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En tant que petite entreprise, vous utilisez le courrier électronique. Vos messages contiennent des demandes de travail, des factures, des questions client, etc. Il est naturel que vous passiez une bonne partie de votre temps à travailler avec vos messages électroniques..
Mais une partie de ce temps que vous passez sur les courriels pourrait être mieux dépensée. Combien de fois avez-vous consulté votre boîte de réception Gmail pour trouver un message perdu? Avez-vous déjà placé un message électronique sur la mauvaise étiquette? Vous avez peut-être même accidentellement supprimé un message important. Si vous perdez du temps à gérer toutes ces tâches de courrier électronique, vous n'êtes pas seul.
Et si vous pouviez apprendre à passer moins de temps sur votre courrier électronique et à en faire plus en même temps? Avec Gmail, vous pouvez organiser votre boîte de réception pour être plus efficace. Vous pouvez améliorer votre boîte de réception afin que vous puissiez trouver vos messages rapidement. Vous n'aurez plus jamais à vous soucier d'un message perdu.
Les besoins en messagerie de chacun sont légèrement différents. Une fois que vous avez compris le fonctionnement de Gmail, vous pouvez choisir les fonctionnalités qui vous conviennent le mieux..
Dans ce tutoriel, j'explique comment organiser votre boîte de réception Gmail pour une efficacité maximale. Je vais commencer par passer en revue certains concepts de base tels que les dossiers, les étiquettes et les onglets. Ensuite, je vous fournirai des instructions détaillées sur la manière d'utiliser efficacement votre boîte de réception Gmail à l'aide d'étiquettes et d'onglets..
Avant de commencer, vous voudrez peut-être également en savoir plus sur la manière de filtrer et de bloquer les courriers indésirables dans Gmail ou consulter ce didacticiel utile de priorisation des e-mails:
Nous disposons maintenant d'une autre excellente ressource, qui regorge de techniques avancées de boîte de réception de courrier électronique.. Téléchargez notre nouvel eBook sur les stratégies de messagerie: Le guide ultime de la maîtrise zéro de la boîte de réception. (Il est disponible pour LIBRE Télécharger lorsque vous vous inscrivez à la newsletter Tuts + Business.)
Avant de pouvoir utiliser au mieux votre boîte de réception Gmail, vous devez comprendre quelques concepts de base. Les dossiers, les étiquettes et les onglets dans les courriers électroniques présentent certaines similitudes. Mais ils ont aussi des différences importantes. Regardons chaque concept séparément.
De nombreux systèmes de messagerie sont basés sur des dossiers. Vous créez des dossiers qui fonctionnent beaucoup comme des dossiers en carton physiques que vous pourriez avoir dans votre classeur de bureau. Dans un système de messagerie basé sur des dossiers, vous pouvez utiliser des dossiers pour stocker des messages associés..
Tout comme les dossiers en carton de votre bureau, une fois qu'un message électronique est placé dans un dossier de courrier électronique qui est le seul endroit où il peut être. Gmail n'est pas un système de messagerie basé sur des dossiers.
Vous pouvez voir les étiquettes Gmail dans la barre latérale et à côté des lignes d'objet du message..Gmail est un système de messagerie basé sur des étiquettes. Presque tout ce que vous considérez normalement comme un dossier dans d'autres systèmes de messagerie est une étiquette dans Gmail. Cela inclut votre Boîte de réception, Corbeille, Spam, et Brouillon les dossiers, qui sont techniquement des étiquettes dans Gmail.
Les étiquettes apparaissent à gauche de votre écran Gmail. Ils apparaissent également à gauche de chaque ligne d'objet Gmail dans un message Gmail fermé et en dessous de la ligne d'objet dans un message Gmail ouvert..
Les étiquettes sont comme des dossiers dans la mesure où elles peuvent être utilisées pour regrouper des messages liés. Une différence importante entre les dossiers et les étiquettes est qu'un message peut avoir plusieurs étiquettes..
Les étiquettes Gmail ont des fonctionnalités pratiques. Ils peuvent être codés par couleur, par exemple. Plus tard, je vous montrerai comment utiliser cette fonctionnalité pour organiser votre boîte de réception Gmail..
Il existe également un moyen d'utiliser les libellés Gmail comme un dossier. Je vais aussi expliquer comment faire cela aussi.
Le concept final que vous devez comprendre avant de pouvoir organiser votre boîte de réception Gmail est Onglets et les étiquettes de catégories correspondantes. Les catégories apparaissent sur le côté gauche de votre écran Gmail avec les autres libellés. Onglets apparaît en haut de votre écran Gmail.
Les onglets Gmail apparaissent en haut de la boîte de réception. Les catégories apparaissent dans la barre latérale avec les étiquettes.Gmail fournit des onglets prédéfinis pour cinq catégories:
Lorsque vous recevez un message correspondant à l'une de ces cinq catégories, Gmail l'envoie automatiquement à l'onglet et à l'étiquette de catégorie appropriés..
Le message est également classé dans le Les catégories étiquette sous le sous-label approprié.
Par défaut, les messages envoyés à un onglet contournent votre Primaire onglet de message et votre Boîte de réception. Donc, si vous voulez voir ces messages, vérifiez régulièrement vos autres onglets..
Maintenant que nous connaissons chaque composant de votre boîte de réception, apprenons à les utiliser pour organiser Gmail..
Vous pouvez trouver le Étiquette des outils sous la Cercles étiquette dans la barre latérale gauche de l'écran Gmail. Vous devrez peut-être cliquer Plus voir ça.
Utiliser les outils de libellé pour gérer les libellés et créer de nouveaux libellés.Pour créer une nouvelle étiquette, cliquez sur le bouton Créer une nouvelle étiquette option. le Nouvelle étiquette présentoirs.
Tapez le nom de votre nouvelle étiquette et cliquez sur le bouton Créer bouton.Tapez le nom de l’étiquette que vous créez dans le champ Veuillez entrer un nouveau nom d'étiquette champ. Si vous souhaitez imbriquer la nouvelle étiquette sous une autre étiquette, cochez la case en regard de étiquette de nid sous. Cliquez sur la flèche à droite du champ et sélectionnez le nom de l'étiquette dans le menu déroulant. Clique le Créer bouton pour créer votre nouvelle étiquette.
Pour appliquer une étiquette existante à un nouvel email, ouvrez d'abord l'email. Clique le Étiquette icône (cela ressemble à une étiquette) en haut de l'e-mail pour ouvrir un menu d'étiquettes déroulant.
Clique le Étiquette icône pour appliquer une étiquette à un message Gmail.Cliquez sur le nom de l'étiquette que vous souhaitez appliquer à l'e-mail. Vous pouvez également cliquer sur le Créer un nouveau possibilité d'ouvrir le Nouvelle étiquette boîte et créer une nouvelle étiquette pour l'email.
Un excellent moyen d’organiser votre boîte de réception consiste à appliquer un code de couleur aux étiquettes que vous créez vous-même. Cela vous permet de voir rapidement comment les messages sont étiquetés d'un coup d'œil.
Lorsque vous passez le curseur sur l’étiquette à laquelle vous souhaitez appliquer un code de couleur, vous remarquerez une petite flèche orientée vers le bas..
Cliquez sur la flèche vers le bas pour ouvrir les options de codage de couleur pour une étiquette..Dans l'exemple ci-dessus la nouvelle étiquette, Fusion de projet, n'a pas encore été codé en couleur. Pour le code couleur, je clique sur le flèche pour faire apparaître un menu déroulant. Clique le flèche à droite de la Couleur de l'étiquette possibilité d'ouvrir le Couleur de l'étiquette palette.
Utilisez le Couleur de l'étiquette palette pour colorer vos étiquettes.Cliquez sur la couleur de votre choix pour l'appliquer à l'étiquette..
Au bas de la Étiquettes la barre latérale, vous trouverez le Gérer les étiquettes option. Vous devrez peut-être cliquer Plus voir ça.
Si vous cliquez sur cette option, le Paramètres des étiquettes l'écran affiche. (Vous pouvez également accéder au Paramètres d'étiquette écran en cliquant sur le Réglages icône puis en cliquant sur Paramètres> Étiquettes ou en cliquant sur le Étiquettes en haut d’un message électronique ouvert et en cliquant sur le bouton Gérer les étiquettes option.)
Utilisez le Gmail Paramètres d'étiquette écran pour déterminer quelles étiquettes sont visibles dans la liste d'étiquettes.Utilisez la barre de défilement à droite de l'écran pour parcourir la liste des étiquettes..
Au sommet de la Paramètres d'étiquette l'écran, vous verrez le Étiquettes système. Ceux-ci incluent les étiquettes que le système Gmail a définies pour vous, telles que votre Boîte de réception, Mail envoyé, Brouillons, Spam, et Poubelle.
Sous le Étiquettes système vous trouverez le Les catégories Étiquettes. Si vous utilisez les médias sociaux Google+, vos cercles sociaux apparaissent en dessous. En bas, vous verrez les étiquettes que vous avez ajoutées vous-même.
À côté de chaque Étiquette du système vous verrez deux ou trois options sous l'en-tête Afficher dans la liste des étiquettes. Les deux premières options, spectacle et cacher, vous permettent de décider si le libellé du message apparaît dans la liste des libellés de la barre latérale de Gmail. Si spectacle est sélectionné, l'étiquette est visible dans la liste. Si cacher est sélectionné, ce n'est pas. Certaines étiquettes ont une troisième option, montrer si non lu.
le Les catégories Les étiquettes, les cercles Google+ et les étiquettes que vous avez ajoutées ont également une colonne pour Afficher dans la liste des messages. Vous pouvez spectacle ou cacher messages avec ces étiquettes. De plus, les étiquettes que vous avez ajoutées vous-même ont un actes colonne qui vous permet de retirer une étiquette ou modifier le label (le renommer).
Certaines étiquettes sont déjà configurées un peu comme des dossiers. le Spam étiquette, par exemple, contourne votre Boîte de réception et Primaire languette.
Pour la plupart des autres étiquettes, utilisez le Déménager à icône (cela ressemble à un dossier) pour l'utiliser comme un dossier. Commencez avec un message ouvert. Clique le Déménager à icône pour afficher le Déménager à menu déroulant.
Utilisez le Déménager à icône pour déplacer le message sur une étiquette.Sélectionnez l'étiquette à laquelle vous souhaitez déplacer le message dans la liste. Cela déplace le message de votre Boîte de réception et Primaire onglet et dans l'étiquette que vous avez choisi.
Remarque: Si le message comporte deux étiquettes, il apparaîtra toujours sous cette deuxième étiquette, même si vous avez utilisé le Déménager à menu déroulant pour le déplacer. Dans l'exemple ci-dessus, le message est libellé Projet ABC et Fusion de projet. Si j'utilise le Déménager à possibilité de le déplacer sous Fusion de projet, il apparaîtra encore dans le Projet ABC étiquette. Cependant, il n'apparaîtra pas dans votre Boîte de réception.
Maintenant que vous avez compris comment utiliser les libellés, vous pouvez mieux organiser votre boîte de réception Gmail en intégrant les fonctionnalités suivantes:
Vous n'êtes pas obligé d'utiliser les cinq onglets par défaut de votre boîte de réception Gmail. Si vous ne les aimez pas, vous pouvez les désactiver. (Le seul onglet que vous ne pouvez pas désactiver est le Primaire languette.)
Pour désactiver un onglet, cliquez sur le bouton Réglages icône (cela ressemble à un engrenage) dans le coin supérieur droit de l’écran Gmail. Dans le menu déroulant, cliquez sur Configurer la boite de réception. le Sélectionnez les onglets pour activer vitrines.
Utilisez le Sélectionnez les onglets pour activer fenêtre pour activer ou désactiver les onglets dans Gmail.Pour désactiver un onglet, décochez la case en regard de l'onglet et cliquez sur le bouton sauvegarder bouton. Pour moi, il est judicieux de décocher la case à côté du Les forums languette. Je n'ai pas de notifications de forums configurées et cet onglet est toujours vide.
Soyez prudent, cependant. Si vous désactivez un onglet plein de messages, ceux-ci s'afficheront dans votre Boîte de réception sous le Primaire languette.
Pour activer un onglet que vous avez désactivé, retournez à la Sélectionnez les onglets pour activer fenêtre et revérifier la case à cocher à côté du nom de l'onglet. Clique le sauvegarder bouton à nouveau.
Vous pouvez aussi utiliser la Sélectionnez les onglets pour activer fenêtre pour afficher les messages favoris dans votre Boîte de réception sous le Primaire languette. Cela peut vous éviter de rater un message important que vous souhaitez suivre..
Pour activer cette fonctionnalité, cochez la case en regard de la Inclure les vedettes en primaire option. Clique le sauvegarder bouton. Désactivez la fonctionnalité en désélectionnant la case à cocher et en cliquant sur le bouton sauvegarder bouton à nouveau.
Comment la compréhension des onglets peut-elle vous aider à configurer votre boîte de réception Gmail??
Tout d'abord, vous pouvez désactiver les onglets que vous n'utilisez pas actuellement pour une boîte de réception moins encombrée. Certains utilisateurs n'aiment pas la fonctionnalité des onglets et désactivent tous les onglets sauf le Primaire languette.
Ensuite, vous pouvez utiliser le Afficher les messages suivis fonctionnalité pour marquer les messages que vous souhaitez suivre. Une fois la fonctionnalité activée, les messages suivis apparaissent dans votre Boîte de réception où vous êtes moins susceptible de les oublier.
Si vous êtes habitué à une boîte de réception sans onglets, vous pouvez utiliser le Paramètres de la boîte de réception écran pour en créer un dans Gmail.
Mise en garde: Si vous n'êtes pas habitué à une boîte de réception classique, vous pouvez ignorer cette section..
Pour accéder au Paramètres de la boîte de réception écran, démarrez à partir de l'écran principal de Gmail. Clique le Réglages icône à droite. Dans le menu déroulant, cliquez sur Paramètres> Boîte de réception. le Paramètres de la boîte de réception l'écran apparaît.
Utilisez le Paramètres de la boîte de réception écran pour activer et désactiver les onglets dans Gmail.Comme vous pouvez le constater, la valeur par défaut inclut les cinq onglets par défaut..
Pour restructurer votre type de boîte de réception, cliquez sur la flèche vers le bas en regard du mot. Défaut. Un menu déroulant s'affiche.
Utilisez ce menu déroulant pour modifier la configuration par défaut de la boîte de réception Gmail..Toutes les options du menu déroulant autres que Défaut supprimer les cinq onglets par défaut.
De nombreuses boîtes de réception classiques affichent des messages non lus en haut de la boîte de réception. Si c'est ce que vous voulez, cliquez sur le bouton Non lu en premier option et cliquez sur le Sauvegarder les modifications bouton.
le Non lu les messages s'affichent en haut de votre boîte de réception dans l'ordre chronologique, du plus récent au plus ancien. Ci-dessous, une section de la boîte de réception appelée Tout le reste. Votre boîte de courrier électronique est effectivement divisée en deux sections.
Boîte de réception Gmail configurée pour afficher d'abord les messages non lus.Les autres options non définies par défaut divisent également votre boîte de réception. Voici ce que vous verrez avec chacune de ces options:
Si vous décidez de revenir à la vue par défaut de Gmail, sélectionnez Défaut dans le menu déroulant et cliquez sur le Sauvegarder les modifications bouton.
S'éloigner des paramètres de la boîte de réception par défaut peut vous aider à utiliser votre boîte de réception de manière plus efficace, en particulier si vous ne recevez généralement pas de messages pouvant figurer sous l'un des onglets par défaut..
Étant donné que tous les messages que vous n'avez pas déplacés sous une étiquette sont visibles dans votre boîte de réception, la reconfiguration des paramètres peut vous aider à rechercher les messages qui auraient normalement été triés par inadvertance dans l'un des onglets..
Reconfigurer votre boîte de réception n'est probablement pas le meilleur moyen d'organiser votre courrier électronique si vous êtes sur de nombreuses listes de diffusion, recevez de nombreuses notifications sur les réseaux sociaux ou recevez de nombreux courriels promotionnels..
Une façon de garder votre boîte aux lettres électronique épurée consiste à archiver les anciens messages. Voici ce que vous devez savoir sur l'archivage des messages dans Gmail..
Archiver un message est facile. Commencez à partir de l'écran principal de Gmail. Cochez la case en regard du ou des messages que vous souhaitez archiver.
Pour archiver un message, cochez la case puis cliquez sur le bouton Archiver option.Un menu s'affiche au dessus des messages. Clique le Archiver icône (cela ressemble à une boîte). Le message sélectionné est archivé.
Il existe deux manières de rechercher un message archivé:
le Tout le courrier l'étiquette est généralement au bas de votre liste d'étiquettes. Pour trouver votre message archivé dans le Tout le courrier libellé, allez au bas de la barre latérale de Gmail. Vous devrez peut-être cliquer Plus voir ça. Cliquez sur Tout le courrier. Faites défiler les messages jusqu'à ce que vous trouviez celui que vous recherchez.
Si vous archivez accidentellement un message, vous pouvez le renvoyer dans votre boîte de réception..
Ouvrez votre Tout le courrier étiquette. Recherchez les messages que vous souhaitez renvoyer dans votre boîte de réception. Cliquez sur la case à cocher à côté de chaque message. Clique le Déplacer vers la boîte de réception icône au dessus des messages.
Utilisez le Déplacer vers la boîte de réception bouton pour désarchiver les messages.Quand vous regardez une conversation dans Tout le courrier après l'avoir déplacé vers votre Boîte de réception, notez qu'un Boîte de réception étiquette (gris) a été appliquée aux messages.
Organiser votre boîte de réception dans Gmail est un bon premier pas vers une meilleure productivité de la messagerie. Pourtant, il existe d'autres techniques de boîte de réception que vous pouvez utiliser rapidement.
Si vous avez besoin de libérer votre temps et d’apprendre à mieux vous tenir au courant de vos messages électroniques les plus importants, alors Téléchargez le livre électronique Inbox Zero Mastery, téléchargeable gratuitement lorsque vous inscrivez-vous à la newsletter Tuts + Business. Il contient de nombreuses stratégies de courrier électronique pour vous aider à apprivoiser votre boîte de réception..
Vous pouvez organiser votre boîte de réception Gmail à l'aide d'onglets et d'étiquettes. Vous pouvez également configurer votre boîte de réception de la manière qui vous convient le mieux..
En tant que petite entreprise qui utilise Gmail, il est important de comprendre à la fois le système Gmail et vos propres besoins en matière de messagerie. Une fois que vous aurez compris le fonctionnement de Gmail, vous saurez organiser votre compte Gmail de manière à ce qu'il réponde au mieux à vos besoins..
Vous trouverez d'autres didacticiels utiles dans notre Guide du débutant pour utiliser Gmail..
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