Avec l'assaut incessant de l'ère numérique, les systèmes sans papier gagnent en popularité et en pertinence. Bien que les avantages soient indéniables, il arrive que les flux de travail soient loin d'être sans friction et souvent fastidieux, ce qui les rend moins attrayants.
Il y a cependant de l'espoir et, dans ce screencast, je vais vous apprendre à exploiter des applications telles que Mail, Hazel et Evernote pour automatiser au moins un aspect de votre flux de travail sans papier..
Tu auras besoin:
Une copie de Evernote (Mac App Store ou Téléchargement direct).
La première étape consiste à configurer une règle de messagerie qui filtrera tous les courriers électroniques de votre entreprise de services publics. Pour cela, il suffit de cliquer sur Mail> Préférences puis choisissez le Règles languette.
Cliquer sur Ajouter une règle, donnez un nom explicite à la règle, puis choisissez des conditions. Si vous devez attribuer plus d'une condition, prenez note si vous souhaitez appliquer une ou plusieurs réponses, car cela affectera la correspondance des e-mails..
Lorsque vous choisissez plusieurs conditions, prenez note si elles correspondent à tout ou partie.. Une fois que vous êtes satisfait de vos conditions, il est temps d’attribuer des actions. Pour la première action, choisissez de Marquer comme lu. Pour l'action finale, choisissez Run Applescript puis dans la liste déroulante des scripts disponibles, choisissez Ouvrir dans le Finder.
Maintenant que le viseur est ouvert au bon emplacement, ouvrez l’éditeur AppleScript. Vous pouvez trouver AppleScript Editor dans le dossier Utilitaires ou éventuellement appeler Spotlight et taper AppleScript Editor..
Collez le code suivant puis enregistrez le script dans / Utilisateurs / VOTRE NOM D'UTILISATEUR / Bibliothèque / Scripts d'application / com.apple.mail /
-- Code de la plaque chauffante pour les règles de messagerie utilisant les termes de l'application "Mail" lors de l'exécution d'une action de messagerie avec des messages theMessages for rule theRule - Script Starts Here indiquez à l'application "Mail" - Définissez le dossier de téléchargement pour les pièces jointes, définissez _downloadsFolder sur (chemin d'accès au dossier de téléchargement) comme texte enrichi - Répétez les actions suivantes pour chaque courrier électronique mis en correspondance par la règle répétée avec eachMessage dans theMessages - Obtenez l'objet d'e-mails défini comme sujet de eachMessage - Répétez l'opération pour chaque pièce jointe trouvée dans l'email, répétez avec _attatchment dans les pièces jointes de chaque message - Renommer pièce jointe avec le modèle suivant: - Utility Company (Tag) | Sujet de l'e-mail (titre) | Fichier joint d'origine (nom de fichier) - et enregistrez-le dans le dossier à télécharger, définissez originalName sur le nom de _attatchment, définissez _savePath sur _downloadsFolder & "ZON |". & theSubject & "|" & originalName essayer enregistrer _attatchment dans _savePath en cas d'erreur errmsg afficher la boîte de dialogue errmsg end try end repeat - Déplacer l'email vers la destination finale déplacer chaque message vers la boîte aux lettres "Factures" du compte "Gmail" end repeat end tell - Terminer le script et fermer la section standard action de messagerie avec des messages se terminent en utilisant des termes de
Pour adapter le code à vos besoins, il est essentiel que vous le compreniez, alors décomposez-le.
Après avoir sauvegardé le script ci-dessus à l’emplacement correct, vous devriez maintenant pouvoir le sélectionner dans la liste déroulante du répertoire. Exécuter AppleScript action; faites-le puis cliquez sur D'accord et enfin cliquez Appliquer.
Hazel est un utilitaire de la fenêtre de préférences qui surveille les dossiers de votre choix et effectue des actions sur les fichiers et les dossiers lorsque les critères que vous avez définis sont remplis..
En supposant que vous ayez déjà téléchargé et installé Hazel, vous devez ajouter le dossier Téléchargements au répertoire. Dossiers liste. Pour ce faire, ouvrez Préférences Système> Hazel puis faites-le simplement glisser depuis une fenêtre du Finder ou cliquez sur + et sélectionnez-le.
Avant d'aller plus loin, il est important de suspendre le traitement des règles. Cela garantira qu'aucune règle n'est traitée tant que vous n'êtes pas sûr que les règles que vous avez configurées sont correctes. Pour suspendre le traitement de la règle, cliquez avec le bouton droit de la souris sur (Ctrl + clic). Téléchargements dans la liste des dossiers et sélectionnez Pause "Règles de téléchargement".
Maintenant que Hazel surveille le dossier Téléchargements, vous devez définir des règles. Dans Hazel, les règles sont définies de la même manière que dans Mail. Vous définissez certaines conditions pour correspondre, puis certaines actions à effectuer.
Sous Règles, Cliquez sur + ajouter une nouvelle règle. Donnez-lui un nom, puis ajoutez votre première condition. Choisir Gentil puis est et enfin sélectionnez PDF. Cela garantira que Hazel ne fera correspondre que les fichiers PDF. Si votre entreprise de services publics vous envoie vos factures dans un autre format, modifiez-les de manière appropriée..
Pour la deuxième condition, nous voulons nous assurer que Hazel recherchera un fichier dont le nom correspond au modèle défini dans la règle Mail ci-dessus; alors choisissez prénom, puis allumettes et enfin dans le champ suivant, tapez la balise affectée ci-dessus (entreprise de services publics) suivie d'un "|" caractère, puis faites glisser dans le N'importe quoi jeton, suivi d'un autre "|" et enfin un autre N'importe quoi jeton.
Maintenant que vous avez défini certaines conditions, vous devez définir certaines actions. Pour la première action, choisissez Exécuter AppleScript, laisser la valeur par défaut script intégré sélectionné puis cliquez sur modifier le script. Collez le code suivant dans la fenêtre modale, cliquez sur compiler et si aucune erreur n'est présente, cliquez en dehors de la fenêtre modale..
Le bouton de compilation dans Hazel. Si une erreur est détectée, elle apparaîtra à côté du bouton. Indiquez à l'application "Finder" - Les délimiteurs d'éléments de texte AppleScript définissent ASTID, les délimiteurs d'éléments de texte AppleScript sur délimiteurs d'éléments de texte AppleScript, "|" attribue à theListOfCustomTokens le nom du fichier - Depuis que nous avons modifié les délimiteurs d'éléments de texte | nous avons maintenant - 3 éléments de texte dans theListOfCustomTokens - 1: ZON - 2: Le sujet des emails (qui sera utilisé pour le titre de la note) - 3: Le nom original des pièces jointes. - Renommez la pièce jointe en son nom d'origine et définissez le nom du fichier sur (élément de texte 3 de la liste ListOfCustomTokens). Essayez - Ouvrez Evernote et attendez 15 secondes avant de lancer l'ID d'application "com.evernote.evernote", activer avec un délai d'expiration de 15 secondes - Créez une nouvelle note dans le bloc-notes "Reçus" avec: - le sujet des e-mails en tant que titre - la société de services publics en tant que balise pour créer un titre de note (élément de texte 2 de theListOfCustomTokens sous forme de texte) ¬ depuis le fichier theFile notebook "Receipts " ¬ balises (élément de texte 1 de ListOfCustomTokens en tant que texte) fin du délai d'attente end tell on error errgg affichage dialogue errmsg end try essayer de définir les délimiteurs d'élément de texte AppleScript à ASTID end tell
Comme précédemment, analysons le code afin de mieux comprendre ce qui se passe:
Pour l'action finale, choisissez Bouge toi dans un dossier, puis sélectionnez Poubelle. Ainsi, une fois que votre base de factures aura été téléchargée avec succès sur Evernote, elle ne collera plus à la création de fouillis sur votre Mac. Enfin cliquez D'accord.
Maintenant que vous avez créé avec succès une règle correspondant à votre fichier, il est temps de laisser Hazel effectuer sa magie. Vous devez donc annuler le traitement de la règle. Comme avant, faites un clic droit sur Téléchargements dans la liste des dossiers et cette fois, sélectionné Reprendre les règles "Téléchargements".
Comme Hazel peut prendre un certain temps avant d’appliquer des règles pour la première fois, cliquez à nouveau avec le bouton droit de la souris sur Téléchargements et choisissez Exécuter les règles maintenant. Si tout se passe comme prévu, Hazel devrait télécharger le fichier sur Evernote, puis le déplacer dans la corbeille..
Dans ce didacticiel, nous avons abordé quelques concepts d'automatisation de base qui, espérons-le, aideront à rationaliser votre flux de travail sans papier. Toutefois, ces concepts ne se limitent pas à cette petite portée, mais peuvent plutôt servir de blocs de construction pour des flux de travail plus complexes et ambitieux..
Accentsconagua
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