Share
Lorsque le projet est terminé, ce n'est vraiment pas.
Vous pourriez pousser un soupir de soulagement, mais il reste encore beaucoup à faire. Nous entendons beaucoup parler de la façon d’atterrir des clients, d’estimer et de gérer des projets, mais le suivi semble être oublié et c’est le but de cette série.
Au cours des prochains messages, je vous expliquerai comment vous organiser pour votre suivi, la réunion de suivi, la facturation, ainsi que quelques techniques pour recueillir des références et des témoignages. Cela vous donnera quelques idées pour que vous ne vous retrouviez pas en train de vous arracher les cheveux.
Le suivi du projet commence par le début du projet. Espérons que vous avez une sorte de système de numéro de travail en place. Par exemple, mes numéros d’emploi sont configurés de manière à ce que je connaisse la date à laquelle le projet a été lancé, où il figure dans la liste du mois et le client..
Un numéro de projet typique pour mon travail serait 1110-12 AB. Les deux premiers chiffres sont l'année. Ensuite vient le mois. Après cela est le numéro de liste suivi par le client. Donc 1110-12 AB me dit que le travail a été lancé en octobre 2011 et qu’il s’agissait du douzième projet de ce mois. De plus, je sais que cela a été fait pour Acme Bells & Whistles.
Avec un système, tout ce que vous avez à faire est de lancer votre feuille de calcul, de trouver le numéro du travail et de sortir le dossier du classeur. Tout y est.
Lorsqu'un projet arrive et est confirmé, il est ajouté à ma liste de projets, qui est un simple tableur. Ensuite, un dossier de travail physique est créé avec une étiquette imprimée astucieuse. Il porte le numéro de l’emploi, le nom du client et le nom du projet..
J'utilise des chemises de poche du magasin local, mais pas n'importe quelle chemise. Ceux que j'utilise ont une foule d'informations imprimées dessus - titre du projet, description, liste des tâches avec une date pour les dates, une zone pour les contacts des clients, numéros de téléphone, adresses électroniques, notes et quels documents sont joints. Bien sûr, ils sont un peu plus chers, mais cela en vaut la peine. Ils me sauvent des maux de tête potentiels sur la route.
Dans le dossier du projet, accédez à tous les morceaux de papier liés au travail. Ceux-ci incluent le formulaire d'estimation, la proposition ou l'estimation, le contrat, les formulaires d'approbation, les journaux de temps, les factures, les reçus, etc. J'ai un classeur pour les projets actifs. Les projets terminés sont insérés dans le bon 'classeur ole, chronologiquement.
Pourquoi avez-vous besoin d'un système? Voici ce qui arrive souvent. Quelques années passent et le client vous appelle. Ils ont soit une question à propos de leur travail, soit un changement, soit un projet similaire. Sans un système en place, vous pouvez être un peu fou en essayant de vous reconfigurer et de déterminer ce que vous avez fait..
Avec un système, tout ce que vous avez à faire est de lancer votre feuille de calcul, de trouver le numéro du travail et de sortir le dossier du classeur. Tout est là. Bien sûr, mon Département des licenciements exige qu'un dossier numérique soit également conservé et sauvegardé.
Une autre raison d'avoir un système est que, au fil du temps, vous aurez des demandes pour des projets similaires. Un système bien entretenu vous permet de rechercher des projets antérieurs avec des spécifications similaires. Vous pouvez facilement voir combien de temps a été impliqué, ce que vous avez facturé et d'autres détails. Cela vous donne la possibilité de prendre des mesures en fonction des faits et de ne pas tirer les chiffres de l'air.
Je fais cela depuis longtemps, donc j'ai beaucoup de données à exploiter pour une variété de types de projets. Mes estimations sont raisonnablement sur place. Le vôtre aussi.
Avec votre système de numérotation de projet en place, il est temps de vous y rendre et de trouver du travail pour remplir tous ces dossiers avec des contrats, des commandes d'achat et d'autres informations de projet. Lorsque le projet est terminé et que votre client fait la danse joyeuse, il est temps de commencer votre suivi. Cela commence par une réunion de suivi, soit en mode hors connexion pour les clients locaux, soit en ligne pour les clients distants..
Le suivi de la réunion de suivi est le sujet du prochain versement de cette série..
Accentsconagua