Le guide ultime d'OmniFocus 2

Les applications de gestion des tâches les plus avancées sont souvent les plus difficiles à utiliser lorsque vous débutez. Il est assez facile de comprendre comment ajouter vos tâches à Reminders.app ou Wunderlist, mais ajoutez des projets, des contextes, des dates d'échéance répétées, des perspectives personnalisables, AppleScript, etc., et vous avez beaucoup plus à comprendre pour commencer..

C'est le défi de démarrer avec OmniFocus. La version originale ressemblait beaucoup à une feuille de calcul, puisqu'elle était à l'origine un complément pour OmniOutliner, une application de contour. OmniFocus 2, qui vient de paraître, arbore une interface plus récente et est beaucoup plus facile à utiliser, mais inclut également de nombreuses fonctionnalités puissantes qui peuvent vous aider à rester au top de vos tâches, et qui peuvent être plus difficiles à comprendre. Dans ce didacticiel, je vais vous expliquer comment utiliser OmniFocus 2 pour Mac et comment tirer parti de ses meilleures fonctionnalités pour mener à bien vos tâches..

Ajout de tâches dans OmniFocus

OmniFocus 2 pour Mac

OmniFocus, avec toutes ses fonctionnalités, n’est pas si difficile à utiliser. Au plus basique, vous avez une liste de tâches au milieu de votre écran. Clique le Nouvelle action bouton pour ajouter une nouvelle tâche, et vous pouvez immédiatement commencer à taper votre tâche. Appuyez sur la touche Retour et vous pourrez commencer à saisir une autre tâche. Ensuite, pour cocher une tâche, cliquez sur le cercle gris à droite (au lieu de la case à cocher traditionnelle que vous retrouveriez dans d'autres applications de la liste de tâches et dans l'ancienne OmniFocus 1)..

Au fur et à mesure que vous ajoutez vos tâches, vous remarquerez qu'il y a plusieurs sections de texte en gris pâle sous votre tâche. Le premier est un bouton pour ajouter une note à votre tâche; cliquez sur ce bouton ou appuyez sur Commande + 'pour ajouter une note. Vous pouvez entrer une description de votre tâche à l'aide de raccourcis clavier standard, tels que Command-B et Command-I, pour formater votre texte. Vous pouvez également coller du texte et des médias à partir d'autres applications, ou même faire un glisser-déposer des pièces jointes pour conserver les fichiers pertinents avec leur tâche..

Ensuite, vous avez un endroit pour taper le projet et dans le contexte, une tâche sera assignée. Nous examinerons ces deux aspects plus loin, mais lorsque vous ajoutez des tâches, vous pouvez commencer à taper le nom du projet et OmniFocus affichera des projets similaires, ou vous pouvez appuyer sur Commande-Entrée pour ajouter le texte que vous avez saisi. projet (ou contexte, respectivement). Il y a ensuite la date différée (le jour où vous souhaitez commencer à travailler sur une tâche) et la date limite (le jour où une tâche doit être terminée); deux d'entre eux peuvent accepter une date en langage réel comme demain, mardi prochain, ou +2w pendant deux semaines à compter d'aujourd'hui. Mieux encore, vous pouvez appuyer sur la touche de tabulation pour passer d'une section à l'autre ou sur la touche retour n'importe où pour lancer une nouvelle tâche..

Enfin, il y a un bouton en forme de drapeau - le carré orange en haut à droite de la coche. Cliquez dessus pour signaler les tâches importantes, comme troisième moyen de déterminer ce que vous devez vraiment faire. Vous pouvez également modifier l’une de ces options à partir du volet d’inspection situé à l'extrême droite, ce qui vous donne également la possibilité de répéter vos tâches régulièrement..

Ajoutez rapidement des tâches en appuyant sur Commande-Maj-O n’importe où sur votre Mac

Ensuite, il y a la boîte de dialogue Entrée rapide que vous pouvez ouvrir depuis n'importe quelle application sur votre Mac en appuyant sur Commande + Maj + O (ou tout autre raccourci souhaité via les paramètres). Cela fonctionne comme si vous ajoutiez une tâche n'importe où: tapez votre tâche, placez un onglet entre les autres zones de texte pour ajouter des informations supplémentaires, puis appuyez sur la touche Retour pour enregistrer la tâche. C'est le moyen le plus simple d'ajouter des tâches sans quitter votre clavier. Il existe également un raccourci de service de découpage que vous pouvez configurer à partir des préférences du clavier de votre Mac pour copier n'importe quoi sur votre Mac et l'ajouter directement en tant que tâche..

Enfin et surtout, vous pouvez ajouter des tâches à partir d'OmniOutliner. Si vous l'avez utilisé pour créer votre propre liste de tâches, copiez et collez ces tâches ou importez le fichier OmniOutliner directement dans OmniFocus. Les projets et les dates d'échéance seront reconnus et importés en conséquence. C'est une bonne option pour planifier des projets dans un plan, puis les transformer rapidement en tâches réalisables..

Organisez vos tâches dans des projets et avec des contextes

Les projets et sous-projets vous donnent la possibilité de tout organiser

La meilleure raison d'utiliser un gestionnaire de tâches avancé réside dans les outils qu'il vous donne pour organiser vos tâches. Dans OmniFocus, la manière dont vous organisez les tâches est principalement dans les projets. Semblable à un dossier, ils garderont toutes vos tâches connexes ensemble. Vous pouvez démarrer un nouveau projet court pour un événement que vous organisez ou un projet à long terme pour l'ensemble de votre travail et y ajouter toutes les tâches pertinentes..

Ensuite, dans le volet d'inspection à l'extrême droite, vous verrez des options permettant de spécifier le fonctionnement de vos projets. Par défaut, les projets sont Parallèle, où les tâches peuvent être accomplies dans n'importe quel ordre. Vous pouvez également définir un projet comme Séquentiel si les tâches doivent être accomplies dans l’ordre - si vous sélectionnez cette option, les tâches situées en bas de la liste dans le projet seront effacées et ne seront pas affichées sur votre liste de tâches. Prévoir ou vous envoyer des rappels jusqu'à la fin des tâches précédentes. Ensuite, vous pouvez même ajouter une date d'échéance au projet complet pour vous assurer que toutes ces tâches sont terminées à temps, même si vous oubliez d'ajouter une date d'échéance à chaque tâche..

Si vous le souhaitez, vous pouvez avoir des sous-projets pour un niveau d'organisation supplémentaire. Vous pouvez aussi avoir des sous-les tâches; il suffit de sélectionner une tâche et d'appuyer sur Commande-] pour en faire une sous-tâche de la tâche située au-dessus d'elle. Cela vous donne la liberté d'avoir autant ou aussi peu de hiérarchie que vous le souhaitez pour vos tâches..

Les contextes, similaires aux balises, vous offrent un moyen supplémentaire d'organiser les tâches.

Ensuite, il y a des contextes. Dans le flux de travail GTD, les contextes vous permettent d'ajouter des informations sur le lieu où doit se dérouler une tâche ou sur quelque chose d'important qui lui donne plus, bien, un contexte. Dans vos projets, vous aurez des tâches similaires: vous devrez peut-être acheter des choses pour votre travail et vos projets à la maison. le magasin contexte mettrait les deux ensemble. Ils sont similaires aux balises des autres applications de la liste de tâches, sauf que vous ne pouvez avoir qu'un seul contexte à la fois..

Gardez tout synchronisé

Vos tâches sont répertoriées et organisées et vous devez les conserver partout. C'est là qu'intervient la synchronisation OmniFocus. Il existe des applications officielles OmniFocus pour iPhone et iPad, ainsi que des applications Android et Web non officielles fonctionnant avec OmniFocus, pour que vous puissiez effectuer vos tâches avec vous n'importe où. Pour cela, vous devez synchroniser.

Le moyen le plus simple consiste à utiliser le serveur Omni Sync. Vous allez créer un compte gratuit, puis l'utiliser pour la synchronisation avec l'une des applications OmniFocus. Cela vous donnera également une adresse e-mail où vous pouvez envoyer des courriels et les ajouter en tant que nouvelles tâches - un excellent moyen d'intégrer OmniFocus à tout autre périphérique, y compris votre PC de travail. Sinon, si vous avez un serveur WebDAV, vous pouvez entrer vos informations d'identification et synchroniser votre base de données vous-même..

La synchronisation d'OmniFocus via le serveur Omni Sync est la plus simple, mais il est agréable d'avoir des options..

Vous trouverez quelques options supplémentaires dans les paramètres que vous souhaitez peut-être modifier, notamment les options de date et d'heure, les paramètres de notification Mac OS pour vous avertir de l'échéance des tâches, etc. Il y a beaucoup moins de paramètres que dans la version précédente, car il n'y a pas d'options de thème et le seul moyen de personnaliser l'interface est de réorganiser les boutons de la barre d'outils, mais il reste encore suffisamment de paramètres à examiner pour s'assurer qu'ils sont définis correctement. comme tu veux.

Mais pour l'instant, il est temps de commencer à faire vos tâches.

Voir ce qui se passe avec la vue Prévisions

La meilleure nouvelle fonctionnalité d’OmniFocus 2 est la vue Prévisions, qui remplace l’ancien Dû la perspective. Cette vue affiche un calendrier avec le nombre de tâches que vous avez par date à gauche, ainsi qu'une liste de toutes vos tâches dans l'ordre dans lequel elles sont dues dans la section principale. Intercalées entre vos tâches quotidiennes, vous trouverez une vue de calendrier linéaire qui montrera chaque calendrier synchronisé sur votre Mac. C'est la partie d'OmniFocus que vous passerez le plus clair de votre temps pendant que vous terminez votre travail tout au long de la journée.

Visualisez vos tâches dans l'ordre dans lequel elles sont dues, ainsi que vos événements d'agenda

Vous pouvez également personnaliser la vue Prévisions si vous le souhaitez, ainsi que toute autre vue dans OmniFocus, à partir du menu déroulant. Vue bouton. Définissez l'heure de début et de fin du jour souhaité et décochez tous les calendriers que vous ne souhaitez pas afficher à côté de vos tâches. les jours fériés et les calendriers d'événements Facebook ne sont probablement pas nécessaires pour vos tâches importantes.

le Vue le menu vous permet de choisir les calendriers et les calendriers que vous souhaitez afficher

Ensuite, il y a le Nouveau Ouvrir vitre. Appuyez sur Commande-O ou cliquez sur le bouton Ouvrir bouton pour ouvrir une boîte de recherche de type Alfred où vous pouvez accéder rapidement à n’importe quelle section d’OmniFocus ou de n’importe lequel de vos projets. Il y a une option en bas pour ouvrir la liste dans une nouvelle fenêtre, que vous devriez vérifier si vous ne voulez pas laisser votre vue actuelle dans OmniFocus..

Passez rapidement à la section souhaitée dans OmniFocus

Voir les tâches comme vous le souhaitez

Chaque partie principale d’OmniFocus (les onglets du côté gauche) est actuellement Points de vue que vous pouvez personnaliser à votre guise si vous possédez la version Pro d’OmniFocus. Il y a le Vue Des options que vous pouvez modifier à partir de n’importe quelle version d’OmniFocus, mais si vous souhaitez créer une perspective personnalisée, vous aurez besoin de la version Pro. Clique le Montrer les perspectives bouton dans le Points de vue menu, et vous aurez tous les outils nécessaires pour créer vos propres vues. Vous pouvez choisir l'ordre dans lequel vous souhaitez effectuer les tâches, les tâches que vous souhaitez afficher, etc..

L'ajout de vos propres perspectives est une fonctionnalité intéressante d'OmniFocus Pro.

La version Pro vous aide également à vous concentrer sur vos tâches: la Concentrer bouton. Sélectionnez une tâche n'importe où, cliquez sur Concentrer, et vous ne verrez que les tâches de ce projet. C'est un excellent moyen de repousser vos tâches ménagères lorsque vous êtes censé vous concentrer sur votre travail..

Assurez-vous que vous êtes sur la bonne voie avec l'examen

OmniFocus 2 contient une dernière fonctionnalité qui a fait son chemin depuis la version iPad: la La revue écran. La méthodologie GTD indique que vous devez examiner vos projets régulièrement pour vous assurer qu'ils sont sur la bonne voie, et c'est exactement le but de cette vue. Vous pouvez afficher chacun de vos projets, vous assurer que les tâches y sont toujours pertinentes, puis cliquer sur le bouton Mark examiné bouton pour enregistrer la date que vous avez examiné ce projet. Ce n'est pas quelque chose que vous devez faire, mais c'est un moyen facile de garder vos listes de tâches bien rangées.

Prenez le temps de regarder chacun de vos projets pour voir ce qu'il vous manque

Automatiser OmniFocus

OmniFocus est puissant en soi, mais c'est en intégrant avec d'autres applications qu'il est le plus puissant. De nombreux outils, tels que les applications de messagerie MailMate et Airmail, vous permettent d'envoyer des courriers électroniques directement à OmniFocus. Pour chaque autre application et pour toutes les fonctionnalités que vous souhaiteriez posséder, vous pouvez créer vos propres intégrations à l'aide d'AppleScript si vous possédez la version Pro. Une bibliothèque complète de fonctions couvrant chaque fonctionnalité d’OmniFocus. Si vous débutez dans AppleScript, consultez notre Guide du débutant AppleScript avant de plonger..

La bibliothèque AppleScript OmniFocus

Il existe de nombreuses façons d'utiliser OmniFocus avec des scripts qui le rendent encore plus puissant pour la gestion de vos tâches. Vous pouvez trouver un certain nombre de scripts et de flux de travail en ligne à utiliser directement avec ce logiciel, même si vous n'avez aucune expérience en codage AppleScript. Un bon exemple est un script qui termine une tâche, puis crée une nouvelle tâche vous rappelant de répondre à propos de cette tâche ultérieurement, ce qui est très bien pour les tâches pour lesquelles vous devez envoyer des courriers électroniques ultérieurement. Vous pouvez trouver encore plus d'idées sur le site Inside OmniFocus, qui présentent des façons uniques d'utiliser les perspectives, les scripts et plus encore d'OmniFocus..

Conclusion

Il est beaucoup plus facile de commencer à utiliser OmniFocus 2 que les versions précédentes, mais cela peut toujours être un peu pénible si vous l’utilisez pour la première fois. Ce tutoriel devrait vous donner tout ce dont vous avez besoin pour travailler sur le terrain et garder le contrôle de vos tâches mieux que jamais dans OmniFocus, mais si vous rencontrez des problèmes, n'hésitez pas à laisser un commentaire ci-dessous, nous serons heureux de vous aider Commencer.