La surcharge de courrier électronique a atteint des niveaux épidémiques. Les entreprises s'enlisent dans les e-mails et le flux constant de nouvelles applications de messagerie à usage personnel ne fait que souligner à quel point la plupart d'entre nous trouvent ennuyeux de trouver des e-mails..
Heureusement, ce n'est pas une crise sans solution. Alors que d’autres entreprises ont proposé des outils de communication créatifs (et parfois pas si créatifs) pour résoudre ce problème, Asana a adopté une approche beaucoup plus large pour résoudre le problème de la messagerie électronique sur le lieu de travail. En se concentrant sur la communication centralisée et sur une foule d’autres fonctions de gestion de projet dans son application Web, Asana a effectivement permis de travailler de manière productive avec d’autres personnes à distance, sans utiliser de courrier électronique et sans s’appuyer sur de multiples autres technologies ou plateformes. Et il fonctionne.
Emballée proprement dans une interface utilisateur proprement formatée, l'application Asana peut sembler en surface trop simplifié. La vérité est qu’il s’agit d’un outil extrêmement puissant qui ne manque pas d’utilisation, de conseils et d’astuces qui permettent de gagner du temps. Et tandis que l'équipe d'Asana a fait un excellent travail avec ses vidéos pratiques, cet article résumera le problème pour le nouvel utilisateur. J'explorerai quelques-uns des éléments de base qui vous permettront de vous mettre à niveau, vous permettant ainsi à votre équipe de tirer votre tête du vortex d'e-mails vertigineux le plus tôt possible..
Asana est totalement gratuit pour les équipes de 15 membres ou moins. Pour les groupes de plus de 15 membres, vous pourrez choisir un forfait adapté à votre équipe à partir de 50 $ / mois. Cela équivaut à environ 3 $ / mois / utilisateur, en fonction de la taille de votre équipe, dont le prix est très raisonnable par rapport à ses concurrents..
Passons maintenant aux superbes fonctionnalités d'Asana qui garderont votre équipe à l'écart des courriels..
Dans le cadre du processus d'inscription, Asana créera essentiellement votre premier espace de travail pour vous. L'espace de travail est la vue de niveau supérieur ou le sommet de l'entonnoir de gestion de projet. C'est pourquoi il est généralement désigné comme le nom de l'organisation ou de la société. Comme vous le verrez bientôt, d'autres grandes désignations sont disponibles dans l'espace de travail.
Pour les petites équipes, un seul espace de travail suffit probablement, mais des espaces de travail supplémentaires peuvent être créés pour un usage individuel ou pour être partagés avec d'autres équipes..
L’étape la plus importante dans la préparation de votre passage du courrier électronique (ou d’un autre système de gestion de projet) à l’application Asana nécessite un peu de planification de votre part en ce qui concerne les conventions de cas d’utilisation. Par exemple:
Ces réponses vous aideront à segmenter plus efficacement vos équipes. En termes simples, les équipes d’Asana peuvent être considérées de la même manière qu’elles le seraient sur votre lieu de travail, à savoir des groupes de personnes travaillant ensemble sur un projet ou des projets spécifiques (un thème récurrent avec Asana: facile à utiliser, facile à comprendre).
Une bonne segmentation des équipes permettra de réduire bon nombre des courriers électroniques frivoles qui résultent souvent d'une mauvaise communication et / ou de la désinformation..
Il peut être utile d'effectuer un zoom arrière et de prendre en compte le flux de travail (ou l'entonnoir) d'Asana pour organiser la planification de votre équipe. En gros, ce flux de travail ressemble à ceci:
Espaces de travail -> Projets -> Tâches -> Sous-tâches
Une bonne planification est le moyen le plus efficace d'éliminer immédiatement les courriers électroniques de vos efforts de gestion de projet. Et intégrer la théorie du flux de travail Asana dans votre réflexion de haut niveau devrait vous aider à créer des synergies entre vos sessions de white-board et l'expérience in-app de votre équipe..
Comme nous avons déjà abordé les espaces de travail, passons à un bref aperçu des étapes restantes de l’entonnoir..
Un projet est ce qu'il ne faut pas faire ici. Si un espace de travail correspond à une vue de 30 000 pieds dans Asana, un projet correspond à une vue de 10 000 pieds (à quelques milliers de pieds)..
Il est important de noter qu'un projet peut avoir ou non un point final déterminé. En d’autres termes, certains projets peuvent être et seront des efforts en cours alors que d’autres seront davantage axés sur les objectifs. L'identification de ces projets en cours réduira non seulement l'échange de courriers électroniques liés au projet, mais réduira également le besoin de planification continue et de réunions en dehors d'Asana après le démarrage de votre équipe..
En fonction de l'étendue de votre travail, il peut être utile de procéder à une exploration plus souvent, ou inversement. La bonne nouvelle est qu'Asana est en mesure de gérer les deux types de projets avec autant de grâce et d'efficacité..
Conformément à la logique, les tâches sont les composants individuels d'un projet spécifique. Pour les projets en cours, les tâches peuvent être dupliquées / répétées, ou elles peuvent être divisées en sous-tâches et prises en compte sur une période plus longue. Pour les projets plus axés sur les objectifs, il est préférable de visualiser les tâches en tant qu'éléments spécifiques de votre liste de tâches. Quoi qu’il en soit, la souplesse est là pour que Asana travaille pour vous, et non l’inverse..
Nous avons probablement tous envoyé et reçu plus d'un de ces e-mails de «mise à jour de statut» ennuyeux qui donnent aux membres de votre équipe et à la direction une idée des progrès réalisés dans le cadre d'un projet particulier auquel vous participez. L'un des points positifs d'Asana est que ces courriels deviennent complètement inutiles et tout aussi inutiles. L'application elle-même agit comme un outil de suivi en temps réel. Un rapide coup d'œil à la liste des tâches d'un projet devrait tenir tout le monde au courant des progrès et des objectifs actuels..
Asana peut vous faire gagner du temps lorsque vous l'utilisez seul, mais c'est plus une bouée de sauvetage lorsque vous l'utilisez en équipe. Le courrier électronique peut encore exister de temps à autre comme un mal nécessaire. Mais dans la plupart des cas liés au travail, vous pouvez vous appuyer sur Asana pour rationaliser et contenir la communication de votre équipe. L'interaction, les mises à jour et le partage font tous partie de l'expérience in-app.
Ci-dessous, nous aborderons ces aspects fondamentaux de la communication d'Asana, qui sont essentiellement les fonctionnalités essentielles pour que votre équipe ne soit plus sous l'email du courrier électronique..
Asana utilise des notes, des commentaires et des missions pour soutenir la communication inter-projet quotidienne sur laquelle la plupart des équipes comptent pour travailler efficacement ensemble. La différence principale réside dans le fait qu’en limitant toutes les communications au sein de l’application, l’échange d’informations devient complètement transparent pour l’ensemble de l’équipe, éliminant ainsi le besoin de nombreux e-mails et réunions qui permettent de tenir tout le monde au courant des progrès..
De cette façon, il est facile de comprendre pourquoi Asana sert d’abord d’outil de communication, puis d’outil d’organisation. L'expression «gestion de projet» ne le rend probablement pas justice.
La boîte de réception Asana peut être considérée comme un outil de suivi / non suivi pour des tâches ou des projets spécifiques. Cela permet aux mises à jour de se diffuser dans votre vue principale, comme sur vos sites de réseaux sociaux préférés, pour une navigation rapide et facile. Après tout, les fondateurs d'Asana sont d'anciens employés de Facebook..
Je devrais noter que si vous préférez toujours recevoir les mises à jour dans votre boîte de réception, vous pouvez également transférer vos alertes de boîte de réception Asana sur votre compte de messagerie..
Le courrier électronique a peut-être été plus efficace ces dernières années pour filtrer les conversations, gérer les pièces jointes et gérer les intégrations de calendrier. Rassurez-vous, Asana est équipé pour prendre en charge chacune de ces fonctions nécessitant beaucoup de courrier électronique dans l'application.
Le balisage, les pièces jointes et la synchronisation du calendrier complètent les fonctionnalités Asana qui permettent de transmettre votre courrier électronique à votre équipe sur une plate-forme de communication et de gestion de projet rationalisée..
Pour améliorer votre expérience personnelle au sein de l'application, je suggère fortement de consacrer quelques heures, ou le temps qu'il faudra, à la maîtrise des raccourcis clavier dans Asana. La plupart sont assez intuitifs et leur connaissance réduira considérablement le temps que vous passerez à maintenir vos projets, tâches et interactions à jour..
À ce stade, vous devez avoir une solide connaissance de l’un des meilleurs produits de «remplacement du courrier électronique en entreprise» sur le marché. En plus du soulagement de la boîte de réception, j'ai personnellement toujours trouvé qu'Asana était extrêmement utilisable, fournissant un excellent UX et limitant le temps que vous passeriez à apprendre les bases du métier. Et une fois familiarisé avec les fonctionnalités et les outils, vous constaterez probablement que les scénarios de cas d'utilisation sont presque illimités, ce qui accélère votre progression vers le statut d'utilisateur puissant..
Tout cela étant dit, si vous avez besoin de conseils supplémentaires sur la configuration, si vous souhaitez visionner de solides vidéos de démonstration, si vous souhaitez en savoir plus sur la façon de maximiser la productivité ou si vous êtes simplement curieux, Asana a rassemblé un très bon guide de l'utilisateur complet. Il vaut la peine de mettre en favori, tout comme cet article.
Accentsconagua
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