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Nous avons tous eu le défi d'échanger des messages avec des personnes que nous n'avions jamais rencontrées en personne:
Face à face, travaillant dans un bureau, les hommes d'affaires de 50 ans attendaient un certain degré de présentation. Quand je suis devenu pigiste, parler aux gens en ligne était complètement différent. Je ne savais pas comment correspondre.
Courriers électroniques et messages sociaux, il devient vite évident qu'il existe de nombreuses voix - groupes d'âge, ordres du jour et attentes différents. Comment pouvons-nous communiquer avec eux de manière appropriée et faire passer notre message de manière convaincante??
En devenant plus interactif avec des inconnus, je suis devenu moins confiant dans ma propre voix. En personne, je pourrais jouer le rôle. Dans le monde virtuel, en particulier sans connexion préalable, comment jugez-vous le meilleur moyen de correspondre?
En personne, il y a tellement d'autres indices pour lire le ton de la situation et de l'interaction. Si vous faites un pas vers l'humour et que vous n'y répondez pas, vous pourrez ajuster votre ton. En impression, nous avons différents types de caractères qui aident à orienter le ton de la voix que nous entendons dans notre tête, mais qu’en est-il du texte non formaté?
Par exemple, à quelle fréquence recevez-vous un message texte et n'êtes-vous pas sûr de la tonalité de l'expéditeur? Cela peut vous laisser un peu perplexe; "Sont-ils agacés? C'était une réponse courte."
En ligne, nous avons été conditionnés à maintenir nos communications au minimum, car nous sommes limités aux espaces de caractères ou avons une énergie limitée pour la dactylographie inutile..
Nous sommes affectés par nos arrière-pensées. Si nous sommes désespérés, si nous recherchons des clients, si nous faisons une faveur, si nous les contactons comme référence ou comme ambulant.
L'anonymat signifie que vous pouvez vous réinventer. Vous réinventez-vous avec chaque correspondance ou gardez-vous une main ferme sur qui vous voulez être en ligne? Pour moi, je me sentais de plus en plus caméléon, parlant en ligne à autant de voix différentes.
Etre vous-même en écriture ne signifie cependant pas rester rigide avec votre style de communication. Chaque fois que nous communiquons avec quelqu'un, nous nous adaptons à la situation. Nous utiliserons un tact et un ton différents en fonction de la personne à qui nous écrivons et de nos objectifs en matière de contact..
Voici quelques idées pour adapter vos messages au ton du destinataire, ainsi que des stratégies de persuasion qui vous aideront à obtenir davantage de contrats avec vos clients..
Regarder à travers les conversations Twitter ou Facebook de quelqu'un peut aider. Parlent-ils comme une entreprise, parlent-ils de travail de manière ludique et parlent-ils d’autres choses en dehors du travail? Vous ne savez jamais vraiment à quel genre de personne vous vous adressez, surtout si vous écrivez en tant qu'entreprise, mais vous aurez une idée de la façon de les approcher en examinant leurs comptes de médias sociaux. Voici deux exemples de tweets à comparer.
Une marque de mode:
Black, Black, Black - on adore !! "," Découvrez cette collection éclectique de morsures estivales pour chatouiller vos envies.
Un cabinet d'architecture:
Tendances couleurs 2012 - ARCHITECTURE D'EXPOSITION ”,“ Le Japon avance rapidement: 208 entreprises japonaises installées au Vietnam l'an dernier - 1,8 milliard de dollars
Dans ce cas, avec le client de la marque de mode, j’adopterais un ton plus décontracté, échangerais de manière ludique avec leurs produits et leur proposerais quelques suggestions sur la manière dont ils pourraient intégrer leur vision du design à mes services. Considérant que la communication avec le bureau d’architecture dicterait un ton et une approche plus sérieux.
Je veux juste arriver, curieux de connaître votre liste de prix, sachez que c'est une question difficile, nous pouvons peut-être faire des affaires. Rattrapons un peu de temps, ayons un bon.
Recevoir un message comme celui ci-dessus est un peu détendu, percutant et confortable. Vous pouvez prendre deux approches différentes lorsque vous les contactez, en répondant sur un ton amical: "Salut, je suis génial!" Puis commencez à être un peu bavard, affichez des prix, discutez pendant un moment et faites-en une conversation morceau - comme si vous aviez un café virtuel.
Ou vous pouvez aborder ceci avec votre simple voix d’information: "Merci de me contacter. S'il vous plaît, retrouvez mes prix ci-joints. Sincèrement ..."
Avoir une conversation instantanée avec chaque client ne fonctionne pas toujours bien. Essayez de faire correspondre le ton que le client potentiel utilise dans son message et vous aurez une meilleure chance de poursuivre la communication..
Vous pouvez faire correspondre leur niveau de personnalité de manière à vous sentir à l'aise. Vous êtes toujours vous-même, juste adapté à la communication avec cette personne, ce que nous faisons en personne avec facilité lorsque nous communiquons tout le temps..
Vous devrez décider combien adapter votre langue à chaque client potentiel et ce avec quoi vous êtes à l'aise.
J'ai postulé à un emploi qui, dans leur description, utilisait des termes tels que «Vivre et respirer seneque». Honnêtement, je devais chercher ce mot. La description était articulée et formulée assez sérieusement, alors j'ai ajusté ma réponse en conséquence.
J'approche chaque nouveau correspondant comme une ardoise vierge. Si la langue est sophistiquée, je prends le thésaurus et adapte son ton et son niveau si nécessaire. Le problème ici réside dans la définition d’un ton qui dicte la manière dont vous correspondez à l’avenir. Ce n’est peut-être pas la façon dont vous voulez vous comporter naturellement..
Vous devrez décider dans quelle mesure adapter votre langue à chaque client potentiel et avec quoi vous êtes à l'aise. Certains styles de communication avec les clients seront plus difficiles que d'autres.
Lorsque vous communiquez en ligne avec un nouveau client (ou que vous lui envoyez des informations ou un devis), j'ai tendance à m'éloigner d'un langage familier et d'un langage trop technique jusqu'à ce que je me sente ancré dans la relation. Des termes tels que «conception sensible» peuvent contenir trop d’informations et laisser un client potentiel énervé.
Le choix du libellé peut laisser une impression sur un client quant à quel type de personne vous êtes. Vous pouvez vous présenter comme nouveau et / ou jeune, ce qui peut vous montrer que vous êtes enthousiaste. Vous pouvez également utiliser un langage qui indique que vous êtes un expert, ce qui peut insinuer la sagesse et que les clients seront traités avec soin. Faites attention ici à ne pas prétendre être quelque chose que vous n'êtes pas. Votre point de vue est ce que vous faites ressentir le client après vous avoir parlé.
Parler à ces 3 groupes changera naturellement votre ton comme ils ont des ordres du jour différents. Correspondre avec les individus est plus facile de se sentir plus agréable. Ils rechercheront une approche individuelle et une attention personnelle.
Avec une petite agence, vous avez besoin d'un moyen de communiquer avec eux. L'enthousiasme, la connaissance et la curiosité sont des traits que vous pouvez décrire lorsque vous discutez des projets de l'agence. Le personnel des ressources humaines et du recrutement aura besoin d'une voix fondée sur l'expérience, les qualités professionnelles et une compréhension académique. Tous auront besoin de variations de votre "pitch" personnel.
J'ai constaté que le fait d'être trop formel peut paraître effrayant et dominateur. Trop détendu ne vous donne pas l'air sérieux et indigne de confiance pour mener à bien la tâche..
Lorsque vous lisez en ligne, vous lisez dans votre tête la voix de l'auteur. Les clients veulent savoir qu'ils vous aimeront et veulent correspondre avec vous. Si vous vous présentez comme quelqu'un avec qui ils ne voudraient pas travailler en personne, pourquoi voudraient-ils en ligne??
Jamais parlé au client potentiel avant? Regardez leur travail, des articles sur leur travail ou des documents publiés par l'entreprise.
Quand vous contactez un client potentiel, comment savoir s'il faut adopter l'approche suivante: «consultez mon site» ou «veuillez vous référer à mon site». C’est là qu’un petit travail de détective peut vous aider.
Comment avez-vous découvert cette entreprise ou cette personne? Par exemple, s’il s’agit d’un site Web qui, selon vous, pourrait être nettoyé et que vous souhaitez contacter le propriétaire, recherchez qui il est en premier. Ont-ils eu de la publicité, sont-ils dans des magazines, des articles, etc. Même des photos de la personne peuvent donner des indices.
J'ai eu vent d'une personne qui «pourrait avoir besoin d'un dessin un jour, dans le futur». J'ai étudié leur travail, j'ai compris qu'elle avait 45 ans et plus et que mes produits avaient un style particulier. Cela a transformé la façon dont j'ai écrit mon email d'introduction. Ce client a répondu avec enthousiasme.
Après avoir parlé à un autre utilisateur de Twitter concernant le travail indépendant, cela ne m'a pas aidé de prendre le poste. Cependant, j'ai été assez surpris lorsque le correspondant nous a demandé si nous pouvions travailler ensemble sur des projets futurs, ceux-ci pouvant être réalisés à distance..
Ce n'est pas le courrier électronique de suivi qui m'a surpris (bien que gentil); c'était le ton de langage qu'ils utilisaient. C'était accablant et adorant - contrairement à un bref message de «contact initial». Ils m'ont fait travailler avec eux et je suis devenu enthousiasmé par les possibilités. Ils y sont parvenus simplement en étant attentifs et enthousiastes dans leur choix de langue.
Les facteurs clés seront toujours pertinents, tels que le professionnalisme et la politesse. Cependant, vous pouvez adapter votre style de communication pour établir un premier contact avec des millions de voix en ligne..
N'oubliez pas que pour tout ce qui est au-delà de la première étape, vous devrez adapter votre correspondance à votre propre rythme afin que les conversations semblent naturelles au fur et à mesure de leur progression. Continuez de tanguer pour trouver votre place, vous développerez diverses stratégies pour approcher de nouveaux clients. Avec le temps, vous vous sentirez à l'aise comme caméléon de la communication.
Crédit photo: Certains droits réservés par sergeyskleznev.
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