Cela se produit enfin - vous avez lancé votre nouvelle entreprise ou votre entreprise indépendante et avez finalement réussi à attirer votre premier client! Le résumé du projet est là, les idées semblent bonnes et les choses se passent bien, mais qu'en est-il d'être payé? Que vous ayez accepté un prix fixe ou un taux horaire, vous devrez demander officiellement le paiement de votre travail une fois votre projet terminé, avec une facture. Et bien que l'idée de créer des factures puisse sembler décourageante pour les débutants, c'est en fait assez simple et vous n'avez besoin que d'un logiciel de traitement de texte de bureau ou basé sur le Web pour commencer..
Tout comme vous attendez une facture après avoir acheté un article dans un magasin, un client attend également une facture détaillant les services rendus après avoir travaillé avec vous. Ce document permet non seulement aux clients de vous payer, mais vous aide également à garder vos comptes en ordre. En outre, une fois que vous avez créé votre première facture, vous pouvez simplement réutiliser le document de base comme modèle pour tous vos projets futurs..
Dans ce didacticiel, je vais vous montrer ce dont une facture a besoin et comment créer des factures personnalisées professionnelles qui impressionneront vos clients et vous permettront d'effectuer vos paiements rapidement, à l'aide de Word ou de tout autre logiciel de traitement de texte que vous avez déjà..
Une facture détaille les services rendus ou les produits livrés par une partie à une autre et indique le paiement dû au fournisseur. Sans cela, il est impossible de comptabiliser les sommes échangées entre le fournisseur et le client. Il est important de prendre en compte cet argent lorsque vous devez déterminer combien d'argent vous rapportez et combien vous serez imposé. De plus, vos clients peuvent avoir des équipes de comptabilité avec lesquelles vous ne pouvez pas interagir directement et ils ont besoin de savoir quoi payer, à qui ils doivent, et combien.
Avec une facture, toutes ces informations sont facilement disponibles, rendant les transactions plus rapides et plus faciles. Ils sont une des petites nécessités de la vie professionnelle.
Examinons un exemple de facture, présenté par un service de photographie à une entreprise de vêtements, pour la prise de photos d'un produit, et comprenons toutes les informations qui y figurent:
Un exemple de facture.1) Identité de votre entreprise
Cela facilite l'identification de votre facture et vous permet de vous présenter de manière professionnelle lorsque vous demandez un paiement..
2) Adresse et coordonnées de votre entreprise
Cela permet à votre client de savoir où envoyer les chèques et la correspondance, et où aller pour les questions et commentaires..
3) Titre de la facture, numéro de référence et date de la facture
Le titre de la facture indique le projet pour lequel le client est facturé et facilite la distinction entre les autres factures reçues de votre société. Le numéro de référence facilite la recherche ultérieure de la facture dans les bases de données du client et du fournisseur. La date d’émission de la facture est particulièrement importante car elle aide à déterminer le moment où le paiement doit être effectué..
4) Nom et adresse de l'entreprise cliente
Cela permet au client de savoir à quelle succursale ou à quel bureau la facture est adressée..
5) Date d'échéance du paiement
Cette date est basée sur l'accord conclu entre le fournisseur et le client et permet aux comptables de savoir dans quel délai le paiement doit être planifié. Les paiements sont généralement demandés à la réception de la facture, dans un délai d'une semaine ou d'un mois, et ce champ peut indiquer que.
6) Notes
Vous pouvez utiliser ce champ pour décrire brièvement le projet, mentionner toute personne de contact de la société cliente ou inclure tout terme lié au projet. Dans cet exemple de facture pour une séance photo, les notes mentionnent que les fichiers photo numériques seront livrés en ligne dans divers formats adaptés à l'impression et à l'utilisation Web..
7) Éléments de campagne
C’est là que vous pouvez présenter une ventilation détaillée de ce que vous facturez votre client et inclure des détails tels que la quantité de produits livrables, les dépenses de projet engagées, les heures facturables ou même les paiements échelonnés pour les projets à plus longue échéance. Il est important que ces éléments soient descriptifs et disposés afin qu'ils soient faciles à lire (en particulier le montant total dû), afin que vos clients aient un minimum de problèmes pour traiter votre paiement..
8) Remarques
Cela inclut des détails sur la façon dont vous souhaitez recevoir des paiements, ainsi que des informations telles que votre numéro d’enregistrement fiscal. Dans certaines juridictions, le numéro doit être placé juste à côté du montant de la taxe. Assurez-vous donc de vérifier auprès de votre bureau local avant de concevoir votre facture..
9) Note de remerciement
Ce n’est pas parce que vous faites des affaires que vous devez être clinique. Remerciez vos clients pour leurs affaires - cela ne prend qu'une phrase dans le bas de votre facture!
Simple, n'est ce pas? Vous pouvez assembler cette facture à partir de zéro en seulement cinq minutes ou accélérer les choses en utilisant un modèle..
Au lieu de créer une facture complète à chaque fois, il est de loin préférable de créer un modèle que vous pouvez réutiliser en modifiant simplement le nom de votre client et en complétant les éléments de ligne. Commençons par créer un nouveau document et ajoutons les éléments nécessaires montrés dans notre exemple de facture, en partant du haut:
Un exemple de facture dans Word.Veillez à utiliser une typographie cohérente et des couleurs professionnelles complémentaires dans votre facture, de sorte qu'elle ressemble à un document continu et non à une disposition aléatoire de différents éléments..
C'est tout! Enregistrez ce document en tant que modèle de facture et copiez-le pour créer chaque fois de nouvelles factures, en modifiant les détails nécessaires (nom de l'entreprise cliente, intitulé de la facture, date de la facture, numéro de référence de la facture et date d'échéance du paiement) pour vos nouveaux projets. Lorsque votre nouvelle facture est terminée, enregistrez-la sous forme de fichier PDF en lecture seule en sélectionnant Fichier > Enregistrer sous et en sélectionnant PDF dans le type de fichier (Microsoft Word) ou Fichier > Télécharger en tant que > PDF (Google Docs). Il ne reste plus qu'à le joindre à un courrier électronique courtois adressé à votre client..
Si vous souhaitez gagner du temps, vous pouvez utiliser nos modèles de facture gratuits et faciles à personnaliser pour Microsoft Word ou Google Docs, disponibles dans la zone de pièce jointe en haut à droite ci-dessus. Modifiez simplement les détails nécessaires. et vous êtes prêt à partir!
Maintenant que vous avez appris à créer une facture, vous pouvez tout aussi facilement créer une estimation, car elle utilise la même présentation. La seule différence est qu'une estimation inclut le mot "Estimation" dans le titre et peut comporter davantage de conditions dans la section Notes, expliquant que les coûts inclus sont indicatifs et non finaux..
Bien qu'il soit assez facile de créer une facture à l'aide de notre guide ou de nos modèles, vous pouvez également choisir d'utiliser une application Web pour la tâche. Facture est un excellent choix gratuit, facile à utiliser et comprenant un grand mélange de fonctionnalités. Inscrivez-vous, ajoutez les détails de votre entreprise et votre logo, ajoutez les détails du client et commencez à créer des factures en remplissant simplement quelques champs déjà définis. L'application vous permet également de créer des estimations, de convertir des estimations en factures en un seul clic, de suivre les revenus de votre entreprise à l'aide de simples graphiques, de gérer une base de données de contacts clients, de télécharger les fichiers PDF de vos factures et même de les envoyer directement à partir de l'application. les clients.
L'intégration de la facturation dans votre flux de travail aide vos clients à vous payer dans les délais, à garder vos comptes en ordre, à garder vos comptes et constitue un moyen professionnel de boucler la boucle lors de la réalisation d'un projet. une application ou vos propres modèles personnalisés. Plutôt que de vous préoccuper de trouver l'application de facturation parfaite, vous pouvez simplement utiliser un modèle personnalisé en suivant les étapes de ce didacticiel, à l'aide du traitement de texte que vous utilisez déjà..
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Accentsconagua
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