Dans ce didacticiel, je vais vous expliquer pourquoi le courrier électronique ne fonctionne pas pour vous et vous proposer une solution pour collaborer avec d'autres personnes au sein d'équipes afin de travailler plus efficacement..
Photo par: Matthew Henry (licence d'utilisation)La croissance d'Internet au cours des 25 dernières années a ouvert la voie à de nouvelles méthodes de travail, à de nouvelles industries et à de nouvelles opportunités d'une manière inimaginable au début des années 90..
Envato, par exemple, aide les gens à réussir.
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Photo par: Matthew Henry (licence d'utilisation)À mesure que les entreprises modernes, souvent basées sur Internet ou activées, se développent, le problème de la communication grandit également. L'augmentation du nombre de collègues, collaborateurs, clients et fournisseurs se traduit par une demande accrue de temps.
Les équipes sont confrontées à un certain nombre de défis, notamment:
L'e-mail n'est pas toujours le meilleur outil pour une communication efficace (licence d'utilisation)Le courrier électronique est avec nous depuis que chacun de nous a utilisé Internet pour la première fois. Pour beaucoup, il était presque miraculeux qu'un message puisse être envoyé et reçu, n'importe où dans le monde, en quelques secondes.
C'est quelque chose que nous prenons pour acquis ces jours-ci.
Débordement des boîtes de réception avec les courriels marketing des agences de relations publiques, abonnements aux newsletters, correspondance d'amis, correspondance de collègues, exigences du chef, informations de l'organisation, requêtes des clients et spam.
Un désordre horrible où la distraction est une perte de temps constante.
Il existe de nombreux partisans de la boîte de réception zéro mais, soyons clairs, il vaut probablement mieux s'attaquer à la cause plutôt qu'aux symptômes..
Photo par Alok Sharma (licence d'utilisation)Frustrés et déçus par le courrier électronique, beaucoup se tournent vers les systèmes de messagerie instantanée pour rester au fait de ce qui compte vraiment.
Cela signifie l'adoption d'iMessage, Telegram, WhatsApp ou similaire. Cependant, à mesure que les contacts de messagerie instantanée se développent, le défi de suivre ce qui est important augmente également..
Et puis il y a le collègue qui refuse d'utiliser la même application de messagerie que tout le monde.
Équipes distribuées géographiquement (image sous licence d'utilisation) L’organisation pour laquelle je travaille, Envato, est fière de travailler avec des personnes autres que le siège social à Melbourne, en Australie. Le personnel travaille à partir de bureaux et de bureaux à domicile dans différents fuseaux horaires dans le monde..
Au sein des sujets de tutoriel que je gère - Compétences en informatique, Infographie 3D et informatique, Musique & Audio, je travaille avec des équipes de personnes au Royaume-Uni, en Europe, aux États-Unis, en Inde, en Australie et ailleurs.
Cette façon de travailler moderne signifie souvent que les collaborateurs de l'équipe ne sont pas toujours disponibles en même temps..
Photo par: Nicole De Khors (licence d'utilisation)Plutôt que de poursuivre l'objectif sans fin de la boîte de réception zéro, que vous n'atteindrez jamais longtemps, il est bien plus judicieux d'utiliser un outil de collaboration en équipe..
Le logiciel Team Collaboration sépare la communication d'équipe du courrier électronique et l'intègre même à d'autres plateformes, telles que Dropbox ou Google Drive, pour un partage transparent des informations..
Mettre en place une équipe avec un troupeauPour les besoins de cet exemple, j’ai choisi de créer une équipe dans Flock car c’est un moyen rentable de vérifier si la solution fonctionne pour moi..
Flock n’est pas la seule solution, mais c’est une solution facile à utiliser et à utiliser avec ses collègues..
CommencerVisitez flock.com pour vous inscrire à Flock. C'est aussi simple que d'entrer votre adresse email pour commencer.
Si l'adresse e-mail que vous utilisez est exécutée sur Google Apps, Flock vous donne la possibilité de la connecter..
Cela signifie que vous serez authentifié via les informations d'identification de l'utilisateur Gmail et vous évitera de créer une autre combinaison de nom d'utilisateur et de mot de passe unique pour le service..
Créer une équipeEnsuite, créer une équipe.
Entrez les détails personnelsLorsque vous y êtes invité, entrez vos propres détails de profil. Entrez un numéro de téléphone si vous le souhaitez, surtout si vous et vos collègues avez de nouveau recours au téléphone. C'est probablement une bonne solution de sécurité, juste au cas où il y aurait des problèmes de connectivité Internet dans le futur.
L'ajout d'une photo de la tête et des épaules à votre propre profil facilite la communication en équipe; il est plus rapide de reconnaître et l'image de quelqu'un que de lire son nom. Vos collègues devraient faire la même chose.
Inviter des membres de l'équipeToute équipe est seulement aussi bonne que ses membres. Flock facilite l’invitation de collègues à collaborer via la plate-forme. Flock vous envoie même un courrier électronique quelques jours plus tard pour vous informer des progrès réalisés sur ceux qui se sont inscrits et ceux qui ne l’ont pas encore fait..
Démarrer un canal de communicationIl est fort possible que l'équipe travaille sur un certain nombre de projets différents avec des sous-ensembles de personnes impliquées dans chacun. Si tel est le cas, vous pouvez configurer plusieurs canaux et les limiter aux seuls participants requis pour cette collaboration..
Définir les paramètres de canal: public ou privéEntrez une description significative pour le canal. Une image aide les gens à différencier rapidement les canaux.
Basculez le paramètre pour que le canal soit public (ouvert à tous les membres de l'équipe) ou privé (ouvert uniquement aux membres qui acceptent une invitation.
Une collaboration réussie nécessite que tous les membres de l'équipe utilisent l'outil. cela ne vous fera pas gagner beaucoup de temps si certains s'en tiennent au courrier électronique, car vous passerez du temps à entretenir deux outils différents..
Communiquer via des canauxFlock permet aux collègues de participer via des canaux spécifiques. Celles-ci peuvent être utiles à toute l'équipe pour se tenir au courant de projets particuliers..
Communiquer via la messagerie directeIl peut arriver que vous souhaitiez discuter de quelque chose en détail, ou de quelque chose qui soit privé, comme les tarifs ou la facturation. Pour cela, vous pouvez communiquer directement avec n'importe quel membre de l'équipe..
Pour cela, vous pouvez communiquer directement avec n'importe quel membre de l'équipe..
Dans ce tutoriel, j'ai expliqué pourquoi le courrier électronique n'est pas la solution pour travailler en équipe, en particulier sur différents lieux et / ou fuseaux horaires..
Il existe des avantages à consolider la communication et le partage d'informations au sein d'une plate-forme choisie où les personnes peuvent gérer leur temps efficacement et travailler efficacement..
Accentsconagua
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