peu de temps à se familiariser avec la théorie?
Nous allons creuser dans ce qui rend les emails efficaces dans un instant. Tout d'abord, regardons quelques-unes des plus grandes erreurs de messagerie.
Comme la plupart des gens, je reçois beaucoup de courriels. La plupart des courriels que je reçois sont efficaces. Ils me font me sentir bien et me font savoir l'action que je dois entreprendre. J'ai hâte de répondre et j'aime le faire.
De temps en temps, je reçois des courriels qui me font prendre deux fois. "Est-ce qu'ils ont vraiment demandé ça?" Je me demande. Ou "Ils ont vraiment dit ça?"
Pour le moment, je reçois un nombre raisonnable d’e-mails et j’ai pour politique de répondre à chaque e-mail que je reçois. Mais il y a des moments où je préfère vraiment ne pas répondre. Cela se produit le plus souvent lorsque je reçois l'un des messages suivants:
Les pires emails que je reçoive sont des pages grincheuses de quelqu'un qui ne m'a jamais contacté auparavant. Si vous voulez m'écrire, au moins, ayez la courtoisie d'utiliser mon nom et de vous présenter.
Il semble que je ne sois pas le seul à recevoir des courriels confus ou grossiers. Un récent sondage mené par Sendmail a révélé que près des deux tiers d'entre nous (64%) avons envoyé ou reçu un courrier électronique qui a provoqué une colère ou une confusion involontaire. Dans l'enquête de Sendmail, les gens étaient le plus contrariés par:
Écrire des courriels inefficaces ne nuit pas seulement à vos perspectives de carrière. C'est aussi mauvais pour votre employeur. Katharine Hansen, directrice créative de Quintessential Careers, explique:
Le courrier électronique est tellement utilisé à l'échelle mondiale pour communiquer sur le lieu de travail… que les courriels peu clairs, déformés et mal rédigés gaspillent temps, argent et productivité..
J'espère que vos courriels ne sont pas aussi mauvais que ceux que j'ai décrits ci-dessus. Et j'espère que vos courriels ne rendent pas les destinataires confus ou en colère.
Si vous croyez que vos courriels ont besoin de travail, ne paniquez pas! Vous pouvez remédier à la situation. Commençons par regarder Pourquoi il est si facile pour les emails de laisser une mauvaise impression.
Avez-vous déjà bu un verre avant une réunion d’affaires importante? Même après avoir nettoyé, vous étiez sûr que tout le monde le remarquerait. Mais personne n'a dit un mot.
C'est ce qu'on appelle l'effet de projecteur, et tout le monde en souffre. La psychologue Amie M. Gordon explique comment cela fonctionne:
Nous avons tendance à surestimer à quel point nos actions et notre apparence sont remarquées par d'autres… Nous sommes ancrés dans nos propres expériences et nous avons du mal à nous adapter suffisamment loin d'eux pour estimer avec précision l'attention que les autres nous accordent.
En d'autres termes, nous regardons le monde à travers des lentilles teintées et nous avons du mal à voir le monde du point de vue d'autres personnes..
Quand il s'agit d'écrire des courriels, c'est un problème. Nous pouvons écrire quelque chose qui a un sens total dans nos propres esprits. Mais juste parce qu'il est logique de moi ne signifie pas que cela aura du sens de vous.
Cela est particulièrement vrai lorsqu'il s'agit d'injecter de l'émotion dans nos écrits..
Lea Winerman de l'American Psychological Association explique:
La raison de cette déconnexion de communication… est l’égocentrisme - le phénomène psychosocial social bien établi par lequel les gens ont du mal à se détacher de leurs propres perspectives et à comprendre comment les autres les interpréteront..
La recherche montre que les gens surestiment leur capacité à transmettre le ton voulu dans un courriel-si ce ton soit sarcastique, drôle ou sérieux. Les gens surestiment leur capacité à communiquer un ton de voix dans les messages qu’ils envoient..
En vérité, détecter le ton de la voix dans un courrier électronique est une tâche presque impossible. Des études ont révélé un taux de réussite de 56% dans la détection du ton de la voix dans les courriels. Cela peut sembler correct, mais il n’est en fait que légèrement meilleur que le hasard.
Que peut-on faire à ce sujet? La réponse est d'écrire des emails efficaces.
Nous avons examiné pourquoi il est si important d'écrire de bons courriels et pourquoi ces courriels échouent souvent. Mais comment écrire de bons emails interprétés correctement et obtenir des résultats?
Dans cette série Tuts + Business, nous examinerons diverses approches pour rédiger des courriels efficaces. Une fois la série terminée, vous maîtriserez la théorie de la messagerie électronique. Et si votre boîte de réception est presque typique, vous aurez beaucoup de chance de vous entraîner.
Pour terminer cet article, examinons brièvement ce qui fait fonctionner un courrier électronique. Courriels efficaces:
Êtes-vous prêt à améliorer vos compétences en rédaction de courrier électronique? Alors restez à l'écoute.
Gardez à l'esprit que non seulement écrire des e-mails efficaces est-il important à maîtriser, mais aussi apprendre à gérer vos e-mails et à garder votre boîte de réception organisée.
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Crédit graphique: Clavier conçu par Liesl Kruger du Projet de nom.
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