Avez-vous besoin d'une archive d'images?

Vous avez donc des photos numériques ou des vidéos et vous vous demandez si vous devez vraiment vous soucier de leur gestion ou de leur archivage, ou quoi que ce soit que vous fassiez lorsque vous avez des centaines (ou des milliers) de fichiers numériques. Vous avez besoin d'au moins un système de base pour organiser vos fichiers, mais par où commencer?

La taille ou la complexité de votre système dépend de vos besoins. Dans ce didacticiel, nous aborderons un ensemble de questions clés pour vous aider à identifier vos besoins en matière de gestion des ressources numériques (DAM). Les réponses à ces questions vous aideront à commencer à planifier des archives adaptées à vos images..

Catalogue de cartes de bibliothèque de l'Université du Michigan, par David Fulmer, recadré à partir de l'original, CC BY 2.0.

1. Avez-vous plus de photographies ou de vidéos que vous ne pouvez garder dans votre tête?

Ces jours-ci, la réponse à cette question est oui pour beaucoup, sinon tous. Nous aimons les images et nous les réalisons dans un volume extraordinaire.

Les images numériques doivent être organisées pour que vous puissiez trouver ce dont vous avez besoin, quand vous en avez besoin. Colin Rowe, spécialiste de la gestion des ressources numériques chez Archimedia, décrit les images désorganisées comme des «décharges numériques». Si vous ne pouvez pas accéder facilement à vos photos, celles-ci occupent tout simplement de la place..

La collection est l'un des éléments constitutifs essentiels d'une archive d'images. Une collection est simplement un ensemble d’images et de fichiers associés, ce qui est un excellent moyen de garder vos fichiers organisés et utiles. Si vous avez plus de photos que vous ne pouvez en gérer, la première étape consiste à réfléchir à la façon de les décomposer en collections.. 

2. Pouvez-vous trouver rapidement une photo ou un clip vidéo?

Au-delà des simples collections, une bonne hygiène des données commence par nommer vos fichiers d’image de manière cohérente et significative et en les organisant dans une structure de fichier logique. Le marquage de vos images avec des mots clés supplémentaires décrivant le contenu des images contribue également à la bonne santé de votre collection. Toute cette organisation peut être un peu délicate, cependant, sans un système pour la mettre en œuvre.

Le catalogue est une deuxième structure de clé dans vos archives d'images. Le catalogue est un moyen d’organiser vos collections et les images qu’elles contiennent. Un programme de catalogue spécialisé ou une application vous aidera à normaliser les noms de fichiers, à ajouter des mots-clés et à trier vos images en collections. Certains logiciels de catalogage sont simples et gratuits. d'autres sont des élévateurs lourds conçus pour soutenir les équipes. Ce dont vous avez besoin dépend de la taille et de la complexité de votre collection..

3. Quelqu'un d'autre pourrait-il utiliser votre collection sans vous??

Les photos et vidéos numériques sont perdues si une seule personne ne comprend pas où les fichiers sont stockés et comment ils sont organisés. Un système qui organise les images avec un ensemble de principes commun facilite l'accès à une autre personne ou la gestion de celle-ci en votre nom. En outre, envisagez de nommer un remplaçant et de lui fournir les informations nécessaires à la gestion de votre collection si vous êtes incapable de le faire..

Dawn Oosterhoff, Images verrouillées

4. Votre collection ou quelque chose de votre collection est-il précieux, unique ou irremplaçable?? 

Devez-vous conserver un fichier numérique pour un accès ultérieur ou pour répondre à une raison de conformité ou pour des raisons commerciales, ou devez-vous conserver le fichier pour plus de sécurité??

Un système de sauvegarde est un composant essentiel de toute archive d’images numériques. Les fichiers numériques peuvent disparaître en une seule frappe. Conserver une seconde copie de vos fichiers image est le seul moyen de protéger votre collection contre les ratés numériques..

Conserver une deuxième (ou une troisième) copie de vos fichiers ailleurs que sur le lieu où vous travaillez vos images constitue votre assurance contre les incendies, le vol, les inondations ou autres catastrophes. Minimisez les risques de sinistre pour vos fichiers d'origine et vos copies en les conservant à deux endroits différents. Les logiciels de catalogage et de sauvegarde peuvent rendre ce processus beaucoup moins fatiguant.

La gestion de la croissance de votre collection est l’un des objectifs fondamentaux des pratiques de gestion des actifs numériques. Photo par Alex, recadrée à partir de l'original, CC BY 2.0.

5. Avez-vous besoin de libérer de l'espace de stockage d'origine?

Au lieu de supprimer des images que vous voudrez et voudrez probablement de nouveau, archivez des images dont vous n'avez pas besoin ou qui ne sont pas nécessaires très souvent. Les nouvelles images ou les images auxquelles on accède plus fréquemment doivent être stockées dans un système facilement et rapidement accessible, mais les images plus anciennes ou les images rarement consultées peuvent être stockées sur un support plus lent et moins cher..

La gestion de la croissance de vos fichiers numériques peut être complexe. Il est difficile de savoir combien d'images et de gigaoctets de données vous devrez conserver. Allez-vous passer à un nouvel appareil photo avec un nombre élevé de mégapixels? Des fichiers plus volumineux signifient plus de stockage. Voulez-vous commencer à enregistrer une vidéo? Encore plus de stockage. Louer une deuxième caméra pour votre entreprise de mariage en pleine croissance? Plus de stockage.

La croissance peut être imprévisible. Cela peut arriver lorsque vous vous y attendez le moins et devenir vite accablant. Vos besoins de stockage peuvent changer du jour au lendemain. Vous ne voulez pas manquer d'espace au moment où vous en avez le plus besoin. Un bon système de gestion des ressources numériques peut être étendu et prend en compte la croissance.

6. Voulez-vous partager votre collection avec d'autres?

Y at-il quelque chose dans votre collection qui a de la valeur? Voulez-vous que les autres, en particulier les générations futures, puissent accéder à vos images et les comprendre?

Certains logiciels de catalogage sont conçus pour être utilisés et accessibles par plusieurs personnes. Et bien que la plupart des services en ligne ne conviennent pas à l'archivage d'images, de nombreux services en ligne fonctionnent bien pour le partage de collections d'images. L'utilisation d'une structure organisationnelle logique et cohérente (noms, dossiers et mots-clés) garantira que tout le monde pourra sauvegarder et trouver ce dont il a besoin.

Un point à temps en vaut neuf

La gestion des ressources numériques pour vos archives d'images peut sembler une tâche complexe et fastidieuse, mais un système de gestion des ressources numériques doit être aussi gros ou aussi complexe que votre collection le nécessite. En outre, l'énergie que vous avez investie dans la création et la maintenance de votre système vous sera rendue dix fois plus facile à mesure que vous constaterez qu'il est de plus en plus facile d'ajouter des images à votre collection et, plus tard, de trouver exactement les images que vous ou d'autres personnes souhaitez voir.

Pour en savoir plus sur la gestion des actifs numériques et sur la construction du système de gestion dont vous avez besoin, suivez notre série Gestion des actifs numériques pour tous.