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Selon des statistiques récentes publiées dans Mashable, plus de 89 milliards de courriels professionnels sont envoyés chaque jour. Cela ne comprend même pas les plus de 55 milliards d'emails personnels envoyés chaque jour.
Le courrier électronique est une partie importante de la façon dont nous menons nos affaires et nos vies. Pourtant, peu de gens connaissent le bon moyen de créer et de mettre fin à un e-mail professionnel pour obtenir les meilleurs résultats..
Dans ce tutoriel, je vais vous montrer le meilleur moyen de commencer et de terminer un email professionnel. Je vais également expliquer le style de courrier électronique et discuter de l'importance d'identifier votre public cible.
Courrier électronique (source graphique) Avant de vous lancer dans ce post, découvrez les stratégies de messagerie professionnelles dans notre nouvel ebook, Le guide ultime de la maîtrise de la boîte de réception zéro (à télécharger gratuitement dès maintenant):
Avant de pouvoir écrire un début et une fin effectifs dans votre courrier électronique, identifiez le public cible de votre courrier électronique. Le public cible est le destinataire de votre courrier électronique. Cela peut être un individu spécifique ou un groupe de personnes.
Par exemple, un développeur Web qui écrit un courrier électronique professionnel à une entreprise pour savoir s’il a besoin que son travail de développement Web soit effectué est ciblé par le responsable du recrutement. En revanche, un e-mail envoyé à votre ami pour lui indiquer s'il existe des débouchés pour un développeur Web dans l'entreprise où il travaille a un public cible de votre ami..
Il est important de savoir à qui vous voulez accéder avec votre courrier électronique. Votre public cible affecte votre style d'écriture, y compris le début et la fin de votre courrier. Voici les deux distinctions d’audience les plus courantes:
C'est une bonne idée d'en apprendre le plus possible sur votre public cible. Si vous le pouvez, adressez votre courrier électronique à une personne que vous connaissez au sein de l'entreprise à laquelle vous écrivez..
Si vous ne connaissez personne dans l'organisation, essayez de connaître le nom et le titre de la personne à qui vous écrivez et utilisez-les dans le courrier électronique. Les gens sont plus susceptibles de réagir lorsqu'ils sont adressés directement.
Il peut arriver que vous deviez envoyer un courrier électronique à un public inconnu. Par exemple, vous répondez peut-être à une annonce pour un travail en tant que pigiste et l'annonce n'inclut pas le nom d'une personne. En dépit de vos meilleures recherches sur la société, vous ne savez pas à qui adresser le courrier électronique. Dans ces cas, il est généralement préférable de commencer votre courrier électronique par une ouverture générique, mais conviviale, telle que "Bonjour".
Évitez "À qui de droit" qui semble trop rigide et formel.
Votre public affecte également le style et le ton de votre courrier électronique. Un e-mail professionnel que vous envoyez à un ami peut être moins formel et plus personnel qu'un e-mail professionnel que vous envoyez à une personne que vous connaissez à peine ou que vous n'avez jamais rencontrée..
Dans la mesure du possible, adressez votre courrier électronique à une personne. Toutefois, dans certaines situations professionnelles, vous devrez peut-être envoyer un courrier électronique à un groupe. Voici quelques exemples:
Je suis sûr que vous pouvez penser à d'autres exemples qui s'appliquent à votre propre entreprise..
Si vous envoyez un courrier électronique à un groupe, il est judicieux de décrire les caractéristiques communes du groupe. Cela peut vous aider à décider comment adresser votre courrier électronique et quelle tonalité utiliser..
Par exemple, un email envoyé à un groupe d'avocats serait plus formel qu'un email envoyé à un groupe d'étudiants universitaires.
Le style que vous utilisez pour écrire votre courrier électronique influe sur l'efficacité de votre courrier électronique. De plus, le début et la fin de votre email seront différents selon le style que vous choisissez.
Il y a trois choses que vous devez savoir sur le style de courrier électronique:
Regardons chaque problème de style de courrier électronique.
Il y a des années, tous les courriels professionnels étaient envoyés dans un style formel. Vous avez peut-être appris à utiliser un style formel pour écrire tous vos courriels professionnels..
Le principal problème de nombreux messages électroniques officiels est qu’ils sonnent bien..
Faites attention aux conventions de l’organisation dans laquelle vous écrivez. Aujourd'hui, de nombreuses organisations préfèrent un style de courrier électronique informel, même pour les courriels professionnels..
Bien que le style de messagerie formel fonctionne avec de nombreuses entreprises, certaines préfèrent un ton moins formel. Voici quelques signes indiquant qu'il est approprié d'utiliser un langage moins formel dans votre courrier électronique:
L'un des plus gros problèmes avec les courriels est que le destinataire ne peut pas voir votre langage corporel. Cela peut causer des malentendus.
Par exemple, j’écrivais ce que je pensais être des courriels professionnels. Je suis allé droit au but après avoir parlé au destinataire et n'ai abordé que le sujet que je voulais aborder. J'ai été choqué lorsqu'un de mes clients m'a répondu et m'a demandé pourquoi j'étais si peu amical dans mes courriels. J'ai dû repenser la façon dont j'ai écrit les emails.
Pour les courriers électroniques envoyés à ce client, j'ai ajouté une phrase plus conviviale au début de chaque courrier électronique, telle que:
Ce qui a abouti à une réponse positive. Rappelez-vous cependant que vous devriez éviter d’ouvrir des phrases trop raides, telles que:
L'objectif est de vous connecter avec le destinataire avant de passer au sujet de votre courrier électronique..
Comment démarrer un email professionnel? Le début de votre email est la première chose que voit un destinataire. Un bon début signifie que vous laissez une bonne impression. Un mauvais début de courrier électronique peut signifier que votre courrier électronique professionnel est mis à la poubelle..
Voici les trois éléments d'un bon début de courrier électronique:
Regardons chaque élément.
La plupart des destinataires d'e-mails scannent les lignes d'objet de leur boîte de réception pour déterminer les courriers électroniques importants et ceux pouvant être traités ultérieurement ou supprimés. Si vous souhaitez que votre courrier électronique professionnel soit lu, une bonne ligne d'objet est essentielle..
David Masters a d'excellents conseils pour élaborer des lignes d'objet de courrier électronique très performantes:
Masters souligne que les bonnes lignes d'objet des e-mails sont pertinentes pour le public, spécifiques chaque fois que possible et personnalisées. En outre, les lignes d'objet d'e-mail qui tentent trop de capter l'attention du lecteur échouent souvent. Les points d'exclamation n'équivalent pas à des taux d'ouverture plus élevés. Et ne jamais envoyer un email avec une ligne d'objet vide. De nombreux systèmes de messagerie trient les messages avec des lignes vierges dans le dossier Spam..
La salutation d'un email est à qui l'e-mail est adressé. Dans les courriels plus formels, il est souvent précédé du mot «Cher».
Voici des exemples d’ouvertures de courriels professionnels formels:
"Cher Monsieur" et "Chère Madame" utilisés seuls pourraient être choquants si vous ne savez pas si vous écrivez à un homme ou à une femme. Essayez "Cher Monsieur ou Madame" si vous souhaitez utiliser ce message d'accueil.
"Bonjour", même s'il est moins formel, est également moins susceptible d'offenser et constitue un bon moyen de lancer un courrier électronique lorsque vous ne connaissez pas le nom du destinataire..
Lorsque vous écrivez à une personne qui occupe un poste d'autorité ou est plus âgée que vous, commencez par envoyer le message "Cher M. Jones", "Chère Mme Lopez" ou "Cher M. Smith". Par exemple, "Cher Dr. Smith" serait un moyen respectueux pour un étudiant de commencer un email à un professeur d'université. Évitez d’utiliser «Miss» ou «Madame», car l’état matrimonial n’est généralement pas pertinent..
Lorsque vous utilisez le prénom ou le nom d'une personne, vérifiez toujours l'orthographe du nom. Un nom mal orthographié laisse une mauvaise impression.
Si l'organisation encourage les courriels moins formels, il pourrait être approprié de commencer un courriel avec un simple «bonjour». Si vous connaissez le prénom de la personne, incluez-le. Par exemple, "Salut John."
Soyez prudent, cependant. Bien que les salutations informelles soient perçues comme plus amicales, vous pouvez être trop désinvolte. Si vous avez des doutes, il vaut mieux être un peu trop formel avec les salutations de votre courrier électronique..
Etre trop informel avec un email professionnel, ça existe. La plupart des experts s'accordent à dire que les abréviations de messagerie texte ne constituent pas un bon moyen de démarrer ou de terminer un courrier électronique professionnel. Voici quelques exemples de messages d'accueil de messagerie texte que vous ne devriez pas utiliser dans un courrier électronique professionnel:
La première phrase d'un email détermine si le destinataire va continuer à lire. Une bonne première phrase est de savoir comment démarrer un email professionnel. Je ne peux pas commencer à vous dire le nombre d'e-mails que j'ai effacés, car la première ligne m'avait dit que la personne n'avait aucune affaire à écrire à moi.
Voici quelques exemples de mauvaises lignes d'ouverture et comment les corriger:
Lorsque vous écrivez à une personne avec laquelle vous ne connaissez pas mais avez une connexion, référez-vous à cette connexion. Par exemple, vous pouvez dire «J'ai apprécié votre présentation sur la convivialité lors de la réunion du [nom de l'organisation] le mois dernier» ou «J'ai lu votre récent article sur [sujet] dans la publication XYZ».
Attention, ne prétendez pas qu'il y a un lien quand il n'y en a pas. Si vous n'avez pas assisté à la présentation du destinataire ou n'avez pas lu son article, il sera facile pour lui de le découvrir. En tant qu'écrivain, je reçois souvent des courriels de personnes qui prétendent avoir lu mon article, mais des discussions ultérieures avec eux montrent clairement qu'ils se sont contentés de regarder le titre..
Avez-vous déjà eu la fin d'un e-mail et ne savez pas comment y mettre fin? Tu n'es pas seul. La fermeture d'un email est également importante. C'est l'une des raisons pour lesquelles Envato Market propose des dizaines de modèles de signature professionnelle comprenant tous les éléments d'une bonne terminaison de courrier électronique. Voici un exemple de conception du modèle de signature de courrier électronique noir:
Modèle de signature électronique noir. Comprend 30 variantes de mise en page avec des fichiers HTML et Photoshop.Je me souviens d'avoir été surpris, il y a quelques années, par un client qui m'a fermé son courrier électronique avec les mots «Love Ya». Je venais de terminer un travail colossal pour lui, mais je ne le connaissais pas vraiment bien. En fin de compte, il était juste reconnaissant d'avoir été disponible pour faire un si gros travail en si peu de temps, mais sa fin trop familière m'a mis légèrement à l'aise à ce moment-là..
Voici les éléments de la bonne façon de fermer un email:
Comme pour la section d'ouverture de l'e-mail, les termes des messages texte ne sont pas acceptables dans un e-mail professionnel. Voici quelques exemples de fermetures à éviter:
Apprenez davantage sur vos courriels pour pouvoir non seulement écrire mieux, mais aussi garder votre boîte de réception bien organisée et être productive. La rapidité des réponses et la maîtrise de la masse des courriels que vous recevez sont tout aussi importantes que des techniques de rédaction efficaces..
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Vous pouvez créer des débuts et des fins de courrier électronique professionnel efficaces. Pour résumer ce que nous avons appris dans ce didacticiel, commencez et terminez vos courriels professionnels en:
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Ou consultez notre Guide d’apprentissage (série de tutoriels) sur: Rédaction d’e-mails d’affaires efficaces.
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