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Votre petite entreprise a-t-elle besoin d'un manuel de l'employé??
Pour beaucoup de propriétaires d’entreprise, un guide de l’employé peut sembler être le genre de paperasserie bureaucratique dont seules les grandes entreprises doivent s’inquiéter. Et certains peuvent ne pas savoir ce que c'est ou même y avoir pensé. Mais, en fait, une fois que vous commencez à employer plus d’une poignée d’employés, un manuel peut être très utile..
Dans ce tutoriel, vous allez apprendre à rédiger un manuel de l'employé. Découvrez exactement ce qu'est un manuel de l'employé, pourquoi votre petite entreprise peut en avoir besoin et ce qui devrait en faire partie. Nous examinerons également quelques modèles et exemples utiles pour vous aider à commencer à créer votre propre manuel des employés de petite entreprise..
Êtes-vous prêt à rédiger le manuel de votre employé de petite entreprise? (Source de photo)Un manuel de l'employé, également parfois appelé manuel de l'employé ou manuel de politiques et de procédures, est un document qui indique aux membres de votre personnel à quoi s'attendre lorsqu'ils travaillent pour vous..
Bien qu’il traite souvent de détails pratiques tels que le temps des vacances, les avantages sociaux, les procédures disciplinaires, etc., il peut également être un excellent endroit pour présenter vos employés à l’entreprise de différentes manières. Vous pouvez expliquer les valeurs de votre entreprise et le type de lieu de travail que vous occupez. Vous pouvez indiquer aux employés qui ils peuvent contacter s’ils ont des questions ou des problèmes. Il y a beaucoup plus que vous pouvez couvrir, nous allons entrer dans plus de détails sur le contenu plus tard dans le tutoriel..
Il n'y a pas de format défini pour la rédaction d'un manuel de l'employé. Ceci est votre document et vous pouvez choisir comment vous souhaitez communiquer avec vos employés. En fait, le ton et le format que vous utilisez peuvent eux-mêmes communiquer quelque chose au sujet des valeurs de votre entreprise. Le manuel peut être ludique ou formel, contemporain ou traditionnel, graphique ou lourd. Nous examinerons également quelques exemples et modèles plus loin dans le didacticiel afin que vous puissiez voir comment d’autres sociétés l’ont géré..
Traditionnellement, c'était un livre imprimé, et de nombreuses entreprises utilisent encore ce format. Mais vous pouvez également le rendre disponible sous forme numérique, éventuellement accessible sur un intranet de la société ou un serveur de fichiers partagé. Cela est particulièrement utile si vos employés voyagent ou travaillent souvent à distance: ils peuvent y accéder depuis n'importe où..
L'objectif fondamental d'un manuel de l'employé est de définir les attentes. Il indique à vos employés quels types d'avantages et de soutien ils peuvent attendre de vous, ainsi que les normes ou le travail et le comportement que vous attendez d'eux. Il fournit la clarté des deux côtés.
Lorsque vous débutez et que vous n'avez qu'un ou deux membres du personnel, vous n'avez peut-être pas besoin d'un manuel de l'employé, mais une communication informelle peut parfaitement fonctionner à cette échelle. Mais au fur et à mesure que vous vous développez, vous allez vraiment commencer à voir les avantages d'avoir une documentation claire en place. Nous examinerons certains de ces avantages dans la section suivante.
Si vous n'êtes pas convaincu de la nécessité d'un manuel dans votre entreprise, lisez cette section pour découvrir certains des avantages..
Le manuel des employés a pour objectif principal de documenter tout ce qu'un membre du personnel doit savoir pour faire son travail. Mais parfois, le simple fait de documenter tout cela vous aidera à trouver de meilleures façons de faire les choses..
Vous écrivez peut-être la section sur les règles de présence, par exemple, lorsque vous réalisez que pour certaines fonctions, l’importance d’une arrivée tardive n’est pas forcément gênante, pour autant que le travail soit fait (tandis que pour d’autres, le temps peut être très important). Donc, vous venez avec une formule plus souple que celle que vous utilisiez avant.
Vous savez probablement ce que c'est que de commencer un nouvel emploi. Tant de nouveaux visages, un bureau inconnu, des processus et un jargon différents de ceux auxquels vous étiez habitués. Et vous avez généralement mille questions à poser, et vous vous sentez mal de les poser car tout le monde autour de vous semble tellement occupé par son propre travail.
Un manuel de l’employé bien rédigé est idéal pour aider les nouveaux employés à trouver leur place plus rapidement. Bien qu'ils ne lisent peut-être pas la totalité du livre, ils peuvent l'utiliser comme référence rapide pour obtenir facilement des réponses à leurs questions..
Si vous ne possédez pas de manuel de l'employé, attendez-vous à des questions constantes, non seulement des nouveaux employés, mais aussi des employés existants. Combien de jours de vacances avons-nous? Pour quelles fêtes nationales sommes-nous payés? Quelles sont les règles en matière de conflits d'intérêts ou de travail dans d'autres lieux?
Il y a beaucoup de choses sur le lieu de travail qui peuvent semer la confusion et vous risquez de passer beaucoup de temps à répondre aux mêmes questions ou, pire, à demander aux employés de ne pas suivre les bonnes politiques parce qu'ils ne l'ont pas demandé..
Parfois, les entreprises ont leurs politiques documentées, mais de manière fragmentée. Certaines choses sont enregistrées sur l'intranet, mais à des endroits différents, alors que d'autres n'ont été communiquées que par courrier électronique. Chaque fois que les employés doivent rechercher quelque chose, ils doivent se lancer dans une chasse au trésor élaborée..
Cela peut être irritant pour votre personnel et ce n'est clairement pas une façon efficace de travailler. Un manuel des employés rassemble tous les éléments en un seul endroit, ce qui facilite la recherche d'informations..
Bien qu'il soit facile de s'enliser dans les règles et procédures, un manuel de l'employé est également votre chance de raconter l'histoire de votre entreprise et d'aligner vos employés sur ses valeurs. Pourquoi votre entreprise existe? À quoi travaillez-vous tous? Quelle est votre position sur la diversité et la responsabilité sociale? Cela peut être un excellent moyen de motiver et motiver vos employés et de vous assurer que tout le monde est sur la même page concernant les valeurs de l'entreprise..
J'ai mentionné dans la première section que l'objectif fondamental du manuel de l'employé est de définir des attentes claires des deux côtés. Cette clarté peut également vous donner une protection juridique.
Par exemple, supposons que vous deviez renvoyer l'un de vos employés pour manque d'assiduité ou harceler un collègue. L'employé pourrait tenter de vous poursuivre en justice pour licenciement abusif, en affirmant qu'il ne leur avait jamais été clairement expliqué que ces éléments étaient un motif de licenciement. Si vous avez défini ces politiques dans votre manuel et documenté le fait que tous les employés en ont reçu des copies, votre défense est alors plus solide..
Comme je l'ai mentionné plus tôt, il n'y a pas de format requis pour la rédaction d'un manuel de l'employé, mais il existe des sections communes que beaucoup d'entreprises et de petites entreprises incluent. Dans cette section, nous examinerons ces sections et ce que vous voudrez peut-être inclure. Mais gardez à l'esprit que vous pouvez toujours ajouter quelque chose à cela ou personnaliser le document pour couvrir ce qui est important pour votre entreprise..
Note importante: Dans certaines juridictions, il existe des lois du travail qui stipulent des choses particulières que vous devez inclure dans les manuels de vos employés. Envato Tuts + a un public mondial, nous ne pouvons donc pas couvrir ici toutes les variations locales. Assurez-vous de rechercher les réglementations locales qui peuvent s'appliquer. C'est également une bonne idée de faire réviser le manuel de l'employé par un avocat afin de vous assurer que vous vous conformez à toutes les lois applicables et que vous ne vous exposez pas à de futurs litiges..
OK, regardons maintenant les sections communes à inclure dans le manuel de l'employé d'une petite entreprise.
Les manuels des employés commencent souvent par une introduction générale et une vue d'ensemble de l'entreprise. Vous pouvez inclure un bref historique de l'entreprise, une chronologie des événements clés et un énoncé de valeurs et d'objectifs importants..
Vos employés passent beaucoup de temps au travail et leur sécurité est la chose la plus importante. Cette section indique aux gens quoi faire en cas d’urgence ou d’accident au travail, comment accéder aux premiers secours, aux procédures de sécurité incendie, etc..
C’est pour vous l’occasion de montrer votre engagement en faveur de l’égalité des chances sur le lieu de travail et de déclarer que vous ne tolérerez pas la discrimination ou le harcèlement fondés sur l’âge, la race, la religion, le sexe ou l’orientation sexuelle, le handicap, etc..
Vous pouvez également donner plus de détails sur ce qui constitue une discrimination et du harcèlement, afin que les personnes sachent clairement ce qui est couvert et donnent aux employés une procédure à suivre s'ils pensent être harcelés ou faire l'objet d'une discrimination sur leur lieu de travail. Pour plus d'informations sur la diversité, consultez notre série sur la diversité en milieu de travail..
Donnez des détails sur quand et comment les employés peuvent s’attendre à être payés, comment les déductions d’impôt et autres seront souscrites, et s'ils seront éligibles pour des heures supplémentaires (si certains employés reçoivent des heures supplémentaires rémunérées et d’autres pas, ou si sont à temps plein et les autres à temps partiel, expliquent très clairement ces classifications). Vous pouvez également inclure des détails sur d'autres types de rémunération tels que des bonus et des options d'achat d'actions, le cas échéant..
Détaillez ensuite les avantages de votre entreprise, tels que l’assurance maladie, les retraites, etc. Vous pouvez également inclure ici des détails sur les politiques de congés payés, tels que congés parentaux, congés de maladie, congés payés, etc. Pour plus d'informations sur les avantages, consultez le didacticiel précédent de cette série:
Quelles normes attendez-vous de vos employés? C'est ici que vous pouvez tout spécifier, du code vestimentaire au niveau d'assiduité et de ponctualité prévu. Vous pouvez également traiter de sujets tels que l’utilisation d’Internet et des médias sociaux, si vous souhaitez y appliquer des restrictions..
C'est à vous, cependant, combien de détails vous allez dans. Certaines entreprises préfèrent ne pas fournir ici une liste de règles à consonance punitive, mais plutôt des directives générales et laisser les employés utiliser leur pouvoir discrétionnaire. Vous verrez quelques exemples plus tard. Il se peut que vous deviez rester strict et clair dans le manuel de l’employé de votre petite entreprise, comme par exemple la nécessité de protéger la confidentialité des données de votre entreprise et de vos clients..
Donnez aux employés une idée claire de ce qui constitue un motif pour une action disciplinaire et du type d'action qui sera prise. Dites-leur également ce qu’ils peuvent faire s’ils estiment avoir été traités injustement. Ensuite, vous pouvez définir la politique de ce qui se passe en cas de résiliation.
N'oubliez pas que les procédures disciplinaires décrites dans cette section peuvent être contraignantes. Veillez donc à vous engager dans tout ce que vous ne voulez pas suivre dans chaque cas. Par exemple, si vous indiquez dans le manuel que vous donnez une série d'avertissements verbaux et écrits en cas de problème disciplinaire, vous pouvez avoir des problèmes si vous licenciez un employé ultérieurement sans l'avoir averti..
Il est important de documenter le fait que chaque employé a reçu une copie du manuel. Demandez à chaque employé de signer un accusé de réception du manuel. Celui-ci est généralement inclus à la fin du livre. Il doit ensuite être signé et détaché afin que vous puissiez conserver la copie dans son dossier personnel. En cas de différend par la suite, cela empêche les gens de prétendre qu'ils ne sont pas au courant des politiques.
Lorsque vous demandez à un avocat d’examiner votre manuel de l’employé, celui-ci peut vous conseiller d’ajouter un libellé supplémentaire, indiquant par exemple que le manuel est un guide et non un contrat et que l’emploi futur n’est pas garanti. Le libellé dépend de votre lieu de résidence et de votre situation particulière. Veillez donc à obtenir un avis juridique individuel..
Bien que le manuel de l’employé soit un document individuel pour chaque entreprise que vous souhaiterez probablement rédiger vous-même, il peut certainement être utile de commencer avec un modèle à partir duquel travailler. Ainsi, dans cette section, je vous proposerai des ressources utiles pour les modèles de manuel de l’employé. Nous examinerons également des exemples concrets. Ceux-ci peuvent vous aider à rédiger votre propre petite entreprise ou le manuel de vos employés..
Il existe de nombreux sites Web sur lesquels vous pouvez trouver des modèles de manuels d’employés. Au Royaume-Uni, par exemple, Human Resource Solutions fournit gratuitement un modèle de manuel de l’employé sur son site Web. Le document fait 40 pages et est assez détaillé. Ce serait donc un bon point de départ pour créer votre propre document..
Ou, pour quelque chose de plus personnalisé, essayez cet outil Web fourni par Rocket Lawyer. Au lieu de fournir un modèle, il vous permet de créer votre propre document en ligne en fournissant des informations sur votre entreprise et les stratégies que vous souhaitez inclure. Vous devez vous inscrire pour un essai gratuit d'adhésion à Rocket Lawyer afin d'accéder au résultat final..
Il existe beaucoup plus de modèles et de constructeurs de documents. Essayez FitSmallBusiness, par exemple, ou FormSwift. N'oubliez pas que certains des modèles que vous trouverez en ligne sont adaptés aux règles en vigueur dans certains pays. Vous devrez donc peut-être les modifier et / ou obtenir des conseils juridiques si vous résidez ailleurs..
Rappelez-vous également que plus vous personnaliserez, mieux ce sera. Utilisez les modèles comme points de départ et non comme produits finis. Comme vous le constaterez tout à l'heure, un manuel vraiment personnel peut constituer un moyen très efficace de communiquer avec vos employés..
Maintenant, regardons quelques vrais manuels de vraies entreprises. Tout d’abord, jetez un coup d’œil au manuel de l’employé Rock Spring Farm, gracieuseté de Practical Farmers of Iowa. Il s’agit d’un manuel simple pour les petites entreprises qui explique un peu le fonctionnement de la société, puis passe en revue de nombreuses sections dont nous venons de parler. Il ne fait que 12 pages et est assez lisible. Vous y trouverez également quelques petites touches personnelles. Consultez la page «Secrets d'équipe» à la fin..
Certaines entreprises choisissent également d'aller un peu plus loin. Cet article du Nasdaq énumère quelques exemples intéressants à prendre comme inspiration.
Par exemple, le manuel du développeur de jeux vidéo Valve Corporation possède le meilleur sous-titre jamais créé:
“Une aventure sans peur pour savoir quoi faire quand personne ne vous dit quoi faire”
Ensuite, sur un ton merveilleusement conversationnel, vous expliquerez comment on travaille à Valve. Il y a certaines politiques et procédures ici, mais vous n'avez pas vraiment l'impression de lire un document de politique. On a l'impression de recevoir une introduction amicale à un endroit où il serait amusant de travailler..
Manuel des employés de Valve Corporation.Site Web financier Le Motley Fool, quant à lui, propose des «Règles du Fool» interactives sur le Web, une sorte de diaporama dans lequel vous pouvez visionner des vidéos, cliquer pour obtenir plus d’informations sur certaines zones, etc. Encore une fois, il couvre en partie le même terrain qu'un manuel traditionnel, mais de manière plus créative, en mettant fortement l'accent sur les valeurs de l'entreprise..
Manuel de l'employé en ligne Motley Fool.Dans ce tutoriel, vous avez tout appris sur les manuels des employés de petites entreprises. Vous avez vu ce qu'ils sont et les avantages de les avoir. Vous avez entendu parler de types d’informations courantes que les entreprises incluent dans les manuels de leurs employés. Et vous avez vu d'excellents exemples de manuels de vos employés dans la vie réelle, ainsi que des modèles que vous pouvez utiliser pour vous aider à créer votre propre.
Vous êtes maintenant sur le point de commencer à rédiger un manuel de l’employé pour votre propre entreprise. Si vous avez trouvé ce didacticiel utile, vous devriez également consulter quelques-unes des autres de cette série, dans lesquelles nous couvrons en détail les fonctions des ressources humaines des petites entreprises. Dans le dernier tutoriel, nous avons examiné la rémunération et les avantages sociaux, et dans le prochain, nous abordons la formation et le développement..
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