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Avez-vous besoin de savoir comment écrire un email formel? Si vous avez l'habitude d'écrire des courriels occasionnels à vos amis et à votre famille, il est possible que vous ne sachiez pas écrire correctement un courriel formel..
Ne t'inquiète pas. Tu n'es pas seul. Beaucoup de gens ont du mal à écrire un email formel. Cet article aidera.
Les courriels officiels sont souvent appelés lorsque vous envoyez un courriel à quelqu'un que vous ne connaissez pas bien. Un e-mail formel est également le bon choix pour certaines situations professionnelles. Si vous ne savez pas s'il faut envoyer un courrier électronique formel ou informel, il est généralement préférable d'envoyer un message formel..
Êtes-vous prêt à apprendre à écrire un email formel? (source graphique) Dans cet article, vous apprendrez en quoi un email formel diffère d'un email informel. Nous vous fournirons des exemples des différentes parties d'un courrier électronique afin que vous puissiez voir la différence entre les courriers électroniques informels et formels. Nous vous montrerons également comment rédiger correctement un courrier électronique, le mettre en forme et envoyer un courrier électronique formel. De plus, vous apprendrez comment les modèles de signature de courrier électronique peuvent donner plus d'impact à votre courrier électronique officiel..
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Commençons par apprendre à écrire des courriels officiels:
Un courriel officiel est généralement envoyé à une personne que vous ne connaissez pas bien ou à une personne en situation d'autorité. Exemples de personnes à qui vous pourriez envoyer un courrier électronique officiel incluant votre professeur, un agent public ou même une entreprise avec laquelle vous faites affaire.
Si votre lieu de travail a un environnement formel, utilisez des courriels officiels avec votre patron et vos collègues, sauf indication contraire de votre part. De nombreux lieux de travail évoluent vers un environnement plus décontracté, ce qui se répercute souvent sur les communications par courrier électronique. Si vous n'êtes pas sûr de ce qui convient à votre lieu de travail, demandez.
Un email formel diffère d'un email occasionnel. Un e-mail informel va généralement à une personne que vous connaissez bien, c'est souvent quelqu'un avec qui vous êtes en bons termes, comme un ami ou un membre de la famille. Lorsque vous envoyez un e-mail occasionnel, vous n'avez pas besoin de vous inquiéter autant de la structure et du ton..
En fait, une partie de ce qui différencie un email formel d'un email occasionnel est sa structure. Un email formel a une structure très définie, avec une salutation définie (la première partie de l'email), une section de signature, une phrase d'introduction et un corps..
Vous utilisez également la langue différemment dans un courrier électronique formel que dans un courrier électronique occasionnel. Évitez les abréviations, les contractions, l’argot, les émoticônes et toute autre terminologie informelle. Le ton d'un email formel est également différent. Un e-mail informel peut même ne pas utiliser des phrases complètes ou une grammaire correcte, mais un e-mail formel le fait toujours..
Voici un exemple de langage de messagerie formel:
La réunion est prévue pour le 5 décembre à 9h30 tous les étudiants doivent y assister. Vos mises à jour de projet sont nécessaires.
Comparez le langage formel avec le langage informel de l'email dans cet email:
Réunion requise - le 5 décembre à 9 h 30, mises à jour nécessaires. Vous voir là-bas. :)
Les deux déclarations partagent les mêmes informations. Mais le ton de la première est beaucoup plus formel. Remarquez la phrase incomplète, l'argot et l'émoticône dans l'exemple informel.
Bien qu'un courrier électronique informel puisse souvent être envoyé rapidement, la rédaction d'un courrier électronique nécessite généralement un peu plus de réflexion et de temps. Une attention particulière doit être accordée à chaque élément de courrier électronique.
Dans cet esprit, examinons de plus près certains éléments communs d'un courrier électronique officiel:
Le sujet est ce que le lecteur voit dans sa boîte de réception. Si la ligne d'objet est trompeuse ou s'il manque des informations, il est possible que votre courrier électronique ne soit pas lu. Le message peut même être envoyé au spam. Plus votre courrier électronique est formel, plus votre sujet doit être détaillé. Mais méfiez-vous de rendre votre sujet trop long.
Voici un exemple d'objet de courrier électronique formel:
Rencontre étudiante obligatoire: le 5 décembre à 9h30.
Comparez cette ligne d'objet avec cette ligne d'objet d'email informel:
Prochaine réunion
Notez que la première ligne d'objet est plus informative et complète. La ligne d'objet informelle, envoyée à quelqu'un que vous connaissez bien, aborde à peine le sujet..
La salutation s'adresse directement à la personne à qui vous envoyez le courrier électronique. Il est toujours utilisé dans les messages électroniques formels, mais parfois ignoré dans les messages informels. Voici quelques exemples de salutations formelles et informelles:
Si vous envoyez le courrier électronique à un groupe, adressez-vous à tout le groupe. Voici un exemple:
Chers étudiants,
Si vous souhaitez également envoyer le courrier électronique du nom de la personne, il convient d'utiliser son nom avec le titre de la personne. Voici un exemple de salutation formelle pour un individu:
Cher professeur Smith,
Si vous ne connaissez pas le nom de la personne que vous tentez de joindre, vous devez tout mettre en œuvre pour découvrir ces informations. En dernier recours, il est correct (mais moins efficace) d’adresser le courrier électronique au titre de la personne que vous souhaitez atteindre. Voici un exemple de salutation formelle sans nom:
Cher directeur des ressources humaines,
Dans de rares cas où vous ne connaissez pas le nom ou le titre d'une personne, vous pouvez utiliser cette salutation:
À qui cela concerne,
Comparez les exemples de salutations formelles aux salutations informelles suivantes:
Hey classe!
Bonjour Taylor,
Comme vous pouvez le constater, les salutations formelles et informelles sont très différentes.
L'ouverture d'un courrier électronique formel nécessite souvent que l'expéditeur se présente. En revanche, des courriels informels sont envoyés à quelqu'un que vous connaissez et l'introduction n'est pas nécessaire..
Voici un exemple d'ouverture dans un email formel:
Je m'appelle Jordan Smith. Je suis professeur de statistique à l'Université XYZ. Ce message est pour tous les étudiants actuels.
Dans cet article, vous trouverez encore plus d'exemples d'ouvertures de courrier électronique:
Le corps d'un e-mail formel précise généralement le but de l'e-mail. L'élaboration peut ne pas être nécessaire dans un courriel informel. Bien que le corps contienne des informations détaillées, il est important d’écrire de manière claire et concise dans un courrier électronique officiel. N'oubliez pas que votre lecteur ne vous connaît pas et peut ne pas connaître votre sujet. Vous ne voulez pas que le destinataire de votre email comprenne mal un point important.
Comment vous terminez un email formel est tout aussi important. Étant donné que la fermeture du courrier électronique est la dernière chose que votre destinataire examine, celle-ci peut laisser une impression durable.
Une bonne fermeture de courrier électronique officielle rappelle également au lecteur qui vous êtes puisqu'il doit inclure votre nom complet, vos coordonnées et votre titre (le cas échéant). Si vous le pouvez, utilisez un modèle de signature professionnel pour un impact accru. (En savoir plus sur les modèles de signature dans la section suivante.)
En revanche, la fermeture d'un courrier électronique peut s'avérer extrêmement décontractée pour un courrier électronique informel. Dans certains cas où le destinataire est bien connu de vous, vous pouvez même omettre la fermeture du courrier électronique..
Le moyen le plus courant de démarrer une clôture formelle d'un courrier électronique consiste à utiliser le mot "sincèrement". Ce peut être une fermeture commune, mais c'est aussi une fermeture sûre.
Voici un exemple de fermeture d'un email formel:
Cordialement,
Jordan Smith
Professeur de statistique, XYZ College
[Adresse email va ici]
[Numéro de téléphone va ici]
Dans ces articles, nous fournissons encore plus d'exemples de fermetures de courrier formelles (et informelles):
Vous avez maintenant les informations dont vous avez besoin pour écrire chaque section d'un email formel. Les courriels formels ressemblent beaucoup aux courriels professionnels, car les courriels professionnels sont souvent écrits dans un style formel. Les principes qui s'appliquent aux courriels professionnels sont également utiles pour les courriels formels. Apprenez à écrire un email professionnel efficace dans ce tutoriel:
Bien que de nombreux e-mails informels ne soient pas structurés, la façon dont vous formatez et structurez votre e-mail formel est importante. Au minimum, un email formel doit contenir tous les éléments suivants:
Comme nous l'avons mentionné précédemment, il existe de nombreuses similitudes entre un courrier électronique professionnel et un courrier électronique professionnel. Ce tutoriel explique comment structurer un email professionnel:
Votre choix de police de courrier électronique est également important lorsque vous formatez un courrier électronique formel. Bien que de nombreuses plates-formes de courrier électronique modernes vous permettent d'utiliser différentes polices, il est préférable de conserver une police commune et lisible, telle que Verdana, Calibri, Times New Roman ou Georgia. Helvetica et Arial sont des polices communes sans empattement, vous pouvez aussi utiliser.
Évitez les polices de fantaisie telles que Comic Sans, les polices manuscrites telles que Bradley Hand et les polices de script telles que Brush Script. N'oubliez pas que si vous choisissez une police inhabituelle pour votre courrier électronique officiel, cette police de caractères risque de ne pas être prise en charge par certaines plates-formes de messagerie..
En outre, respectez une ou deux polices dans votre courrier électronique officiel. Utiliser trop de polices différentes peut rendre votre courrier électronique trop décontracté. Trop de polices peuvent même rendre votre courrier électronique moins lisible.
Une fois que vous avez rédigé et mis en forme votre courrier électronique officiel, vous êtes presque prêt à envoyer votre message. Mais avant d'appuyer sur ça Envoyer bouton, examinez attentivement votre email. Chercher:
Rappelez-vous, un email bâclé plein d'erreurs fait une mauvaise impression.
Faites également attention à l'adresse e-mail que vous utilisez pour envoyer l'e-mail si vous souhaitez être pris au sérieux. Beaucoup d'entre nous ont créé des adresses électroniques plus jeunes que celles qui ne conviennent pas aux courriels officiels. Si vous pouvez l'obtenir, votre adresse électronique pour les courriels formels devrait être une variante de votre nom sans aucun caractère supplémentaire..
Voici quelques exemples d'adresses e-mail appropriées et inappropriées:
KittenL0ver73%@example.com
Enregistrez ce type d'adresse électronique pour les courriels occasionnels envoyés à votre famille et à vos amis.
[email protected]
Cette adresse email peut être utilisée pour des emails formels et professionnels.
Remarque: Ces adresses électroniques utilisées ici et tout au long de cet article sont à titre d'exemple seulement. Ils ne sont pas destinés à représenter de vraies adresses e-mail.
Si vous êtes étudiant ou écrivez pour le compte d'une organisation, il est conseillé d'utiliser le courrier électronique fourni par votre établissement d'enseignement ou l'organisation que vous représentez. La plupart des collèges, par exemple, fournissent à leurs étudiants des adresses électroniques au format:
[email protected]
L’utilisation d’un modèle de signature conçu par des professionnels constitue l’un des moyens de renforcer l’impact de votre courrier électronique officiel. Un modèle de signature ajoute un intérêt graphique à votre courrier électronique. Un modèle de signature comprend également vos informations de contact complètes.
Voici un exemple d'e-mail se terminant avec un modèle de signature conçu par des professionnels:
Voici un exemple d'e-mail formel se terminant avec un modèle de signature.Remarque: L'exemple précédent utilise le 1127 Modèle de signature électronique de GraphicRiver d’Envato, qui est une bonne source pour les modèles de courrier électronique professionnels comme celui utilisé dans l'exemple ci-dessus.
Notez la différence qu'un modèle de qualité fait. Pour plus d’excellents exemples de modèles de signature électronique, consultez l’article:
Vous n'avez peut-être pas beaucoup d'expérience dans la rédaction d'e-mails officiels, mais si vous devez en rédiger un, il est important de le faire correctement. Ecrire un email formel n'est pas difficile quand on sait quoi faire.
Un email formel est assez différent d'un email informel. Il existe une structure, une mise en forme et une tonalité appropriées que vous devriez utiliser pour un courrier électronique officiel..
Maintenant que nous avons expliqué ce que vous devez savoir sur les courriels formels, vous êtes prêt à écrire, formater et envoyer votre propre courriel formel. Bonne chance!
En plus d’écrire des emails de qualité, il est également important de garder le contrôle de votre boîte de réception..
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