La plupart des applications de liste de tâches sont trop linéaires et structurées. Si vous voulez aller au-delà du statut «terminé» et «non terminé» pour vos tâches, par exemple, pour afficher des éléments en cours ou plusieurs étapes avant leur achèvement, ils sont loin d'être optimaux. Une des meilleures alternatives est la solution peu technique consistant à coller des notes Post-It sur un tableau blanc pour vous aider à visualiser les listes dans des listes logiques que vous pouvez facilement parcourir..
Trello est une application Web géniale qui vous offre un espace de travail numérique aussi facile à utiliser qu'un tableau blanc et des post-it, mais suffisamment complet pour que des équipes distribuées puissent concrétiser leurs idées. Ce tutoriel vous aidera à commencer à utiliser Trello et à le mettre au service de votre équipe..
Quand j'étais employé comme conférencier au collège, une partie de mon travail consistait à entretenir les ordinateurs avec mes collègues et à voir s'ils travaillaient dans de bonnes conditions ou non. J'ai expérimenté plusieurs outils, y compris des listes de tâches, des cartes mentales, des applications de base de données. Dans une certaine mesure, ils ont tous aidé, mais ils ne manquaient pas de lacunes..
De tous les outils, les tableaux blancs du sol au plafond, couverts par des listes de tâches, se sont avérés les moins efficaces. En effet, les listes n’offraient à notre travail aucun contexte. Ils nous ont rappelé de faire un certain nombre de tâches, mais ne nous ont pas montré les informations précieuses en temps réel nécessaires à une prise de décision efficace..
Nous avons ensuite expérimenté des cartes mentales. Bien que nous ayons pu gérer un arriéré partagé et comprendre ce qui se passait, l'information transmise n'était pas évidente. Cela ne nous a pas aidés à accomplir des tâches ou à distinguer le travail partagé par mon équipe, et nous a essentiellement donné peu de capacité à obtenir un statut en un coup d'œil. Ce dont nous avons besoin, c’est d’un système dynamique, un système qui nous aiderait à établir des priorités et à nous montrer sur quoi nous travaillons actuellement, ce que nous avons achevé, ce qui est retardé, etc..
Avec le système Kanban (en japonais, kan = “visual” et ban = “card”), nous avons toutefois pu voir une vue plus large de notre travail. La simple visualisation a éveillé nos pensées et le message contextuel clair nous a permis de prendre de meilleures décisions. Dans sa forme la plus simple, Kanban est implémenté à l’aide d’un tableau blanc avec post-it. Les lignes sont dessinées sur le tableau et un Post-It gribouillé avec une tâche se déplace de ligne en ligne à mesure que le travail est effectué. Trello reprend ce concept et en fait quelque chose d'aussi simple que n'importe qui peut utiliser pour n'importe quel projet.
Capture d'écran montrant un tableau complet Trello 1. La couleur rouge représente le tableau 2. La couleur verte représente les listesTrello est basé sur trois éléments sous-jacents: les tableaux, les listes et les cartes. UNE planche est utilisé pour héberger un projet, un produit, une ressource ou une structure organisationnelle en développement continu. C'est le tableau blanc numérique pour vos fausses tâches Post-it note. Vous pouvez utiliser un tableau différent par projet, par membre de l'équipe ou un seul tableau pour un projet personnel..
Au sein du conseil sont des listes, qui vous donnent simplement des colonnes pour organiser vos tâches en listes. Ils classent et suivent vos tâches (cartes) de manière visuelle, qui peuvent être déplacées à votre guise dans et entre les listes. Cartes sont l'équivalent de tâches à faire qui remplissent votre liste. Les cartes sont les éléments de base de Trello, où chaque carte est l’un des petits projets ou tâches sur lesquels travaille un membre de l’équipe..
Lorsque vous cliquez sur une carte, les propriétés de la carte apparaissent et vous pouvez ajouter des éléments tels que des listes de contrôle, une date d'échéance, des membres de l'équipe, des fichiers joints, etc. Il y a un barre latérale à l'extrême droite, qui contiennent des options permettant de personnaliser le comportement de votre forum, son apparence et ses paramètres d'autorisation. La barre latérale a également un activité section, dans laquelle vous pouvez voir toutes les activités sur le tableau en temps réel.
Ces éléments de base resteront les mêmes quel que soit le nombre de cartes que vous créez. Le tableau représente votre objectif général et les cartes sont vos tâches à effectuer. Elles peuvent être déplacées d'une liste à une autre en fonction de l'état d'avancement du projet. Mais comme la conception souple et libre de Trello ne vous indique pas comment travailler, vous pouvez définir le système qui vous convient le mieux pour le projet que vous essayez de gérer..
Votre première étape dans l’utilisation de Trello consiste à créer un nouveau tableau. Cliquez sur le bouton (+) en regard du nom de votre profil dans le coin supérieur droit, choisissez Nouveau conseil et lui donner un nom. Nous appellerons ce forum «Flux de travail de blogging».
Créer un nouveau tableauUn tableau Trello peut être public ou privé. Si vous êtes le seul à utiliser Trello, vous pouvez rendre votre tableau privé, car les tableaux Trello sont un excellent moyen d’organiser vos projets personnels. Mais si vous avez une équipe avec laquelle travailler, Trello vous offre une option simple pour collaborer avec d’autres. Pour ajouter des membres, sélectionnez Ajouter des membres dans la barre latérale et si votre collègue n’est pas déjà sur Trello, entrez l’adresse électronique pour l’inviter à votre forum. Une fois que le membre a accepté l'invitation, vous pouvez commencer à le faire participer à votre projet..
Ou, si vous souhaitez travailler publiquement (peut-être pour partager les fonctionnalités à venir ajoutées par votre équipe à votre produit ou obtenir des suggestions de votre public sur ce que votre équipe doit faire ensuite), vous pouvez définir le tableau comme public. L’équipe Trello utilise un tableau public pour sa feuille de route de développement afin que vous puissiez voir ce qui va se passer ensuite et suggérer les fonctionnalités que vous souhaitez voir ajoutées..
Lorsque vous créez un tableau dans Trello pour la première fois, il comporte trois listes: Faire, Faire, et Terminé. Un tableau par défaut est idéal pour la planification de fêtes ou de petits projets, mais Trello vous permet également de renommer et d’ajouter de nouvelles listes à un tableau. Pour ajouter une liste, cliquez sur le bouton Ajouter une liste… bouton en regard de la liste la plus à droite du tableau ou double-cliquez sur un espace libre du tableau pour les ajouter.
Chaque liste contient quelques actions supplémentaires qui peuvent être utiles. Pour y accéder, cliquez sur le petit triangle déroulant dans n'importe quelle liste pour afficher le menu. Liste de copie crée une copie d'une liste, utile si vous souhaitez dupliquer un modèle standard de liste. Souscrire vous avertit lorsque des modifications sont apportées aux cartes d'une liste. Déplacer toutes les cartes déplace toutes les cartes vers une autre liste, utile si vous souhaitez déplacer toutes les cartes précédentes dans une nouvelle liste. Et Archiver toutes les cartes place toutes les cartes de la liste dans l'archive, utile si vous souhaitez archiver toutes les cartes en même temps dans la liste.
Options de liste dans le tableau TrelloAvant de commencer à dresser des listes, je vous recommande vivement de déterminer quel type de listes vous aidera à organiser votre travail. Chaque membre a-t-il besoin d'une liste (par exemple, «tâches de Rahul», «tâches de John»), ou utiliseriez-vous plutôt des listes pour une étape spécifique du processus (comme «non affecté», «en cours», «terminé»)? ? Il n’existe pas d’approche générale dans l’établissement de listes qui conviennent à toutes les équipes; Tout dépend de vos besoins. Donc, pour le projet «Flux de travail de blogging», les listes pourraient être: idées, recherche, rédaction, édition, publication, mise en attente, un jour.
Vous pouvez ajouter autant de listes que vous le souhaitez, et il peut être tentant d'ajouter une douzaine de listes. Mais rappelez-vous que plus vous avez de listes, plus vous perdez votre capacité à avoir une vue d'ensemble. Il vaut mieux avoir une demi-douzaine de listes pour vous permettre de tout voir en même temps..
Maintenant que vos listes sont configurées, vous pouvez ajouter des cartes. Les cartes sont essentiellement des tâches individuelles, et vous pouvez les ajouter via Ajouter une carte… entrée au bas des listes ou via le menu contextuel en haut des listes.
Une carte doit être un message ou une tâche clair et exploitable pouvant être résumé en une description simple. Vous pourrait écrivez une longue description, et vous pourrait créez une carte qui couvre un grand projet, mais il serait bien mieux d'ajouter des descriptions plus longues à l'intérieur de la carte et de vous assurer que votre carte ne contient qu'un seul élément pouvant donner lieu à une action.
Par exemple, une carte intitulée «Créer une nouvelle page Facebook de votre site Web» est trop large. Vous ne pouvez pas libérer la page Facebook par elle-même - vous aurez besoin de beaucoup d’informations et d’étapes pour créer complètement une page Facebook. Il s’agit donc d’un projet en soi. Vous feriez mieux de lui consacrer une colonne ou même un tableau - ou du moins le décomposer en plusieurs cartes exploitables.
Comme autre exemple, une carte avec le titre "Wifi" qui, dans la description, indique qu’un routeur wifi doit être configuré est trop vague pour être facilement utile et exploitable. Il serait préférable de nommer la tâche "Configurer le routeur Wifi" puis d'inclure des informations supplémentaires dans la description..
Ensuite, il existe un autre moyen d'ajouter du sens aux cartes: les étiquettes. Ces couleurs avec un nom vous permettent d’attribuer rapidement des tâches à une section et d’établir un lien visuel immédiat avec le type de tâche. Ils sont également consultables pour faciliter la recherche de tâches avec ces étiquettes..
Pour ajouter des étiquettes, cliquez sur l'icône en forme de crayon en survol, puis sélectionnez Modifier les étiquettes. Vous remarquerez que vous avez le choix entre 6 étiquettes dans Trello, mais avant cela, vous devez nommer vos étiquettes. Cliquez sur Changer les noms des étiquettes pour le tableau et nommez-les, mon projet a un workflow d’idée à publier, je les renommerai donc conformément à la liste. Mais votre projet peut avoir des besoins différents, alors étiquetez-les selon vos besoins..
Ajouter des étiquettes à votre carteLes délais sont une autre caractéristique importante de Trello. Pour ajouter une date d'échéance, cliquez sur l'icône en forme de crayon lorsque vous survolez une carte, puis sélectionnez Changer la date d'échéance. Vous remarquerez une mise en page de calendrier soignée, à partir de là, sélectionnez votre date et heure. Un badge avec la date d'échéance apparaîtra sur la carte. Un badge gris clair signifie que la carte est due plus de 24 heures à l’avenir, le jaune signifie qu’elle est dans les 24 heures, et le rouge indique que la carte est due aujourd’hui..
Définir la date d'échéance de votre carteLorsque vous travaillez avec une équipe, vous souhaiterez pouvoir attribuer des tâches particulières à différents membres de l'équipe. Chaque personne membre d'une tâche recevra des notifications lorsque quelque chose sur cette carte est modifié ou lorsqu'il est dû. Et vous pouvez ajouter autant de membres que nécessaire à une tâche, ce qui est un excellent moyen de lancer des discussions de groupe autour de quelque chose que vous planifiez..
Pour ajouter des membres à une tâche, cliquez sur le bouton Changer de membre lorsque vous survolez la carte, recherchez le membre de votre choix ou cliquez sur son avatar. Cliquez à nouveau sur l'avatar si vous souhaitez retirer quelqu'un de la carte..
Attribuer une tâche à d'autres membresMaintenant que vous avez assigné une tâche à un autre membre, vous pouvez rester en contact par le biais de commentaires. Chaque carte a son propre fil de commentaires, et lorsque vous souhaitez mentionner un membre de votre équipe, ajoutez son nom d'utilisateur avec un symbole @ devant celui-ci pour vous assurer qu'il en sera informé. En plus des commentaires, vous pouvez également joindre des fichiers directement aux cartes pour garder les éléments importants ensemble.
Ensuite, lorsque vous travaillerez et assignerez des tâches, vous voudrez probablement déplacer vos cartes. En fonction des colonnes que vous avez configurées, vous pouvez déplacer les cartes dans la colonne de tâches affectée à une personne en particulier ou les déplacer lorsqu'elles sont sur le point d'être terminées et dans votre flux de travail. Déplacer une carte est aussi simple que de la faire glisser dans la liste et la position de votre choix. Sinon, vous pouvez cliquer sur le Déplacer la carte bouton et sélectionnez le tableau, la liste et la position où vous souhaitez que la carte.
Déplacez votre carte librement vers un tableau, une liste ou une position différenteIl y a une autre option intéressante dans vos cartes: les listes de contrôle. Si votre tâche comporte des sous-tâches, vous pouvez les ajouter sous forme de liste de contrôle dans la fiche, juste à côté de vos commentaires et pièces jointes. Ensuite, si vous souhaitez que cette tâche ait sa propre carte, vous pouvez cliquer sur le bouton Convertir en carte lien.
Convertir une liste de contrôle en une carteUne autre fonctionnalité intéressante est que vous pouvez créer de nouvelles cartes Trello par courrier électronique. Chaque tableau Trello est livré avec une adresse email spéciale; allez simplement dans la barre latérale, cliquez Paramètres Email-to-Board et prenez l'adresse email. Lorsque vous composez un courrier électronique, son objet devient le titre de la carte et son corps, sa description..
Les cartes envoyées à l'adresse e-mail seront envoyées au bas de la première liste par défaut, mais si vous voulez changer cela, ouvrez Paramètres Email-to-Board et changez la liste et la position par défaut à partir de là. En outre, des pièces jointes sont ajoutées à la carte et vous pouvez utiliser des étiquettes avec des hashtags dans le sujet, à savoir # nom de l'étiquette, # couleur de la marque. Vous pouvez également affecter des membres à l'aide de «@» dans le sujet..
Cartes de courrier électronique sur votre tableau TrelloDans le Chrome Web Store, il existe une extension Gmail to Trello. Cet outil gratuit pour Gmail fournit un bouton supplémentaire "Ajouter une carte" dans l'interface utilisateur de Gmail pour ajouter facilement le courrier électronique que vous lisez actuellement sur une carte Trello. C’est une excellente option si vous souhaitez transformer rapidement vos courriels en tâches Trello exploitables..
Intégrez Gmail à Trello pour une gestion de projet simple et efficaceVous pouvez même, par exemple, faire en sorte que vos courriels d'assistance soient automatiquement transférés vers votre adresse électronique de conseil Trello, afin qu'ils soient transformés en tâches. Il y a beaucoup de façons de l'utiliser.
Vous avez peut-être démarré votre conseil avec les meilleures intentions et les meilleures pensées, mais au fur et à mesure que vous ajoutez de nouveaux éléments, l’organisation ou le conseil privé le mieux géré peut rendre difficile la tâche de trouver ce que vous recherchez. Trello a un champ de recherche en haut à gauche et est vraiment un outil puissant dans votre main. En connaissant quelques opérateurs de recherche, vous pouvez trouver rapidement les informations qui vous concernent. Vous pouvez rechercher dans tous les forums en utilisant le champ de recherche ou filtrer le forum actuel en utilisant Filtre dans le menu du conseil sur la barre latérale.
Type @Nom d'utilisateur pour rechercher des cartes attribuées à un utilisateur particulier. Par exemple, @rahul ne montrera que les cartes de Rahul. Type #étiquette pour rechercher des cartes avec une certaine étiquette. Par exemple, @rahul #red montre toutes les cartes de Rahul étiquetées en rouge. Type est ouvert ou est: archivé pour rechercher des cartes ouvertes ou archivées. Par exemple, @rahul #red is: archived retourne les cartes archivées de Rahul avec une étiquette rouge.
Type a: attachement rechercher des cartes avec pièce jointe. Par exemple, @rahul a: attachement retourne les cartes de Rahul avec pièces jointes. Type la date prévue rechercher des cartes dans les 24 heures. De même dû: semaine, due: mois, dû: en retard fonctionnent également comme prévu. Par exemple, @rahul due: semaine montre toutes les cartes de Rahul dues dans une semaine. Enfin, vous remarquerez que lorsque vous tapez une recherche, Trello vous proposera d’autres opérateurs de recherche. Prenez votre temps pour apprendre tous ces opérateurs de recherche, car ils peuvent vous être très utiles à long terme..
La recherche dans le tableau Trello est efficace et possède une belle interface utilisateurTrello est également chargé de raccourcis clavier. Ils vous permettent de tout faire sur une carte, de son archivage à son déplacement, en passant par le changement de membres et d'étiquettes, d'une simple pression sur une touche. Il y a une liste complète sur la page des raccourcis, alors assurez-vous de les vérifier.
Autant de tâches que vous effectuez au quotidien peuvent être automatisées à l'aide d'outils tels que IFTTT. C'est un outil qui peut faire automatiquement quelque chose dans des dizaines d'applications chaque fois qu'il se passe quoi que ce soit. Par exemple, il pourrait créer une tâche dans Trello pour vous lorsqu'un nouveau fichier est ajouté à un dossier Dropbox spécifique. Si vous n'avez jamais utilisé IFTTT auparavant, ne manquez pas de consulter notre didacticiel pour vous aider à commencer à l'utiliser..
Nous avons déjà expliqué que chaque forum Trello peut recevoir un courrier électronique afin de générer une nouvelle carte dans la liste. Il ne reste maintenant qu’à créer une recette dans IFTTT qui prend, par exemple, un tweet favori et envoie un courrier électronique à Ideas liste. Il existe une autre recette qui enverra des messages texte avec un hashtag à votre tableau Trello, idéal pour les moments où vous voyagez ou souhaitez envoyer une tâche rapide sans ouvrir l'application. Vous voulez une carte pour vous rappeler de faire une revue hebdomadaire tous les lundis? Ensuite, vous pouvez utiliser cette recette pour planifier le déclenchement d’un email hebdomadaire sur votre tableau..
Trello fonctionne très bien depuis n'importe quel navigateur et possède des applications natives iOS et Android pour votre appareil mobile, mais il n'y a pas d'application native pour votre Mac ou votre PC. Au lieu de cela, vous pouvez créer votre propre application semi-native en utilisant Fluid sur votre Mac. Fluide vous permet de créer des applications de bureau à partir de vos applications Web ou de votre site Web préférés. Consultez notre tutoriel sur Fluid pour commencer à l'utiliser, puis revenez ici pour obtenir des conseils spécifiques à Trello. Je souhaite que vous vous souveniez de deux aspects importants avant de créer une application de bureau Trello..
dans le Champ URL au lieu d'ajouter https://trello.com vous devez ajouter votre URL de forum Trello. Si vous ne savez pas comment faire, cliquez sur n’importe quel tableau et notez-le dans le champ barre d'adresse de votre navigateur et collez cette URL dans le Champ URL de l'application fluide. De cette façon, vous pouvez créer des applications de bureau à partir de plusieurs cartes Trello..
Créer des applications de bureau à partir de plusieurs cartes TrelloUne autre fonctionnalité intéressante est que si vous avez plusieurs comptes Trello, alors vous savez que cela peut être pénible de devoir vous connecter et vous déconnecter à chaque fois. Pour résoudre ce problème, créez votre application Fluid puis accédez à Préférences → Sécurité, choisir de séparer les cookies de Safari et relancez l'application. Suivez les mêmes étapes en fonction du nombre d'applications de bureau Trello que vous souhaitez créer. Vous pouvez désormais utiliser simultanément votre propre tableau Trello et le tableau Trello de votre entreprise..
Créez plusieurs applications fluides de la même application Web avec des comptes différentsAlternativement, sur un Mac ou un PC, vous pouvez créer une application similaire presque native avec Chrome. Ce tutoriel couvre tout ce dont vous avez besoin pour ça.
Trello peut être un peu compliqué à utiliser si vous venez de listes de tâches traditionnelles, mais si vous avez toujours aimé gérer vos tâches avec des bouts de papier collés sur un tableau, Trello fonctionne comme vous le feriez. êtes déjà habitué à travailler. Ce didacticiel vous a fourni les bases nécessaires pour que Trello fonctionne correctement dans vos projets. Nous aimerions savoir comment vous l'utiliserez. Ou, si vous avez besoin d'aide pour commencer à utiliser Trello, assurez-vous de nous le faire savoir dans les commentaires ci-dessous..
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