Ce que vous allez créerGoogle Docs and Sheets sont d'excellents outils pour créer des documents Word et des feuilles de calcul. Ils fournissent pratiquement toutes les fonctionnalités de base dont vous avez besoin pour modifier, formater et partager vos fichiers. Cependant, si vous envisagez de remplacer MS Office par le service en nuage de Google, vous aurez remarqué qu'il manque encore quelques fonctionnalités plus avancées..
La nouvelle fonctionnalité add-ons change cela. Les modules complémentaires sont de petites applications tierces qui peuvent être installées directement dans les applications Docs et Sheets (les diapositives et les formulaires ne sont pas prises en charge pour le moment) et qui comblent les lacunes des fonctionnalités natives du logiciel. Lancés en mars 2014, les add-ons sont encore nouveaux et leur nombre ne cesse de croître. La plupart des meilleurs sont gratuits, tandis que certains des utilitaires les plus puissants offrent également des versions premium avec des fonctionnalités supplémentaires.
Dans ce tutoriel, je vais vous montrer comment utiliser les modules complémentaires: comment les installer, les utiliser et les supprimer, puis vous guider à travers dix des meilleurs outils pour vous aider à démarrer.
Tous les add-ons sont trouvés et installés via l’interface Docs ou Sheets, de manière très similaire à la manière dont les extensions Chrome sont installées. Ouvrir un document et aller à Add-ons> Obtenir des add-ons et vous pouvez voir toutes les options disponibles pour l'application que vous utilisez.
Parcourez les modules en surbrillance, cliquez sur le bouton Tout bouton dans le coin supérieur gauche pour sélectionner une catégorie, ou utilisez le champ de recherche pour trouver quelque chose que vous voulez installer.
Cliquez sur l'add-on de votre choix, puis sur le + icône pour l'installer. L'écran qui s'affiche indique les autorisations requises par le module complémentaire: quelles données et quelles parties de votre compte auxquelles il doit accéder. En supposant que vous êtes d'accord avec ce clic Acceptez et l'installation sera complète.
Vérifiez ce qu'un add-on veut faire avant d'installerUne fois installés, vos add-ons sont accessibles via la Add-ons option dans la barre de menu. Placez le pointeur de la souris sur eux pour afficher leurs options. La plupart en ont deux: le premier lance l'add-on, le second est une aide (qui est normalement très limitée).
Cliquez pour lancer le module complémentaire et celui-ci s'ouvrira dans une barre latérale à droite de l'écran. Vous ne pouvez afficher qu'un seul complément à la fois. Pour le fermer, cliquez sur le bouton X bouton.
Les modules complémentaires s'exécutent dans une barre latérale de Docs ou SheetsVous n'aurez pas besoin de faire grand chose pour gérer vos add-ons. Vous n'avez pas besoin de vous soucier de les mettre à jour: elles sont chargées à chaque fois que vous les utilisez. Vous aurez donc toujours la version la plus récente. Vous pouvez les désactiver pour des documents spécifiques et également signaler des bogues au développeur..
Aller à Add-ons> Gérer les add-ons. Vous verrez maintenant une liste de tous les add-ons que vous avez installés. Cliquez sur Gérer pour voir une liste d'options. Décocher Utiliser dans ce document désactiver le complément du document actuel que vous visualisez. Cliquez sur Retirer désinstaller complètement l'add-on de votre compte.
Il existe un grand nombre de modules complémentaires pour les applications Docs et Sheets, et leur nombre ne cesse de croître. Voici dix des meilleurs pour vous aider à démarrer.
Thesaurus est le plus fondamental et le plus essentiel de tous les add-ons Docs. Compagnon idéal du correcteur orthographique intégré, il vous suggérera des mots alternatifs à utiliser lors de la frappe. Malheureusement, les add-ons ne sont pas encore intégrés dans les menus contextuels des clics droits de l'application, mais l'utilisation de Thesaurus est encore triviale. Surlignez simplement un mot puis allez à Add-ons> Thesaurus> Trouver les synonymes du mot sélectionné et il apparaîtra dans la barre latérale à droite.
Avec la barre latérale Thesaurus ouverte, vous pouvez maintenant taper des mots directement dans le champ de recherche pour trouver des suggestions d’autres mots..
Le module complémentaire Table des matières génère automatiquement une liste de contenu pour vous aider à parcourir des documents texte plus longs et plus complexes. Ils sont construits en fonction de votre utilisation des styles de paragraphe dans le document et ne fonctionneront que si vous les utilisez systématiquement. Il ne reconnaîtra aucun autre titre de chapitre ou de section s'il est uniquement stylé comme du texte de paragraphe standard..
Les styles utilisés dans la table des matières sont les styles d'en-tête par défaut et produisent des résultats imbriqués. Ainsi, chaque partie de votre document doit être stylée de la manière suivante: Titre 1; chaque chapitre comme Rubrique 2; chaque section d'un chapitre comme Rubrique 3 etc.
Utilisez des styles de titre pour créer votre table des matièresAller à Modules complémentaires> Table des matières> Afficher dans la barre latérale pour afficher votre table des matières. Cela va prendre une seconde pour être créé, et vous devriez voir l'icône d'actualisation pour le mettre à jour chaque fois que vous apportez des modifications..
Définissez le niveau de détail requis pour le contenuTous les éléments de la liste sont des liens cliquables pour vous permettre de passer rapidement à une section ou à un chapitre spécifique. Si vous avez un document particulièrement complexe, cliquez sur le bouton Affichage jusqu'au niveau liste déroulante d’option et choisissez la quantité d’informations que vous souhaitez afficher. Par exemple, choisir 1 afficherait uniquement le contenu utilisant le style Titre 1. Cliquez sur Rafraîchir pour activer cette.
Enfin, il n'est pas possible d'ajouter la table des matières directement au document, mais vous pouvez le copier et le coller à partir de la barre latérale dans le corps du document. Ce faisant, les liens resteront également en place. Toutefois, ces liens pointent vers le fichier Google Docs en ligne, plutôt que de faire office de signets au sein du fichier. Si vous envisagez d'exporter le document pour une utilisation hors connexion dans une application telle que Word, supprimez d'abord les liens, sinon ils ne fonctionneront pas. Cliquez sur un lien et cliquez sur Retirer faire cela pour chaque article.
Si vous utilisez Google Documents au sein d'une équipe, le suivi des modifications est l'un des add-ons les plus importants que vous puissiez utiliser. Il suit toutes les modifications effectuées par tous les utilisateurs travaillant sur le même document et vous donne un moyen facile de les accepter, de les supprimer ou de les modifier..
Suivi des modifications est un outil automatisé. Ouvrez-le dans la barre latérale en cliquant sur Add-ons> Suivi des modifications> Afficher le suivi des modifications. Toutes les modifications apportées au document apparaîtront en temps réel, avec un code couleur par utilisateur. Toutes les modifications sont répertoriées, non seulement le contenu des modifications de texte, mais également la mise en forme. Coutil Souligner mes nouveaux changements entraînera également la mise en évidence de vos modifications dans le corps du document.
Chaque changement est clairement indiquéPour accepter ou refuser les modifications, cliquez simplement sur le vert cocher icône ou rouge X icône. Sinon, cliquez sur Accepter tout d'accepter toutes les modifications apportées.
Vous pouvez remplacer toute modification apportée à un document à l’aide de la touche Historique des révisions option dans toutes les applications Google Docs. Aller à Fichier> Voir l'historique des révisions pour voir toutes les versions précédentes du document. Cliquez sur Afficher les révisions plus détaillées pour voir toutes les versions sauvegardées du document et cliquez sur une pour le restaurer.
Si vous avez besoin d'ajouter une carte à un document, les modules complémentaires de Maps for Docs rendent cela possible en quelques clics de souris..
Surligner une partie d’une adresse est un document puis aller à Modules complémentaires> Maps for Docs> Obtenir la position. Une fenêtre s'ouvrira montrant l'emplacement sur une carte. Si c'est juste puis cliquez Coller au doc et l'image de la carte sera collée dans le document juste en dessous de l'adresse que vous avez sélectionnée. Faites glisser l'image au bon endroit si vous en avez besoin.
Maps for Docs fonctionne avec des adresses précises ou larges. La recherche d'un numéro de rue et d'un nom de rue ou d'un code postal affichera une carte agrandie d'un emplacement exact; un nom de ville ou même de pays produira une image zoomée de cet emplacement.
À l'instar de Maps for Docs, Mapping Sheets est un complément pour les feuilles qui convertit une liste d'adresses d'une feuille de calcul en une carte Google Map..
Mapping Sheets fonctionne sur un onglet de votre feuille de calcul appelé Les données. Si vous utilisez une feuille de calcul préexistante, vous devez renommer l'onglet contenant les informations que vous mappez. Faites un clic droit sur l'onglet et sélectionnez Renommer puis entrez les données.
Maintenant, allez à Modules complémentaires> Fiches de mappage> Démarrer la cartographie. Dans la barre latérale qui s'ouvre, choisissez les colonnes contenant vos adresses, ainsi que toutes les autres colonnes que vous pouvez utiliser pour filtrer les données. Cliquez sur Construire, suivi par Vue voir les données sur une carte.
Les adresses sont affichées dans une carte Google personnaliséeLe module complémentaire HelloSign vous permet d’obtenir des signatures électroniques sécurisées et juridiquement contraignantes sur vos documents. Il est gratuit pour un maximum de trois signatures par mois et nécessite un abonnement pour une utilisation illimitée, à partir de 13 USD par mois..
HelloSign peut être utilisé pour faire signer des documents par vous-même, par vous-même et par d'autres ou simplement par d'autres. Pour ne signer que vous-même cliquez Juste moi dessinez ensuite, en utilisant votre souris, une signature dans la case et faites-la glisser à l'endroit approprié sur le document.
Pour obtenir les signatures d'autres utilisateurs, vous devez d'abord configurer le document. Cliquez sur Moi et les autres ou Juste d'autres sous Qui doit signer? puis entrez les noms et adresses électroniques de tous les signataires requis. Si vous avez besoin de signer une commande spécifique, cochez la case Attribuer un ordre de signataire et cliquez sur les flèches haut et bas pour les réorganiser. Cliquez sur Continuer.
Vous devez maintenant ajouter les zones de signature au document. Faites glisser le Signature icône en place sur le document et cliquez sur le bouton Qui signe ici liste déroulante pour choisir le signataire. Ajoutez autant de zones de signature que nécessaire et cliquez sur l'icône en forme de pointillé en haut à gauche de la fenêtre pour les aligner..
Vous pouvez également ajouter des cases pour que le signataire puisse ajouter ses initiales, un commentaire dans une zone de texte, cocher une case ou ajouter la date de signature..
Vous pouvez ajouter une date de signature ainsi qu'une zone de signatureEnfin, cliquez sur Continuer et votre document sera préparé pour l'envoi par courrier électronique. Les adresses des signataires seront affichées pour vous permettre de vérifier, puis d'ajouter un en-tête de sujet et un message. Cliquez sur Demande de signature et le courrier sera envoyé.
Pour afficher vos documents signés, cliquez sur le bouton Réglages icônes dans la barre latérale HelloSign dans Docs, puis cliquez sur Les documents. Tous vos documents signés sont stockés ici pour votre référence.
Noms divisés est un simple complément pour Google Sheets qui sépare une colonne de nom unique en colonnes séparées pour chaque partie du nom. Il ne divisera pas simplement John Smith en ses propres cellules de prénom et de nom de famille, mais pourra éventuellement ajouter un titre, un prénom et un suffixe..
Il est idéal pour une utilisation en conjonction avec la fonctionnalité Formulaires de Google Documents, dans laquelle vous pouvez inviter un utilisateur à entrer son nom, mais ne pas lui donner de champ séparé pour chaque partie de son nom. Une fois que vous avez divisé leur nom, vous pouvez utiliser les données à côté d'un add-on de publipostage et l'adresse de la personne par son prénom uniquement..
Pour utiliser des noms séparés, mettez en surbrillance le Des noms colonne dans votre feuille de calcul puis allez à Add-ons> Noms partagés> Démarrer. Dans la case qui s'ouvre, cochez ou décochez la case Ma colonne a un en-tête Si nécessaire, choisissez ensuite les colonnes à ajouter. Chaque colonne sera ajoutée à droite de la colonne de votre nom sélectionné.
Choisissez le nombre de colonnes de noms dont vous avez besoinUberConference est un autre complément destiné à aider les utilisateurs à collaborer sur un projet. Il est utilisé pour créer des conférences téléphoniques ou des discussions en mode texte entre les utilisateurs travaillant sur un document..
Clique le Inviter Le bouton et la barre latérale affichent les utilisateurs ayant accès au document. Choisissez ceux que vous souhaitez ajouter. Ils auront la possibilité de rejoindre le chat via un ordinateur ou un téléphone. Une option de chat en mode texte est également disponible..
Pour que quelqu'un puisse se connecter via son téléphone, il devra se connecter à l'appel et utiliser le code PIN qui lui sera envoyé lorsque vous l'inviterez. Le numéro d'appel est américain uniquement pour la version gratuite d'UberConference. Vous devrez passer à la version premium pour obtenir des numéros spécifiques à un pays..
Si vous avez besoin d'un retour d'information, d'une approbation ou d'une signature sur un document, Workflows est le complément idéal. Vous pouvez ajouter un ou plusieurs relecteurs qui recevront un lien vers votre document et se verront donner la possibilité d'ajouter un commentaire et d'approuver ou de rejeter votre document. Chaque relecteur devra également disposer du module complémentaire Workflows..
Pour ajouter des relecteurs, vous devez d'abord leur donner un accès en modification à votre document. Aller à File> Partager et ajoutez leur adresse électronique et assurez-vous qu'ils disposent de l'autorisation de modification (activée par défaut). Ajoutez ensuite la même adresse e-mail dans le Ajouter un critique zone dans la barre latérale de flux de travail, avec un message si nécessaire.
L’examinateur recevra un courrier électronique contenant un lien vers le document et pourra faire part de ses commentaires. Le statut d'approbation du document sera affiché dans la barre latérale. Si vous devez apporter des modifications, faites-le, le clic Réinitialiser approbation dans l'encadré et rajoutez vos relecteurs.
Pour tous les documents, et en particulier les documents techniques, la cohérence du langage et de la grammaire est d’une importance capitale. Si votre budget ne dépasse pas celui d'un lecteur d'épreuves humaines, le vérificateur de cohérence se chargera du travail pour vous..
Cet add-on vérifie que vous utilisez l'orthographe et la grammaire de manière cohérente. Il vérifiera l'orthographe, les abréviations, les nombres (par exemple, si vous ne tapez pas les trois et 3 dans le même document), les coupures de mots, etc. C'est un outil très simple: allez à Fichier> Add-ons> Vérificateur de cohérence et cliquez Ouvrir. Maintenant, cliquez simplement Balayage et l'add-on travaillera à travers les différentes catégories qu'il teste, suggérant des changements en cours de route.
Les modules complémentaires constituent un moyen très utile, mais très simple, d’améliorer les fonctionnalités de Google Docs et Sheets. Ils n’ajoutent pas de fardeau et ne nuisent en rien aux performances. Par conséquent, il n’ya aucun inconvénient à les installer. De nouveaux compléments sont de plus en plus disponibles, et chacun d'entre eux ne sert qu'à augmenter la valeur de Docs and Sheets. Si vous vous retenez de désinstaller cette ancienne copie d'Office par crainte que Docs ne soit pas un remplaçant digne de ce nom, cela pourrait être le moment.
Essayez les add-ons Google Docs et indiquez-nous vos favoris ou les problèmes que vous rencontrez avec les add-ons dans les commentaires ci-dessous.!
Accentsconagua
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