Apprivoiser la bête qui est votre boîte de réception peut sembler une tâche ardue, mais cela peut être fait. Comme la plupart d'entre nous, je reçois chaque jour des dizaines de courriels, allant des tâches commerciales les plus importantes aux spams toujours aussi agaçants. Mais contrairement à la plupart des autres destinataires, ma boîte de réception contient rarement plus de cinq courriels à la fois..
Dans ce didacticiel, je vais partager tous mes conseils, astuces et techniques que j'utilise pour transformer une boîte de réception désordonnée encombrée en un flux de travail organisé. Vous apprendrez pourquoi archiver des courriels au lieu de les supprimer, comment filtrer automatiquement les messages et obtenir une boîte de réception prioritaire à votre place, et comment se débarrasser des courriels automatisés agaçants.
L'une de mes fonctionnalités préférées de Gmail est que, par défaut, il vous permet d'archiver un courrier électronique une fois que vous avez fini de le lire, au lieu du bouton de suppression classique de la plupart des applications de messagerie. C’est génial car cela vous permet d’effacer votre boîte de réception sans vous soucier de ce qui doit être sauvegardé pour plus tard.
Par exemple, supposons que vous receviez un email de confirmation de paiement de facture. Vous pourriez être tenté de conserver cette information dans votre boîte de réception jusqu'à ce que le paiement soit effectivement enregistré sur votre compte avant de supprimer ce message. Mais avec la fonctionnalité d'archivage de Gmail, vous pouvez simplement l'archiver sans lui donner une autre pensée.!
Archiver un email dans Gmail. Selon la première ligne du document d'assistance de Gmail: "L'archivage supprime les messages de votre boîte de réception, mais les conserve dans votre compte afin que vous puissiez toujours les retrouver plus tard. " Donc, chaque fois que vous recevez un email que vous ne savez pas quoi faire, cliquez simplement sur le bouton bouton d'archivage au lieu du bouton de la corbeille. Si vous avez besoin de le retrouver, utilisez la puissante fonction de recherche de Gmail pour le récupérer.!
Rechercher un email archivé dans Gmail Avec un espace de stockage gratuit de 15 Go attribué à chaque compte Gmail et la possibilité d'en acheter davantage si nécessaire, vous pouvez archiver en toute impunité. En fait, ma règle générale est que si je ne sais pas quoi faire avec un courrier électronique, je l’archive. Cela permet d'avoir une boîte de réception propre et une manière simple de récupérer le courrier en même temps.
Vous pouvez combiner l'archivage avec des étiquettes pour organiser vos courriels, mais dans la plupart des cas, vous pouvez simplement archiver des messages et les retrouver avec une recherche rapide. C'est le moyen le plus simple de commencer à organiser votre boîte de réception et vous pouvez aller plus loin avec les efforts de votre organisation si vous le souhaitez..
De plus, si vous organisez de toute façon manuellement votre boîte de réception, consultez notre didacticiel sur les raccourcis clavier Gmail pour accélérer votre travail..
Les filtres sont facilement l'une des meilleures fonctionnalités de la plupart des clients de messagerie modernes. Mais dans Gmail, ils sont aussi incroyablement simples à configurer. Une fois que vous ajoutez un ou deux, vous serez accro. Le principe du filtre est simple: vous définissez une règle qui, si un email contient, provient de ou a X, votre client de messagerie fera automatiquement Y avec ledit email.
Par exemple, imaginons que vous soyez inscrit pour recevoir un courrier électronique quotidien qui résume tous les événements d'actualité importants de la journée précédente. C'est un excellent service, mais ces courriels prennent de la place dans votre boîte de réception jusqu'à ce que vous puissiez les lire et les archiver. Vous pouvez créer un filtre qui les classe automatiquement ou bien simplement archiver ces courriels après les avoir lus..
Pour configurer un nouveau filtre, cliquez sur le bouton icône des paramètres en haut à droite de Gmail. Puis cliquez sur le Les filtres languette. Enfin, faites défiler vers le bas de la page et cliquez sur Créer un nouveau filtre.
Créer un nouveau filtre dans Gmail Maintenant, choisissez comment vous voulez localiser ou recherchez les courriels que vous souhaitez filtrer. Soyez aussi précis que possible ici, car un filtre trop général risque de contenir plus que ce que vous aviez prévu. Vous pouvez filtrer autant de choix que vous le souhaitez:
Une fois que vous avez défini votre filtre, cliquez sur Créer un filtre avec cette recherche. L'écran suivant vous donnera un éventail d'options que Gmail peut exécuter automatiquement pour vous. Il peut tout faire: envoyer une réponse prédéfinie, déplacer le courrier de votre boîte de réception et le placer dans un dossier que vous pourrez consulter ultérieurement. Je recommanderais de le faire pour tous les courriels quotidiens que vous recevez, mais vous n'avez pas besoin de lire avant d'avoir du temps libre..
Créer un filtre dans Gmail La boîte de réception prioritaire est une fonctionnalité relativement nouvelle dans Gmail. Il ajoute un peu de filtrage automatique par défaut à votre boîte de réception afin que vous puissiez garder les choses propres sans devoir configurer trop de filtres. L’équipe Gmail sait que presque tout le monde reçoit trois types d’e-mails:
Pour activer la boîte de réception prioritaire, cliquez sur le bouton icône des paramètres, puis choisissez le Boîte de réception languette. Outre les trois onglets par défaut, vous pouvez également activer les onglets pour les courriels provenant de réseaux sociaux, les courriers promotionnels et les mises à jour du forum. Met le Boîte de réception liste déroulante par défaut vers la boîte de réception prioritaire, puis faites défiler vers le bas et cliquez sur Sauvegarder les modifications.
Boîte de réception prioritaire dans Gmail Une fois activé, Gmail commencera à utiliser divers signaux pour déterminer automatiquement la catégorie à laquelle appartiendra chaque email. Votre boîte de réception aura désormais un onglet différent pour chaque catégorie. Si Gmail commet une erreur, vous pouvez lui indiquer quels sont les e-mails prioritaires en activant le drapeau jaune à côté de chaque e-mail..
Unroll.me est un nouveau service amusant qui fonctionne incroyablement bien avec Gmail. En vous inscrivant simplement et en accordant à Unroll.me un accès à votre compte Gmail, le service détectera automatiquement tous les e-mails et les newsletters en masse que vous recevrez. Ils vous donneront ensuite trois options:
Le cumul quotidien est un simple courrier électronique envoyé à votre boîte de réception une fois par jour avec tous les courriels en masse que vous avez reçus et décomposés en segments. Si vous voyez un segment que vous souhaitez voir entièrement, cliquez simplement dessus et accédez directement à l'email complet. Vous pouvez même vous connecter au site et voir une répartition de tous les emails en catégories. C'est un autre bon moyen d'éviter la surcharge de la boîte de réception et de recevoir les nouvelles dont vous avez besoin..
Dépannage cumulatif Unroll.me. Lorsque vous pouvez archiver sans crainte et mettre vos abonnements sur le pilote automatique, conserver une boîte de réception propre devient beaucoup plus facile. En fait, j’utilise actuellement ma boîte de réception comme une petite liste de choses à faire. Si un e-mail nécessite une action de ma part, il reste dans ma boîte de réception. Sinon, il est archivé ou déplacé dans un dossier. S'il s'agit d'un abonnement, mes filtres automatiques et Unroll.me s'associent pour le gérer pour moi..
Vous pouvez combiner tout ou partie de ces fonctionnalités pour apprivoiser ce monstre de boîte de réception embêtant. Laissez un commentaire ci-dessous si vous souhaitez partager un autre conseil Gmail de qualité, ou si vous rencontrez un problème lors de l'utilisation des archives, des filtres automatiques ou d'une boîte de réception prioritaire..
Accentsconagua
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