Si vous souhaitez réduire l'encombrement de votre papier et numériser vos anciens relevés bancaires et reçus, utilisez un scanner Doxie. Dans ce guide, nous vous montrerons comment tirer le meilleur parti de votre Mac et de votre Doxie.
Doxie est une gamme de scanners mobiles. À la différence des scanners traditionnels dans lesquels vous soulevez un couvercle et placez le papier face imprimée dessous, les scanners Doxie ne sont pas des écrans plats. Au lieu de cela, ils fonctionnent un peu comme un télécopieur: vous placez le papier au bord du scanner et Doxie le charge automatiquement. Il existe également un guide papier ajustable vous permettant de numériser tout, des grandes pages de magazines aux documents imprimés jusqu'aux reçus..
Doxie est conçu pour vous permettre de faire une chose - numériser. Numériser ne devrait pas être une corvée et devrait être aussi simple que possible. Plutôt que de jouer avec les DPI, la résolution et tous les autres paramètres de la plupart des logiciels de numérisation, Doxie gère tout cela automatiquement. Le truc vraiment génial est que contrairement à la plupart des scanners, vous ne pas besoin d’un ordinateur pour lancer la numérisation et il peut même fonctionner avec des piles AAA (le rendant vraiment mobile). Il contient un emplacement pour carte SD et Doxie enregistre automatiquement tout ce que vous numérisez sur une carte SD. Vous obtenez également une carte SD de 2 Go dans la boîte..
Le logiciel de numérisation fourni avec Doxie simplifie l’importation des numérisations - nous y reviendrons un peu plus tard..
Doxie propose trois modèles, le Doxie, le Doxie One et le Doxie Go. Ils sont au prix de 149 $, 149 $ et 199 $ respectivement.
Pointe: Chaque Doxie a des caractéristiques uniques, alors pour choisir celle qui vous convient le mieux, visitez le guide de comparaison de Doxie..
Vous entendez probablement beaucoup parler de cette phrase. Cela signifie qu’il faut au lieu de fouiller dans les papiers que vous avez classés (tels que des relevés bancaires, des reçus, des lettres, ce genre de choses), vous les numérisez et créez une copie numérique qui il est très facile de trouver ce dont vous avez besoin. Cela présente un certain nombre d'avantages qui en font quelque chose que tout le monde devrait remplir avec n'importe quelle paperasserie…
Sauf si vous avez des photocopies de tous vos documents, il est fort probable que vous n'en conserviez aucune copie. Le papier n'est pas connu pour sa robustesse et lorsqu'il se trouve en contact avec presque tout, il se défait. Avoir une copie numérique de documents importants signifie que si quelque chose de désagréable venait à arriver à vos documents (ou dans des circonstances extrêmement regrettables, à votre domicile), vous disposiez d'une copie numérique de tout document que vous auriez autrement perdu. Un exemple serait quelque chose comme votre certificat de naissance ou des informations financières importantes.
Il y a tellement de services qui vous permettent de stocker des documents dans le cloud, ce qui signifie que si vos documents ou votre domicile avaient un impact sur votre Mac, vos documents importants sont: encore sauvegardé. Des services tels que Dropbox, Evernote et même le propre service cloud de Doxie (pour plus d'informations à ce sujet plus tard) permettent non seulement de les synchroniser entre les périphériques, mais également de fournir une redondance à une situation fâcheuse..
Combien de fois as-tu paniqué parce que tu ne trouvais pas un document important, pour le découvrir des mois plus tard? J'ai. Je pensais avoir perdu le document d'immatriculation de ma voiture, mais seulement après avoir découvert (après avoir commandé un véhicule de remplacement) qu'il avait été classé sous «assurance» par erreur.
L'absence de papier signifie non seulement trouver les documents par leur nom, mais la plupart des logiciels de numérisation (y compris Doxie) offrent ce que l'on appelle OCR - Reconnaissance optique de caractères. Cela signifie que vous pourrez rechercher le texte dans la plupart des documents numérisés. Cela seul rend le sans papier une évidence.
Pointe: En mode sans papier, cela ne signifie pas que vous pouvez jeter vos documents existants! Cela signifie simplement que vous pouvez les classer et les oublier. Lorsque vous avez besoin de trouver quelque chose, vous pouvez commencer par rechercher votre Mac.
Assurez-vous que votre Doxie est branché (ou que si vous utilisez une batterie, qu'elle est chargée) et que la dernière version de Doxie pour OS X (disponible sur leur page de téléchargement) est installée..
Pointe: Le reste de ce guide supposera que vous avez un scanner Doxie (j’utilise un Doxie One) et une carte SD jointe..
Pour lancer la numérisation, allumez simplement le scanner et attendez que le voyant d'alimentation reste vert. Lorsque le voyant clignote, cela signifie qu'il est occupé. Quand il est solide, il est prêt à être utilisé.
Ajustez le guide papier au format de votre document et placez-le face vers le haut contre le bord du scanner, en le déplaçant lentement vers l’alimentation. Doxie devrait alors prendre le document et le numériser. S'il s'agit d'un recto verso ou de plusieurs pages, numérisez les pages consécutives une à la fois, de la même manière que vous numérisez la page un..
Lancez l'application Doxie sur votre Mac. Vous pouvez transférer vos numérisations sur votre Mac de deux manières:
Quelle que soit la méthode choisie, l'application Doxie détecte les éléments numérisés et vous propose de les importer. Avant de les importer, vous avez la possibilité d’ajuster les paramètres d’importation en cliquant sur le bouton Réglages bouton. Semblable à la manière dont iPhoto peut gérer l’importation de photos, vous pouvez choisir d’appliquer l’application Doxie pour supprimer les importations de la carte et éviter les doublons..
Qu'est-ce que l'application Doxie? n'est pas est un endroit pour garder vos scans stockés. Il n'y a pas de fonction de recherche, pas de dossiers, pas de marquage. Considérez l'application comme un plateau de tri: les éléments numérisés sont prêts à être rangés. Doxie propose différentes méthodes pour exporter vos éléments numérisés..
Par défaut, les éléments numérisés auront une convention de dénomination ressemblant à «Doxie 0002" ou similaire. Avant de faire quoi que ce soit avec vos éléments numérisés, vous pouvez les renommer très facilement dans l'application. Cliquez simplement sur le nom du fichier pour qu'un champ de texte apparaisse afin que vous puissiez le changer..
Et si vous numérisiez dans une lettre de 4 pages? Doxie comprend une fonction «agrafage» qui vous permet de combiner facilement plusieurs éléments numérisés en un seul fichier PDF de plusieurs pages. C'est aussi simple que de sélectionner les éléments numérisés qui doivent être agrafés, puis de cliquer sur le bouton Agrafe bouton.
Pointe: Pour vous éviter de définir accidentellement un ordre de pages incorrect (que vous pouvez corriger en utilisant Aperçu), commencez par analyser vos éléments dans le bon ordre..
Maintenant, nous avons nos articles numérisés nommés (et agrafés), nous pouvons regarder pour les exporter.
Doxie sauvegardera vous permettra de sauvegarder des documents au format JPEG ou PNG (idéal pour les photos numérisées) ou au format PDF. De plus, vous pouvez enregistrer le PDF avec OCR en version noir et blanc ou couleur. Sauf si vous enregistrez des documents manuscrits, utilisez toujours ces options pour faciliter la recherche dans le texte.!
Pointe: Sauf si vous devez conserver les couleurs d'un document, B & W fournira des fichiers beaucoup plus petits..
L'OCR peut prendre quelques instants en fonction de la quantité de texte et du nombre de pages. Il conserve toujours la numérisation d'origine dans le PDF afin que la mise en page et l'apparence ne changent pas, mais vous pourrez surligner le texte et le copier..
Nous pouvons simplement sauvegarder les éléments numérisés dans un dossier de notre Mac. Que ce soit votre dossier Documents ou Dropbox, vous pouvez utiliser le sauvegarder bouton pour le faire. Cela nous permettra de choisir le format souhaité (PDF avec notre sans OCR, JPEG, PNG, etc.) ainsi que l'emplacement où enregistrer l'élément numérisé..
Doxie peut également envoyer des éléments numérisés à différentes applications. Par défaut, vous pouvez envoyer des éléments numérisés pour les envoyer ensuite via AirDrop ou iMessage. Cette liste est également personnalisable et vous pouvez ajouter d'autres applications si vous le souhaitez. Si vous vous retrouvez en train de numériser des documents puis de les ouvrir, par exemple, dans Aperçu, vous pouvez ajouter Aperçu à la Envoyer bouton utilisant le Applications locales onglet des préférences de Doxie.
En plus de choisir vos applications préférées auxquelles envoyer les analyses, vous pouvez également personnaliser le format des analyses avant qu'elles n'atteignent l'application. De cette façon, vous pouvez vous assurer que vous envoyez des fichiers image à des applications telles que Pixelmator, Photoshop et des documents OCR à des applications telles que Aperçu. Si vous souhaitez utiliser des services en nuage tels que Evernote, vous devez le configurer..
Pointe: Quand vous utilisez le Envoyer bouton, les éléments ne sont enregistrés nulle part - n'oubliez pas de sauvegarder le document dans l'application à laquelle vous l'avez envoyé.
Des services tels que Dropbox, Basecamp et Flickr peuvent être configurés via le Applications cloud section des préférences de Doxie. Une fois configuré, vous pouvez utiliser le Nuage bouton pour envoyer des éléments aux services en nuage. Doxie prend actuellement en charge les services suivants:
Comme avec le sauvegarder En option, vous pouvez personnaliser les services pour utiliser un format de sortie spécifique si vous avez besoin d'utiliser OCR..
Outre les services en nuage ci-dessus, Doxie fournit son propre service appelé Doxie Cloud. C'est un service gratuit pour les utilisateurs de Doxie, bien qu'il ne soit pas conçu pour un stockage à long terme, car les fichiers ne peuvent être sauvegardés que pendant un an au maximum. Lorsque vous téléchargez un fichier sur Doxie Cloud, vous recevez une URL unique pour accéder au fichier..
My Doxie est configuré pour enregistrer les éléments numérisés au format PDF (OCR N & B) au / Doxie dossier dans Dropbox. Dès que je clique Nuage et choisir Dropbox, Doxie m'invite à confirmer le nom du fichier, puis à l'enregistrer dans le dossier..
Une fois que vous avez exporté vos éléments numérisés, Doxie les marque avec une coche verte..
En quittant Doxie, l'application vous demandera si vous souhaitez supprimer les éléments que vous avez exportés ou simplement quitter. Essayez de prendre l'habitude de trier tous vos documents numérisés afin de toujours démarrer Doxie avec une ardoise vierge..
Avec Doxie, vous pouvez réduire l'encombrement du papier sur votre bureau et simplifier la tâche. Cela signifie que vous pouvez classer vos documents, mais en sachant que tout document dont vous pourriez avoir besoin dans le futur n’est qu’à quelques touches.
Avez-vous un flux de travail sans papier? Peut-être que vous utilisez un scanner à plat traditionnel. Dites-nous comment vous travaillez dans les commentaires.
Accentsconagua
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