Vous avez probablement entendu parler de Faire les choses ou GTD, la méthodologie de productivité popularisée par le livre du même nom de David Allen. Il y décrit cinq phases pour atteindre une productivité sans stress, en collectant des informations, puis en les traitant et en effectuant les tâches que vous devez faire. Voilà, en un mot, le système GTD.
Le système GTD vous aide non seulement à faire le tri dans tout ce que vous devez faire, mais aussi à les classer par ordre de priorité. Il sera donc plus automatique de faire des tâches nécessitant une attention immédiate avant de faire des tâches qui ne sont pas urgentes. Des tonnes d'applications pour vous aider à travailler de cette façon, du très populaire OmniFocus aux outils plus simples tels que Wunderlist, mais l'application de bloc-notes de forme libre de Microsoft, OneNote, peut également être un excellent outil GTD..
OneNote vous aidera à suivre différents types d'informations, telles que la recherche des produits que vous devez acheter, le stockage d'informations sur les articles que vous avez déjà achetés, les sites Web sur lesquels vous devez passer du temps, les articles à lire, les notes de réunion que vous devez conserver. et se référer, et bien sûr, aux images et au son pour tout cela. Il est suffisamment souple pour vous permettre de travailler avec la méthodologie GTD de la manière que vous souhaitez. Dans ce didacticiel, je vais vous montrer comment transformer OneNote en un outil ultime pour vous aider à accomplir vos tâches..
Dans OneNote, créez un nouveau bloc-notes ou un nouveau groupe de sections dans un bloc-notes existant. (Pour les besoins de ce didacticiel, j'ai créé un nouveau bloc-notes.) Créez une rangée d'onglets - ce que OneNote appelle Sections - avec les noms suivants:
Créez également un groupe de sections appelé Référence (discuté plus en détail ci-dessous). Si vous êtes nouveau dans les versions 2013 ou Mac de OneNote, vous pouvez vous demander où le bouton permet de créer un groupe de sections. Il n'y en a pas un! Pour créer un groupe de sections, cliquez avec le bouton droit sur un espace vide en regard de la ligne d'onglets, puis choisissez Nouveau groupe de section dans le menu contextuel. (Voir ci-dessous.)
Votre cahier devrait maintenant ressembler à ceci:
Dans OneNote 2013, cliquez avec le bouton droit sur un espace vide en regard de la ligne d'onglets pour créer un nouveau groupe de sections.L'onglet Collection est une zone de triage permettant de collecter toutes les informations: c'est l'endroit où vous envoyez des éléments qui retiennent votre attention immédiatement ou que vous allez traiter ultérieurement. Vous ne voulez pas conserver les éléments dans cet onglet, car ce n'est qu'un premier arrêt. Tous les jours ou tous les deux jours, videz-le en déplaçant des éléments vers d'autres onglets..
L'onglet Actuel concerne les projets que vous êtes en train de réaliser. Dans cet onglet, créez les pages principales et les sous-pages selon vos besoins. OneNote a une particularité intéressante: non seulement une page principale peut avoir des sous-pages, mais vous pouvez également réduire et développer les sous-pages en cliquant sur la petite flèche vers le bas située à droite de la page principale. L'onglet Actuel de mon cahier ressemble à ceci:
Vous pouvez avoir des pages imbriquées sous les pages de niveau supérieur et réduire sélectivement les sous-pages.De même, si vous utilisez les versions 2013 ou Mac de OneNote, la création de sous-pages est une autre fonctionnalité cachée. Pour ajouter une sous-page à la page sélectionnée, appuyez sur Ctrl-Alt-Maj-N (Windows) ou Commande-Option-Maj-N (Mac).
L'onglet Révision concerne les éléments que vous devez lire, regarder, écouter ou auquel vous pensez. Il peut s'agir de livres, d'articles, de pages Web, de notes de réunions ou d'appels téléphoniques, etc. Finalement, vous voudrez peut-être déplacer ces éléments dans la section de référence (voir ci-dessous). Sur mon ordinateur, c'est l'onglet Review..
OneNote crée automatiquement des liens à partir d'adresses WebIl y a des éléments auxquels vous voudrez penser plus tard. Ce sont des tâches ou des idées qui ne sont pas critiques et que vous pourriez ou non faire. Plutôt que d’engorger vos sections importantes et actives, placez-les dans la section Un jour ou peut-être. Sur mon ordinateur, cela ressemble à ceci:
OneNote n'autorise pas les barres obliques dans les noms d'onglets. J'ai donc appelé ce mot "Someday-Maybe" au lieu de "Someday / Maybe".Une fois que vous avez terminé une tâche ou un projet, vous ne voulez pas que cela prenne de la place dans vos activités en cours, mais vous ne voulez probablement pas le supprimer non plus. Vous voudrez peut-être voir les objets plus tard. Pour cela, vous avez l'onglet Archive.
Dans mon cahier, je l'utilise pour stocker des informations sur les achats que j'ai effectués. Si j'ai besoin d'en acheter un autre ou de retourner quelque chose, j'ai toutes les informations ici. Il est également plus facile de répertorier les achats au moment de la déclaration de revenus..
Pour les achats que vous effectuez en ligne, la procédure est simple car vous pouvez copier les reçus de pages Web et les courriels de confirmation directement dans OneNote. Pour les articles que vous achetez en personne, cela signifie qu’il faut franchir une étape supplémentaire: numériser les reçus, utiliser votre scanner avec le Images numérisées bouton sur l'onglet Insérer. Sur mon ordinateur, l'onglet Archive ressemble à ceci:
Vous pouvez numériser des documents directement dans OneNote.Étant donné que OneNote imite un bloc-notes, ce qu’il fait de mieux, c’est de collecter et de conserver indéfiniment de nombreuses informations. C'est pourquoi je suggère de créer un groupe de sections entier pour les références (voir la première capture d'écran ci-dessus)..
Ce que vous mettez dans la section Références appartient à vous, mais voici comment je l’organise. J'ai un onglet pour diverses notes techniques qui est divisé en informations sur les problèmes de matériel et les problèmes de logiciel. Il y a un autre onglet pour les sites Web que je veux noter.
Depuis que je développe WordPress, j'ai un onglet qui contient des informations générales et des extraits de code pour WordPress que je peux réutiliser. Il existe un autre onglet pour les extraits de code d'autres langages, tels que JavaScript et PHP. Et j'ai aussi des onglets pour garder des informations sur les applications logicielles que j'enseigne.
Donc, mon groupe d'onglets de référence ressemble à ceci:
Un groupe de sections est un ensemble d'onglets imbriqués dans la section principale. Vous pouvez même avoir des groupes de section à l'intérieur de groupes de section.Voici trois exemples de capture de données, puis de leur envoi..
J'ai déjà créé une page avec un titre de notes de réunion Business Improvement. Dans cette page, vous trouverez des exemples de notes que j'ai tapées et une image qui les accompagne. Ceci est pour une série continue de réunions et de discussions. Je pourrais même le marquer comme Important.
Page typique de texte tapé et d'une image inséréeSupposons que nous voulions un bon ensemble de raccourcis clavier à utiliser sur un Mac sous OS X, nous allons donc accéder à cette page sur le site Web d'Apple:
http://support.apple.com/kb/ht1343
Sélectionnez tout sur la page, puis copiez-le dans le presse-papier (Ctrl-C sous Windows ou Command-C sur le Mac).
Basculez vers OneNote, créez une nouvelle page et attribuez-lui un titre. Raccourcis clavier OSX. (Ou ne lui donnez pas de titre, copiez et collez à partir de la page Web.) Cliquez dans la page, puis collez (Ctrl-V sous Windows ou Commande-V sur le Mac). L'écran va maintenant ressembler à ceci:
Lorsque vous collez du texte et des images à partir d'une page Web, OneNote conserve généralement la mise en forme. La version 2013 fait le meilleur travail possible, y compris à partir de navigateurs autres qu'Internet Explorer..Notez qu’au moment de la rédaction de ce document, la version Mac de OneNote est nouvelle et ne prend pas totalement en charge le formatage à partir de pages Web. Ainsi, lorsque vous collez, vous obtenez le texte, mais les liens peuvent être supprimés et les images n'entrent pas du tout. Mais le formatage, les liens et les images que vous collectez et créez dans la version Windows seront correctement synchronisés sur le Mac..
Sinon, vous pouvez installer OneNote Web Clipper dans votre navigateur et enregistrer une page entière dans votre bloc-notes OneNote en une seule étape..
Une autre façon de collecter des informations consiste à les envoyer directement à partir d'Outlook. (Remarque: seule la version Windows dispose de cette fonctionnalité.) Ouvrez Outlook et ouvrez un message que vous souhaitez stocker dans OneNote. Sur le ruban, cliquez sur le bouton pour Envoyer à OneNote.
Le bouton Envoyer à OneNote est peut-être plus gros sur votre ordinateur.dans le Sélectionnez l'emplacement dialogue qui apparaît, choisissez votre Collection onglet, puis cliquez sur D'accord.
Vous pouvez insérer un message électronique dans n’importe quelle section de tout cahier ouvert.OneNote apparaît, et l'e-mail devient une nouvelle page.
Lorsque vous envoyez un message électronique à OneNote, il devient une nouvelle page avec l'en-tête sous la forme d'un tableau.Maintenant que nous avons collecté des informations et créé une structure d'organisation, traitons ce que nous avons collecté. Selon les données que vous avez collectées, le lieu de traitement des éléments peut être différent, mais cela vous donnera une idée..
L'e-mail sur Welcome to Your iPad Air est une chose à laquelle je ne dois pas prêter attention tout de suite, mais c'est une chose que je veux examiner plus tard, quand j'en aurai le temps. Je vais donc cliquer avec le bouton droit sur le titre de la page dans la barre de navigation, puis sélectionner Déplacer ou copier. Dans la boîte de dialogue qui apparaît, je sélectionnerai l'onglet Révision, puis cliquez sur OK..
Semblable à des courriels, vous pouvez déplacer n'importe quelle page dans n'importe quelle section d'un cahier ouvert.Je ferai pareil Bouge toi procédure avec la page Raccourcis clavier OS X. Cela appartient au Référence groupe de section, à l'intérieur des notes techniques. Si je constate que j'ai beaucoup de notes relatives à OS X, je pourrais créer un nouvel onglet juste pour elles..
Enfin, je déplacerai la page des notes de réunion dans la section En cours. Plutôt que d’utiliser la boîte de dialogue Déplacer, je fais glisser la page sur le Onglet actuel et maintenez mon doigt appuyé sur le bouton de la souris pendant une ou deux secondes jusqu'à ce que OneNote passe à l'onglet. Ensuite, je lâche le bouton de la souris et la page est déposée là.
Le système Getting Things Done est un cadre efficace pour gérer vos informations, vous permettant ainsi de définir des priorités et de les utiliser. Et c'est flexible, parce que chacun de nous travaille d'une manière légèrement différente. OneNote est également flexible. Par conséquent, si vous découvrez que vous souhaitez restructurer votre ordinateur portable (vous avez peut-être besoin d'une section entière pour quelque chose plutôt que d'une simple page), vous pouvez la modifier à tout moment. Utilisez-le mais c'est plus confortable pour vous.
Essayez-le et n'hésitez pas à indiquer quelle combinaison de notes, cahiers, balises et autres constitue le système OneNote GTD parfait pour vous. Ou, si vous souhaitez essayer quelque chose de différent, consultez notre didacticiel sur la conversion d'une application de plan en système GTD..
Accentsconagua
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